イベントマーケティング計画テンプレート

最後に参加したイベントを思い出してみてください。イベントの目的や講演者について何も知らずに、ただ会場に足を運んだわけではないはずです。SNS でプロモーション映像を見たり、イベントのウェブサイトに掲載されているアジェンダを見て、お気に入りの講演者を探したりしたのではないでしょうか。そのおかげで、イベントで何が起こるか大体想像がつき、参加するのが楽しみになったのではないでしょうか。

オーディエンスの認知度や興奮を高め、動員を増やすすべてのプロモーションは、偶然に行われるものではありません。事前のイベント計画からイベント後のフォローアップまで、専用のイベントマーケティング計画によりイベントのプロモーション活動をすべて洗い出し、実行した成果です。

イベントプロモーション計画は複雑ですが、その管理まで複雑にする必要はありません。Asana のイベントマーケティング計画用テンプレートを使えば、イベントマーケティング戦略を一元的に整理できるので、参加者の記憶に残るようなイベントを計画、宣伝、制作することができます。

イベントマーケティング計画とは？

イベントマーケティング計画とは、その名の通り、イベントのマーケティングとプロモーションの計画です。イベントマーケティング計画の目的は、注目を集め、イベントの認知度を高めることで、対象となるオーディエンスにアプローチし、参加者を増やすことです。

イベントマーケティング計画には、イベントのマーケティングに必要なすべてのステップを含む、プロモーションのタイムラインの詳細を記載する必要があります。つまり、事前のイベント計画 (参加者候補リストの作成など) から、大規模なプロモーション活動 (イベント用ウェブサイトの開設など)、小規模なマーケティング項目 (メールの送信など) まで、すべてを追跡できるということです。また、SNS にイベントのまとめを投稿するなど、フォローアップのプロモーションイベントも追跡できる必要があります。

イベントマーケティング計画が必要な理由

イベントマーケティングは、開催予定のイベントを広く伝え、より多く参加を促すのに役立ちます。イベントマーケティング計画を活用すれば、対象となるオーディエンスが自然にメディアに触れるタイミングで、イベント施策を打ち出すことができます。要するに、イベントマーケティング計画を上手に作成すれば、イベントプロモーションを適切な場面で、適切なタイミングで確実に実行できるようになります。

これは必ずしも簡単なことではありませんが、イベントマーケティングのテンプレートを使えば、少し簡単にすることができます。

イベントマーケティング計画用テンプレートとは？

イベントマーケティング計画用テンプレートは、イベントマーケティングのタスクを見える化し計画できるフレームワークです。Asana のイベントマーケティング計画用テンプレートを使えば、イベントの開催に至るまでのすべてのプロモーション作業を、計画から実行まで確認できます。イベント当日およびイベント後のタスクを管理するのにも役立ちます。

さらに、テンプレートは複製可能なリソースであるため、特定のイベントに向けてカスタマイズして利用できます。たとえば、業界カンファレンスや製品発表会など、さまざまなビジネスイベントを主催しているとします。イベントの種類によってタイムラインが異なるため、イベントの種類ごとに専用のテンプレートを作成し、今後イベントを計画する際に活用できます。

テンプレートを作成しチーム内で共有することで、すべての関係者がイベントマーケティング計画のレイアウトを確認できるため、いつ何が行われるのかについての認識を一致させることができます。

Asana のイベントマーケティング計画用テンプレートには何が含まれますか？

Asana 製のイベントマーケティング計画テンプレート内にはカスタムセクションやタグが含まれ、イベントプロモーションの計画、整理、実施に役立ちます。

このテンプレートの基本構造を利用して、イベントマーケティング計画を細分化できます。プロモーションプロセスに不可欠なステップとそれに対応する次のようなタスクを記述できます。

