Ustal zasady dotyczące korzystania z Asany

Twój zespół poznał już Asanę, więc teraz nadszedł czas, aby upewnić się, że wszyscy zgadzają się kluczowymi zasadami dotyczącymi korzystania z niej. Podjęcie decyzji o tym, jak będziecie używać Asany już na początku pozwoli wam osiągnąć długofalowy sukces, a w dłuższej perspektywie pomoże maksymalnie wykorzystać możliwości Asany Premium. Uzgodnienie kilku fundamentalnych zasad sprawi również, że każdy będzie czuć się komfortowo korzystając z Asany.

Dla najlepszych rezultatów, zalecamy przeprowadzenie dyskusji na temat zasad korzystania z Asany tuż po przedstawieniu jej zespołowi. Dzięki temu wszyscy będą mieli czas na zapoznanie się z Asaną, ale jeszcze nie będą mieli wyrobionych nawyków dotyczących korzystania z niej. Zaobserwuj, co sprawdza się w Twoim zespole i jaka jest jego preferowana forma używania Asany. Zorganizuj spotkanie, na którym ustalicie zasady i stwórz dedykowany projekt, w którym zostaną one zapisane:

Każdy zespół ma swoje własne preferencje, ale oto kilka wskazówek, które pomogą Ci w ustaleniu zasad dla Twojego zespołu:

Zasady dotyczące zadań

Tworzenie zadań

Zachęć wszystkich do tworzenia zadań i przypisywania ich do innych członków zespołu (również na linii podwładny-menedżer). Asana jest najbardziej użyteczna wtedy, gdy każdy może dzielić się swoimi pomysłami i popychać działania do przodu.

Nadawanie nazw zadaniom

Nazwy zadań powinny być konkretne i oparte na działaniach. Na przykład, zamiast nazwy „Post na bloga”, nazwij zadanie „Napisać post na bloga o [temat posta]”. Dzięki temu nikt nie będzie mieć wątpliwości odnośnie tego, co jest do zrobienia.

Możesz także określić zasady nadawania nazw dla konkretnego projektu, jeśli zadania realizowane są według określonego przepływu pracy.

Tworzenie dobrego zadania

Twój zespół powinien określić, jakie szczegóły są niezbędne, aby uznać zadanie za „dobre”. W każdym zadaniu możesz dodać opis, datę wykonania, osobę odpowiedzialną, współpracowników, podzadania i komentarze. Zalecamy dodanie kontekstu i najważniejszych szczegółów, aby upewnić się, że osoba odpowiedzialna posiada wszystkie informacje wymagane do wykonania zadania.

• Link do odpowiednich informacji w opisie zadania, który możesz dodać @wspominając powiązane zadania, projekty lub wiadomości.
• Powołując się na dokument, dołącz odpowiednie pliki w sekcji komentarzy.
• Wyznacz realistyczne daty wykonania jak tylko staną się znane lub postaraj się je oszacować, aby członkowie zespołu nie utracili ich z pola widzenia.
• Dodaj daty rozpoczęcia i wykonania, aby było jasne, kiedy należy rozpocząć pracę, aby zakończyć ją w terminie.
• Dodaj członków zespołu jako współpracowników, aby mogli na bieżąco śledzić postępy w realizacji zadania.
• Oznacz zadanie jako zależne od innego, aby członkowie zespołu wiedzieli, że mogą rozpocząć pracę dopiero po ukończeniu pierwszego zadania.
• Używaj tekstu sformatowanego w opisach zadań, aby w klarowny sposób przekazywać informacje, wykorzystując m.in. listy punktowane i numeryczne.

Aktualizowanie zadań, które są przypisane do Ciebie

Gdy ktoś przypisze Ci zadanie, stajesz się odpowiedzialny za jego realizację. Oto kilka sugestii, jak informować członków zespołu o postępach:

• Polub zadanie, aby dać znać osobie, która Ci je delegowała, że się nim zajmiesz.
• Jeśli masz pytania lub chcesz udostępnić aktualizację, dodaj komentarz bezpośrednio w zadaniu.
• Jeśli musisz zmienić datę wykonania, dodaj komentarza, aby wyjaśnić powód przesunięcia terminu.
• Przypnij najważniejszy komentarz lub wniosek z dyskusji u góry sekcji komentarzy.
• Jeśli nie możesz zająć się realizacją zadania, przypisz je ponownie do jego twórcy lub użyj @wzmianek, aby zapytać członków zespołu czy mogą wykonać je zamiast Ciebie.
• Jeśli zadanie posiada pola niestandardowe, wypełnij je i aktualizuj w miarę postępów.
• Czy Twój zespół używa aplikacji Slack? Jeśli tak, możesz z łatwością podejmować działania na zadaniach bezpośrednio z aplikacji Slack.

