W jaki sposób zarządzanie wiedzą pomaga zespołowi zachować dobrą organizację

Każdego dnia przetwarzasz nowe informacje, które ostatecznie przekształcają się w wiedzę. Prawdopodobnie nie myślisz o tym, że musisz „zarządzać” tą wiedzą – dla większości z nas jest to naturalne. W rzeczywistości jednak Twój mózg nieustannie kategoryzuje całą otrzymywaną wiedzę, aby upewnić się, że niczego nie zapomnisz. Najczęstszym sposobem na upewnienie się, że żadna informacja nie zostanie pominięta, jest po prostu napisanie listy rzeczy do zrobienia lub przypomnienia. To jedna z form zarządzania wiedzą. 

Zarządzanie wiedzą całej firmy jest nieco bardziej skomplikowane. Dzieje się tak, ponieważ firma składa się z setek, a czasem tysięcy osób, które mają różne obszary wiedzy i doświadczenia. W tym artykule przyjrzymy się różnym formularzom wiedzy, sposobom jej organizacji, aby jak najlepiej odpowiadała potrzebom Twojej firmy, a także najlepszym praktykom w zakresie udostępniania informacji właściwym osobom. 

Czym jest zarządzanie wiedzą?

Zarządzanie wiedzą to pozyskiwanie, organizowanie, przechowywanie i rozpowszechnianie informacji, aby były łatwo dostępne dla wybranej grupy osób. Zarządzanie wiedzą to proaktywna strategia dla miejsc pracy, która zapewnia, że informacje, które Twój zespół musi znać, są udostępniane właściwym osobom i zespołom, nawet jeśli dana osoba opuści organizację. Ponieważ istnieje wiele informacji, które Twój zespół (i tylko Twój zespół) musi znać, zarządzanie tą wiedzą jest niezbędne do zapewnienia płynnego działania procesów.

Zarządzanie wiedzą nie jest stosowane tylko w miejscu pracy. Biblioteki publiczne to forma zarządzania wiedzą. Tworzenie listy rzeczy do zrobienia to forma zarządzania wiedzą. Za każdym razem, gdy gromadzisz informacje w jednym miejscu, aby uzyskać do nich dostęp w późniejszym czasie, korzystasz z zarządzania wiedzą. 

Trzy formularze wiedzy

„Wiedza” to tak szerokie pojęcie, że może wydawać się przytłaczające. Aby jednak było prościej, wszystkie informacje można podzielić na trzy główne kategorie:

• Wiedza jawna: jest to najczęstsza forma wiedzy. Wiedza jawna to informacje, które są łatwo dostępne, zrozumiałe i łatwe do udostępnienia. Na przykład mapa biura wyraźnie wskazuje, gdzie znajdują się poszczególne pomieszczenia oraz gdzie znajdują się drzwi, wyjścia i sale konferencyjne. 

• Wiedza ukryta: wiedza ukryta to wiedza, którą zdobywasz, stosując wiedzę jawną. Mówiąc prościej, wiedza ukryta to uczenie się przez działanie. Możesz na przykład przeczytać wyraźne informacje o tym, jak przeprowadzić udane spotkanie. Jednak tak naprawdę nie nauczysz się, jak prowadzić spotkanie, dopóki nie zrobisz tego sam. Jazda na rowerze to kolejny dobry przykład wiedzy ukrytej – możesz przeczytać wszystko, co chcesz o jeździe na rowerze, ale nigdy się tego nie nauczysz, dopóki nie wsiądziesz na rower i nie spróbujesz. 

• Wiedza ukryta: wiedza, którą zdobywasz z osobistego doświadczenia, jest znana jako wiedza ukryta. Ten rodzaj wiedzy ma często charakter bardzo osobisty lub kulturowy. Wiedza ukryta jest trudnym rodzajem wiedzy do przekazania z jednej osoby na drugą, ponieważ często obejmuje umiejętności, które wymagają praktyki w czasie. Chociaż wiedza ukryta jest podobna do wiedzy dorozumianej, polega ona bardziej na wykorzystywaniu informacji i wcześniejszych doświadczeń do kształtowania swojego zachowania. Dobrym przykładem wiedzy ukrytej jest bycie skutecznym liderem. Możesz czytać o przywództwie, ile chcesz, ale to niekoniecznie czyni Cię liderem. Możesz mieć tytuł lidera, ale to samo w sobie nie czyni Cię liderem. Bycie liderem wymaga posiadania pewnych cech i predyspozycji, takich jak silne umiejętności aktywnego słuchania i empatia. Nie są to umiejętności, które można łatwo przenieść z jednej osoby na drugą – to umiejętności, których każdy musi się nauczyć i ćwiczyć samodzielnie.

