Chcesz mniej spotkań, ale lepszych? Wypróbuj zarządzanie spotkaniami.

Wyobraź sobie, że uczestniczysz w spotkaniu, które nie ma jasno określonego celu ani czynności do wykonania. Ludzie rozmawiają, ale nikt niczego nie zapisuje. Kiedy spotkanie w końcu się kończy, jesteś wyczerpany, emocjonalnie wyczerpany i po prostu zły. 

Brzmi znajomo? Jeśli tak, to nie tylko Ty. 

Pracownicy tracą prawie trzy godziny tygodniowo na niepotrzebne spotkania. W obliczu lawiny zaproszeń na spotkania, coraz częściej się wyłączamy. Ponad połowa pracowników robi coś innego podczas spotkań, a tylko 43% aktywnie uczestniczy w krótszych spotkaniach online. Wystarczy powiedzieć, że wielu z nas uczestniczy w spotkaniach, które są bezproduktywne, niepotrzebne lub po prostu nudne. 

Nie chodzi o to, że wszystkie spotkania są złe, ale o to, że nie wykorzystujemy w pełni naszego czasu. Nie wystarczy ograniczyć liczby spotkań. Potrzebujemy lepszych spotkań, które będą naprawdę przydatne dla wszystkich uczestników. Ponieważ ostatecznie organizowanie bardziej efektywnych spotkań oznacza, że potrzeba mniej czasu na ich przeprowadzenie. 

Pomocne może okazać się zarządzanie spotkaniami. 

Czym jest zarządzanie spotkaniami?

Zarządzanie spotkaniami to proces koordynacji i przeprowadzenia spotkania w celu maksymalnego wykorzystania czasu. Obejmuje działania podejmowane przed, podczas i po spotkaniu, które mają na celu zapewnienie jego sprawnego przebiegu, takie jak utworzenie agendy i przypisanie czynności do wykonania. 

Dobre zarządzanie spotkaniami sprawia, że są one efektywne i produktywne. Uczestnicy rozumieją cel spotkania i mają informacje, których potrzebują, aby przybyć przygotowani, dzięki czemu mogą skupić się na pracy i sprawić, że wspólnie spędzony czas będzie jak najbardziej produktywny. Bardziej efektywne spotkania oznaczają również, że potrzeba ich mniej, aby wykonać pracę. Dzięki temu możesz usprawnić swój harmonogram i zapewnić wszystkim więcej czasu na skupienie się na pracy. 

Czy spotkanie jest w ogóle potrzebne? 

Nie każde spotkanie jest konieczne. Jeśli ciągle uczestniczysz w niepotrzebnych spotkaniach, rozważ przyjęcie bardziej holistycznego podejścia i przeprowadzenie „dnia zagłady” spotkań. Może to brzmieć trochę strasznie, ale dzień sądu nad spotkaniami to po prostu audyt spotkań na wyższym poziomie. Zachęć członków zespołu do usunięcia wszystkich cyklicznych spotkań z kalendarza, a następnie zacznij od nowa, wysyłając zaktualizowane zaproszenia. Właśnie przeprowadziliśmy taki dzień zagłady spotkań w Asana. Nasz audyt, przeprowadzony przez specjalistkę ds. organizacji i przedsiębiorcę Rebeccę Hinds, pozwolił uczestnikom zaoszczędzić średnio 11 godzin miesięcznie. 

Jak zarządzać spotkaniem: 9 prostych kroków

Odrobina dodatkowej pracy znacznie zwiększa efektywność spotkań. Wykonaj te dziewięć kroków, aby zaplanować efektywne spotkania i upewnić się, że będą one wartościowe dla wszystkich. 

