Planowanie i zarządzanie wydarzeniami

Jak utworzyć projekt planowania wydarzenia w Asanie

Projekt wydarzenia można utworzyć na kilka sposobów. Aby szybko rozpocząć:

1. Zacznij od szablonu planu wydarzenia i dostosuj go do potrzeb swojego zespołu lub
2. zaimportuj istniejący arkusz kalkulacyjny, w którym aktualnie śledzisz prace związane z planowaniem wydarzenia.

Jak uzyskać dostęp do wszystkich szablonów Asany

jeśli korzystasz z darmowej wersji Asany, wolisz utworzyć własny projekt planowania wydarzenia od podstaw lub chcesz poznać ogólne, najlepsze praktyki dotyczące projektów w Asanie, rozpocznij od tych wskazówek dotyczących tworzenia projektu.

Zaproś do projektu dostawców lub podwykonawców jako gości

Współpracę można rozpocząć za pomocą wiadomości e-mail, ale warto również zaprosić kluczowych dostawców lub podwykonawców jako gości do projektu wydarzenia. Dzięki temu, każdy będzie miał łatwy dostęp do dat wykonania, zadań i załączników, co zwiększy szanse na terminową realizację prac i sprawi, że łatwiej będzie znaleźć ważne pliki, takie jak umowy czy faktury.

Wskazówki dotyczące realizowania czynności związanych z wydarzeniem i zarządzania nimi

Jeśli masz już gotowy projekt planu swojego wydarzenia, możesz skorzystać z tych wskazówek, aby nim zarządzać w miarę realizacji zadań.

1. Publikuj aktualizacje statusu i zobacz informacje dotyczące aktywności w zakładce „Przegląd”

W miarę postępów prac nad planowaniem wydarzenia, korzystaj z zakładki Przegląd, aby publikować aktualizacje i sprawdzać aktywność w projekcie. W aktualizacji statusu, możesz przeciągać i upuszczać kluczowe dane, aby udostępniać wykresy lub kamienie milowe. Asana zapisze Twój szablon aktualizacji statusu, jeśli zechcesz wykorzystać go dla kolejnych aktualizacji.

2. Zaplanuj swoje wydarzenie, używając widoku Osi czasu i modyfikuj je w razie potrzeby

Większość planów wydarzeń ma wiele ważnych terminów i zależności składających się na premierę. Widok osi czasu pozwala na ich wyznaczenie przed rozpoczęciem prac, aby mieć pewność, że wszystkie elementy tworzą spójną całość.

Jak utworzyć plan korzystając z Osi czasu:

1. Utwórz zadania dla wszystkich czynności do wykonania w widoku listy.
2. Kliknij zakładkę Oś czasu znajdującą się u góry projektu, aby przełączyć się na widok Osi czasu.
3. Przeciągaj i upuszczaj zadania na osi czasu, aby je zaplanować. Jeśli wykryjesz konflikty czasowe, po prostu przełóż zadanie na inny termin.
4. Wydłuż zakres dat w zadaniu, aby przypisana do niego osoba mogła łatwiej rozplanować pracę i terminowo ją zrealizować.
5. Jeśli zadania muszą być wykonane w określonej kolejności, utwórz zależności przeciągając ikonę kropki, która pojawi się po najechaniu kursorem na zadanie, do powiązanego z nim zadania.

W miarę postępów prac, widok osi czasu pozwala również na szybkie wykrycie i rozwiązanie konfliktów, zanim opóźnią one cały plan. Na przykład, jeśli zarezerwowanie obiektu na wydarzenie zajmuje dłużej, niż zaplanowano, możesz zmienić daty wykonania zadań, które są od nich zależne, za pomocą Osi czasu. Przypisane do danych zadań osoby otrzymają automatyczne powiadomienie o tym, że daty wykonania uległy zmianie. Dzięki temu, prace mogą rozpocząć się we właściwym momencie, bez konieczności organizowania dodatkowych spotkań czy ryzyka, że coś zostanie przeoczone.

3. Śledź ważne wiadomości e-mail bez konieczności czasochłonnego sprawdzania skrzynki odbiorczej

Zawsze możesz zaprosić dostawców do projektu wydarzenia, ale jeśli komunikujesz się z nimi poprzez e-mail, wypróbuj łączniki Asany dla Gmaila, programu Outlook lub innych klientów poczty e-mail. Dzięki temu, po otrzymaniu ważnych informacji lub załączników w wiadomości e-mail, możliwe będzie błyskawiczne dodanie ich do Asany lub przekształcenie w zadanie. W rezultacie nie przegapisz żadnego kluczowego szczegółu ani prośby, a także zaoszczędzisz czas związany z porządkowaniem skrzynki odbiorczej.

4. Zaoszczędź czas planując każde wydarzenie i nie przeocz żadnego kroku korzystając z szablonów

Każde wydarzenie jest inne, ale wszystkie łączą pewne kluczowe elementy. Zamiast każdorazowo odtwarzać plan lub przechowywać jego szablon w osobnym dokumencie, z dala od miejsca, gdzie toczą się działania, utwórz szablon wydarzenia w Asanie.

