電話メモテンプレート

よく仕事で電話をかける (企業によっては「架電する」とも) 人であれば、通話メモを取ったり管理したりすることがいかに大変な作業であるかを理解しているはずです。見込み客へのコールドコール (飛び込み電話営業) から、問い合わせに対するフォローアップ、新規顧客との関係構築まで、多くの業務が電話で行われるため、メモを失くしたり、自分が書いた字が読めなかったりすると、大きな失敗をしたように感じてしまうかもしれません。

そこで役に立つのが、電話メモ (通話記録、コールログ) テンプレートです。このテンプレートは繰り返し使えるので、誰と話したか、その結果どのようなアクションアイテムが発生したかなど、日々の通話を記録しておくことができ、もう電話メモをなくす心配はありません。

通話の記録とは

コールロギング (通話の記録) とは、かかってきた電話や発信した電話の内容を記録に残していく作業です。一般的には、テレマーケティングやセールスなど、電話業務が多いチームメンバーが電話メモを使用します。しかし、コミュニケーションに関する詳しい記録を残したいチームであれば、誰でも電話メモを活用できます。

通常、通話の発信元、通話の日付、通話の開始と終了の時間、通話の目的、その結果をまとめたメモやアクションアイテムなどを記録します。そうすることで、何を話したか、次に何をすべきかを正確に把握できます。

電話メモのテンプレートとは

電話メモテンプレートは、コールログを繰り返し使えるようにテンプレート化したもので、さまざまな通話を記録する際のフレームワークとして機能します。テンプレートの内容はそれぞれ変わりますが、構造は共通して変わらないため、事前にユースケースや日ごとに電話メモを作成する手間が省けます。

最大の特徴は、プロジェクト管理ツールで編集可能な電話メモのテンプレートを作成することで、電話メモをなくしたり、読み違えたりする心配がなくなることです。さらに、電話メモをデジタル化することで、通話の目的、次のステップ、その他の通話に関するメモなど、重要な背景情報を一目で確認できるようになります。電話メモのテンプレートがあれば、「昨日自分が書いたこの字はどういう意味なんだろう？」と悩むことはなくなります。

デジタル電話メモテンプレートを使うと、次のことができます。

• すべての通話メモを一か所で確認できる

• 通話に関する顧客情報を記録できる

• コールドコールした顧客へのコンバージョン率など、通話による成果をモニタリングできる

• どの顧客が詳しい情報を希望したか、フォローアップを必要としたかなど、通話中に発生したアクションアイテムを確認できる

• 顧客関係管理 (CRM) を強化できる

• Google ドキュメントや Google スプレッドシートなどの関連資料を通話メモに添付する

• 顧客との関係を構築し、顧客ニーズを予測するために、どの顧客がよく電話をかけてくるのか、その理由は何かなどを通話記録から確認できる

• 通話時間やコンバージョン率などの通話内容をモニタリングすることで、チームのパフォーマンスやマーケティングキャンペーンの効果に対する理解を深められる

一般的な電話メモテンプレートの例

電話メモのテンプレートは、電話メモとメモ取りのプロセスを効率化し、統一しようと考えているチームなら、業種や業務の内容に関わらず役に立つツールです。ここでは、一般的な電話メモの使い方をご紹介します。

• セールスコールの記録テンプレート: 見込み客の名前と会社名、電話の目的、見込み客がフォローアップを必要とするかどうかなど、セールスコールに関連する情報と結果を記録します。

• 既存顧客の電話メモテンプレート: 既存顧客への着信と発信を記録することで、簡単に顧客関係を管理し、その関係を強化できます。

• 医療機関向けの電話メモテンプレート: 患者の主治医、症状、指示、主治医のフォローアップが必要かどうかなど、患者情報を記録します。

• 毎日または毎週かける通話用の記録テンプレート: 毎日または週に一度の発着信を記録することで、顧客関係や売上をモニタリングできます。

• カスタマーサービスやサポート向けの電話メモテンプレート: 誰が電話をかけたか、どのようなサービスが必要かなど、サポートやサービスに関する通話の内容を記録します。

