Czy mikrozarządzanie Cię spowalnia?

Wszystkich skutecznych liderów łączy jedna cecha: polegają na osobach, którym powierzają realizację zadań. To dlatego, że bez względu na to, jak bardzo jesteś produktywny, nie możesz zrobić wszystkiego sam.  

Kiedy liderzy mają problem z poleganiem na innych, często uciekają się do mikrozarządzania, próbując kontrolować sposób wykonywania zadań. Chociaż nauka odpuszczania i delegowania pracy jest trudna, jest ona niezbędna, jeśli chcesz, aby Twój zespół (i Ty) rozwijał się i doskonalił. 

Czym jest mikrozarządzanie?

Mikrozarządzanie to styl zarządzania polegający na sprawowaniu wysokiego poziomu kontroli nad codziennymi działaniami pracowników. Osoby, które stosują mikrozarządzanie, starają się osobiście kontrolować i monitorować wszystko, co się dzieje, zamiast w pełni delegować obowiązki swojemu zespołowi. Często mają całą władzę decyzyjną, niezależnie od tego, jak małe mogą być te decyzje. 

Mikrozarządzanie a makrozarządzanie

Mikrozarządzanie i makrozarządzanie to dwa całkowicie przeciwstawne podejścia. Jeden styl zarządzania koncentruje się na drobnych szczegółach, podczas gdy drugi skupia się na szerszej perspektywie. 

Mikromenedżerowie bardzo szczegółowo określają, jak i kiedy należy wykonywać pracę, dążąc do perfekcji na wszystkich etapach procesu. Z kolei makro menedżerowie koncentrują się na szerszych wynikach, a nie na szczegółach dotyczących sposobu wykonywania zadań. Zamiast angażować się na każdym etapie, delegują zadania i umożliwiają członkom zespołu podejmowanie własnych decyzji dotyczących sposobu ich realizacji. 

Jak efektywnie zarządzać obciążeniem pracą zespołu

Z tego darmowego e-booka dowiesz się, jak priorytetyzować pracę, aby Twój zespół mógł osiągać więcej, korzystając z mniejszych zasobów.

Pobierz pełny raport

Mikrozarządzanie długoterminowe a krótkoterminowe

Mikrozarządzanie może być przydatną strategią krótkoterminową, zwłaszcza podczas szkolenia nowych pracowników lub kontrolowania problemów wysokiego ryzyka. Na przykład podczas wdrażania nowych pracowników normalne jest zapewnienie im dużego nadzoru i wsparcia, aby upewnić się, że członkowie zespołu dobrze rozumieją swoje obowiązki. Podobnie, często pomocne jest, aby jedna osoba miała całkowitą kontrolę w sytuacjach wysokiego ryzyka, na przykład gdy zespół budowlany burzy budynek. 

Jednak mikrozarządzanie może być przydatne w krótkiej perspektywie, ale jako strategia długoterminowa jest problematyczne. Jeśli chcesz, aby nowi pracownicy stali się samodzielni i niezależni, musisz zrezygnować z kontroli i zaufać im, że będą dobrze wykonywać swoją pracę. Podobnie, jeśli będziesz traktować wszystkie sytuacje jak krytyczne, projekty będą trwały zbyt długo i nie będzie można ich skalować. 

Dlaczego ludzie stosują mikrozarządzanie?

Mikrozarządzanie to pułapka, w którą łatwo wpaść, nawet mając dobre intencje. To normalne, że chcesz mieć wszystko pod kontrolą – zwłaszcza jeśli boisz się popełniać błędy i dążysz do perfekcji we wszystkim, co robisz. Odpuszczenie i zaufanie zespołowi w dokonywaniu własnych wyborów jest trudne, ale często jest to najlepsze, co możesz zrobić, aby pomóc pracownikom się rozwijać. 

Ludzie mikrozarządzają z różnych powodów, ale oto niektóre z najczęstszych: 

• Perfekcjonizm: perfekcjoniści mają wysokie standardy i często chcą, aby wszystko było robione w bardzo specyficzny sposób. Popełnianie błędów jest często nie do przyjęcia dla perfekcjonistów, więc delegowanie zadań – które naturalnie wiąże się z pewnymi błędami – może być szczególnie trudne. 