1. Utwórz w projekcie listę kontrolną, zawierającą kluczowe działania związane z wydarzeniem, ale nie przypisuj do nich właścicieli ani dat wykonania, chyba, że zawsze wykonuje je ta sama osoba.
2. Kliknij ikonę z trzema kropkami w nagłówku projektu i wybierz Zapisz projekt jako szablon.
3. Zapobiegaj przypadkowemu wprowadzaniu zmian w szablonie, zmieniając jego ustawienia na „tylko do komentowania”.
4. Skopiuj swój szablon dla każdego kolejnego wydarzenia, klikając pomarańczowy przycisk plusa, Projekt, a następnie przechodząc do zakładki z szablonami Twojej organizacji.
5. Z czasem możesz dopracowywać swoją listę kontrolną, aby nie powtarzać błędów lub strategii, które nie były skuteczne.

Wskazówki dotyczące zarządzania czynnościami do wykonania w dniu wydarzenia

1. Pracuj w drodze i offline dzięki aplikacji mobilnej Asany

Podczas wszystkich działań przygotowawczych oraz w dniu wydarzenia, członkowie Twojego zespołu będą prawdopodobnie z dala od biurka, co utrudni im sprawdzenie zadań pozostałych do wykonania oraz dostęp do kluczowych informacji. Dzięki aplikacji mobilnej Asany, Twój zespół może w każdej chwili uzyskać dostęp do planu wydarzenia, nawet bez połączenia z Internetem, używając aplikacji na iOS lub Android.

Za pomocą aplikacji mobilnej możesz na przykład dodać adnotację bezpośrednio do zdjęcia z wydarzenia przed jego udostępnieniem lub potwierdzić, czy harmonogram został terminowo wysłany do wszystkich uczestników. Usprawnia to współpracę nawet jeśli każdy członek zespołu znajduje się w innym miejscu.

2. Przekształcaj konwersacje w wykonalne działania dzięki naszej integracji ze Slack

Wiele zespołów korzysta z Asany i aplikacji Slack, aby koordynować działania i prowadzić konwersacje, zwłaszcza podczas wydarzenia. Zamiast wybierać pomiędzy tymi narzędziami, połącz je ze sobą korzystając z integracji Asana dla Slack.

Jeśli członek twojego zespołu poprosi Cię o podzielenie się opinią na temat swojej prezentacji akurat wtedy, gdy będziesz wykonywać inne zadanie związane z wydarzeniem, przekształć jego wiadomość w zadanie w Asanie bezpośrednio z aplikacji Slack, aby nie zapomnieć o jego wykonaniu i mieć łatwy dostęp do wszystkich informacji kontekstowych.

Wskazówki dotyczące raportowania postępów prac związanych z wydarzeniem

Dowiedz się, w jaki sposób tworzyć raporty, aby analizować postępy wydarzenia. Dowiedz się, w jaki sposób publikować i śledzić aktualizacje statusu.

Monitoruj postępy i zarządzaj przydziałem osób do wydarzeń dzięki Portfolio i widokowi Obciążenia pracą

Aby zrozumieć postępy projektów i ocenić moce przerobowe zespołu, osoby planujące wydarzenia często zbierają informacje na spotkaniach, poprzez e-maile lub arkusze kalkulacyjne, co może być czasochłonne i niedokładne. Zamiast tego, utwórz portfolio, dodając do niego wszystkie kluczowe plany, aby śledzić w czasie rzeczywistym postępy, terminy wykonania i priorytety w jednym miejscu.

Następnie przejdź do zakładki Obciążenie pracą, aby zwizualizować wydajność zespołu w oparciu o zadania przypisane w Asanie. Widok ten pomoże Ci podejmować świadome decyzje kadrowe, aby utrzymać zrównoważony przydział zadań i zapewnić terminową realizację zadań związanych z wydarzeniami.

domyślnie, obciążenie obliczane jest na podstawie liczby zadań, ale nie wszystkie zadania są sobie równe. Asana umożliwia dodanie pola niestandardowego wysiłku do zadań w ramach portfolio projektów, zapewniając lepszy wgląd w liczbę godzin/wysiłek, jakiego wymaga każde zadanie.

Zasoby dotyczące planowania i zarządzania wydarzeniami w Asanie

Wolisz wiedzę podaną w formie wizualnej? Chcesz zobaczyć, jak nasi klienci planują wydarzenia? Sprawdź te zasoby:

Zasoby	Link
Szablon planowania wydarzenia	Użyj szablonu
Samouczek	Obejrzyj filmik z serii „Jak używać Asany”
Kurs na żądanie	Zarejestruj się w Akademii Asany
Studia przypadków	Zobacz, w jaki sposób firmy Autodesk, G2 i DMEXCO planują wydarzenia w Asanie
E-book „Przewodnik po efektywnym zarządzaniu wydarzeniami”	Przeczytaj e-book
Połącz się ze Społecznością	Weź udział w nadchodzącym szkoleniu lub rozpocznij wątek na forum naszej społeczności