タイムシートテンプレート

タイムトラッキングは、フルタイムの仕事のように感じられるべきではありません。しかし、そのように感じているチームは多いようです。紙のタイムカードの管理、メールでのスプレッドシートの共有、給与計算の問題解決などの手間がかかるため、タイムトラッキングは時間を記録するというよりも、エラーを修正することに焦点が当てられがちです。そこで、このタイムシートテンプレートを作成しました。チームにシンプルで繰り返し使えるシステムを提供します。

当社は、シンプルなタイムシートテンプレートがチームの働き方をどのように変えるかを目の当たりにしてきました。重複したエントリを削除し、手動での確認作業を不要にすることで、時間の節約効果をもたらします。さらに、テンプレートを使用することでワークフローに一貫性が生まれ、従業員の時間を追跡するプロセスが信頼性が高く、給与支払い期間ごとに繰り返し行えるようになります。

タイムシートテンプレートはどんな人に役立ちますか？

Asana は、特にタイムシートアプリや Excel スプレッドシート、Google ドキュメントなどを使って時間管理を手動で行うことが、どれだけ負担になるかを理解しています。こうしたツールがチームの主要システムと連携していない場合、従業員の総労働時間を完全に把握することは難しくなり、残業時間やフレックス制のスケジュールをスムーズに管理することはなおさら困難を極めます。

このタイムシートテンプレートは、時間を正確かつ一貫して記録する必要があるすべての人のために、プロセスを簡素化するように設計されています。以下のようなユーザーに最適です。

• 高価なタイムシートソフトウェアを使わずに、従業員の勤務時間を追跡し、給与計算を管理したい中小企業。

• 複数のプロジェクトやクライアントに関わる請求可能な時間を記録するフリーランサー 。

• 出勤、休暇、病欠の記録を標準化する人事チームやオペレーションチーム。

• タスクや成果物ごとに時間を分類するためにプロジェクトタイムシートを必要としているプロジェクトマネージャー。

• コンプライアンスや社内での追跡のために、時間の入力を明確に把握する必要があるリモートチームやハイブリッドチーム。

無料のタイムシートテンプレートを使用することで、ヒューマンエラーを減らし、昼休みから残業まで、すべての時間を正確に記録できます。

Asana のタイムシートテンプレートを使うべき理由

多くのチームがスプレッドシートや手動での管理に頼っていますが、これでは時間がかかり、管理も困難になります。Asana のタイムシートテンプレートは、リアルタイムで更新され、ワークフローに統合できる構造化されたオンラインタイムシートで、そのような面倒な作業を解消します。

Asana のタイムシートテンプレートは、以下のような場合に役立ちます。

• 従業員タイムシートテンプレート: チームが時間を記録し、休憩を記録し、休暇を記録し、共有ワークスペースで記録する方法を標準化します。この使いやすいテンプレートは、部門や拠点を超えた社内チームに最適です。

• 日次タイムシートテンプレート: 詳細なレポートが必要な役割の日々の進捗状況と可用性をモニタリングします。時間単位の従業員や柔軟なスケジュールのチームに最適です。

• 隔週タイムシートテンプレート: チームがスケジュール通りに進められるよう、時間の確認、承認、提出をシンプルにした 2 週間サイクルでサポートします。

• 月次タイムシートテンプレート: 請負業者、フリーランサー、またはクライアントと直接やり取りするチームなど、月単位で請求を行うチームに最適です。また、半月ごとのスケジュールにも対応しており、追加の設定も必要ありません。

フルタイムのスタッフ、パートタイムの従業員、請負業者など、管理する従業員の種類に関わらず、無料のタイムシートテンプレートはニーズに合わせて調整したり、組織の規模に合わせて拡張したりできます。

タイムシートテンプレートの使い方

このシンプルなタイムシートテンプレートは、簡単な手順で使用を開始できます。

1. テンプレートプロジェクトを複製する。

タイムシートテンプレートを開き、チーム名や支払い期間に基づいて名前を変更します。例:「2025年5月 従業員タイムシート」または「第 2 四半期 フリーランサーの時間」

2. ニーズに合わせてフィールドをカスタマイズする。

次のようなカスタムフィールドを追加できます。

• 出勤時間および退勤時間

• 休憩時間 (昼休みなど)

