Modelo para análise de custo-benefício

Tomar decisões não é fácil. Com frequência, pensamos demais sobre possíveis desdobramentos e duvidamos de nós mesmos, principalmente diante de escolhas difíceis e impactantes. Por sorte, existem ferramentas e modelos, como as análises de custo-benefício, que podem nos ajudar. 

A análise de custo-benefício é semelhante a uma lista de vantagens a desvantagens, pois você elenca todos os potenciais benefícios de executar um novo projeto, ideia ou estratégia e faz uma comparação com os custos previstos. Contudo, há uma diferença entre esses dois métodos: na análise de custo-benefício, é possível criar um modelo apenas uma vez e reutilizá-lo ou personalizá-lo para cada decisão a ser tomada, poupando muitas horas de trabalho a longo prazo. 

O que é um modelo para análise de custo-benefício?

É uma ferramenta para tomadas de decisão durante o planejamento do projeto que auxilia a decidir se você deve ou não levá-lo em frente. Tal modelo ajuda a visualizar o custo total do projeto (incluindo custos inesperados) em comparação aos benefícios.

O modelo para análise de custo-benefício é um ponto de partida para qualquer ideia de projeto que venha a surgir. Com ele, você pode determinar a viabilidade de um projeto e decidir se vale a pena levá-lo adiante. Esse modelo poupa o trabalho de criar do zero uma análise, e ajuda a escolher o melhor plano de ação com base em cálculos simples.

Qual é a importância de usar um modelo para análise de custo-benefício?

Esse modelo não é necessário para cada novo projeto a executar, sendo mais indicado nas seguintes situações:

• Quando você está fazendo o brainstorm de um novo produto, funcionalidade ou estratégia.

• Para decisões que geram grande impacto no seu negócio e que estão associadas a objetivos e principais resultados (OKRs) e indicadores-chave de desempenho (KPIs).

• Quando os recursos ou o fluxo de caixa são limitados, e você precisa definir prioridades.

Como criar um modelo para análise de custo-benefício?

No seu modelo, você precisará destinar um espaço para calcular os custos, benefícios e riscos que determinarão o valor monetário total do projeto. Lembre-se de levar em conta os custos e benefícios intangíveis que podem afetar o seu saldo final, tais como a energia elétrica gasta com o aquecimento do escritório durante o inverno. 

Para simplificar a análise de custo-benefício, crie um modelo com softwares de gestão de projetos. Veja algumas medidas que podem ajudar neste processo:

• Salve o modelo e disponibilize-o para todos os participantes.

• Classifique cada ativo como um custo ou benefício direto ou indireto.

• Associe um valor a cada item, inclusive para custos intangíveis.

• Para cada análise, calcule automaticamente a relação de custo-benefício e o breakeven (valor para obter o retorno do investimento).

• Acompanhe o progresso das suas análises de custo-benefício ao longo de qualquer período de tempo.

Aplicações e resultados

Na análise de custo-benefício, aplicações significam os seus custos, e resultados representam os benefícios obtidos.

Ao elaborar o modelo, crie uma seção para as aplicações e outra para os resultados. Para calcular o custo total do projeto, considere os custos e benefícios diretos e indiretos, bem como os riscos. Por exemplo: se você pretende desenvolver um novo software, leve em conta os ativos tangíveis necessários (computadores e equipe) e adicione os custos em potencial, tais como um aumento na cobrança pelo WiFi.

Outros exemplos de aplicações:

• Salários para novos membros na equipe

• Softwares ou treinamentos pagos

• Custos de produção.

Mais exemplos de resultados:

• Aumento de 10% na produção

• Aumento na satisfação dos clientes

• Aumento das receitas.

Talvez você perceba que parte dos custos e benefícios não é monetária. Se este for o caso, faça uma estimativa do valor na sua moeda operacional. Por exemplo: o aumento na satisfação dos clientes pode elevar o volume de vendas. Com base nisso, tente projetar qual será o acréscimo nas vendas ao longo de um período de tempo caso o novo projeto melhore a satisfação dos clientes.

Quando usar o modelo para análise de custo-benefício?

Depois de criado, esse modelo pode ser usado sempre que você precisar executar uma análise de custo-benefício, mas estas são as melhores ocasiões para usá-lo:

• Antes de iniciar o ciclo de vida do projeto. 

• Para criar uma descrição das categorias do produto ou serviço oferecido aos clientes. Por exemplo: os planos de pagamento listados no seu website ou material de marketing.

• Para avaliar se você tem os recursos necessários ao projeto.

• Quando você precisa demonstrar o retorno sobre o investimento.

Recursos integrados

• Visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

• Metas. Na Asana, as metas estão associadas diretamente ao trabalho necessário para alcançá-las, facilitando que os membros da equipe visualizem o fruto das suas próprias tarefas. Afinal, muitas vezes as metas parecem distantes do trabalho que realizamos para atingi-las. Com a equipe e as metas da empresa conectadas ao trabalho subjacente, os membros têm acesso em tempo real e clareza sobre a contribuição dos seus próprios esforços para o sucesso da equipe e da empresa. Assim, eles ficam mais capacitados para tomar decisões melhores, identificando quais são os projetos alinhados à estratégia da empresa e priorizando os trabalhos que oferecem resultados mensuráveis.

• Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que possam executar os trabalhos qualificados e estratégicos.

• Campos personalizados. Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.

Aplicativos recomendados

• Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana sem sair do aplicativo da Microsoft. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

• Salesforce. Remova gargalos ao possibilitar que as equipes de vendas, serviços e sucesso do cliente se comuniquem diretamente com as suas respectivas equipes de suporte na Asana. Compartilhe anexos e crie tarefas práticas e monitoráveis para as necessidades pré-venda. Use o Service Cloud para conectar as suas equipes de implementação e serviços às equipes de suporte na Asana, proporcionando experiências incríveis para os clientes.

• Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que eles não fiquem perdidos no Slack.

• Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

Perguntas frequentes