• Brak doświadczenia w zarządzaniu: gdy poszczególni pracownicy awansują bez wystarczającego wsparcia i szkolenia, mogą chcieć nadal zajmować się zadaniami, które znają najlepiej. Odpuszczenie dawnych obowiązków i ponowne skupienie się na szerszej strategii może być trudne. 

• Zarządzanie niewykwalifikowanymi członkami zespołu: gdy zarządzasz niewykwalifikowanym zespołem, łatwo jest przejść na mikrozarządzanie, aby upewnić się, że praca jest wykonywana prawidłowo. Szkolenie niewykwalifikowanych pracowników jest trudne i wymaga dużego nakładu pracy. Jednak inwestowanie w szkolenia może na dłuższą metę zaoszczędzić dużo czasu.  

Długoterminowe skutki mikrozarządzania

Nie bez powodu słowo „mikrozarządzanie” często ma negatywne skojarzenia. Badania pokazują, że mikrozarządzanie jest jednym z trzech głównych powodów, dla których pracownicy rezygnują z pracy. Stosowane przez dłuższy czas świadczy o braku zaufania i osłabia pracowników, nie pozostawiając im miejsca na kreatywność, rozwiązywanie problemów ani pewność siebie w pracy. Pracownicy, którym ktoś ciągle dyktuje, co mają robić, często doświadczają zwiększonego stresu w miejscu pracy, wypalenia i niskiego morale. Z czasem członkowie zespołu mogą nawet stracić na tyle pewności siebie, że staną się zależni od mikrozarządzania. 

Długotrwały mikrozarządzanie jest również szkodliwe dla menedżerów. Wraz z rozwojem zespołów i projektów trudno jest utrzymać ten sam poziom nadzoru, co prowadzi do przepracowania i ostatecznie do wypalenia. A ponieważ mikrozarządzanie nie sprawdza się w przypadku dużych zespołów, może prowadzić do powstawania wąskich gardeł i uniemożliwiać zespołom osiągnięcie pełnego potencjału. 

Ważne jest, aby pamiętać, że celem menedżera jest bycie trenerem, usuwanie blokad i podejmowanie decyzji strategicznych na wysokim szczeblu. Chcesz zapewnić pracownikom zasoby i wsparcie, których potrzebują, aby poczuć się wzmocnieni, aby Twój zespół mógł samodzielnie rozgryźć drobne szczegóły. Kiedy zbyt mocno grzęźniesz w drobnych sprawach, trudno jest skupić się na szerszej strategii. 

Oznaki mikrozarządzania

Mikrozarządzanie może objawiać się w różny sposób u różnych osób. Oto kilka sygnałów ostrzegawczych, na które należy zwrócić uwagę, jeśli uważasz, że Ty, Twój menedżer lub ktoś z Twojego zespołu może stosować mikrozarządzanie: 

• Trudności z delegowaniem zadań

• Przejmowanie delegowanej pracy w przypadku wystąpienia błędów

• Skupianie się na drobnych szczegółach zamiast na szerszej perspektywie

• Chęć konsultowania wszystkich decyzji

• Ignorowanie opinii lub doświadczeń innych

• Bardzo nakazowe podejście do wykonywania zadań

• Chęć bycia na bieżąco ze wszystkim lub otrzymywania kopii każdej wiadomości

• Żądanie częstych aktualizacji, raportów o statusie lub meldunków

• Spędzanie dużej ilości czasu na poprawianiu lub przeglądaniu pracy innych osób

• ma nierealistycznie wysokie standardy,

• Koncentrowanie się na tym, co należy poprawić lub zmienić, zamiast wyrażać uznanie za pomocą naklejek uznania

7 sposobów na zapobieganie mikrozarządzaniu

Mikrozarządzanie jest trudne do opanowania, ale istnieją konkretne kroki, które możesz podjąć, aby je ograniczyć i zapobiec mu w swoim zespole. Oto jak to zrobić: 

1. Deleguj zadania

Delegowanie nie jest łatwe, zwłaszcza dla początkujących menedżerów i liderów. Kiedy czujesz się odpowiedzialny za to, aby praca była wykonana dobrze, powierzenie ważnych zadań komuś innemu może wydawać się dziwne – w końcu komu ufasz bardziej niż sobie, że coś zrobi dobrze? Jednak delegowanie i odpuszczanie to niezbędna umiejętność dla wszystkich menedżerów. Jesteś tylko jedną osobą i musisz polegać na umiejętnościach i wiedzy swojego zespołu, aby wszystko było zrobione. 