Używanie podzadań

Przypisując podzadanie, upewnij się, że zadanie nadrzędne lub podzadanie zawierają niezbędny kontekst do jego wykonania. Unikaj jednak tworzenia wielopoziomowych struktur. W każdej chwili możesz przeciągnąć podzadanie do okienka głównego projektu, aby przekształcić je w zadanie.

Nadawanie nazw zadaniom szablonu

W przypadku powtarzalnych i często wykorzystywanych przepływów pracy, duplikuj projekty i zadania z szablonu. Tworząc szablony, umieść odpowiednie słowo kluczowe w nazwie zadania lub projektu, aby członkowie zespołu wiedzieli, że jest to szablon i mogli z łatwością go odnaleźć w wyszukiwarce (np. „Szablon” lub „Duplikat”). Zapewnij jasne instrukcje w opisie, kiedy i w jaki sposób zadanie lub projekt powinny być używane.

Zasady dotyczące projektów

Tworzenie nowych projektów

Podobnie jak w przypadku zadań, każdy może utworzyć projekt. W celu zachowania spójności, możesz wyznaczyć jedną osobę z zespołu, która będzie za to odpowiedzialna.

Tworzenie dobrego projektu

• Zdecyduj, do jakich typów przepływów prac będą wykorzystywane listy, a do jakich tablice.
• Dla wszystkich istotnych przepływów pracy, inicjatyw lub spotkań stosuj opisowe nazwy i trzymaj się tych samych konwencji przy tworzeniu kolejnych.
• W polu opisu projektu umieść jego cele i założenia, aby przypominały członkom zespołu do czego służy każdy projekt.
• W sekcji przeglądu projektu, dodaj brief projektu i zdefiniuj role w projekcie. Wraz z postępami w realizacji projektu, pamiętaj o sprawdzaniu aktualizacji statusu w sekcji Przegląd.
• Dodaj sekcje, aby zorganizować swój projekt i wprowadzić czytelny podział na etapy lub kategorie.
• Dodaj pola niestandardowe, aby móc z łatwością śledzić wszystkie najważniejsze informacje w każdym zadaniu utworzonym w projekcie.
• Utwórz własny szablon lub skorzystaj z gotowego szablonu Asany, aby ustandaryzować powtarzające się przepływy pracy i projekty oraz szybko je rozpoczynać. Dzięki temu nie będziesz musiał za każdym razem zaczynać wszystkiego nowa i upewnisz się, że żaden krok nie został pominięty.

Zarządzanie projektem

Tworząc projekt, stajesz się domyślnie właścicielem projektu. Możesz zmienić właściciela projektu w zakładce przeglądu. Właściciel projektu lub wyznaczony do tego zadania członek zespołu powinni dbać o organizację projektu i publikować cotygodniowe aktualizacje statusu.

• W miarę dodawania kolejnych zadań i postępów w ich realizacji, upewnij się, że każde z nich ma przypisaną osobę odpowiedzialną, przenoś je do odpowiednich sekcji lub kolumn, a w stosownych przypadkach aktualizuj pola niestandardowe.
• Dodaj reguły, aby zaoszczędzić czas na zarządzaniu projektem i ułatwić członkom zespołu wykonywanie właściwych kroków. Reguły pozwalają zautomatyzować ręczne zadania, takie jak aktualizowanie pól w Asanie, czy przypisywanie zadań.
• Jeśli zadania są zaległe lub nie mają przypisanych dat wykonania, skontaktuj się z osobą odpowiedzialną, aby przywrócić ich realizację na właściwe tory.
• Wyznacz kamienie milowe w projekcie, aby upewnić się, że realizujesz główne cele i na bieżąco śledzić kluczowe wskaźniki postępu, zaprezentowane w prostej, wizualnej formie.
• Użyj osi czasu, aby zaplanować swój projekt i wprowadzać w nim zmiany w miarę postępów w realizacji celu. Widok ten, przypominający wykres Gantta, pozwala łatwo zobaczyć zależności pomiędzy zadaniami i modyfikować harmonogram projektu.
• Jeśli zarządzasz wieloma projektami, dodaj je do portfolio, aby je zorganizować i śledzić według inicjatywy. Portfolio ułatwiają monitorowanie statusu wszystkich projektów.

