イベントマーケティング計画テンプレート

あなたがこの前参加したイベントのことを振り返ってみましょう。おそらくイベントの目的や発表者の名前も知らずに、ただふらりと参加したわけではないはずです。SNS のプロモーション動画を見たり、イベントホームページの予定表でぜひ話を聞きたい発表者を探したりしませんでしたか？さまざまな前評判のおかげでどんな内容かもだいたい把握し、参加を楽しみにしていたのではないでしょうか。

知名度を上げ、期待感を高め、参加者を増やす。この 3 つを実現するには、それなりの手を打つ必要があります。そのために、イベント前の準備からイベント後のフォローアップまで、あらゆるプロモーション活動の詳細を決めたイベントマーケティング計画の作成が欠かせません。

複雑なイベントプロモーション計画をシンプルに管理する方法があります。Asana のイベントマーケティング計画テンプレートを使えば、イベントマーケティングの戦略を 1 か所で整理し、印象に残る素晴らしいイベントの計画、プロモーション、プロデュースが実現します。

イベントマーケティング計画とは？

イベントマーケティング計画は、文字どおり、イベントのマーケティングとプロモーションの計画です。イベントマーケティング計画は、人々の注目を集め、イベントの知名度を上げて、ターゲットオーディエンスにリーチし、参加者を増やすことを目的としています。

イベントマーケティング計画には、プロモーション活動の詳細なタイムラインが必要です。これにはイベント前の準備 (例: 予想参加者のリストの作成) から、大規模なプロモーションプロジェクト (例: イベントウェブサイトの開設)、あるいはもっと細かいマーケティング関連の作業 (例: 一斉メールの配信) に至るまで、イベントのマーケティングに必要なすべてのステップが含まれます。また、SNS でイベントの報告記事を投稿するといった、フォローアップのプロモーションも管理する必要があります。

イベントマーケティング計画が必要な理由

イベントのマーケティングは、これから開催するイベントについての情報を広め、参加者の増加を図る取り組みです。イベントマーケティング計画を活用することで、ターゲットオーディエンスが自発的にメディアを利用しているタイミングでプロモーションを実施できます。言い換えれば、周到なイベントマーケティング計画によって、時と場所を外さないプロモーションが可能になるのです。

ただし、そうした計画を立てるのは必ずしも簡単ではありません。そのハードルを下げるのがイベントマーケティング計画テンプレートです。

イベントマーケティング計画テンプレートとは？

イベントマーケティング計画テンプレートは、イベントのマーケティング関連タスクを細かく計画するフレームワークです。Asana のイベントマーケティング計画テンプレートなら、イベントの立ち上げまでのプロモーションに関するすべての To-Do の計画から実行までを 1 か所で整理できます。しかもイベント当日やイベント後のタスクの管理も可能です。

加えて、Asana のテンプレートは複製できるため、イベントごとにカスタマイズして利用できます。たとえば業界の大規模な会議や製品リリースなど、種類の異なるイベントを主催する場合を考えてみましょう。イベントの種類ごとに独自のタイムラインがあるため、イベントの種類に合わせてテンプレートを作成しておけば、今後はそのテンプレートを使って計画できます。

テンプレートを作成したら、関係チームと共有します。関係者全員がイベントマーケティング計画の詳細を確認できるため、いつ何があるのかについて認識をそろえられます。

Asana のイベントマーケティング計画テンプレートに含まれる情報

Asana が作成したイベントマーケティング計画テンプレートには、イベントプロモーションの計画、整理、実施がしやすいように、カスタムのセクションとタグが設けられています。

テンプレートを土台にして、実際のイベントマーケティング計画をプロモーションの重要なステップと、それぞれに対応するタスクに整理します。こうしたタスクには次のようなものがあります。

• 計画タスク: メッセージの作成、招待リストの作成、イベントの登録ランディングページの開設など

• プロモーションタスク: プレスリリースの送付、SNS キャンペーンの実施など

• イベント当日のタスク: 基調講演者によるオープニングスピーチの Instagram への投稿など

• イベント後のタスク: 感謝のメールの送信や、イベントの報告記事の投稿など

さらに、カスタムタグを色別にして、次のようなタスクの関連情報を整理できます。

• タスクを担当するチームメンバー

• タスクの期日

• タスクの依存関係全般。これにより仕事に取り組む前に、どのタスクが依存関係にあるかを把握できます。

• タスクの進捗 (未着手、進行中、完了)