1. Przed spotkaniem: określ cel spotkania

Przede wszystkim musisz zrozumieć cel spotkania. Jest to to, co Ty i Twoi interesariusze musicie osiągnąć podczas wspólnie spędzonego czasu, aby spotkanie zakończyło się sukcesem. Przede wszystkim obejmuje to tematy do omówienia i decyzje do podjęcia. Określenie celu spotkania to również dobra okazja, aby ocenić, czy w ogóle jest ono potrzebne. Jeśli masz trudności z wymyśleniem tematów do dyskusji lub jeśli możesz łatwo odpowiedzieć na pytania offline, rozważ użycie komunikacji asynchronicznej. 

Wykonaj te trzy kroki, aby określić cel spotkania: 

1. Wyznacz osiągalny cel, aby zespół mógł się na nim skupić i nie zbacał z właściwego toru.

2. Wymień wszystkie tematy, które musisz omówić, aby osiągnąć cel spotkania. 

3. Wyróżnij tematy, które wymagają podjęcia decyzji, aby osiągnąć cel spotkania. 

Załóżmy, że Twój zespół spotyka się, aby ustalić budżet na projekt przeprojektowania bloga. Oto jak możesz zdefiniować cel spotkania: 

Cel spotkania: sfinalizować budżet projektu dotyczącego przeprojektowania bloga. 

Wymagane tematy i decyzje: 

• Przewidywane wydatki na inne projekty zespołu i łączna kwota pozostałych środków. 

• Priorytet projektu przeprojektowania bloga w stosunku do innych projektów. Wymagana decyzja: czy powinniśmy nadać priorytet przeprojektowaniu bloga i przeznaczyć na to środki z innych projektów, czy też zadowolić się budżetem, który pozostał? 

• Przeanalizować dwa scenariusze budżetowe dotyczące przeprojektowania bloga. Wymagana decyzja — czy stworzyć tańszą wersję MVP, czy zdecydować się na pełny projekt? 

• Osoby zatwierdzające budżet. Wymagana decyzja – kto musi zatwierdzić ostateczny budżet? 

2. Przed spotkaniem: określ uczestników

Po ustaleniu celu spotkania możesz zdecydować, kto musi (a kto nie musi) w nim uczestniczyć. Aby spotkanie było bardziej efektywne, najlepiej ograniczyć liczbę osób do tych, które absolutnie muszą w nim uczestniczyć. Uczestnikami powinny być osoby, których wkład jest wymagany do podejmowania decyzji i osiągnięcia celów spotkania. Po spotkaniu zawsze możesz wysłać notatki z niego do interesariuszy, którzy powinni być poinformowani, ale nie muszą być zaangażowani w proces decyzyjny.

3. Przed spotkaniem: określ role i obowiązki

Każdy uczestnik powinien mieć określoną rolę do odegrania podczas spotkania. Przed rozpoczęciem spotkania wyjaśnij role i obowiązki wszystkich uczestników, aby było jasne, za co każdy z nich jest odpowiedzialny i jak powinien się przygotować. W następnym kroku uwzględnisz te informacje w agendzie spotkania, aby każdy uczestnik mógł je zobaczyć z wyprzedzeniem.

Jeśli nie wiesz, od czego zacząć, oto kilka typowych ról na spotkaniu: 

• Prowadzący: prowadzi spotkanie, przedstawia tematy z agendy i utrzymuje koncentrację interesariuszy na właściwym torze. Prowadzący jest często organizatorem spotkania. 

• Osoba sporządzająca notatki: zapisuje notatki lub protokół ze spotkania, aby je udokumentować. W przypadku cyklicznych spotkań zespołu staraj się zmieniać osoby odpowiedzialne za sporządzanie notatek, aby nie obciążać tej samej osoby tym zadaniem za każdym razem. 

• Osoby decyzyjne: odpowiedzialne za podejmowanie kluczowych decyzji w celu osiągnięcia celu spotkania. 

• Współpracownicy: przekazują aktualizacje i informacje potrzebne do osiągnięcia celu spotkania. Współpracownicy mogą przygotowywać prezentacje, przekazywać aktualizacje dotyczące projektu lub po prostu dzielić się swoją opinią. 