Jeśli delegowanie sprawia, że czujesz się niekomfortowo, poćwicz najpierw przekazywanie drobnych zadań, a następnie przejdź do większych projektów. Może to pomóc w budowaniu zaufania i umożliwić członkom zespołu rozwój umiejętności. Pamiętaj tylko, aby być cierpliwym. Rozwinięcie umiejętności delegowania wymaga czasu i to normalne, że członkowie zespołu potrzebują więcej czasu na ukończone pracy niż Ty. 

Jak efektywnie zarządzać obciążeniem pracą zespołu

Z tego darmowego e-booka dowiesz się, jak priorytetyzować pracę, aby Twój zespół mógł osiągać więcej, korzystając z mniejszych zasobów.

Pobierz pełny raport

2. Normalizuj błędy

Mikrozarządzanie często rodzi się z perfekcjonizmu – menedżerowie starają się wszystko nadzorować, aby zapobiec błędom. W rzeczywistości jednak popełnianie błędów nie jest czymś, czego należy się obawiać. W ten sposób się uczymy, rozwijamy i doskonalimy. Dążenie do perfekcji przez cały czas ma poważny wpływ zarówno na zdrowie psychiczne, jak i na czas potrzebny na ukończone zadania. Badania sugerują, że tego typu skrajny perfekcjonizm może narazić Cię na większe ryzyko wypalenia, niezadowolenia z pracy i depresji. 

Jako menedżer musisz zaakceptować fakt, że błędy są normalną częścią delegowania zadań. Zamiast mikrozarządzać, aby uniknąć błędów, zapewnij pracownikom narzędzia, których potrzebują do samodzielnego rozwiązywania problemów i naprawiania błędów. Pozwalając członkom zespołu na popełnianie (i naprawianie) własnych błędów, pomagasz im zdobywać wiedzę i pewność siebie, co pozwoli im w przyszłości rozwiązywać jeszcze większe problemy. 

3. Określ obowiązki

Mikrozarządzanie często ma miejsce z powodu niejasnych granic i obowiązków. Jeśli nie wiesz, za co odpowiadają pracownicy, a za co menedżerowie, trudno jest Twojemu zespołowi wziąć odpowiedzialność za zadania i czuć się upoważnionym do podejmowania własnych decyzji. 

Oto kilka strategii, które pomogą Ci jasno określić obowiązki w zespole: 

• Zapisz role i obowiązki każdego członka zespołu. Jasno informuj o tych obowiązkach podczas zatrudniania i wdrażania nowych pracowników oraz prowadź otwarty dialog, aby członkowie zespołu mieli pewność, że dobrze radzą sobie ze swoją rolą.

• Utwórz Macierz RACI, aby określić, kto jest osobą odpowiedzialną, nadzorującą, konsultującą i informowaną w ramach konkretnego projektu. 

• Rozdziel uprawnienia decyzyjne. Pozwól pracownikom podejmować ostateczne decyzje w określonych obszarach. Na przykład w Asanie wspieramy pracowników, tworząc obszary odpowiedzialności (AoR). Dla każdego obszaru firmy (np. komunikacja wewnętrzna, zasoby ludzkie lub działania marketingowe) wyznaczamy jednego właściciela AoR. Osoba ta nadal słucha opinii interesariuszy, ale ostatecznie to ona podejmuje decyzję, jeśli opinie są podzielone lub nie ma jasnej odpowiedzi. 

4. Wykorzystaj cele, aby skupić się na szerszej perspektywie

Cele określają dokładnie, do czego dąży Twój zespół. Dają konkretny wynik, do którego należy dążyć, dzięki czemu można skupić się na tym, co naprawdę ważne (zamiast mikrozarządzać drobnymi szczegółami). 

Piękno celów polega na tym, że dają Ci kontrolę nad tym, nad czym pracuje Twój zespół, bez konieczności mikrozarządzania. Możesz użyć celów, aby dokładnie wyjaśnić, co pracownicy mają osiągnąć, a następnie pozwolić im samodzielnie się tym zająć. Wyznaczając mierzalne cele, możesz rozliczać członków zespołu i mieć pewność, że robią postępy w realizacji ważnych celów. 

Nie wiesz, od czego zacząć? Jeśli nigdy wcześniej nie wyznaczałeś celów, zapoznaj się z naszymi materiałami na temat celów SMART, celów i kluczowych rezultatów (OKR-ów) oraz kluczowych wskaźników wydajności (KPI). 

