Najlepsze funkcje, które warto poznać

Jednym z najważniejszych momentów w korzystaniu z Asany jest to, gdy klienci zdają sobie sprawie, z tego, że mogą połączyć w niej całą swoją pracę i przeglądać ją w różnych kontekstach, bez konieczności powielania wysiłków ani utraty kontekstu.

Zwróć uwagę członków zespołu i odwołuj się do zadań i projektów dzięki @wzmiankom

Użyj @wzmianek, aby wspomnieć członków zespołu, projekty, konwersacje i zadania

@Wzmianki tworzą odnośniki do projektów, konwersacji lub zadań w dowolnym polu opisu lub komentarzu w Asanie.

Kiedy używać @wzmianek

  • Odwoływanie się do dodatkowych informacji – @wspomnij inne zadanie, projekt lub konwersację, aby mieć pod ręką kontekst i historię dotyczącą całej pracy. Dzięki temu członkowie zespołu nie będą musieli wyszukiwać tych informacji samodzielnie.

  • Przywołaj powiązane zadania – jeśli dane zadanie jest powiązane z innym, możesz @wspomnieć je w komentarzu lub opisie zadania, aby zwrócić na nie uwagę członków zespołu.

  • Skieruj komentarz do określonego członka zespołu – wspomnij członka zespołu w zadaniu lub komentarzu, aby dodać go jako obserwującego. Otrzyma on powiadomienie i będzie mógł zobaczyć Twój komentarz.

Zapobiegaj duplikowaniu pracy, dodając to samo zadanie do wielu projektów

Wpisz Tab + P i użyj przycisku +, który się pojawi, aby dodać zadanie do tylu projektów, ilu potrzebujesz. Jeśli zadanie zostanie zaktualizowane, zmiany będą widoczne w obu projektach (jest to to samo zadanie, ale znajdujące się w dwóch projektach).

Kiedy dodawać zadania do wielu projektów

  • Kiedy chcesz omówić zadanie na spotkaniudodaj zadanie do projektu spotkania, zachowując je w pierwotnym projekcie. Dzięki temu nie zapomnisz o omówieniu go na spotkaniu, a także będziesz mógł zobaczyć je w kontekście innych zadań.

  • Zadanie jest istotne dla większej liczby projektów – dodaj zadania, które wymagają przekazania prac lub współpracy pomiędzy dwoma zespołami w ramach obydwu projektów. To pozwoli każdemu śledzić postępy, bez konieczności powielania informacji lub konwersacji dotyczących zadania.

  • Twoje zadanie jest powiązane z kluczowym celem lub kamieniem milowym – możesz śledzić cele w dedykowanym projekcie wspólnie z zespołem lub firmą. Jeśli masz projekt, który służy do śledzenia kroków prowadzących do realizacji tego celu, możesz dodać zadanie z celem do projektu dotyczącego celu, a także do projektu śledzącego Twoją inicjatywę.

Upewnij się, że zadania są rozpoczynane we właściwym momencie i kolejności dzięki zależnościom

Aby usprawnić proces przekazywania prac, oznacz zadania jako zależne od innych. Członkowie zespołu będą wiedzieli czyja praca może zostać zablokowana, a także, na które zadania oczekują. Możesz ustawić zależności bezpośrednio w zadaniu, lub przeciągając i upuszczając je w widoku Osi czasu.

GIF przedstawiający tworzenie zależności na Osi czasu w Asanie

jeśli zmieni się data wykonania pierwszego zadania, otrzymasz powiadomienie i będziesz mógł odpowiednio zaktualizować datę wykonania zadania zależnego.

Kiedy używać zależności

Filtruj, sortuj i śledź określone szczegóły za pomocą pól niestandardowych

Dodawanie pól niestandardowych do projektu oznacza, że możesz śledzić jeszcze więcej informacji w każdym zadaniu. Utwórz pola rozwijane, liczbowe lub tekstowe, aby dodać informacje oraz śledzić postęp, status i więcej. Możesz również korzystać z tych samych pól w obrębie różnych projektów, wyświetlać je w widoku Kalendarza lub sortować według nich swoje projekty.