4. Przed spotkaniem: utwórz i udostępnij agendę spotkania

Dobra agenda spotkania służy dwóm celom. Pomaga zaplanować i przeprowadzić spotkanie na czas, a także dostarcza interesariuszom informacji, których potrzebują, aby przygotować się do spotkania i podjąć świadome decyzje. Kluczowe jest udostępnienie agendy spotkania z wyprzedzeniem, najlepiej co najmniej 24 godziny przed rozpoczęciem spotkania. 

Twoja agenda powinna informować interesariuszy o celach spotkania, tematach do omówienia i decyzjach, które należy podjąć. Jeśli cel spotkania został już określony, informacje te są gotowe do wykorzystania. 

Oto, co należy uwzględnić w agendzie spotkania:

• Cel spotkania.

• Uczestnicy spotkania i ich role.

• Przegląd tematów omawianych podczas spotkania, w tym kluczowe decyzje, które należy podjąć. 

• Czas trwania i czas przeznaczony na każdy element agendy.

• Wszelkie materiały, które uczestnicy powinni przeczytać przed spotkaniem. 

W przypadku cyklicznych spotkań synchronizacyjnych wiele zespołów idzie o krok dalej, korzystając z szablonu spotkania L10. Jest on oparty na agendzie i zawiera powtarzalną strukturę dla problemów, kart wyników i czynności do wykonania, dzięki czemu spotkania są produktywne z tygodnia na tydzień.

5. Przed spotkaniem: określ, jak długo powinna ono trwać

Długość spotkania odgrywa ogromną rolę w jego produktywności, zwłaszcza w przypadku spotkań online. Według neurobiologa poznawczego dr Sahar Yousef „musisz mieć naprawdę dobry powód, aby zaplanować blok czasu dłuższy niż 30 minut”. Badanie przeprowadzone przez Microsoft w 2020 roku wykazało, że zmęczenie wideo pojawia się po 30 minutach wirtualnych spotkań, co oznacza, że znacznie trudniej jest się skupić po tym czasie. Z drugiej strony, gdy rozmawiamy twarzą w twarz, zwykle możemy utrzymać koncentrację przez 45–60 minut. 

Jeśli musisz zaplanować dłuższe spotkanie, dr Yousef radzi, aby po 30 minutach zrobić sobie 1-minutową przerwę. Dzięki temu mózg może się zresetować, a Ty zachowasz energię na kolejny etap spotkania. 

6. Przed spotkaniem: wyślij zaproszenie do kalendarza

Planowanie spotkań jest często trudnym procesem, zwłaszcza jeśli pracujesz w wirtualnym zespole, który obejmuje różne strefy czasowe. Szukając terminu spotkania w kalendarzach wszystkich uczestników, pamiętaj o następujących kwestiach: 

• Czy potrzebujesz dodatkowego czasu na dojazd lub przygotowanie sprzętu? 

• Gdzie odbędzie się spotkanie? Czy musisz zarezerwować salę konferencyjną, wysłać wirtualne zaproszenie, czy też jedno i drugie? 

• W jakich strefach czasowych znajdują się uczestnicy? Czy planujesz spotkanie w godzinach pracy wszystkich uczestników (lub przynajmniej w ich pobliżu)? 

7. Podczas spotkania: sporządź notatki

Notatki ze spotkania pomagają zapamiętać i śledzić ważne szczegóły, takie jak kluczowe decyzje, aktualizacje projektu i kolejne kroki. Są również pomocne dla interesariuszy, którzy chcą być na bieżąco z Twoim projektem. Zamiast uczestniczyć w spotkaniu jako osoba postronna, mogą po prostu przeczytać notatki ze spotkania. 

Odpowiedzialność za notatki ze spotkania może wydawać się onieśmielająca, ale wcale nie musi tak być. Oto kilka wskazówek, o których warto pamiętać, gdy Ty (lub wyznaczona przez Ciebie osoba) zaczynasz sporządzać notatki: 

• Użyj agendy spotkania jako konspektu dla swoich notatek. Dzięki temu wszystko będzie już ułożone i nie trzeba będzie podejmować żadnych dodatkowych kroków, aby uporządkować informacje.