Zarządzanie wiedzą a baza wiedzy

Zarządzanie wiedzą i baza wiedzy to dwie ściśle powiązane koncepcje, ale nie są one do końca takie same. Zarządzanie wiedzą to organizowanie informacji, podczas gdy baza wiedzy to faktyczna baza danych zawierająca samą wiedzę. Osoba korzysta z zarządzania wiedzą, aby utworzyć bazę wiedzy.

Korzyści z zarządzania wiedzą

Zarządzanie wiedzą jest korzystne dla każdej formy organizacji. Jeśli chcesz zorganizować grupę osób wokół wspólnego celu, zarządzanie wiedzą pomoże Ci zapewnić organizacji odpowiednie informacje, które umożliwią osiągnięcie sukcesu. Oto jak to zrobić:

Demokratyzacja udostępniania informacji

Każdy członek zespołu w Twojej firmie ma niewielki kawałek układanki wiedzy. W idealnym świecie wszyscy regularnie łączyli by swoje kawałki, aby dzielić się wiedzą. Jednak nie zawsze jest to skalowalne i istnieje duże ryzyko popełnienia błędu. Wraz z rozwojem organizacji elementy układanki stają się coraz mniejsze i bardziej złożone. Ponieważ elementy stają się tak szczegółowe, informacje mogą nie być udostępniane innym osobom w zespole, które ich potrzebują.

Tego rodzaju informacje nazywane są wiedzą instytucjonalną. Wiedza instytucjonalna nie jest nigdzie wyraźnie zapisana, ale jest to niezbędna wiedza, której członkowie zespołu uczą się w pracy. Utrudnia to szkolenie nowych członków zespołu lub przenoszenie osób z jednej roli do drugiej. 

Jeśli zgromadzisz wszystkie informacje, których potrzebują członkowie zespołu, w jednym miejscu, nie będą musieli polegać na innych osobach, aby je uzyskać. Dzięki temu nie muszą polegać na wiedzy jednego członka zespołu, a każdy może znaleźć potrzebne informacje samodzielnie.

Standaryzuj procesy

Gdy wiedza jest zamknięta w silosach w obrębie konkretnych zespołów lub przechowywana przez jednego członka zespołu, inni pracownicy nie wiedzą, jak dokładnie działa proces. W rezultacie mogą opracować własny proces, który może nie być najbardziej skuteczny, usprawniony lub skalowalny. Kiedy członkowie zespołu gromadzą i udostępniają informacje za pośrednictwem systemu zarządzania wiedzą, wszyscy korzystają z doświadczenia, wiedzy i wyciągniętych wniosków innych osób. Zespoły mogą wykorzystać te informacje do standaryzacji procesów i usprawnienia własnych przepływów pracy. To z kolei pomaga firmie osiągać bardziej spójne wyniki.

Ustal oczekiwania dotyczące komunikacji

Możesz ustandaryzować nie tylko procesy, ale również komunikację w swoim zespole. Pomaga to określić oczekiwania dotyczące sposobu komunikacji w zespole. Na przykład, czy Twój zespół wie, gdzie znaleźć prace w toku? A gdzie znajdują się ostateczne wersje robocze? A co, jeśli ktoś będzie chciał zadać pytanie dotyczące konkretnego projektu? Zarządzanie wiedzą pomaga uporządkować wszystkie te informacje w jednym miejscu, dzięki czemu każdy wie, gdzie szukać komunikacji dotyczącej konkretnego projektu.

