プロジェクト管理ソフトウェアの提案方法: 完全ガイド
まとめ
プロジェクト管理ソフトウェアを調査したことがある方は、そのようなツールが効率を高め、コラボレーションを改善し、チームが価値の高い仕事に集中できるようにすることをご存知かもしれません。 しかし、自分自身にとってのツールの可能性を理解するのは簡単ですが、リーダーシップを説得するのは難しい場合があります。特に、会社のリソースが限られている場合はなおさらです。
Businessリーダーは、新しいソフトウェアへの投資に対して、当然ながら慎重なものです。 経営陣は、会社全体にとって最善の意思決定をする責任があるため、購入したツールが測定可能な成果につながることを確認したいと考えています。 この記事では、プロジェクト管理ソフトウェアの価値を明確に説明する方法をご紹介します。この方法を使うまくいけば、消極的なステークホルダーではなく、完全に賛同してくれるパートナーとして経営陣のボードを取り込める可能性があります。
プロジェクト管理ソフトウェアの導入を提案するのは簡単ではありませんが、その価値はあります
うまくまとめられた提案書は、プロジェクト管理ソフトウェアの導入に対する承認リクエストを通過させるだけではありません。 リーダーシップに対し、このツールが Business 全体を大幅に改善できることを納得させることができれば、新しいソフトウェアの導入に全力で取り組んでくれるでしょう。 上級の関係者からの賛同を早期に得ることができれば、後でツールを導入するのも容易になります。 ステークホルダーの完全な賛同を得られれば、デジタルトランスフォーメーションやチーム間での導入を円滑に進められる可能性も高まります。
ここでは、プロジェクト管理ソフトウェアの提案を準備する際に考慮すべき 5 つの重要なポイントと、提案を成功させるための具体的なヒントをご紹介します。
Nucleus Research: プロジェクトの所要時間を半減
Asana の活用は組織のコスト削減と効率改善につながることが明らかになりました。
会社のリーダーが最も重視していることに焦点を当てる
チームリーダーは、欠点も含め、Business プロセスを熟知しています。 しかし、あなたにとっては明らかな改善点であっても、経営陣は日々の業務に直接関与していないため、それほど明白に認識できていないことが多いものです。 経営陣が無関心というわけではありません。むしろその逆です。 会社のリーダーは、チームが成功できるようにしたいと考えていますが、購入の可否を判断する際は、ビジネスという観点から物事を見ています。
エレベーターピッチを準備する前に、会社のリーダーが何を重視しているかを考えてみましょう。 相手の立場になって考えてみましょう。 新しいソフトウェアを購入することで、Business 全体のパフォーマンスと利益率はどのように向上するのでしょうか？
チーム、部署、会社のリーダーの懸念に対処するために注目すべき 5 つのポイントをご紹介します。
1. 投資利益率 (ROI)
当社の社員がこなす仕事量は、事業規模が当社の 10 倍もある会社の 5 倍に達します。”
新しいソフトウェアが会社の収益にどのように役立つかを実証できれば、リーダーシップのボードに参加する可能性が高くなります。 チームが反復的な手作業に費やす時間を計算し、新しいソフトウェアを使うことでどれだけ時間を節約できるかを示しましょう。 外部調査も行いましょう。 Nucleus Researchのレポートのように、さまざまなプロジェクト管理ツールによる時間短縮効果を定量化した独立したレポートが見つかることがよくあります。
メッセージのキーポイント:
プロジェクト管理ソフトウェアにはオートメーション機能が組み込まれているため、不要な作業を削減できます。これにより、チームメンバーは収益を上げるプロジェクトに集中できます。
2. セキュリティ
複数のセキュリティ認証を導入し、セキュリティに対して真剣な姿勢を示す会社は、私たちにとって大切な存在です。”
サイバー攻撃がニュースで報道されるようになったことで、企業のリーダーはデータセキュリティにますます注目しています。 従業員がさまざまな場所やタイムゾーンで働いている場合でも、会社の情報を非公開にしておきたいと考えています。 LogMeIn の最高情報セキュリティオフィサーであるMichael Oberlainder 氏は、「サイバーセキュリティは今後も重要な課題です。 無視したり、ショートカットしたり、資金を不足させたりすることはできません。」
つまり、プロジェクト管理ソフトウェアを選ぶ際には、セキュリティは必須の機能です。 リサーチを行い、ツールが IT チームが求めるセキュリティ基準を満たしていることを確認してください。
