Wskazówki Asana: 7 ulubionych funkcji, które pomogą Ci odnieść sukces

Asana została stworzona z myślą o wszystkich rodzajach zespołów i istnieje wiele sposobów, aby dostosować ją do potrzeb Twojego zespołu. Dwa zespoły mogą używać tej samej funkcji na zupełnie różne sposoby – wystarczy trochę nauki i prób, aby znaleźć to, co działa najlepiej. Uwzględniając to, przygotowaliśmy kilka wskazówek, które pomogą Ci w tym. Zebraliśmy nasze ulubione, aby pomóc Ci korzystać z Asana jak profesjonalista.

1. Wyświetl listę rzeczy do zrobienia w sekcji „Moje zadania”

Nie wiesz, gdzie jest to zadanie, które przydzielił Ci współpracownik? Chcesz dowiedzieć się, nad czym musisz dziś pracować? Lista „Moje zadania” to miejsce, w którym znajdziesz odpowiedzi na te pytania. To lista wszystkich zadań, które zostały Ci przypisane. Możesz ją filtrować, aby wyświetlić zadania ukończone, do wykonania wkrótce i nadchodzące. Wracaj do listy „Moje zadania” w ciągu dnia, aby upewnić się, że wszystko idzie zgodnie z planem i że jesteś na bieżąco z nowymi zadaniami.

Najważniejsze wskazówki dotyczące korzystania z listy „Moje zadania”:

• W każdym zadaniu ustaw datę wykonania i priorytetyzuj je, oznaczając jako „Dzisiaj”, „Nadchodzące” lub „Później”. W ten sposób możesz skupić się na najważniejszych zadaniach, nie martwiąc się o to, że zapomnisz o pracy, która ma się odbyć później lub że rozproszy Cię bałagan.

• Kliknij ikonę filtru w prawym górnym rogu sekcji „Moje zadania”, aby posortować zadania według daty wykonania lub ukończenia. Wyświetlanie ukończonych zadań daje poczucie tego, co udało Ci się osiągnąć (czyli błyskawiczny raport o postępach).

• Użyj widoku Kalendarz, aby zwizualizować swój harmonogram w perspektywie krótko- i długoterminowej, aby zrozumieć swoje możliwości. Następnie przeciągnij i upuść dowolne zadania, aby zmienić datę wykonania.

Więcej wskazówek na temat zadań znajdziesz w naszej serii „Jak używać Asany”.

2. @wzmianki o członkach zespołu, zadaniach i projektach

Chcesz zwrócić uwagę współpracownika na zadanie? Dodać link do innej pracy? Ułatwić udostępnianie projektu? Po prostu wpisz @ i nazwę osoby, zadania lub projektu, do którego chcesz dodać link w Asanie. W przypadku członków zespołu generuje to powiadomienie (czyli „pinguje” ich). W przypadku zadań i projektów, zostanie utworzony link do pracy w Asanie. Nie musisz się już zastanawiać, czy członek zespołu widział Twoją wiadomość, ani wysyłać dziesiątek dokumentów referencyjnych.

3. Dokumentuj proces (i przyspiesz go) za pomocą szablonów niestandardowych

Pamiętasz, jak kampania została opóźniona, ponieważ projektant nie został o niej poinformowany? Albo kiedy e-mail nie został przetestowany, ponieważ wszyscy założyli, że zrobił to ktoś inny? Tworzenie przejrzystych procesów i ich utrzymywanie może być żmudne… dopóki nie wykorzystasz mocy Asana, aby Ci w tym pomóc.

Szablony niestandardowe w Asanie to najłatwiejszy (i najszybszy) sposób na udokumentowanie i zabezpieczenie procesów, aby umożliwić szybkie rozpoczęcie pracy nad nowymi projektami. Każdy może utworzyć projekt na podstawie szablonu, dzięki czemu zawsze będzie postępować zgodnie z właściwymi krokami i będzie miał informacje potrzebne do jego pomyślnej realizacji.

