Cost benefit analysis template

Digital cost benefit analysis templates are a useful framework to see if a new project or idea is viable. Learn how to create your own in a few simple steps, with Asana.

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Tomar decisões não é fácil. Com frequência, pensamos demais sobre possíveis desdobramentos e duvidamos de nós mesmos, principalmente diante de escolhas difíceis e impactantes. Por sorte, existem ferramentas e modelos, como as análises de custo-benefício, que podem nos ajudar. 

A análise de custo-benefício é semelhante a uma lista de vantagens a desvantagens, pois você elenca todos os potenciais benefícios de executar um novo projeto, ideia ou estratégia e faz uma comparação com os custos previstos. Contudo, há uma diferença entre esses dois métodos: na análise de custo-benefício, é possível criar um modelo apenas uma vez e reutilizá-lo ou personalizá-lo para cada decisão a ser tomada, poupando muitas horas de trabalho a longo prazo. 

O que é um modelo para análise de custo-benefício?

É uma ferramenta para tomadas de decisão durante o planejamento do projeto que auxilia a decidir se você deve ou não levá-lo em frente. Tal modelo ajuda a visualizar o custo total do projeto (incluindo custos inesperados) em comparação aos benefícios.

O modelo para análise de custo-benefício é um ponto de partida para qualquer ideia de projeto que venha a surgir. Com ele, você pode determinar a viabilidade de um projeto e decidir se vale a pena levá-lo adiante. Esse modelo poupa o trabalho de criar do zero uma análise, e ajuda a escolher o melhor plano de ação com base em cálculos simples.

Qual é a importância de usar um modelo para análise de custo-benefício?

Esse modelo não é necessário para cada novo projeto a executar, sendo mais indicado nas seguintes situações:

Como criar um modelo para análise de custo-benefício?

No seu modelo, você precisará destinar um espaço para calcular os custos, benefícios e riscos que determinarão o valor monetário total do projeto. Lembre-se de levar em conta os custos e benefícios intangíveis que podem afetar o seu saldo final, tais como a energia elétrica gasta com o aquecimento do escritório durante o inverno. 

Para simplificar a análise de custo-benefício, crie um modelo com softwares de gestão de projetos. Veja algumas medidas que podem ajudar neste processo:

  • Salve o modelo e disponibilize-o para todos os participantes.

  • Classifique cada ativo como um custo ou benefício direto ou indireto.

  • Associe um valor a cada item, inclusive para custos intangíveis.

  • Para cada análise, calcule automaticamente a relação de custo-benefício e o breakeven (valor para obter o retorno do investimento).

  • Acompanhe o progresso das suas análises de custo-benefício ao longo de qualquer período de tempo.

Aplicações e resultados

Na análise de custo-benefício, aplicações significam os seus custos, e resultados representam os benefícios obtidos.

Ao elaborar o modelo, crie uma seção para as aplicações e outra para os resultados. Para calcular o custo total do projeto, considere os custos e benefícios diretos e indiretos, bem como os riscos. Por exemplo: se você pretende desenvolver um novo software, leve em conta os ativos tangíveis necessários (computadores e equipe) e adicione os custos em potencial, tais como um aumento na cobrança pelo WiFi.

Outros exemplos de aplicações:

  • Salários para novos membros na equipe

  • Softwares ou treinamentos pagos

  • Custos de produção.

Mais exemplos de resultados:

  • Aumento de 10% na produção

  • Aumento na satisfação dos clientes

  • Aumento das receitas.

Talvez você perceba que parte dos custos e benefícios não é monetária. Se este for o caso, faça uma estimativa do valor na sua moeda operacional. Por exemplo: o aumento na satisfação dos clientes pode elevar o volume de vendas. Com base nisso, tente projetar qual será o acréscimo nas vendas ao longo de um período de tempo caso o novo projeto melhore a satisfação dos clientes.

Quando usar o modelo para análise de custo-benefício?

Depois de criado, esse modelo pode ser usado sempre que você precisar executar uma análise de custo-benefício, mas estas são as melhores ocasiões para usá-lo:

  • Antes de iniciar o ciclo de vida do projeto. 