電話メモテンプレートに盛り込むべき内容とは

コールログのテンプレートを最大限に活用するためには、通話内容や顧客に関する重要な情報を必ず記載します。顧客の詳細情報やアクションアイテムのタグをテンプレートに組み込むことで、通話に最も関連する情報を記録する作業時間を短縮し、売上の向上など、もっと重要な作業に専念できるようになります。

基本的な電話メモテンプレートに盛り込むべき項目は、以下のとおりです。

• 着信者の名前

• 着信者の会社名

• 着信者の連絡先情報

• 通話した日付と時間

• 通話時間

• 通話の目的

• クライアントへのフォローアップが必要か

• 通話内容に関するメモや通話後のアクションアイテムを記入するスペース

組み込まれている機能

• カスタムフィールド: カスタムフィールドは、仕事のタグ付け、ソート、絞り込みにぴったりの方法です。優先度やステータス、メールや電話番号など、追跡が必要なあらゆる情報に対してそれぞれカスタムフィールドを作成できます。カスタムフィールドを使用して To-Do をソートし、スケジュールを組むことで、何から手を付けるべきかが瞬時にわかります。また、さまざまなタスクやプロジェクトを横断して同じカスタムフィールドを使用すれば、組織全体で一貫性のある管理ができます。

• リストビュー: リストビューは、プロジェクトの全情報を一目で確認できるグリッド形式のビューです。To-Do リストやスプレッドシートのように、リストビューではすべてのタスクが一度に表示されるので、タスクのタイトルや期日だけでなく、優先度やステータスなど、関連するカスタムフィールドも確認できます。チーム全体が、誰がいつまでに何をするのかを把握することで、コラボレーションをスムーズに行えるようになります。

• オートメーション: 手作業を自動化することで、チームは忙しいだけの無駄な作業に費やす時間を減らし、本来の業務に専念できるようになります。Asana のルールは、トリガーとアクション、つまり「X が発生したら Y を行う」という基本的な仕組みに基づいて機能します。ルールを使用して、作業の自動割り当て、期日の調整、カスタムフィールドの設定、関係者への通知などを行います。単発のオートメーションからワークフロー全体まで、ルールを活用することで、チームはスキルを要する仕事や戦略的な作業に取り組む時間を確保できます。

• サブタスク: To-Do が大きすぎて、1 つのタスクに収まらないこともあります。タスクに複数の担当者がいる場合、期日が遠い場合、公開前に関係者の確認と承認が必要な場合などは、サブタスクが便利です。サブタスクを使えば、タスクを細分化して仕事を配分できるほか、細かい To-Do を親タスクの全体的な流れに結びつけるにも役立ちます。サブタスクでタスクを細かく分割し、複数のステップから成るプロセスの各要素を管理しましょう。

おすすめのアプリ

• Dropbox: Asana タスクウィンドウに直接組み込まれた Dropbox ファイル選択機能を使って、Asana のタスクに直接ファイルを添付できます。

• Google Workspace: Asana タスクウィンドウに組み込まれた Google Workspace ファイル選択機能を使って、Asana でファイルをタスクに直接添付しましょう。マイドライブ内のファイルを、数クリックで簡単にタスクに添付できます。

• Gmail: Asana for Gmail の連携を使用すると、Gmail の受信トレイから直接 Asana タスクを作成できます。Gmail から作成するタスクには、それまでの経緯を完全に把握できるよう、メールのコンテキストが自動的に含まれるようになっています。メールの作成中に Asana タスクを参照する必要があるときは、わざわざ Asana を開かなくても、Asana for Gmail アドオンを使い、直接 Gmail の受信トレイから簡単にそのタスクを検索できます。

• Slack: Slack 上にあるアイデアや仕事のリクエスト、アクションアイテムを追跡可能な Asana のタスクやコメントに変換しましょう。ちょっとした質問やアクションアイテムが、期限と担当者つきのタスクに変わります。仕事を簡単に取り込めるので、やるべきことが Slack の中に埋もれ、流れることはありません。

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