Sjabloon voor vergadernotulen

Ooit een vergadering verlaten en gedacht: "wat was daar nu het nut van?" Ja, we snappen het. Maar dat hoeft niet zo te zijn. Leer hoe het maken van een aangepast sjabloon voor vergadernotulen in Asana kan leiden tot doelgerichte, actiegerichte vergaderingen.

Maak je sjabloon

INTEGRATED FEATURES

subtask iconSubtakenmilestone iconMijlpalendependency iconAfhankelijkhedenmultihome iconMultihoming

Recommended apps

Zoom-pictogram
Zoom
Pictogram Clockwise
Clockwise
Gmail-pictogram
Gmail
Microsoft Teams-pictogram
Microsoft Teams

Delen
facebooktwitterlinkedin
[Product-UI] Vergadernotulenproject in Asana, projectweergave in spreadsheet-stijl (Lijst)

Stel je je komende week voor. Hoeveel vergaderingen staan er voor je op het programma? Op hoeveel daarvan verheug je je? En vooral, hoeveel denk je dat er werkelijk productief zullen zijn - of relevant voor je dagelijkse werk? 

Als je je overladen voelt met onnodige, onproductieve vergaderingen, ben je niet de enige. In feite ontdekte de Anatomie van werk-index uit 2022 dat werknemers elke week gemiddeld bijna drie uur verliezen aan onnodige vergaderingen. 

Dus hoe kun je inefficiënte, tijdrovende vergaderingen omzetten in productieve, praktische vergaderingen? Eén manier is met sjablonen voor vergadernotulen. 

Wat zijn vergadernotulen?

Vergadernotulen zijn formele verslagen die gebruikt worden om vergadersagenda's, gespreksonderwerpen, en resultaten te documenteren. Ondanks de Engelse naam meeting minutes gaat het bij notulen niet om de lengte van de vergadering - ze zijn bedoeld om belangrijke beslissingen en daaruit voortvloeiende actiepunten bij te houden. 

Hoewel ze in naam en functie op elkaar lijken, zijn vergadernotulen iets anders dan de aantekeningen van een vergadering. Deze zijn informeel zijn en hebben geen vaste structuur. Je hebt ze niet allebei nodig. Over het algemeen zou je gedetailleerde notulen gebruiken om meer formele vergaderingen vast te leggen (denk aan bedrijfs- of teambrede updates) en aantekeningen in meer informele settings, zoals terugkerende 1:1-gesprekken. Technisch gezien ligt het echter aan jou en de andere deelnemers aan je vergadering. Als je net zo van de structuur van vergadernotulen houdt als wij, kun je het formaat zo aanpassen dat het voor de meeste soorten vergaderingen werkt. 

Standaardsjablonen voor vergadernotulen moeten het volgende bevatten:

  • De datum en het tijdstip van de vergadering

  • Deelnemers aan de vergadering, zowel aanwezige als afwezige leden

  • Belangrijk discussiepunten 

  • Tijdens de vergadering genomen besluiten

  • Resulterende actiepunten en volgende stappen

  • De datum en tijd van komende vergaderingen 

Wat is een sjabloon voor vergadernotulen?

Een vergadersjabloon is een herbruikbaar hulpmiddel dat gebruikt wordt om vergadernotulen makkelijk te organiseren, bij te houden en te delen in je hele organisatie. Formele sjablonen voor vergadernotulen maken het maken van notulen gemakkelijker door structuur aan te brengen in je vergaderingen en zichtbaarheid te bieden voor het bredere team. Met sjablonen voor notulen kun je er zeker van zijn dat je vergaderingen je projecten vooruit helpen - in plaats van in de categorie "had een e-mail moeten zijn" te vallen. 

Voordelen van een sjabloon voor vergadernotulen

Als je het gevoel hebt dat je tijd verspilt in vergaderingen, dan is dat waarschijnlijk omdat het zo is. Volgens de Anatomie van werk-index besteden werknemers 129 uur per jaar aan onnodige vergaderingen. En dat is pas als de vergaderingen al begonnen zijn - het cijfer houdt dus geen rekening met het werk over werk dat komt kijken bij het plannen van vergaderingen, het opstellen van agenda's, en het op één lijn krijgen van alle aanwezigen. 

Het maken van een sjabloon voor vergadernotulen kan helpen om het werk dat vooraf gaat aan het plannen en voorbereiden van vergaderingen te verminderen. Van kladpapier en notitiesjablonen tot documenten en spreadsheets, er zijn vele manieren waarop je je notulen van vergaderingen kunt bijhouden. Maar het gebruik van een projectbeheertool geeft je het grootste voordeel, omdat je daarmee een gesjabloneerde versie van je vergadernotulen kunt opzetten, die je dan kunt dupliceren voor verschillende teams en vergaderingen. 