• タスクの承認ステータス (レビュー準備完了、承認済み、要修正)

• タスクが属するプロモーション計画のフェーズ

• タスクに関する予算 (該当する場合)

イベントマーケティング計画テンプレートを使うメリット

イベントマーケティング計画には、さまざまな不確定要素があります。Asana のイベントマーケティング計画テンプレートを活用すれば、チーム間のコラボレーションが円滑になり、仕事を 1 か所で管理できるため、キャンペーンを計画どおりに進められます。

イベントマーケティング計画テンプレートのメリットをいくつかご紹介します。

• プレイベントからイベント後のタスクまでイベントマーケティング計画全体を 1 か所で整理できる。

• 事前にイベントマーケティングのタイムラインを細かく計画してからプロジェクトを開始できる。イベントの優先度が変わったり、ベンダーの離脱や成果物の遅れといった突発的な事態が起きても、簡単に締め切りの調整が可能。

• タスクを作成し、期間や依存関係を調整して、予定どおりに仕事を開始できる。

• テンプレート内で、画像ファイルや書類などのアセットに具体的なフィードバックを直接追加できる。

• テンプレートで直接承認の管理ができるため、最終期日が明確になり、仕事が承認されるとチーム全体に共有される。また、確実にフィードバックを反映してから、プロモーション資料を公開できる。

• プロモーション関連の仕事を 1 か所で計画、管理し、部門横断チームのメンバーやベンダー全員で利用できるため、透明性が高まり、より説明責任が果たされるようになる。

• プロモーションスケジュールの全体像を可視化することで、いつ何がリリースされるのかが明確になる。

• ベストな場所とタイミングでキャンペーンを立ち上げ、理想的なオーディエンスにアピールして、参加者数の目標を達成できる。

• マイルストーンを使って、進捗を管理し、プロモーションを予定どおりに実施できる。

Asana のイベントマーケティング計画テンプレートで使える連携機能やアプリ

Asana の連携機能やアプリを使えば、チームメンバーとのコミュニケーションも、仕事のレビューや承認も、計画の進捗管理も、すべて Asana の中で完結します。

組み込まれている機能

1. カレンダービュー: カレンダービューは、今後の作業や過去の作業をすべてカレンダー形式で確認できるプロジェクトビューです。この機能を使えば、やるべき作業の内容や締め切りを明確に把握できます。また、関係者は各タスクのそれぞれの期日や予定されているプロジェクト作業の全体的な頻度を確認できます。さらに、タスクをクリックすると、関連するカスタムフィールド、依存関係、サブタスクなどの詳細情報が表示されます。

2. タイムラインビュー: タイムラインビューは、ガントチャート式のプロジェクトビューで、すべてのタスクを横方向の棒グラフで表示します。各タスクの開始日と終了日はもちろん、タスク間の依存関係も確認できます。タイムラインビューを使うと、計画の各部がどのように関連しているかを簡単に把握できます。さらに、すべての作業を一度に見渡せるため、依存関係の競合を事前に見つけて対処でき、すべての目標を予定通りに達成できます。

3. マイルストーン: マイルストーンは、プロジェクトの重要なチェックポイントを表すものです。プロジェクトにマイルストーンを設定することで、目標への進行のペースを、チームメンバーやプロジェクト関係者と共有できます。さらにマイルストーンは、プロジェクトの大きな目標に向かう過程で、小さな成果を一つ一つ祝う機会にもなります。

4. カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

おすすめのアプリ

1. Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

2. Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

3. Adobe Creative Cloud: クリエイティブチームが最高の仕事をするには、デザイン作業に集中できることが重要です。Asana と Adobe Creative Cloud を連携すれば、クリエイティブチームやデザインチームは、仕事の開始に必要な情報の入手も、レビュアーや承認者からのフィードバックの受け取りも、仕上がったアセットの提出も、すべて Photoshop、Illustrator、InDesign を離れることなく行えます。新しいタスクを確認する、デザインを共有する、Adobe XD 共有リンクを埋め込む、Asana で受け取ったフィードバックを反映するといったあらゆる作業を Adobe Creative Cloud の中で実行できます。

4. Canva: Canva for Asana の連携により、Canva の美しいデザインを Asana のプロジェクトに簡単に埋め込み、プロジェクトに命を吹き込めます。Canva との連携で、プレゼン資料から SNS 用素材、ワイヤーフレーム、動画まで、あらゆるアイデアやデザインを 1 か所に集め、シームレスなコミュニケーションやコラボレーションを可能にします。

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