メッセージのキーポイント:
このプロジェクト管理ツールは、セキュリティ機能を優先し、複数のセキュリティ認証を取得しているため、データの安全性を確保できます。
3. 複数チームで使用するユースケース
各チームが異なるツールを使用していたことが原因で情報が伝わらず、効率が悪くなっていたので、仕事を単一のプラットフォームツールに一元化する必要がありました。”
企業のリーダーは、新しいソフトウェアが特定のチームでのみ使用され、アプリケーションの乱立につながり、部門間のコラボレーションや情報共有が難しくなることを恐れ、新しいソフトウェアの導入に慎重になることがよくあります。 そのため、新しいツールを提案する際には、幅広いユースケースを提示することが重要です。 新しいツールがチームに役立つことはもちろんですが、そのプラットフォームがさまざまな部署で使用できるほど柔軟であることも示す必要があります。 ツールのユースケースが多ければ多いほど、会社のリーダーシップにとって魅力的なものになります。
提案を行う際には、プロジェクト管理ソフトウェアを幅広く活用して、チーム間のコラボレーションを改善する方法を示しましょう。 具体的には、次のようなアプローチを取りましょう。
キャンペーンやプロジェクトの計画、仕事リクエストの管理、戦略計画など、チームワークを改善し、チーム間のワークフローを合理化する方法を実演する。 チームが部門横断プロセスをすばやくセットアップできるように、プラットフォームにあらかじめ用意されたテンプレートがあるかどうかを確認しましょう。
プラットフォームが連携を提供している場合は、それらを強調してください。 データ分析、デザイン、メールオートメーション、リードの追跡など、チームごとに使用するツールは異なります。 リーダーは、余計な作業を増やしたり、すでに機能しているプロセスを中断したりすることなく、既存のテックスタックと連携できるプロジェクト管理ソフトウェアを求めています。
メッセージのキーポイント:
このツールは、チームをつなぎ、アプリケーションの無秩序な増加を減らすものであり、混乱を招くものではありません。
4. 導入の容易さ
会社のリーダーは、従業員が使わないツールにお金を払いたくはありません。 ソフトウェアが直感的に使えない場合、チームはそれを採用しません。つまり、ツールへの初期投資が無駄になってしまいます。 こうした懸念を払拭するために、導入のしやすさをピッチで具体的に説明しましょう。 以下にその方法をいくつか紹介します。
製品の動画を見るか、事前にツールのセールスチームとのセッションを予定して、ソフトウェアの仕組み、使いやすさ、特定の問題点の解決方法を正確に把握しておきます。
ソフトウェアのセールスチームと話す場合は、新しいツールを導入する際に IT チームが果たすべき役割についても確認しておきましょう。 ソフトウェアの導入が容易であれば、IT チームは成果につながらない仕事に費やす時間を減らし、ツールを最大限に活用するための戦略的な計画に時間を費やせます。 その後、ピッチの中で、IT チームに余分な負担をかけることなく、チームが自分たちで簡単にツールを使い始められることを実証しましょう。
社内でそのソフトウェアをすでに使用している人がいないか確認してください。 これは、特にツールに基本的なバージョンがある場合、意外と多く起こり得ます。 従業員がすでにソフトウェアを個人的に使用している場合は、チーム全体への導入が容易になる可能性があります。 また、ツールを導入しても会社の既存のテックスタックが増えることはなく、現在の使用状況を拡大するだけであることもメリットになります。
メッセージのキーポイント:
プロジェクト管理ソフトウェアは直感的で使いやすいため、チームが使い始めるために追加のリソースを割く必要はありません。
5. 情報の追跡
Zoom の成長に伴い、仕事の優先順位付けやBusiness上の意思決定を行うために、すべての作業を見わたせる標準的なビューが必要だと考えました。 そのためには、可視性、説明責任、仕事の進め方の一貫性、そしてチーム間の知識共有が不可欠でした。”
会社のリーダーは、チームのために情報に基づいた意思決定を行うために、現状を把握したいと考えています。 また、効果的なコラボレーションを行うには、全員が共通認識を持つことが不可欠であるため、従業員にも同じ明確さを求めています。 しかし、平均的なナレッジワーカーは 1日に 10 個のアプリを 25 回も切り替えているため、明確さを実現することは容易ではありません。 情報がさまざまな場所に分散していると、現状やプロジェクトの進捗状況、誰が何を担当しているのかを把握することが困難になります。
