Dogłębna analiza modeli dojrzałości w zarządzaniu projektami

Przypomnij sobie, jak wyglądała Twoja postawa w szkole podstawowej. Czy Twoje spojrzenie na świat było już wtedy dojrzałe? A kiedy byłeś w liceum? Jakie masz opinie i poglądy teraz, gdy jesteś dorosły i masz więcej doświadczenia życiowego? 

Koncepcję dojrzałości można zastosować do wielu rzeczy, w tym do business i zarządzania projektami. Kiedy organizacja dopiero zaczyna rozwijać swoją działalność, może nie mieć żadnych standardowych procesów zarządzania projektami. Wraz z rozwojem businessu dojrzewa styl zarządzania projektami. Jest to podstawowa koncepcja stojąca za modelem dojrzałości zarządzania projektami.

Zrozumienie elementów modelu dojrzałości zarządzania projektami może pomóc Ci przeanalizować, na jakim etapie znajduje się obecnie Twoja organizacja i jak dojrzałe są Twoje procesy. Następnie możesz wykorzystać tę wiedzę do dalszego rozwijania i ulepszania procesów zarządzania projektami.

Czym jest model dojrzałości zarządzania projektami (PMMM)?

Model dojrzałości zarządzania projektami (powszechnie skracany do PMMM) to macierz, która ilustruje, jak proces zarządzania projektami w firmie ewoluuje w czasie. Firma zmienia się w miarę rozwoju, dlatego konieczne jest również dostosowanie stylu zarządzania projektami. Chodzi o to, że organizacja nie rozwija się przypadkowo – gdy firma się rozwija, robi to w określonym celu.

Celem modelu dojrzałości zarządzania projektami organizacyjnymi jest zapewnienie przywództwu wytycznych dotyczących kroków, które można podjąć w celu poprawy. Wizualnie PMMM wygląda jak macierz z pięcioma kolumnami, które wskazują poziomy dojrzałości, i 10 wierszami, które wskazują obszary wiedzy.

PMMM został stworzony na podstawie już istniejących modeli biznesowych, takich jak Capability Maturity Model (CMM). który został opracowany przez Instytut Inżynierii Oprogramowania Uniwersytetu Carnegie-Mellon, oraz modelu doskonałości Europejskiej Fundacji Zarządzania Jakością (EFQM). Model dojrzałości zarządzania projektami obejmuje również aspekty modelu dojrzałości ryzyka, który określa, jakie aspekty i działania mogą stworzyć zrównoważony i powtarzalny program zarządzania ryzykiem.

5 poziomów dojrzałości PMMM

Każdy z pięciu poziomów dojrzałości zarządzania projektami reprezentuje etap dojrzałości, na którym może się znajdować firma. Organizacja może znajdować się na różnych poziomach dojrzałości w różnych obszarach wiedzy. Jest to podobne do rubryki ocen lub oceny wydajności pracownika. 

Poziom 1: proces początkowy

Na tym poziomie organizacja ma bardzo niewiele procesów zarządzania projektami. Najczęściej zadania są wykonywane wahania i trudno jest przewidzieć przyszły sukces, ponieważ wszystko odbywa się ad hoc. 

Różne zespoły mogą stosować różne procesy zarządzania projektami, co skutkuje brakiem odpowiedzialności i spójności między zespołami. Dokumentacja jest bardzo ograniczona (lub nie istnieje), a wskaźniki są zbierane tylko w razie potrzeby. Ponieważ zespoły projektowe nie mierzą wskaźników, nie ma możliwości oceny powodzenia projektu. 

Początkowy proces niekoniecznie jest złym etapem – każdy zespół musi od czegoś zacząć! Najważniejszą rzeczą na tym etapie jest uświadomienie sobie braku procesów i dokumentacji, aby móc je opracować wspólnie ze swoim zespołem.