• Nie musisz zapisywać wszystkiego dosłownie. Zamiast tego skup się na wyróżnieniu ważnych informacji, takich jak czynności do wykonania, aktualizacje projektu i kluczowe decyzje. 

• W przypadku spotkań wirtualnych bez prezentacji spróbuj udostępnić ekran, aby wszyscy mogli zobaczyć Twoje notatki. Dzięki temu członkowie zespołu będą mogli zgłosić się do głosu, jeśli uznają, że brakuje jakichś ważnych informacji. 

8. Na koniec spotkania: określ i przypisz czynności do wykonania

Czy zdarzyło Ci się zakończyć spotkanie, nie wiedząc, co robić dalej? Możesz temu zapobiec, przypisując konkretne czynności do wykonania podczas spotkania. Czynności do wykonania określają, kto co robi po zakończeniu spotkania i służą dwóm ważnym celom: 

1. Sprawiają, że wszyscy są na bieżąco z kolejnymi krokami i zapewniają postęp prac.

2. Podsumowują dyskusję, zapewniając, że wszyscy skupiają się na konkretnym planie działania, a nie na mglistych pomysłach. 

Aby wszyscy byli na bieżąco, najlepiej przypisywać czynności do wykonania w czasie rzeczywistym podczas samego spotkania. Upewnij się, że są one udokumentowane w notatkach ze spotkania, aby mieć konkretny zapis tego, kto jest za co odpowiedzialny. Jeśli Twój zespół korzysta z narzędzi do zarządzania projektami, takich jak Asana, możesz przypisywać zadania bezpośrednio z agendy spotkania. 

9. Po spotkaniu: udostępnij i zarchiwizuj notatki ze spotkania

Udostępnienie notatek ze spotkania uczestnikom to świetny sposób na podsumowanie wszystkiego, co zostało omówione. Pomaga to interesariuszom zapamiętać kluczowe decyzje i czynności do wykonania, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco przed kolejnym spotkaniem. Ponadto udostępnianie notatek ze spotkania to świetny sposób na asynchroniczne informowanie interesariuszy, którzy chcą być na bieżąco z postępami projektu, ale niekoniecznie muszą uczestniczyć w spotkaniach. 

Pamiętaj, aby zapisać i zarchiwizować notatki ze spotkania w miejscu, do którego każdy będzie miał łatwy dostęp. Na przykład Asana umożliwia tworzenie, udostępnianie i archiwizowanie notatek w jednym miejscu. Interesariusze mogą również komentować i współpracować bezpośrednio przy notatkach ze spotkania, dzięki czemu kluczowe konwersacje odbywają się w tym samym miejscu, w którym przechowywana jest praca. 

8 wskazówek dotyczących efektywnego zarządzania spotkaniami

Zarządzanie spotkaniami jest stosunkowo proste, ale potrzeba trochę praktyki, aby robić to dobrze. Aby zaoszczędzić Ci kłopotów, przedstawiamy osiem wskazówek, które pomogą Ci poprawić umiejętności zarządzania spotkaniami: 

1. Udostępnij agendę spotkania z wyprzedzeniem: udostępnienie agendy z wyprzedzeniem pomaga interesariuszom przygotować się i podzielić swoimi pomysłami. Dzięki temu nie musisz tracić czasu na wprowadzenie wszystkich w temat. Zamiast tego możesz od razu przejść do ważnych tematów. 

2. Trzymaj się agendy: agenda to najlepszy przewodnik po spotkaniu – zawiera listę wszystkich tematów do omówienia, decyzji do podjęcia oraz czasu przeznaczonego na każdy temat. Podczas spotkania miej ją zawsze przed sobą, aby lepiej zarządzać czasem i upewnić się, że dyskusje przebiegają zgodnie z planem. Jeśli pojawią się dodatkowe tematy, zanotuj je, aby wrócić do nich później w sposób asynchroniczny lub na osobnym spotkaniu. 

