PR 計画テンプレート

PR (public relations、広報・宣伝) とはオーディエンスの認知度と信頼を築く活動です。だからこそ、一貫性があり、整理されていることがとても重要です。そうでなければ、良くても杜撰な印象を与え、最悪の場合は完全に支離滅裂に見えてしまいます。しかし、リーダー的存在の多い組織でそうしたレベルの一貫性を管理するにはどうすればいいのでしょう？結論: PR 計画プロセスのステップバイステップガイド、別名 PR 計画テンプレート、を作成します。

PR 計画テンプレートとは？

PR 計画テンプレートは、PR 計画プロセスの手順をまとめたものです。このテンプレートはステップバイステップガイドとして活躍するため、どのチームメンバーでも見落としのない PR 計画を立てることができます。

PR 計画テンプレートは、PR キャンペーンを成功させるために実行する必要のあるすべての事柄を記載したアクションプランだと考えてください。テンプレートを使って PR 計画を立てれば、情報解禁計画や発表資料、協力を求めるジャーナリストといった重要な詳細を各メディア計画に確実に含めることができます。

PR 計画テンプレートを使うべき理由

PR 活動には、多くの場合複数部門が関わります。PR 担当者としてメディアとの良好な関係を構築し、コミュニケーション計画を立てるにあたり、他のチームからのサポートに頼ることになると思います。マーケティング戦略との調整を図り、コンテンツマーケティングと PR キャンペーンのタイミングを合わせるといった機会が多いでしょう。また、プロダクトチームと協力して技術仕様を確認する作業が必要になるかもしれません。勤め先を問わず、PR 作業が単独で行われることは滅多にありません。

PR プロセスのステップの多くは欠かすことができません。たとえば、各プレスリリースについて法務チームに意見を求めたり、午前 6時までコンテンツの公開を禁止するといったことがあるかもしれません。そうした細かいが欠かせない詳細をすべて一か所で追跡すれば、誰が PR キャンペーンを担当する場合でも、そうした情報がうっかり忘れられるということを確実に防ぐことができます。

そのため、しっかりとしたプロセスを確立しておくことが非常に重要です。PR 計画をテンプレートから作成すれば、重要なステップをすべて網羅しながら、複数の部門の作業をコーディネートできます。PR 計画テンプレートをワークマネジメントプラットフォームで作成すれば、チームと直接つながり、作業スケジュールを全体的に把握できます。そうすれば、飛ばされているステップがないかどうかを追跡できます。

PR 計画テンプレートに含めるべき情報

PR 計画テンプレートは、チームの具体的なニーズが含まれたものでなくてはいけません。テンプレートを作成する際は、以下のセクションをベースにして、チームのニーズに合った形にカスタマイズしましょう。

• リソース: ターゲットオーディエンスについて集めた情報や市場調査の結果、PR 戦略を含めます。これは、PR キャンペーンを通して必要なドキュメントに簡単にアクセスできるようにする、そしてこの計画がどのような形で PR のもっと大きな目標やイニシアチブに紐づけられているかを示す、という 2 つの役割を果たします。

• 担当者: 関連するセクションやタスクをチームメンバーに割り当てて、関係者が具体的なアクションアイテムの担当者を把握できるようにします。そうすると、関係者は適切な相手に質問を送信できるため、必要な回答を得ることができます。

• メディア: アウトリーチ活動の一環としてコンタクトを取る予定のプラットフォームを記載します。これには従来の出版社やメディアが含まれますが、もっと範囲を広げることも可能です。SNS キャンペーンを行うなら、インフルエンサーを記載しましょう。他の企業のマーケティングコミュニケーションチームと連携するなら、そうしたチームもこのセクションに記載します。

• 報告: PR 計画テンプレートの最後のセクションでは、成功を評価する方法を示します。求めているのはランキングか、アワードか、短期的な改善か、具体的に記載しましょう。目標はそれぞれ異なるため、報告も異なる種類のものが必要になります。

PR 計画テンプレートの使い方

PR 計画テンプレートは単なるアウトラインではありません。むしろ、企業が公衆の前で重大なミスを犯さないようにするために随時更新していくドキュメントです。そういう意味では、企業の PR プロセスを導くステップバイステップガイドとして機能する点がこのテンプレートの最も大きく、かつ重要なユースケースであると言えます。

状況にもよりますが、以下のようなステップが含まれるでしょう。

• リリース前にお客様と連絡を取って見積もりを確認する。

• 必要に応じて法務チームやエグゼクティブチームと吟味する。

• ジャーナリストと連絡を取ってメディア広告について話し合う。

• ニュース速報を適切なタイミングで伝えられるよう、すべてのニュースにおいてメディアへの情報解禁タイミングを調整する。

• プレスリリーステンプレートを使って新しい発表に使う主なメッセージを作成する。

• 適切な詳細を適切なタイミングで適切なメンバーと共有できるよう、必要に応じて、計画をリリースするタイミングを分刻みで設定する。

• 重大発表の後は適切なエグゼクティブにフォローアップの質問をする。

• キャンペーンに対する全体的な反応を分析するための評価指標を集める。

PR の初心者でも、ベテランでも、PR 計画テンプレートを使用すれば、毎回、可能な限り最適な PR キャンペーンを作り上げることができます。

組み込まれている機能

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• ボードビュー: ボードビューとはプロジェクトの情報を複数の列で表示するかんばんボード形式の表示スタイルです。「To-Do」「進行中」「完了」など、タスクのステータスに基づいて整理するのが一般的ですが、各列の扱いはプロジェクトのニーズに合わせて調整できます。それぞれの列ではタスクはカードとして表示され、タスク名、期日、カスタムフィールドなどの関連情報も併せて表示されます。タスクは進行するにつれてステージを進んでいくので、プロジェクトの進捗を一目で確認できます。

• タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

• ゴール: Asana では、目標がその達成のために行っている作業に直結しているため、チームメンバーは、何を目指しているのかを簡単に確認できます。目標は、その達成に向けた作業と切り離されていることも多いでしょう。チームや会社の目標と、それを支える作業を結びつけることで、チームメンバーは、自分の仕事がチームや会社の成功にどう直接貢献しているかをリアルタイムに把握し、明確にすることができます。結果としてチームメンバーは、よりよい意思決定が行えるのです。必要であれば、会社の戦略をサポートするプロジェクトを特定し、測定可能な結果をもたらすような仕事を優先することもできるようになります。

おすすめのアプリ

• OneDrive: Asana のタスクウィンドウには Microsoft OneDrive のファイル選択機能が組み込まれているため、Word や Excel、PowerPoint などのファイルを Asana のタスクに簡単に添付できます。

• Canva: Canva for Asana の連携により、Canva の美しいデザインを Asana のプロジェクトに簡単に埋め込み、プロジェクトに命を吹き込めます。Canva との連携で、プレゼン資料から SNS 用素材、ワイヤーフレーム、動画まで、あらゆるアイデアやデザインを 1 か所に集め、シームレスなコミュニケーションやコラボレーションを可能にします。

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Box: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Box ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

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