Poziom 2: Ustrukturyzowany proces i standardy

Na tym poziomie organizacja wdraża podstawowe zasady zarządzania projektami, ale tylko w odniesieniu do pojedynczych projektów. Oznacza to, że w całej organizacji mogą być stosowane różne metodologie zarządzania projektami. Na przykład zespół marketingowy może organizować swoje projekty inaczej niż zespół sprzedaży. Kiedy sprzedaż i marketing muszą ze sobą współpracować, ten rozdźwięk ten powoduje tarcia. 

Ponieważ nie istnieją szersze praktyki zarządzania projektami organizacyjnymi, sukces wszystkich projektów zależy od poszczególnych kierowników projektów i zespołów pracujących nad tymi projektami. Wskaźniki są monitorowane tylko w najbardziej podstawowy sposób, aby zapewnić sukces bieżącego projektu. 

Jeśli Twój zespół jest na tym poziomie, jesteś na dobrej drodze! Standaryzujesz procesy zarządzania projektami na poziomie zespołu. Teraz możesz skupić się na tworzeniu standardowych praktyk w całej firmie, aby promować współpracę międzyfunkcyjną.

Poziom 3: Standardy organizacyjne i zinstytucjonalizowane procesy

Na tym poziomie dojrzałości organizacja powinna mieć dobrze zdefiniowany system zarządzania projektami, który jest standardem w całej organizacji, czasami nazywany biurem zarządzania projektami (PMO). Kierownictwo regularnie angażuje się we wdrażanie nowych procesów, w tym wdrażanie zarządzania zmianami, gdy jest to konieczne do aktualizacji lub modyfikacji procesów zarządzania projektami w całej organizacji. Mierzy się wskaźniki, ale tylko po to, aby ustalić punkt odniesienia, a nie w celu planowania strategicznego.

Dokumentacja na tym etapie jest ważna, a ustalone procesy i informacje jasno określają, jak wyglądają standardowe procesy business. W przypadku wystąpienia sytuacji krytycznej dla biznesu istnieją jasne plany awaryjne, które zapobiegają całkowitej awarii firmy.

Poziom 4: Zarządzane procesy

Na tym etapie Twoja organizacja wykazuje wszystkie cechy z poziomu trzeciego i posuwa się o krok dalej. Organizacja na poziomie zarządzanych procesów posiada jasne procesy zarządzania projektami i odpowiednią dokumentację. Liderzy projektów regularnie włączają standardowe procesy zarządzania projektami do wszystkich systemów korporacyjnych. Na tym etapie kierownictwo regularnie monitoruje wskaźniki i analizuje wyniki z przeszłości, aby podejmować decyzje dotyczące przyszłych projektów.

Na poziomie czwartym kierownictwo ma jasność co do tego, jak osiągnąć sukces projektu. Na podstawie wcześniejszych doświadczeń, dokumentacji i bieżących wskaźników może podejmować świadome decyzje, aby zapewnić powodzenie przyszłych projektów.

Poziom 5: optymalizacja procesu

Gdy organizacja osiągnie ten poziom dojrzałości w zarządzaniu projektami, może rozpocząć pełną optymalizację swoich procesów, aby jak najlepiej dostosować je do swoich potrzeb. Jednym z kluczowych elementów tego etapu jest ciągłe doskonalenie. Ciągłe doskonalenie to proces dostosowywania procesów w celu utrzymania wydajności i produktywności. Dojrzałe organizacje integrują techniki ciągłego doskonalenia ze swoimi procesami zarządzania projektami.

Zespół nie tylko regularnie raportuje wskaźniki, ale również wykorzystuje je do tworzenia planu strategicznego na przyszłość. Podczas gdy organizacje na czwartym poziomie PMMM analizują wskaźniki, aby podejmować kluczowe decyzje biznesowe, firmy na piątym poziomie aktywnie ulepszają również procesy biznesowe.