3. Organizuj krótkie spotkania: im dłuższe spotkanie, tym trudniej jest wszystkim skupić się i zaangażować. Niech to agenda określa wymaganą długość spotkania i pamiętaj, że nie wszystkie spotkania muszą trwać 30 lub 60 minut – mogą trwać 15 minut, 40 minut lub tyle, ile faktycznie potrzebujesz. Krótsze spotkania biznesowe są szczególnie ważne w przypadku zespołów zdalnych, ponieważ zmęczenie wideo pojawia się po około 30 minutach. Z drugiej strony, podczas spotkań twarzą w twarz, zazwyczaj możemy utrzymać koncentrację przez 45 do 60 minut. 

4. Zaproś mniej osób: im mniejsze spotkanie, tym bardziej może być efektywne. Zaproszenie mniejszej liczby osób może sprawić, że spotkanie będzie bardziej produktywne i da uczestnikom przestrzeń oraz czas, których potrzebują, aby wnieść swój wkład. Dzięki temu inne osoby nie będą tracić czasu na spotkania, które ich nie dotyczą. Decydując, kogo zaprosić, pamiętaj, że udane spotkania koncentrują się na podejmowaniu decyzji, a nie na zwykłym dzieleniu się informacjami. Jeśli interesariusze chcą być na bieżąco, możesz wysłać im notatki ze spotkania po jego zakończeniu. 

5. Rozpocznij spotkanie punktualnie: możesz przeznaczyć kilka minut na przybycie uczestników, ale dłuższe oczekiwanie może wpłynąć na produktywność spotkania. Staraj się konsekwentnie rozpoczynać spotkania punktualnie, nawet jeśli ktoś jeszcze nie przybył. Jeśli na Twoich spotkaniach często pojawiają się osoby spóźnione, na początku spotkania zadaj pytanie na rozgrzewkę, aby dać im czas na dołączenie. 

6. Zadbaj o interaktywność: najlepsze spotkania są pełne kreatywności i energii. Ludzie nie tylko pojawiają się i słuchają pasywnie, ale aktywnie uczestniczą w dyskusji. Aby spotkania były bardziej interaktywne, spróbuj bezpośrednio poprosić o wkład i przeznaczyć czas na burzę mózgów.

7. Zaplanuj czas na pytania i odpowiedzi: trzymanie się agendy jest ważne, ale musisz również wykazać się elastycznością i zostawić czas na odpowiednie pytania. Zamiast odkładać pytania i odpowiedzi na koniec spotkania, zachęcaj uczestników do zadawania pytań w trakcie całego spotkania. Dzięki temu rzadziej o nich zapomną, a Ty będziesz mógł odpowiedzieć na każde pytanie w odpowiednim kontekście. 

8. Kontynuuj spotkanie od razu po jego zakończeniu: nie zwlekaj — kontynuuj spotkanie, gdy wszyscy mają je jeszcze świeżo w pamięci. Możesz udostępnić notatki ze spotkania, zaplanować kolejne spotkania i przypisać czynności do wykonania. 

Spraw, aby spotkania znów były efektywne

Spotkania nie muszą być stratą czasu. Jeśli jest jedna rzecz, którą zapamiętasz z tego artykułu, niech to będzie ta: jedno produktywne spotkanie jest zawsze lepsze niż kilka bezproduktywnych. Dzięki wcześniejszemu zaplanowaniu możesz zrobić tyle samo (jeśli nie więcej) w krótszym czasie, a także skupić się na tym, co najważniejsze. 

Potrzebujesz więcej materiałów na temat spotkań? Zapoznaj się z naszymi artykułami na temat spotkań stand-up, retrospekcji sprintu, spotkań dotyczących planowania sprintu, spotkań inaugurujących projekt oraz spotkań podsumowujących projekt.