5. Stwórz solidny proces wdrażania nowych pracowników

Proces wdrażania pracowników to ustrukturyzowane podejście do przyjmowania nowych osób do zespołu i wprowadzania ich w temat. Prawidłowo przeprowadzony proces wdrożenia zapewnia pracownikom narzędzia i informacje, których potrzebują, aby odnieść sukces na nowym stanowisku. To czas, w którym członkowie zespołu otrzymują dodatkowe wsparcie – mogą popełniać błędy, zadawać pytania i oswajać się ze swoimi obowiązkami. 

Wdrożenie wymaga dużego nakładu pracy, ale pomaga zapobiec przyszłemu mikrozarządzaniu. Po solidnym procesie wdrożenia menedżerowie mogą liczyć na to, że pracownicy sami sprostają przyszłym wyzwaniom lub poproszą o pomoc, gdy będą jej naprawdę potrzebować. Menedżerowie nie muszą stale sprawdzać pracy pracowników, ponieważ nowi pracownicy nauczyli się już, jak robić rzeczy we właściwy sposób. 

6. Wprowadź dni bez spotkań

Według badania z 2022 roku wprowadzenie dni bez spotkań (konkretnych dni, w których spotkania są zabronione) może znacznie ograniczyć mikrozarządzanie i stres. Okazuje się, że chociaż wysokiej jakości interakcje są kluczem do budowania zaufania w zespole, ciągłe spotkania nie są najlepszym sposobem na osiągnięcie tego celu. Zamiast wymuszać interakcje poprzez spotkania, lepiej jest dać pracownikom przestrzeń do pracy we własnym tempie i współpracy z innymi w sposób, który wydaje się naturalny. 

Ustanowienie dni bez spotkań wymaga od menedżerów zaufania do swoich bezpośrednich podwładnych, że będą pracować autonomicznie. Z tego powodu jest to świetny sposób na ćwiczenie dawania pracownikom przestrzeni, której potrzebują, aby wykonywać swoją pracę najlepiej, jak potrafią, zamiast mikrozarządzać i ciągle sprawdzać, jak sobie radzą. 

7. Buduj zaufanie

Mikrozarządzanie opiera się na zaufaniu. Potrzebujesz zaufania, aby skutecznie delegować zadania i dawać pracownikom przestrzeń do wykonywania swojej pracy. Oznacza to, że aby zapobiec mikrozarządzaniu, należy skupić się na budowaniu pozytywnej kultury w miejscu pracy, która stawia na pierwszym miejscu zaufanie między członkami zespołu. 

Budowanie zaufania wymaga czasu, ale jest możliwe. Oto od czego zacząć: 

• Ćwicz bycie wrażliwym jako lider i otwieranie się na swoje niepewności. 

• Wzmocnij więzi w zespole, organizując gry integracyjne. 

• Rozwijaj inteligencję emocjonalną, aby budować silniejsze relacje i okazywać empatię członkom zespołu. 

• Ćwicz aktywne słuchanie, aby pokazać członkom zespołu, że naprawdę zależy Ci na tym, co mówią. 

• Dowiedz się, jak skutecznie przekazywać i przyjmować konstruktywną krytykę.  

Mikrozarządzanie nie sprawdza się na dużą skalę

Jeśli chcesz rozwijać i skalować swój zespół, mikrozarządzanie nie jest skutecznym stylem przywództwa. Ten rodzaj zarządzania może działać krótkoterminowo, ale z czasem prowadzi do powstawania wąskich gardeł i niezadowolenia pracowników. A co najważniejsze, mikrozarządzanie sprawia, że skupiasz się na drobnych szczegółach i tracisz z oczu ważne, ogólne cele. 

Zamiast mikrozarządzania skoncentruj się na budowaniu solidnych procesów zespołowych, które jasno określają, kto, co i na kiedy musi wykonać. Dzięki temu nie musisz stale sprawdzać i monitorować postępów w pracy. Zamiast tego możesz uruchomić procesy i zaufać swojemu zespołowi, że wykona swoje zadania. 

Jak efektywnie zarządzać obciążeniem pracą zespołu

Z tego darmowego e-booka dowiesz się, jak priorytetyzować pracę, aby Twój zespół mógł osiągać więcej, korzystając z mniejszych zasobów.

Pobierz pełny raport