Udostępnianie aktualizacji statusu

Właściciel projektu lub wyznaczony członek zespołu powinien udostępniać regularne aktualizacje statusu projektu z poziomu zakładki przeglądu.

• Aktualizacje statusu zapewniają przejrzystość odnośnie postępu prac w projekcie zarówno Twojemu zespołowi, jak i zespołom międzyfunkcyjnym.
• Ustaw kolor aktualizacji statusu na zielony, żółty lub czerwony jako wskaźnik postępu prac w projekcie.
• Członkowie zespołu mogą odpowiadać na aktualizacje statusu, jeśli chcą zadać pytanie, przekazać informację zwrotną lub stworzyć zadanie dotyczące kolejnych czynności.
• Właściciel projektu co tydzień otrzyma zadanie z przypomnieniem o aktualizacji statusu projektu.

dodaj projekty do portfolio, aby móc śledzić wszystkie aktualizacje statusu, terminy i postępy (lub poprosić właścicieli projektów o aktualizację) w jednym miejscu.

Zasady dotyczące wiadomości e-mail

Używanie wiadomości zespołowych

Do komunikacji wewnętrznej zalecamy korzystanie z wiadomości zamiast maili. Jeśli jest to konieczne, delikatnie przypomnij członkom zespołu, aby używali Asany, a nie poczty e-maili.

Używanie powiadomień e-mail

Asana wysyła powiadomienia mailowe dotyczące nowej aktywności, dzięki czemu członkowie zespołu, którzy nie korzystają z Asany, mogą pozostać ze wszystkim na bieżąco. Regularni użytkownicy Asany preferują korzystanie ze Skrzynki odbiorczej (a nie poczty e-mail), aby na bieżąco śledzić aktualizacje.

Sugerujemy, aby powiadomienia mailowe pozostały włączone do czasu, gdy Ty i członkowie zespołu przyzwyczaicie się do regularnego sprawdzania Asany. Możesz włączyć lub wyłączyć powiadomienia w sekcji Moje ustawienia.

Zmniejszenie liczby maili w zespole

Dla najlepszych rezultatów, zalecamy zespołom całkowitą rezygnację z przesyłania próśb i wymagań projektowych drogą mailową na rzecz korzystania z Asany. Maile stanowią dobry sposób na nawiązanie kontaktu z osobami spoza organizacji, ale nie są skutecznym narzędziem w planowaniu, zarządzaniu i priorytetyzowaniu zadań. W tej roli świetnie za to sprawdzi się Asana.

Za pomocą naszego dodatku Asana dla Gmaila oraz aplikacji Asana dla programu Outlook, możesz szybko przekształcać maile w działania – bezpośrednio z poziomu swojej skrzynki odbiorczej. Korzystanie z tych integracji z pocztą e-mail może być prostym sposobem na przyzwyczajenie zespołu do odejścia od poczty e-mail na rzecz korzystania z Asany, bez potrzeby nauki nowych czynności czy zmiany sposobu pracy.

Praktykowanie zasad

Opracowanie zasad odnośnie sposobu, w jaki Twój zespół będzie korzystać z Asany przełoży się na lepszą organizację i przejrzystość, a w efekcie pomoże każdemu działać efektywniej. Poproś kilku członków zespołu, aby pomogli Ci nadzorować przestrzeganie zasad. Dzięki temu pozostałe osoby będą czuć się bezpiecznie wiedząc, że niczego nie „zepsują” i mogą liczyć na pomocne wskazówki.

stwórz „bezpieczny projekt” w Asanie, w którym wszyscy będą mogli testować i uczyć się jej funkcji, bez obaw o naruszenie danych.

Kiedy już ustalicie wasze zasady korzystania z Asany, zapiszcie je w projekcie, aby zarówno obecni, jak i przyszli pracownicy mogli uzyskać do nich dostęp. W ten sposób upewnisz się, że każdy jest o wszystkim poinformowany i może w dowolnej chwili odświeżyć sobie to, co zostało postanowione.

wypróbuj Asanę na następnym spotkaniu zespołu i poświęć trochę czasu na powtórzenie zasad.