10 obszarów wiedzy w zarządzaniu projektami

Jeśli pięć poziomów dojrzałości PMMM to kolumny w macierzy, to 10 obszarów wiedzy to wiersze. Te różne obszary wiedzy są określone w przewodniku Project Management Institute (PMI), Kompendium wiedzy o zarządzaniu projektami (PMBOK Guide®). Jest to branżowy standard określający, które obszary wiedzy są niezbędne w zarządzaniu projektami. 

• Zarządzanie integracją projektu: koordynacja różnych elementów projektów. Obejmuje to poszczególne zadania, zasoby, interesariuszy, produkty końcowe i zarządzanie portfolio. Ten obszar wiedzy określa, w jaki sposób wszystkie te elementy są przekazywane pozostałym członkom zespołu.

• Zarządzanie zakresem: sposób, w jaki zespół zapewnia, że projekt jest zgodny z zakresem projektu, niezależnie od tego, czy chodzi o czas, budżet czy zasoby.

• Zarządzanie czasem: podobnie jak w przypadku zarządzania zakresem projektu, jest to sposób, w jaki zespół zarządzający projektem wykorzystuje czas podczas projektu.

• Zarządzanie kosztami: podzbiór zarządzania zakresem, czyli sposób, w jaki zespół zarządza kosztami projektu i czy efektywnie wykorzystuje budżet.

• Zarządzanie jakością: sposób, w jaki zespoły wykorzystują swoje procesy do tworzenia produktów wysokiej jakości.

• Zarządzanie zasobami: sposób, w jaki zespoły organizują, przetwarzają, zarządzają i kierują członkami zespołu podczas projektu.

• Zarządzanie komunikacją: sposób, w jaki zespoły komunikują się w ramach projektu zarówno wewnętrznie z innymi pracownikami, jak i zewnętrznie z przyszłymi i bieżącymi klientami. Może to obejmować komunikację w czasie rzeczywistym i asynchroniczną, a wszystkie te działania powinny być udokumentowane w planie komunikacji.

• Zarządzanie ryzykiem: sposób, w jaki zespół proaktywnie ogranicza ryzyko związane z projektem. Obejmuje to wszelkie plany awaryjne, które zespół ma w odpowiedzi na potencjalne ryzyko. 

• Zarządzanie zakupami: sposób, w jaki organizacja pozyskuje towary lub usługi od zewnętrznych dostawców. Może to odbywać się na poziomie projektu lub firmy. 

• Zarządzanie interesariuszami: sposób, w jaki zespół zarządza oczekiwaniami różnych interesariuszy oraz sposób, w jaki przekazujesz im aktualizacje statusu.

Jak przejść z jednego poziomu na drugi

Jeśli chcesz przenieść procesy zarządzania projektami swojego zespołu z bieżącego poziomu na wyższy, ważne jest, aby zrozumieć, że model dojrzałości zarządzania projektami nie jest sztywnym zestawem zasad. To raczej wytyczne i cechy charakterystyczne dobrego procesu zarządzania projektami. 

Niestety nie ma standardowego sposobu, aby zagwarantować, że Twoja firma przejdzie z jednego poziomu na drugi. Istnieje wiele różnych czynników, które wpływają na zdolność organizacji do przechodzenia na wyższe poziomy, w tym branża, w której działasz, kultura firmy i cele związane z rozwojem.

Jeśli uważasz, że Twój zespół ma trudności z przejściem z jednego poziomu na drugi, przyjrzyj się 10 obszarom wiedzy, aby sprawdzić, jak radzi sobie Twój zespół. Dla każdego obszaru wiedzy zadaj sobie następujące pytania:

• Czy wdrożyliście najlepsze praktyki w zakresie zarządzania projektami? Jeśli nie, możesz być na poziomie pierwszym dla tego obszaru wiedzy.

• Czy posiadasz dokumentację dotyczącą sposobu, w jaki Twoja organizacja koordynuje każdy konkretny obszar wiedzy? Jeśli nie, ten obszar wiedzy może utknąć na poziomie drugim.