  • Para criar uma descrição das categorias do produto ou serviço oferecido aos clientes. Por exemplo: os planos de pagamento listados no seu website ou material de marketing.

  • Para avaliar se você tem os recursos necessários ao projeto.

  • Quando você precisa demonstrar o retorno sobre o investimento.

Recursos integrados

  • A visualização de lista. Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.

  • Metas. Na Asana, as metas estão associadas diretamente ao trabalho necessário para alcançá-las, facilitando que os membros da equipe visualizem o fruto de suas próprias contribuições. Afinal, muitas vezes as metas parecem distantes do trabalho que realizamos para atingi-las. Com a equipe e as metas da empresa conectadas ao trabalho subjacente, os membros têm acesso em tempo real e clareza sobre a contribuição dos seus próprios esforços para o sucesso da equipe e da empresa. Assim, eles ficam mais capacitados para tomar decisões melhores, identificando quais são os projetos alinhados à estratégia da empresa e priorizando os trabalhos que oferecem resultados mensuráveis.

  • Automatização. Automatize trabalhos manuais para que a sua equipe gaste menos tempo com trabalhos de rotina e possa se concentrar nas tarefas para as quais ela foi contratada. Na Asana, é possível criar regras que funcionam com base em desencadeadores e ações, ou seja, “quando acontecer X, fazer Y”. Use isso para atribuir trabalhos, ajustar datas de conclusão, definir campos personalizados, notificar partes interessadas e muito mais — tudo isso de forma automática. Com automatizações que vão desde tarefas pontuais até fluxos de trabalho completos, as Regras recuperam o tempo dos seus colaboradores para que executem trabalhos qualificados e estratégicos.

  • Campos personalizados. Campos personalizados são a melhor maneira de identificar, organizar e filtrar trabalhos. Crie campos personalizados únicos para cada informação que precisar acompanhar — desde a prioridade e o status até o e-mail ou número de telefone. Use campos personalizados para organizar e programar os seus afazeres e saber em que trabalhar primeiro. Além disso, compartilhe os campos personalizados entre as tarefas e os projetos para garantir consistência na organização.

Aplicativos recomendados

  • Microsoft Teams. Com a integração entre o Microsoft Teams e a Asana, é possível buscar pelas informações necessárias sem sair do Teams. Conecte facilmente as conversas do Teams a itens realizáveis na Asana. Você também pode criar, atribuir e visualizar tarefas durante uma reunião do Teams sem precisar mudar para o navegador.

  • Salesforce. Remova gargalos ao possibilitar que as equipes de vendas, serviços e sucesso do cliente se comuniquem diretamente com as suas respectivas equipes de suporte na Asana. Compartilhe anexos e crie tarefas práticas e monitoráveis para as necessidades pré-venda. Use o Service Cloud para conectar as suas equipes de implementação e serviços às equipes de suporte na Asana, proporcionando experiências incríveis para os clientes.

  • Slack. Transforme ideias, pedidos de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme breves perguntas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que eles não fiquem perdidos no Slack.

  • Google Workplace. Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.

Perguntas frequentes

What is a cost benefit analysis template?

A digital cost benefit analysis template is a reusable template to determine the direct and indirect costs, benefits, and risks of a potential project. When created with project management software, you can easily customize your CBA template to use for every new high-impact project.

What is the difference between a risk analysis and a cost benefit analysis?

A risk analysis looks solely at the risks of a possible project, whereas a cost benefit analysis looks at the costs, risks, and benefits associated with a project.

Do I need a cost benefit analysis template?

If you’re in project planning or project management, having a cost benefit analysis template will save you countless hours of administrative work. Once you’ve created your template, you can quickly and easily reuse it for every new project.

What are the benefits of using a cost benefit analysis template?

Cost benefit analysis templates are a structured way to help you make decisions. Before you give the final go ahead on a project, you can use a CBA template to review the impact it would have on your cash flow, and then decide if it feels worth it.

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