Bovendien zijn digitale sjablonen voor vergadernotulen altijd up-to-date - er bestaat niet zoiets als een verouderde versie. Ze zijn ook toegankelijker voor het hele team en hoeven niet handmatig te worden gevolgd, wat het tijdrovend werk vermindert dat komt kijken bij het opzetten van vergaderingen en het notuleren. 

Andere voordelen van digitale sjablonen voor vergadernotulen zijn:

  • Je houd al je vergaderagenda's en notities op één plaats bij

  • Je bewaart de vergadernotulen op een voor alle teamleden gemakkelijk toegankelijke plaats

  • Je zorgt voor zichtbaarheid voor belanghebbendendie misschien niet elke vergadering kunnen bijwonen

  • Je zet actiepunten om in taken en labelt relevante teamleden om verantwoording af te leggen 

  • Je documenteert belangrijke beslissingen en krijgt snel toegang tot historische vergadernotulen voor later gebruik 

  • Je houd de voortgang bij van het werk dat uit de vergaderingen voortkomt, zodat niets door de mazen van het net valt

Een sjabloon voor vergadernotulen gebruiken

Digitale sjablonen voor vergadernotulen zijn gemakkelijk te maken en te gebruiken. Om te beginnen maak je een basissjabloon met de volgende onderdelen: 

  • Basisinformatie over de vergadering: De naam van het project of team, het doel van de vergadering, de vergaderdatum, de vergaderplatforms, en alle relevante logistieke informatie 

  • Agendapunten: Gespreksonderwerpen, wie elke discussie leidt, en de hoeveelheid tijd die voor het onderwerp wordt uitgetrokken

  • Actiepunten: Eventuele notities en actiepunten die uit de vergadering voortkomen, met vermelding van de taak, de eigenaar en de vervaldatum. 

  • Informatie over komende vergaderingen: Relevante informatie over de volgende vergadering, waaronder de tijd en datum

Van hieruit kun je je sjabloon aanpassen aan het soort vergadering waarvoor je het gebruikt. Terwijl je je vergadering doorloopt, vink je de behandelde gespreksonderwerpen af en voeg je actie-gedreven beslissingen toe aan de "actiepunten"- sectie. Geef deze taken vervolgens na afloop van de vergadering aan de eigenaars - en zie hoe al dat gepraat in actie wordt omgezet.

Lees: Wat zijn after action reviews (AAR's)?

Geïntegreerde functies

  • Subtaken. Soms is een taak te groot om in één taak te vatten. Als een taak meer dan één medewerker heeft, een ruime einddatum, of belanghebbenden die de taak eerst moeten bekijken en goedkeuren, kunnen subtaken uitkomst bieden. Subtaken zijn een krachtige manier om werk te verdelen en taken in afzonderlijke componenten op te splitsen, terwijl de kleine taken verbonden blijven met de overkoepelende context van de bovenliggende taak. Splits taken in kleinere componenten of leg de afzonderlijke componenten van een uit meerdere stappen bestaand proces vast met subtaken.

  • Mijlpalen. Mijlpalen zijn belangrijke controlepunten voor je project. Door mijlpalen te stellen tijdens je project, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten hoe je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine overwinningen op weg naar het grote projectdoel te vieren.

  • Afhankelijkheden. Markeer een taak als wachtend op een andere taak met taakafhankelijkheden. Weet wanneer jouw werk het werk van een ander blokkeert, zodat je de juiste prioriteiten kunt stellen. Teams met samenwerkende werkstromen kunnen gemakkelijk zien op welke taken van anderen ze wachten, en weten wanneer ze aan hun deel van het werk kunnen beginnen. Als de eerste taak af is, krijgt de persoon die de taak toegewezen krijgt een bericht dat hij aan zijn afhankelijke taak kan beginnen. Of, als de taak waarvan je werk afhankelijk is opnieuw wordt ingepland, laat Asana je dat weten - zodat je weet of je de afhankelijke datum ook moet aanpassen.

  • Voeg taken toe aan meerdere projecten. De aard van het werk is cross-functional. Teams moeten effectief over afdelingen heen kunnen werken. Maar als elke afdeling zijn eigen archiefsysteem heeft, loopt het werk vast en verzandt het. Asana maakt het gemakkelijk om taken over meerdere projecten bij te houden en te beheren. Dit vermindert niet alleen dubbel werk en vergroot niet alleen de zichtbaarheid over het team heen. Het helpt je team ook taken in context te zien, te zien wie aan wat werkt, en je team en taken verbonden te houden.

Aanbevolen apps

  • Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. De Zoom + Asana-integratie maakt het makkelijk om vergaderingen voor te bereiden, uitvoerbare gesprekken te hebben en informatie na de vergadering terug te vinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

  • Clockwise. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je Asana-taken toevoegen als tijdsblokken in je Google Agenda. Met de Clockwise + Asana-integratie kun je de duur van taken specifiëren, wanneer ze uitgevoerd worden en of Clockwise ze automatisch opnieuw kan inplannen. Voeg taken toe aan je agenda en maak tijd om het werk gedaan te krijgen.