Inną wielką zaletą jest to, że zarządzanie wiedzą pomaga skatalogować style komunikacji poszczególnych osób. Jedna osoba w Twoim zespole może preferować dyskusje e-mailowe, podczas gdy inni mogą chcieć, abyś napisał do nich na Slacku, zanim przejdziesz do szybkiego połączenia, aby porozmawiać twarzą w twarz. Zrozumienie, jak najlepiej komunikować się z poszczególnymi członkami zespołu, oznacza, że każdy otrzymuje ważne informacje w sposób, który najbardziej mu odpowiada. Jednym z prostych sposobów na to jest utworzenie planu komunikacji i umieszczenie go na platformie do zarządzania wiedzą zespołu. 

Informacje w bazach danych do zarządzania wiedzą

Podjęcie decyzji, jakie informacje powinny znaleźć się w bazie wiedzy, może być trudne. Chociaż będzie się to różnić w zależności od organizacji, przyjrzyj się niektórym typowym tematom, które obejmują różne działy:

IT

• Często zadawane pytania

• Kiedy i jak przesłać zgłoszenie IT

• Zasady i procedury pobierania nowego oprogramowania

HR

• Podręcznik pracownika

• Jak uzyskać dostęp do odcinków wypłat

• Jak przesłać wniosek o urlop

Marketing

• Wytyczne dotyczące wizerunku marki

• Najlepsze praktyki w mediach społecznościowych

• Kontakt dla prasy

Sprzedaż

• Informacje o konkurencji

• Materiały sprzedażowe, takie jak ulotki i broszury

• Informacje o prowizjach

Proces zarządzania wiedzą

Centralizacja wiedzy jest ważna dla firm każdej wielkości. Jednak ważne jest, aby uporządkować te informacje w sposób, który będzie najbardziej korzystny dla konkretnego zespołu. Oto cztery kroki, od których możesz rozpocząć ten proces:

1. Zbierz informacje

Pierwszym krokiem w zarządzaniu wiedzą jest zebranie jak największej ilości istotnych informacji. Możesz to zrobić, przeprowadzając wywiady z bieżącymi członkami zespołu na temat ich ról i obowiązków oraz struktury zespołu lub zbierając istniejącą dokumentację.

Na przykład warto wiedzieć, kto w zespole jest odpowiedzialny za określone zadania. W Asana używamy systemu zwanego obszarami odpowiedzialności (AOR). Jeśli ktoś ma pytanie dotyczące obszaru odpowiedzialności danej osoby, wie, że może się z nią skontaktować. Dzięki temu każdy ma poczucie odpowiedzialności za konkretne zadania, a osoby, które potrzebują więcej informacji, wiedzą, do kogo się zwrócić.

2. Organizuj i przechowuj

To największa część pracy. Twój zespół musi zdecydować, jakiego rodzaju bazy wiedzy używać, jak przechowywać informacje i jak je organizować. 

Najlepszym sposobem, aby to ustalić, jest zadanie sobie kilku pytań:

• W jaki sposób ludzie mają uzyskiwać dostęp do przechowywanych informacji? 

• Jak często będą uzyskiwać dostęp do tych informacji? 

• Ile informacji należy przechowywać?

Te pytania pomogą Twojemu zespołowi zdecydować, jaki jest najlepszy sposób organizowania i przechowywania informacji. Na przykład duże organizacje muszą przechowywać dużą ilość informacji, więc umieszczenie wszystkiego w jednym dokumencie Google nie jest opcją. Zamiast tego, bardziej korzystne dla zespołu może być znalezienie narzędzia do zarządzania wiedzą, które umożliwia katalogowanie i wyszukiwanie różnych stron. 

3. Dystrybucja

Po wybraniu sposobu przechowywania informacji musisz udostępnić wiedzę wszystkim, którzy jej potrzebują. Przeprowadź odpowiednie szkolenie dla swojego zespołu i regularnie komunikuj się z jego członkami, informując ich, kiedy i jak korzystać z nowej bazy wiedzy.

