Dla nas to właśnie to, co nas łączy. Daje nam jasny obraz tego, co się dzieje, i pozwala nam się rozwijać oraz sprawować kontrolę. Jedna osoba przygotowuje teraz 600 faktur, podczas gdy wcześniej 2–3 osoby przygotowywały 200–300 faktur. Potrzebujemy tylko jednego pracownika i nie tylko możemy to robić lepiej, ale teraz robimy o wiele więcej.

Peter Cheok, dyrektor zarządzający

Asana dla zespołów operacyjnych

Koordynowanie złożonych usług na dużą skalę

Zespół operacyjny OneO2Plants koordynuje złożone projekty z udziałem wielu interesariuszy, obejmujące umowy najmu roślin, harmonogramy konserwacji, instalacje krajobrazowe, zielenię na wydarzenia oraz zarządzanie dostawcami dla klientów korporacyjnych, hotelarskich i detalicznych w Singapurze. Zespół zarządza cyklicznymi umowami o świadczenie usług, instalacjami w ramach projektów oraz zamówieniami od ponad 600 dostawców miesięcznie, w tym od MŚP i dostawców zagranicznych. Ich praca ma bezpośredni wpływ na zadowolenie klientów, jakość usług i marże biznesowe, zwłaszcza w przypadku zaangażowań o dużym znaczeniu, takich jak partnerstwo z F1 Singapore Grand Prix.

Aby usprawnić realizację i poprawić koordynację, OneO2Plants scentralizowało operacje w Asanie. Zespół zarządza teraz równoległymi projektami, przepływami pracy dostawców i świadczeniem usług cyklicznych w jednym miejscu, z jasnym zakresem odpowiedzialności i widocznością całej pracy w czasie rzeczywistym.

Scentralizowane zarządzanie projektami poprawia widoczność i koordynację

• Międzyfunkcyjne projekty związane z architekturą krajobrazu są zarządzane w Asanie, od wstępnej konsultacji, przez instalację, aż po bieżącą konserwację, co zapewnia przejrzysty, kompleksowy widok każdego zaangażowania.

• Osi czasu, zależności i produkty końcowe są widoczne dla wszystkich interesariuszy, co poprawia koordynację między zespołami

• Dzięki temu, że cała praca jest gromadzona w jednym miejscu, Asana stanowi jedno źródło wiedzy dla operacji, umożliwiając kierownictwu zachowanie kontroli i widoczności w miarę rozwoju firmy. 

Ustrukturyzowane przyjmowanie zleceń zastępuje koordynację ad hoc

• Formularze Asany standaryzują sposób przesyłania zleceń między zespołami, rejestrując odpowiedni kontekst już na starcie, dzięki czemu praca może przebiegać szybciej i bardziej spójnie.

• Przesłane formularze automatycznie kierują zadania do właściwych właścicieli za pośrednictwem przepływów pracy opartych na regułach, eliminując ręczne przekazywanie.

• Cała dokumentacja znajduje się w jednym miejscu, co ułatwia weryfikację, przeglądanie i zatwierdzanie zleceń, nawet gdy ich liczba wzrasta.

Skalowanie wydajności bez zwiększania liczby pracowników

• Przydział pracowników do równoległych projektów, umów serwisowych i instalacji jest zarządzany centralnie w Asanie, co zapewnia wgląd w czasie rzeczywistym umożliwiający planowanie i dostosowywanie.

• Widoczność na poziomie portfolio ułatwia proaktywne planowanie w okresach szczytowego zapotrzebowania sezonowego i zapewnia dostępność odpowiednich zasobów we właściwym czasie.

• Dzięki temu, że cała praca jest rejestrowana i przypisywana w Asanie, menedżerowie mogą ponownie równoważyć obciążenie pracą, wcześnie identyfikować wąskie gardła i utrzymywać jakość usług bez konieczności rekrutowania nowych pracowników w odpowiedzi na bieżące potrzeby.