Śledź, cokolwiek chcesz, dzięki polom niestandardowym w Asanie. Stwórz w Asanie kalendarz publikacji i wyświetl wszystkie zadania sortując je np. według etapu

Kiedy używać pól niestandardowych

Użyj pól niestandardowych, jeśli:

  • Chcesz dodać konkretne dane do wszystkich zadań w projekcie
  • Chcesz śledzić ustandaryzowane informacje w różnych projektach (np. poziom priorytetu, czas trwania, etap pracy)
  • Chcesz upewnić się, że członkowie zespołu będą wypełniać określone informacje w każdym zadaniu w projekcie
  • Potrzebujesz wyszukać określonych pól (np. priorytet, godziny, etap itp.) lub sporządzić w oparciu o nie raport

Wyświetlanie pól niestandardowych za pomocą wyszukiwania zaawansowanego w Asanie

Otrzymuj briefy projektów oraz niezbędne szczegóły, aby działać szybciej dzięki formularzom

Być może Twój zespół przyzwyczaił się do przesyłania zleceń lub przekazywania wymogów dotyczących projektu w formie dokumentów lub poprzez wiadomości e-mail. Często jednak te informacje są niezorganizowane i niekompletne, przez co powodują niejasności, opóźnienia, a nawet zwyczajnie przepadają. Zamiast tego, możesz tworzyć formularze, aby ustandaryzować proces przesyłania zleceń. Po ich przesłaniu, formularze łączą się z określonym projektem, dzięki czemu masz wszystkie informacje pod ręką i możesz łatwo śledzić je w jednym miejscu.

Zrzut ekranu formularza stworzonego w Asanie do przesyłania briefów kreatywnych

Formularz może przesłać każdy – nawet jeśli nie jest użytkownikiem Asany. Wystarczy udostępnić link do formularza. Po przesłaniu, szczegóły formularza zostaną przekształcone w zadania w Twoim projekcie, co umożliwi Ci ich priorytetyzację.

stwórz formularz, wykonując kroki zwarte w tej instrukcji.

Połącz pracę z różnych narzędzi, a także z pocztą e-mail dzięki integracjom

Asana pomaga Ci zarządzać i koordynować Twoją pracę, ale z pewnością wykorzystujesz również inne aplikacje do wykonywania swoich zadań, takie jak aplikacje Google Workspace, Microsoftu, Slack, Adobe Creative Cloud oraz inne.

Dlatego też Asana integruje się z najważniejszymi narzędziami i aplikacjami, umożliwiając połączenie całej pracy, ograniczenie powielania wysiłków i usprawnienie współpracy. Szczególnie potężne są jej integracje z pocztą e-mail oraz komunikatorami, gdyż pozwalają przekształcać wiadomości w wykonalne zadania. Dzięki integracjom z Gmailem, aplikacją Outlook oraz aplikacją Slack, możesz łatwo przekształcić konwersacje w zadania bez konieczności przełączania się pomiędzy narzędziami. Integracja z Adobe Creative Cloud pozwala zespołom kreatywnym na wyświetlanie zadań z Asany i podejmowanie działań z nimi związanych bezpośrednio w programach Illustrator, Photoshop lub InDesign.

ZRZUT EKRANU integracji z Adobe Creative Cloud z zadaniem  Asany widocznym w programie Adobe

zobacz wszystkie integracje Asany w katalogu aplikacji.

Przepraszamy, ale ta przeglądarka nie jest obsługiwana

Asana nie obsługuje aktualnie używanej przez Ciebie przeglądarki. Zarejestruj się, używając jednej z tych przeglądarek.

Wybierz język

Wybór języka spowoduje zmianę języka i/lub treści na stronie asana.com