• 計画タスク: メッセージの作成、招待リストの作成、イベント登録用ランディングページの立ち上げなど。

• プロモーションタスク: プレスリリースの発表、SNS キャンペーンの展開など。

• イベント当日のタスク: 基調講演の開始に合わせた Instagram への投稿など。

• イベント後のタスク: お礼メールの送信、イベントのまとめ記事のブログ投稿など。

また、カスタムタグを色分けして、次のようなタスクに関連する情報を管理できます。

• タスクを担当するチームメンバー

• タスクの期日

• タスクの依存関係: どのタスクがお互いに依存しているのかを把握して対応できます

• タスクの進行状況: 「開始」「進行中」「完了」など

• タスクの承認ステータス: 「レビュー準備完了」「承認済み」「変更が必要」など

• タスクがプロモーション計画のどの段階にあるか

• タスクに関連する予算 (該当する場合)

イベントマーケティング計画用テンプレートのメリット

イベントマーケティング計画には、多くの不確定要素が含まれるものです。Asana のイベントマーケティング計画用テンプレートを使えば、チーム間で簡単にコラボレーションでき、作業を一か所で管理してキャンペーンを順調に進めることができます。

イベントマーケティング計画用テンプレートには、次のようなメリットがあります。

• イベントマーケティングプランの全体像を整理できる: イベント前のタスクもイベント後のタスクも、一か所にまとまります。

• イベントマーケティングのタイムラインを作成できる: 仕事に取りかかる前にタイムラインが用意されます。イベントの優先順位が変わったときや、ベンダーが抜けたとき、チームが納品物にもっと時間をかけたいときなど、締め切りを容易に変更することができます。

• タスクを作成し、日付範囲や依存関係を調整できる: 時間通りに仕事を開始することができます。

• アクションに直結したフィードバックを送れる: イベントテンプレート内で直接画像ファイルやドキュメントなどのアセットにコメントやサブタスクを追加できます。

• テンプレートで承認を直接管理できる: 最終的な期日が明確になり、作業が承認されたときにチーム全体が把握でき、イベントプロモーション資料が世に出る前にフィードバックをきちんと反映できます。

• プロモーションを一か所で計画および管理できる: チームを横断してメンバーとベンダーをまとめ、説明責任と可視性を改善します。

• プロモーションのスケジュールの全体像を可視化できる: いつ何が実施されるのかを把握できます。 

• 適切なタイミングで適切な場所で施策を展開できる: 理想的なオーディエンスを引きつけ、動員目標を達成します。

• マイルストーンを使って進捗状況を追跡できる: プロモーションが確実に時間どおりに実行されるようにします。

Asana のイベントマーケティング計画用テンプレートで使用できる連携機能やアプリ

Asana の連携機能とアプリにより、Asana を離れることなく、チームメンバーとコミュニケーションし、作業のレビューと承認を行い、計画の進捗状況を追跡することができます。

組み込まれている機能

1. カレンダービュー: カレンダービューは、今までの作業や今後の作業のすべてをカレンダー形式で確認できるプロジェクトビューです。この機能を使えば、作業内容や締め切りを明確に把握できます。また、関係者は各タスクのそれぞれの期日や予定されているプロジェクト作業の全体的な頻度を確認できます。さらに、タスクをクリックすると、関連するカスタムフィールド、依存関係、サブタスクなどの詳細情報が表示されます。

2. タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

3. マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを配置することで、目標に向かってどのようなペースで進んでいるかを、チームメンバーやプロジェクト関係者に知らせることができます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

4. カスタムフィールド: カスタムフィールドは、作業のタグ付け、ソート、絞り込みに最適な手段です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが一目でわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

おすすめのアプリ

1. Google Workplace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

2. Gmail: Asana for Gmail との連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクにはメールのコンテキストが自動的に含まれるので、それまでの経緯を完全に把握できます。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。 

3. Adobe Creative Cloud: クリエイティブチームが最高の仕事をするには、デザイン作業に集中できることが重要です。Asana と Adobe Creative Cloud を連携すれば、クリエイティブチームやデザインチームは、仕事の開始に必要な情報の入手も、レビュアーや承認者からのフィードバックの受け取りも、仕上がったアセットの提出も、すべて Photoshop、Illustrator、InDesign を離れることなく行えます。新しいタスクを確認する、デザインを共有する、Adobe XD 共有リンクを埋め込む、Asana で受け取ったフィードバックを反映させるといったあらゆる作業を Adobe Creative Cloud の中で実行できます。

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