Szablon zarządzania wiedzą

Wiedza instytucyjna jest bezcenna, ale nie zawsze traktujemy ją w ten sposób. Zazwyczaj łatwiej jest wykonać pracę bez opisywania, jak została ona wykonana. Poza tym, kto faktycznie czyta dokumentację procesu? 

Członkowie zespołu nie będą codziennie korzystać z dokumentacji procesu. Gdy jednak jej potrzebują, jest ona krytyczna, a jej brak może naprawdę zaszkodzić zespołowi. Aktywne zachowywanie wiedzy zapobiega występowaniu braków informacji. Faktem jest, że brak wspólnego źródła informacji, procesów i przewodników utrudnia pracę współpracownikom. 

Zarządzanie wiedzą ułatwia organizację wiedzy dla zespołu, działów oraz konkretnych zadań. Aby działało to, wszyscy muszą zarządzać wiedzą w ten sam sposób. Dzięki temu wszystkie zespoły, a zwłaszcza zespoły międzyfunkcyjne, mogą łatwo znaleźć potrzebne informacje i właśnie do tego służy szablon zarządzania wiedzą.

Czym jest zarządzanie wiedzą?

Zarządzanie wiedzą to dodawanie źródeł, organizowanie oraz przechowywanie i rozpowszechnianie informacji. Systemy zarządzania wiedzą oferują sposób pełnego wykorzystania całej wiedzy, którą dysponuje firma. Ułatwia to udostępnianie informacji i umożliwia znalezienie powtarzanych błędów oraz opracowanych już rozwiązań.

Po przetworzeniu tych informacji w bazę wiedzy można łatwo sprawdzić działania wykonane w przeszłości wraz z ich pozytywnymi lub negatywnymi skutkami oraz dotyczące nich wskaźniki. Jest to pomocne w planowaniu strategicznym — czyli planowaniu przyszłości na podstawie dostępnych już informacji. Możesz na przykład skorzystać z danych historycznych dostępnych w bazie wiedzy, aby zmienić sposób tworzenia przyszłej mapy drogowej. 

Do działania procesy zarządzania wiedzą wymagają odpowiedniej struktury i koordynacji, co jest znacznie prostsze po utworzeniu szablonu.

Szablony zarządzania wiedzą

Szablony zarządzania wiedzą umożliwiają zachowanie i sprawdzanie ważnych informacji. Po przygotowaniu szablonu i formatu dla procesu zarządzania wiedzą będziesz mieć pewność, że informacje będą organizowane w ten sam sposób bez względu na nadzorującą je osobę. Zmniejsza to ryzyko pominięcia ważnych informacji przez członka zespołu oraz zapewnia, że cały zespół będzie korzystać ze spójnego przepływu pracy.

Jeśli masz na przykład proces zarządzania wiedzą dla firmowych budżetów i planowania, możesz zapisać go jako szablon. Dzięki temu, gdy członek zespołu skorzysta z szablonu zarządzania wiedzą dla nadchodzącego kwartału, nie zapomni zawrzeć ważnych informacji ani etapów. Pamiętaj, aby dodać elementy spoza budżetu, takie jak proces zarządzania zmianami dla przekroczonego budżetu lub artykuł z poradami na temat wykrywania błędów budżetu.

Czy potrzebujesz szablonu zarządzania wiedzą?

Praktycznie każdy zespół może skorzystać dzięki szablonowi zarządzania wiedzą, ale jest on zwłaszcza przydatny w większych organizacjach i zespołach. Jest to spowodowane tym, że w przedsiębiorstwach za procesy odpowiadają różne osoby i zespoły. Utworzenie szablonów dla tych procesów sprawia, ze różne jednostki mogą działać w ten sam sposób i zapewniać spójne wyniki. 

Szablon zarządzania wiedzą tworzy format dla procesu. Dzięki temu bez względu na nadzorującą go osobę możesz spójnie zapisywać i przechowywać informacje na przestrzeni działów czy nawet całej firmy. Szablon zarządzania wiedzą działa jak przewodnik krokowy, który przedstawia elementy do uwzględnienia w pomyślnym procesie. Jeśli na przykład potrzebujesz dodania określonych artykułów bazy wiedzy w każdej sekcji często zadawanych pytań na temat IT, możesz umieścić je w swoim szablonie. 

Ogólnie utworzenie szablonu upraszcza udostępnianie wiedzy, więc możesz sprawdzić, jak przebiega praca, co się sprawdza (aby oprzeć się na tych metodach lub je wdrożyć) oraz co można poprawić. Dodatkowo zarządzanie wiedzą jest międzyfunkcyjne – często tworzona baza wiedzy ułatwia innym zespołom i osobom dostęp do Twoich informacji. Cyfrowe szablony zarządzania wiedzą utworzone w oprogramowaniu do zarządzania projektami oferują dodatkowe korzyści, takie jak łatwe udostępnianie, używanie i dostęp dla różnych zespołów.

Jak utworzyć szablon zarządzania wiedzą?

Szablon zarządzania wiedzą przeprowadza użytkowników przez Twój proces zarządzania wiedzą. Dzięki temu proces ten jest samoobsługowy – wszystkie instrukcje i etapy tworzenia bazy wiedzy znajdują się w szablonie. 

Aby utworzyć szablon, dodaj sekcje dla każdego obszaru wiedzy do dodania. Możesz na przykład dodać sekcje dla elementów, takich jak:

• Odpowiednia dokumentacja zasobów: jeśli używasz platformy do zarządzania projektami, możesz utworzyć zadanie dla każdego zasobu i dołączyć bezpośrednio do niego dokumentację. Zmniejszy to czas i wysiłek poświęcony na poszukiwanie odpowiednich informacji.