  • Gmail. Met de Asana voor Gmail-integratie kun je Asana-taken direct vanuit je Gmail-inbox maken. Taken die je vanuit Gmail maakt, bevatten automatisch de context uit je e-mail, zodat je nooit iets mist. Moet je naar een Asana-taak verwijzen terwijl je een e-mail schrijft? In plaats van Asana te openen, kun je de Asana voor Gmail-invoegtoepassing gebruiken om die taak direct vanuit je Gmail-inbox op te zoeken..

  • Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Koppel je Teams-gesprekken eenvoudig aan uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams-vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen.

Veelgestelde vragen

Voor welke soorten vergaderingen zou je sjablonen voor vergadernotulen moeten gebruiken?

Traditioneel gebruik je een sjabloon voor vergadernotulen voor formele vergaderingen, zoals bedrijfsbrede vergaderingen, bestuursvergaderingen, of vergaderingen met belanghebbenden. De structuur die een sjabloon voor notulen biedt, is echter ook nuttig voor informele vergaderingen zoals teamvergaderingen of vergaderingen met specifieke doeleinden, zoals kick-off meetings, post-mortems, en stand-up vergaderingen. Pas je sjabloon voor vergadernotulen eenvoudig aan als dat nodig is.

Hoe schrijf ik een effectieve vergaderagenda?

Een efficiënt sjabloon voor vergadernotulen legt de basis voor een effectieve vergaderagenda. Neem bij het opstellen van je vergaderagenda informatie op die het doel van de vergadering bepaalt en je team vertelt wat ze tijdens de vergadering kunnen verwachten. Maak de agenda uitvoerbaar door gespreksonderwerpen aan eigenaren toe te wijzen en voor elk agendapunt voldoende tijd uit te trekken. Stuur ten slotte de vergaderagenda, met eventueel relevant voorleesmateriaal, van tevoren rond, zodat je teamleden tijd hebben om zich voor te bereiden. 

Wat moet ik in mijn sjabloon voor vergadernotulen opnemen?

Alle sjablonen voor vergadernotulen zouden dezelfde basisrubrieken moeten bevatten: vergaderinformatie, gespreksonderwerpen, actiepunten en informatie over komende vergaderingen. Van hieruit kun je je sjabloon verder uitbouwen met vergaderingsspecifieke informatie, zoals waarom je de vergadering houdt en wat je hoopt te bereiken. Als je het sjabloon eenmaal gebruikt, vul je de agendapunten in met discussiepunten en bouw je actiepunten uit op basis van wat het team tijdens de vergadering besproken heeft. 

Hoe maak je taken op basis van actiepunten uit de vergadering?

Het is je vast al eens overkomen: Je houdt een productieve vergadering. Je neemt belangrijke beslissingen en praat over volgende stappen. Je stapt met een goed gevoel uit het gesprek, en dan - niets. Geen follow-up. Er worden geen acties ondernomen. En het momentum dat je dacht op te bouwen brokkelt weer af. Dit komt vrij vaak voor bij inefficiënte vergaderingen. Maar sjablonen voor vergadernotulen veranderen dat allemaal. Met een digitaal sjabloon voor vergadernotulen kun je taken aanmaken op basis van actiepunten, en ervoor zorgen dat beslissingen ook echt opgevolgd worden. Voeg eenvoudig een taak toe in de "actiepunten"-sectie van je vergadernotulen en wijs het toe aan de taakeigenaar, met een vervaldatum. 

Hoe kan een sjabloon voor vergaderingsnotulen me helpen efficiënter en effectiever vergaderingen te leiden?

Er zijn veel redenen waarom vergaderingen tijd verkwisten. Misschien zijn ze te weinig gefocust, duren ze te lang, of komen ze te vaak (of te weinig) voor. Hoe het ook zij, als je consequent vergaderingen verlaat met de vraag waar je het laatste half uur over gepraat hebt - of waarom je überhaupt vergaderd hebt - kan een sjabloon voor vergadernotulen helpen. Door het doel en de doelstelling van elke vergadering vast te stellen, ervoor te zorgen dat de juiste mensen aanwezig zijn, en in realtime actiepunten toe te wijzen, geven sjablonen voor vergadernotulen structuur en doel aan je vergaderingen. Ze zorgen ervoor dat de vaart erin wordt houden, lang nadat je het gesprek beëindigd hebt. 

Sjablonen maken met Asana

Leer hoe je vandaag nog een aanpasbaar sjabloon in Asana kunt maken met een gratis Premium-proefversie.

Aan de slag