Najlepsze funkcje, które warto poznać

Jednym z najważniejszych momentów w korzystaniu z Asany jest to, gdy klienci zdają sobie sprawie, z tego, że mogą połączyć w niej całą swoją pracę i przeglądać ją w różnych kontekstach, bez konieczności powielania wysiłków ani utraty kontekstu.

Zwróć uwagę członków zespołu i odwołuj się do innych zadań i projektów dzięki @wzmiankom

@Wzmianki tworzą odnośniki do projektów, wiadomości lub zadań w dowolnym polu opisu lub komentarzu w Asanie.

Kiedy używać @wzmianek

• Odwoływanie się do dodatkowych informacji – @wspomnij inne zadanie, projekt lub wiadomość, aby mieć pod ręką kontekst i historię dotyczącą całej pracy. Dzięki temu członkowie zespołu nie będą musieli wyszukiwać tych informacji samodzielnie.

• Przywołaj powiązane zadania – jeśli dane zadanie jest powiązane z innym, możesz @wspomnieć je w komentarzu lub opisie zadania, aby zwrócić na nie uwagę członków zespołu.

• Skieruj komentarz do określonego członka zespołu – wspomnij członka zespołu w zadaniu lub komentarzu, aby dodać go jako obserwującego. Otrzyma on powiadomienie i będzie mógł zobaczyć Twój komentarz.

Zapobiegaj duplikowaniu pracy, dodając to samo zadanie do wielu projektów

Wpisz Tab + P i użyj przycisku +, który się pojawi, aby dodać zadanie do tylu projektów, ilu potrzebujesz. Jeśli zadanie zostanie zaktualizowane, zmiany będą widoczne w obu projektach (jest to to samo zadanie, ale znajdujące się w dwóch projektach).

Kiedy dodawać zadania do wielu projektów

• Kiedy chcesz omówić zadanie na spotkaniu – dodaj zadanie do projektu spotkania, zachowując je w pierwotnym projekcie. Dzięki temu nie zapomnisz o omówieniu go na spotkaniu, a także będziesz mógł zobaczyć je w kontekście innych zadań.

• Zadanie jest istotne dla większej liczby projektów – dodaj zadania, które wymagają przekazania prac lub współpracy pomiędzy dwoma zespołami w ramach obydwu projektów. To pozwoli każdemu śledzić postępy, bez konieczności powielania informacji lub dyskusji na temat zadania.

• Twoje zadanie jest powiązane z kluczowym celem lub kamieniem milowym – możesz śledzić cele w dedykowanym projekcie wspólnie z zespołem lub firmą. Jeśli masz projekt, który służy do śledzenia kroków prowadzących do realizacji tego celu, możesz dodać zadanie z celem do projektu dotyczącego celu, a także do projektu śledzącego Twoją inicjatywę.

Upewnij się, że zadania są rozpoczynane we właściwym momencie i kolejności dzięki zależnościom

Aby usprawnić proces przekazywania prac, oznacz zadania jako zależne od innych. Członkowie zespołu będą wiedzieli czyja praca może zostać zablokowana, a także, na które zadania oczekują. Możesz ustawić zależności bezpośrednio w zadaniu, lub przeciągając i upuszczając je w widoku osi czasu.

jeśli zmieni się data wykonania pierwszego zadania, otrzymasz powiadomienie i będziesz mógł odpowiednio zaktualizować datę wykonania zadania zależnego.

Kiedy używać zależności

• Wprowadzenie nowego produktu na rynek: „Wdrożenie dla wszystkich użytkowników” oczekuje na „Uwzględnić informację zwrotną od beta testerów”
• Kalendarz publikacji: „Sfinalizować prace nad blogiem” oczekuje na „Uwzględnić poprawki redaktorskie”
• Planowanie wydarzenia: „Zarezerwować miejsce” oczekuje na „Zatwierdzić budżet”
• Śledzenie błędów: „Priorytetyzacja błędu” oczekuje na „Odtworzyć błąd”
• Przeglądy projektów: „Rozpocząć prace projektowe” oczekuje na „Wybrać paletę kolorów”
• Wdrażanie nowego pracownika: „Wybrać świadczenia” oczekuje na „Uzyskać informacje potrzebne do zalogowania od zespołu IT”

Filtruj, sortuj i śledź określone szczegóły za pomocą pól niestandardowych

Dodawanie pól niestandardowych do projektu oznacza, że możesz śledzić jeszcze więcej informacji w każdym zadaniu. Utwórz pola rozwijane, liczbowe lub tekstowe, aby dodać informacje oraz śledzić postęp, status i więcej. Możesz również korzystać z tych samych pól w obrębie różnych projektów, wyświetlać je w widoku kalendarza lub sortować według nich swoje projekty.

Kiedy używać pól niestandardowych

Użyj pól niestandardowych, jeśli:

• Chcesz dodać określone dane do wszystkich zadań w projekcie
• Chcesz śledzić ustandaryzowane informacje w różnych projektach (np. poziom priorytetu, czas trwania, etap pracy)
• Chcesz upewnić się, że członkowie zespołu będą wypełniać określone informacje w każdym zadaniu w projekcie
• Potrzebujesz wyszukać określonych pól (np. priorytet, godziny, etap itp.) lub sporządzić w oparciu o nie raport

Otrzymuj briefy projektów oraz niezbędne szczegóły, aby działać szybciej dzięki formularzom

Być może Twój zespół przyzwyczaił się do przesyłania zleceń lub przekazywania wymogów dotyczących projektu w formie dokumentów lub poprzez wiadomości e-mail. Często jednak te informacje są niezorganizowane i niekompletne, przez co powodują niejasności, opóźnienia, a nawet zwyczajnie przepadają. Zamiast tego, możesz tworzyć formularze, aby ustandaryzować proces przesyłania zleceń. Po ich przesłaniu, formularze łączą się z określonym projektem, dzięki czemu masz wszystkie informacje pod ręką i możesz łatwo śledzić je w jednym miejscu.

Formularz może przesłać każdy – nawet jeśli nie jest użytkownikiem Asany. Wystarczy udostępnić link do formularza. Po przesłaniu, szczegóły formularza zostaną przekształcone w zadania w Twoim projekcie, co umożliwi Ci ich priorytetyzację.

stwórz formularz, wykonując kroki zawarte w tej instrukcji.

Połącz pracę z różnych narzędzi, a także z pocztą e-mail dzięki integracjom

Asana pomaga Ci zarządzać i koordynować Twoją pracę, ale z pewnością wykorzystujesz również inne aplikacje do wykonywania swoich zadań, takie jak Google Workspace, aplikacje Microsoftu, Slack, Adobe Creative Cloud oraz inne.

Dlatego też Asana integruje się z najważniejszymi narzędziami i aplikacjami, umożliwiając połączenie całej pracy, ograniczenie powielania wysiłków i usprawnienie współpracy. Szczególnie potężne są jej integracje z pocztą e-mail oraz komunikatorami, gdyż pozwalają przekształcać wiadomości w wykonalne zadania. Dzięki integracjom z Gmailem, programem Outlook oraz aplikacją Slack, możesz łatwo przekształcić konwersacje w zadania bez konieczności przełączania się pomiędzy narzędziami. Integracja z Adobe Creative Cloud pozwala zespołom kreatywnym na wyświetlanie zadań z Asany i podejmowanie działań z nimi związanych bezpośrednio w programach Illustrator, Photoshop lub InDesign.

zobacz wszystkie integracje Asany w katalogu aplikacji.