• Procesy odpowiednie dla zespołu: możesz na przykład połączyć lub przedstawić proces zbierania opinii klientów dla działu pomocy. Będzie to następnie centralne źródło informacji dla wszystkich procesów zespołu.

• Sekcje często zadawanych pytań: sekcja FAQ zawiera odpowiedzi na często zadawane pytania, aby zespół nie musiał cały czas odpowiadać na te same pytania. Jest to zwłaszcza przydatne dla działów IT i innych, które często pracują z innymi zespołami i działami.

• Sekcja kontaktu: zawiera członków zespołu odpowiedzialnych za konkretne zadania, aby wiadomo było, do kogo kierować dane pytania.

Zarządzanie wiedzą w Asanie

Zarządzanie wiedzą wymaga koordynacji. Dlatego wiele osób organizuje swoje informacje za pomocą narzędzia do zarządzania projektami, dzięki czemu mogą szybko, łatwo i w dowolnym momencie udostępnić wszystkim osobom potrzebne informacje.

Z Asaną możesz:

• Przypisać zadania każdej sekcji do osoby odpowiedzialnej za podejmowanie decyzji. Jeśli na przykład szablon zarządzania wiedzą jest przeznaczony dla zespołu inżynieryjnego, możesz utworzyć sekcję dotyczącą wprowadzania nowych pracowników do zespołu, a następnie przypisać te zadania odpowiednim członkom zespołu HR, menedżerom ds. zasobów ludzkich i mentorom nowych pracowników.

• Koordynować zespoły, łatwo dodając różnych członków zespołu do wspólnych projektów i portfolio.

• Po dodaniu sekcji możesz utworzyć pokrewne zadania oraz podzadania z wytycznymi i procesami.

• Utworzyć jeden raz szablon i korzystać z niego wielokrotnie po szybkim kliknięciu przycisku „duplikuj”.

Zintegrowane funkcje

• Widok listy. Jest to widok w stylu siatki pozwalający uzyskać szybki wgląd we wszystkie informacje o projekcie. Podobnie jak lista rzeczy do zrobienia lub arkusz kalkulacyjny, widok listy wyświetla wszystkie zadania jednocześnie, dzięki czemu możesz nie tylko zobaczyć ich tytuły i daty wykonania, ale także wyświetlić odpowiednie pola niestandardowe, takie jak priorytet, status i inne. Zapewnij bezproblemową współpracę, dając zespołowi wgląd w to, kto zajmuje się jakim zadaniem i do kiedy ma je wykonać.

• Automatyzacja. Automatyzuj czynności ręczne, aby ograniczyć czas spędzony na bezproduktywnych zajęciach i umożliwić członkom zespołu skoncentrowanie się na pracy, do której zostali zatrudnieni. Reguły w Asanie działają w oparciu o wyzwalacze i akcje, co można wytłumaczyć jako „kiedy zdarzy się X, zrób Y”. Korzystaj z nich, aby automatycznie przypisywać zadania, ustawiać daty wykonania, dodawać pola niestandardowe, wysyłać powiadomienia do interesariuszy i więcej. Od automatyzacji czynności ad hoc aż po całe przepływy pracy, reguły umożliwiają członkom zespołu skoncentrowanie się na strategicznych działaniach wymagających konkretnych umiejętności.

• Podzadania. Czasami lista rzeczy do zrobienia jest zbyt długa, aby ująć ją w jednym zadaniu. Gdy zadanie ma więcej niż jednego współpracownika, odległą datę wykonania lub wymaga przeglądu i zatwierdzenia przez interesariuszy, z pomocą mogą przyjść podzadania. To świetny sposób na rozdzielenie pracy i podzielenie zadań na mniejsze części. Jednocześnie masz pewność, że wszystkie te mniejsze zadania są połączone z ogólnym kontekstem zadania nadrzędnego. Użyj podzadań, aby podzielić zadania na mniejsze części lub uchwycić poszczególne części wieloetapowego procesu. 

• Pola niestandardowe. Pola niestandardowe to najlepszy sposób na tagowanie, sortowanie i filtrowanie pracy. Twórz unikalne pola niestandardowe dla dowolnej informacji, którą chcesz śledzić – od priorytetów i statusów po adresy e-mail i numery telefonów. Używaj ich do sortowania oraz planowania pracy. Dodatkowo pola niestandardowe mogą być używane w wielu zadaniach i projektach, zapewniając spójność w całej organizacji.

Polecane aplikacje

• Dropbox. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Dropbox, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie.

• Vimeo. Treści pisane są przejrzyste, ale brakuje w nich tonu głosu, emocji i ekspresji. Osadzając wiadomości Vimeo w Asanie możesz zapewnić swojemu zespołowi wszystkie informacje kontekstowe bez potrzeby organizowania kolejnego spotkania. Nagrywaj siebie, swój ekran lub siebie wraz z ekranem i osadzaj te filmy w zadaniach, projektach, wiadomościach i komentarzach, aby zapewnić przejrzysty przekaz i potrzebny kontekst. Asana automatycznie wygeneruje transkrypcję nagrania, dzięki czemu można szybko zapoznać się z jego treścią i wyszukać ważne informacje. Dziel się informacjami zwrotnymi, zadawaj pytania i przypisuj zadania – a wszystko to bez opuszczania Asany.

• Google Workplace. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Google Workplace zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołącz dowolny plik z „Mojego dysku” za pomocą kilku kliknięć.

• OneDrive. Dodawaj pliki bezpośrednio do zadań w Asanie za pomocą selektora plików Microsoft OneDrive, zintegrowanego z okienkiem zadania w Asanie. Łatwo dołączaj pliki programów Word, Excel, PowerPoint i innych.

Często zadawane pytania