• 時給

• 請求可能時間および請求不可時間

• プロジェクトコードまたは部門

• 承認ステータスおよびレビュー担当者名

3. チームメンバーを招待する。

プロジェクトを従業員やコラボレーターと共有し、毎日または毎週時間を入力できるようにしましょう。タスクは、従業員の名前や曜日で整理できます。

4. 繰り返しのタイムシートを自動化する。

ルールを使って、給与支払い期間ごとにテンプレートを複製したり、チームメンバーに通知したり、提出が完了した時点で人事部門に通知したりできます。また、締め切り前にタイムカードの確認と承認を行うためのリマインダーを設定することもできます。

5. 時間レポートを生成する。

ダッシュボードやエクスポート機能を使って、合計労働時間、残業時間、コストの概要を確認できます。従業員、役割、部門で絞り込むことで、時間の使い方をより効果的に分析できます。

6. タイムシートの確認とアーカイブを行う。

タイムシートが承認され、処理されたら、監査やコンプライアンスのニーズに合わせて、完了済みのフォルダーまたはアーカイブプロジェクトに移動します。

時間管理に役立つ Asana の機能

Asana の機能は、面倒な作業を自動化し、ワークフロー全体の構造を作成するのに役立ちます。以下に、タイムシートプロジェクトにおすすめの機能をいくつかご紹介します。Asana の機能をすべてご覧になりたい場合は、すべての機能を紹介する機能ハブにアクセスしてください。

• Asana AI: Asana AI を使用すると、プロジェクトの更新内容を自動的に提案したり、期限を過ぎた打刻時間を強調表示したり、仕事のパターンの傾向を明らかにしたりできます。

• カスタムフィールド: 時給、休憩時間、プロジェクトコードなどのフィールドを追加して、チーム全体で時間の入力方法を統一できます。

• ルール: 毎週のタイムシートの提出を促すリマインダーを送信したり、未入力のエントリにフラグを立てたりなど、繰り返しタスクを自動化できます。

• ダッシュボード: 通常の勤務時間を可視化し、チーム、役割、および期間ごとの傾向を即座に追跡できます。

• フォーム: プロジェクトにリンクされたシンプルなフォームを使用して、Asana への直接アクセス権のない請負業者やチームからタイムシートデータを収集できます。

• タイムラインビュー: 日ごとまたは週ごとの打刻時間を確認し、仕事量や給与期間を明確に把握できます。

• 承認リクエスト: 送信されたタイムシートを処理する前に確認するためのレビューステップと承認タスクを追加できます。

タイムシートにおすすめの連携

Asana のアプリ連携を使えば、タイムシートプロジェクトを他のツールと連携できるため、アプリ間でコピー & ペーストしたり、他の場所でデータを再構築したりする必要がなくなります。ここでは、時間を節約し、タイムシートのワークフローを簡素化するためのおすすめの連携をいくつかご紹介します。

• Clockify: Clockify と同期してリアルタイムで時間を追跡し、Asana のタイムシートプロジェクトに時間をプッシュします。

• Everhour: Everhour を Asana と連携させると、タスクから直接時間を記録できるほか、最小限の労力で詳細な時間レポートを生成できます。

• taskbill.io: taskbill.io を使用すると、Asana 内で請求対象時間を追跡し、タスクの完了に基づいてクライアントへの請求書を自動的に生成できます。

• Memtime: 生産的な仕事と非生産的な仕事の内訳を表示する Memtime のインテリジェント機能を使って、Asana プロジェクト全体で時間がどのように費やされているかを分析できます。

• Tick: Tick を連携すると、タスクごとの時間を追跡し、将来のプロジェクトコストを予測できるため、プロジェクトを予算内に収めることができます。

• Harvest: Asana プロジェクトと直接同期する Harvest の詳細レポート機能と請求機能を使って、時間を記録し、チームのキャパシティを管理できます。

• Toggl Track: Toggl Track を使用すると、Asana タスク内でタイマーを開始および停止できるため、リアルタイムの時間把握がシンプルかつ柔軟になります。

• Zerotime: Zerotime のパッシブタイムトラッキングを使って、Asana で作業時間を自動的に記録できます。開始 / 停止ボタンは必要ありません。

• Dropbox: スキャンしたタイムカードや印刷可能なタイムシートテンプレートを Dropbox から添付して、アーカイブや監査に使用できます。

• Google スプレッドシート: タイムログを直接 Google スプレッドシートにエクスポートして、バックアップ、給与計算、請求書作成に使用できます。

タイムシートテンプレートに関するよくある質問