Najważniejsze wskazówki dotyczące szablonów niestandardowych:

• Szablony są automatycznie dostępne tylko do komentowania, aby zablokować możliwość wprowadzania zmian. Dzięki temu nikt nie wprowadzi do niego przypadkowych zmian.

• Każdy powtarzający się proces można przekształcić w szablony niestandardowe. Niektóre z naszych ulubionych to planowanie wydarzenia, wdrażanie nowych pracowników i premiery produktów.

4. Zachowaj przejrzystość kontekstu, dodając zadania należące do wielu projektów

Czasami praca nie ogranicza się do jednego projektu – na przykład post na bloga, który śledzisz w swoim Kalendarz publikacji, jest również potrzebny do nadchodzącej kampanii marketingowej. Zamiast powielać zadania (i pracę), po prostu dodaj je do obu projektów. W ten sposób praca i aktualizacje są śledzone w tym samym miejscu, a inni interesariusze mogą je zobaczyć w projekcie, który najbardziej im odpowiada.

Osoba recenzująca bloga może łatwo uzyskać dostęp do wersji roboczej z projektu kalendarza redakcyjnego, a menedżer kampanii może przejrzeć projekt, aby upewnić się, że treść jest przygotowywana na czas.

5. Wyświetl czas trwania zadania z datami rozpoczęcia

Terminy mówią Ci, kiedy praca ma być wykonana, ale zbyt często czekamy do ostatniej chwili lub pozwalamy, aby wymknęła się spod kontroli, jeśli mamy zbyt dużo czasu. Zamiast tego możesz użyć dat rozpoczęcia, aby nadać tempo pracy i upewnić się, że plany projektu dają członkom zespołu wystarczająco dużo czasu na ukończenie pracy.

6. Oznacz wszystko kolorami

Asana pomaga zapobiegać zaśmiecaniu biurka karteczkami samoprzylepnymi i zakreślaczami, ale to nie znaczy, że pozbyliśmy się kolorów. Wręcz przeciwnie – oferujemy wiele opcji dodawania kolorów, które pomogą Ci uporządkować pracę. Możesz ustawić kolor projektu, aby oznaczyć jego typ lub uporządkować pasek boczny – po prostu kliknij listę rozwijaną nagłówka projektu i wybierz kolor. Możesz również ustawić kolory dla pól niestandardowych.

Dzięki temu członkowie zespołu mogą łatwo skanować informacje, zerkając na kolor. Jeśli masz pola niestandardowe, możesz użyć czerwonego dla „wstrzymane”, żółtego dla „w trakcie przeglądu” i zielonego dla „ukończone”.

7. Ustal zasady korzystania z Asany przez zespół

Istnieje mnóstwo sposobów korzystania z Asany i chociaż mamy wiele zaleceń dotyczących „właściwego sposobu”, ostatecznie to, co jest „właściwe”, to to, co najlepiej sprawdza się w Twoim zespole. Jeśli dopiero zaczynasz korzystać z Asany, zapoznaj się z naszym przewodnikiem po konwencjach i zorganizuj spotkanie ze swoim zespołem, aby ustalić, w jaki sposób chcecie używać Asany do komunikacji i współpracy.

Oto kilka rzeczy, które warto ustalić:

• Jakie informacje musi zawierać zadanie, zanim zostanie przypisane?

• W jaki sposób będziecie udostępniać aktualizacje?

• Kto tworzy projekty i nimi zarządza?

• W jaki sposób będziesz korzystać z poczty e-mail i oprogramowania do czatu w połączeniu z Asana?

Zapoznaj się z artykułem Jak używać Asany, aby uzyskać kilka wskazówek dotyczących zasad komunikacji w Asanie:

Chcesz uzyskać więcej wskazówek?

Aby uzyskać więcej wskazówek dotyczących Asana, zasubskrybuj nasz blog i dołącz do naszej społeczności, aby uczyć się od ekspertów Asana z całego świata.