• Czy praktyki zostały ustandaryzowane we wszystkich zespołach w Twojej organizacji? Jeśli nie, prawdopodobnie znajdujesz się na trzecim poziomie w tym obszarze wiedzy.

• Czy monitorujesz wskaźniki i oceniasz sukces projektu w oparciu o ustandaryzowane praktyki? Jeśli nie, ten obszar wiedzy może znajdować się na poziomie czwartym.

• Czy stale oceniasz, jak dobrze Twój zespół zarządza każdym obszarem wiedzy? Jeśli nie, skupienie się na ciągłym doskonaleniu może pomóc Ci osiągnąć poziom piąty w tym obszarze wiedzy.

Zadając te pytania, możesz określić, na jakich procesach musisz się skupić, aby zwiększyć dojrzałość zarządzania projektami w swojej organizacji. Na przykład, jeśli obecnie znajdujesz się na poziomie pierwszym, wiesz, że samo stworzenie procesu zarządzania projektami wystarczy, aby przejść na wyższy poziom.

Korzyści z wykorzystania modelu dojrzałości zarządzania projektami

Jeśli chcesz poprawić wydajność swojego businessu, optymalizacja procesów zarządzania projektami to dobry krok. Poniżej przedstawiamy kilka powodów, dla których jest to korzystne dla Twojej organizacji.

Wspiera skalowalność

Jedną z głównych zalet korzystania z modelu dojrzałości zarządzania projektami do analizy bieżących procesów zarządzania projektami jest stworzenie solidnej podstawy dla rozwoju. Ustanowienie jasnych procesów zarządzania projektami zapewnia zespołowi strukturę potrzebną do jasnego mierzenia wydajności i sukcesu projektu. 

Gdy Twój zespół zacznie się rozwijać, skorzystaj z PMMM, aby ponownie ocenić, czy styl zarządzania projektami w Twojej organizacji będzie odpowiedni dla wielkości zespołu. Dlatego ciągłe doskonalenie jest kluczowym aspektem poziomu piątego – daje zespołowi możliwość znalezienia tego, co najlepiej sprawdza się w miarę jego zmian i rozwoju. 

Minimalizuje nieporozumienia

Gdy organizacja ustanowi standardową formę zarządzania projektami, wszyscy w zespole będą mieli do dyspozycji wszystkie wspólne narzędzia i język potrzebny do skutecznej komunikacji. Jeśli na przykład Twój zespół korzysta z wielu aplikacji, takich jak Slack, Dropbox, Dysk Google i poczta e-mail, może być trudno ustalić, które z nich jest prawdziwym źródłem informacji. Jeśli jednak w ramach procesu zarządzania projektami korzystasz z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, możesz ustanowić jedno źródło informacji i zminimalizować nieporozumienia. Asana umożliwia koordynację planów, projektów i procesów w jednym miejscu. Ponadto możesz tworzyć szablony, aby ustandaryzować procesy w całej organizacji.

Kiedy wszystko jest ustandaryzowane i wszyscy używają tych samych procesów, zespół nie musi się martwić o brakujące pliki i dokumenty. Każdy członek zespołu dokładnie wie, gdzie znaleźć potrzebne informacje.

Zwiększa wydajność biznesową

Kiedy zespół ma ustandaryzowaną strukturę zarządzania pracą, nie musi się martwić o to, jak się komunikować. Mogą skupić się na tym, co najważniejsze – na wykonywaniu swojej pracy. Pozwala to zaoszczędzić czas i zmniejszyć obciążenie psychiczne. Twój zespół może skupić się na pracy, która napędza rozwój firmy, zamiast zajmować się czynnościami okołozadaniowymi, takimi jak odczytywanie wątków e-mailowych i ściganie się za zatwierdzeniami. 

Usprawnij zarządzanie projektami dzięki Asana

Jednym z najłatwiejszych sposobów na rozpoczęcie ulepszania procesów zarządzania projektami w zespole jest utworzenie jednego źródła informacji. Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, może pomóc w rozwoju zarządzania projektami na wyższy poziom.