Wprowadzając bazę wiedzy, nie udostępniaj jej członkom zespołu z dnia na dzień – może to spowodować zamieszanie lub konflikt z już istniejącymi procesami. Zamiast tego skorzystaj z najlepszych praktyk w zakresie zarządzania zmianami, aby upewnić się, że nowa baza wiedzy będzie działać na korzyść zespołu i zostanie włączona do przepływu pracy.

4. Wykorzystanie

Po utworzeniu bazy wiedzy i procesów zarządzania wiedzą możesz zacząć czerpać korzyści. Twój zespół powinien mieć teraz możliwość dostępu do wiedzy firmy, gdy tylko jej potrzebuje.

Upewnij się, że Twój zespół regularnie aktualizuje informacje, aby zapewnić ich dokładność. Dobrym punktem wyjścia jest wyznaczenie jednej osoby z każdego zespołu do aktualizacji i audytu informacji raz na kwartał. Gdy zespół lepiej zapozna się z procesem zarządzania wiedzą, będzie mógł konsekwentnie aktualizować bazę wiedzy w ramach swojego przepływu pracy. 

Typowe błędy w zarządzaniu wiedzą

Zarządzanie wiedzą to potężne narzędzie, ale jeśli nie jest prawidłowo utrzymywane, może powodować problemy. Sprawdź, jakie typowe błędy mogą wystąpić podczas procesu zarządzania wiedzą i jak im zapobiegać.

Członkowie zespołu ukrywają informacje

Członek zespołu może celowo zatajać informacje, aby utrzymać swój status w firmie, a inni mogą robić to nieświadomie. Bez względu na intencje, gdy kluczowe informacje nie są udostępniane zespołowi, może to powodować problemy dla innych członków zespołu. Kiedy tylko jedna osoba wie, jak działa proces lub posiada niezbędne informacje, staje się to problemem dla reszty zespołu. Jeśli ta osoba odejdzie, reszta zespołu musi samodzielnie odkryć niuanse tego procesu. Zwiększa to prawdopodobieństwo, że ważne informacje zostaną pominięte.

Aby temu zapobiec, konsekwentnie dokumentuj procesy i upewnij się, że więcej niż jedna osoba została przeszkolona w zakresie tych informacji. Dzięki temu żadna osoba nie stanie się pojedynczym punktem awarii dla Twojego zespołu.

Niedokładne lub nieaktualne informacje w bazie wiedzy

Baza wiedzy jest korzystna tylko wtedy, gdy informacje są konsekwentnie aktualizowane. Jeśli baza wiedzy nie jest aktualizowana, członkowie zespołu będą mieli dostęp do nieaktualnych informacji, co z kolei może zakłócić nowe procesy. 

Aby temu zapobiec, zachęcaj członków zespołu do aktualizowania informacji o procesach, za które są odpowiedzialni. Oto przykład. Ponieważ każdy z nas ma określone obszary odpowiedzialności w Asana, aktualizacja dokumentacji jest prosta. Każdy wie, za które procesy jest odpowiedzialny i jaką dokumentację musi aktualizować.

Twoja baza wiedzy jest zbyt trudna w użyciu

Jeśli docelowi odbiorcy bazy wiedzy nie mogą uzyskać dostępu do potrzebnych informacji, to taka baza w zasadzie nie istnieje. Może to spowodować, że ludzie będą odchodzić od ustalonych procesów lub korzystać z nieaktualnych lub nieprawidłowych informacji, aby ukończyć swoją pracę. 

Najłatwiejszym sposobem, aby temu zapobiec, jest upewnienie się, że baza wiedzy jest niezwykle przyjazna dla użytkownika. Dotyczy to zarówno wyszukiwania, jak i dodawania nowych informacji. Nie chcesz, aby proces był zbyt skomplikowany i stał się uciążliwy w użyciu. Im mniej kroków musi wykonać Twój zespół, aby uzyskać potrzebne informacje, tym lepiej.

Utrzymuj swoją strategię zarządzania wiedzą z Asana

Podczas gdy Twój zespół pracuje nad opracowaniem strategii zarządzania wiedzą, ważne jest, aby ustanowić centralną formę komunikacji lub bazę wiedzy o pracy. Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, zapewnia, że cały zespół ma zorganizowane zrozumienie tego, jaką pracę należy wykonać i na kiedy.