ここで、あなたのピッチが役に立ちます。 プロジェクト管理ソフトウェアは、すべての仕事を一元管理する記録システムを作成することで、この問題を解決します。 会社の情報を一元化することで、従業員もリーダーも必要な情報を見つけられるようになります。
メッセージのキーポイント:
プロジェクト管理ソフトウェアは、すべての仕事を一元管理するためのシステムを提供するため、チームは何が起きているのか、プロジェクトの進捗状況はどうか、誰が何を担当しているのかを把握できます。
Nucleus Research: プロジェクトの所要時間を半減
Asana の活用は組織のコスト削減と効率改善につながることが明らかになりました。
ピッチを際立たせる
優れたセールストークには、常に何かしらの強みがあり、それがセールストークを際立たせます。 ソフトウェアが会社にどのようなメリットをもたらすのか、重要な Business プロセスにどのように適用できるのかを、聞き手がはっきりと理解できるような「なるほど」という瞬間を演出することが大切です。
以下の戦略を試して、ピッチのインパクトを高めましょう。
1. 他のチームや部署を味方につける
評価段階では、製品を試し、社内で評判を確認することが重要でした。 気に入ってくれる人が 1 人でも現れて「これは素晴らしいツールだ」と言ってもらうことが、他の全員に受け入れてもらうための鍵となります。”
これは、プロジェクト管理ソフトウェアをチーム間で活用する方法を実証する上で、何よりも重要なことです。 会社のリーダーにピッチを��う前に、他のチームや部署の関係者に話をして、彼らを味方につけましょう。 ツールの導入に幅広い関心を示すことができれば、チーム間のユースケースや Business ワークフローの改善が実際に可能であることをオーディエンスに納得させることができます。
メッセージのキーポイント:
複数のチームや関係者がこのツールに関与しているため、社内のさまざまなユースケースに導入でき、導入されることが期待できます。
2. 視覚的なデモを用意する
視覚的な要素がないと、どんなプレゼンテーションも完了とは言えません。 実際にデモを行うことで、ツールの機能や使いやすさ、特定のユースケースでの活用方法を視覚的に理解してもらうことができます。 ソフトウェアのセールスチームにプレゼンテーションに参加してもらい、その場でツールのデモを行ってもらいましょう。 セールスチームのメンバーが参加できない場合は、事前に作成した動画を用意しておきましょう。
デモでは、プロジェクト管理ソフトウェアの主な特徴を強調しましょう。たとえば、次のようなものがあります。
目標設定機能で、チームの足並みを揃えて Business の優先事項に対応できる。
イニシアチブのパフォーマンスに関するリアルタイムのインサイトを提供するダッシュボード。
ガントチャート、かんばんボード、カレンダー、マイルストーンなど、チームがロードマップを作成し、プロジェクトのスケジュールを可視化するための機能。
チームが引き続き他のツールを使用できるようにし、情報を一元管理するための連携機能。
メッセージのキーポイント:
このプロジェクト管理ツールには、具体的な Business のユースケースに適用できる、直感的で便利な機能が備わっている。
3. 成功事例を共有する
リーダーは、業界全体で信頼されているプロジェクト管理ソリューションを求めています。 信頼性を示す最適な方法の 1 つは、カスタマーサクセスストーリーを共有することです。理想的には、類似の有名な企業のストーリーを紹介しましょう。 ソフトウェアのウェブサイトで、著名な顧客が紹介されているかどうかを確認してください。 ツールの導入によって、企業がどれだけの時間と工数を節約できたかを定量化した成功事例を見つけられれば、なお良いでしょう。
さらに信頼を高めるために、そのソフトウェアが何らかの賞を受賞したことがあるかどうかを確認しましょう。 Forrester、Gartner、IDC などのアナリスト企業がそのツールについてどのように評価しているかを確認しましょう。
メッセージのキーポイント:
このツールは業界全体で信頼されており、アナリストからも高い評価を得ています。
よくある質問を予測する
ピッチは一方通行ではありません。 むしろ、あなたとリーダーシップチームとの会話です。 話すポイントを準備するだけでなく、リーダーからの質問を予測して、回答を事前に準備しておく必要があります。
何から手をつければよいのかわからないという方のために、プロジェクト管理ソフトウェアの提案に備えておくべきよくある質問をいくつかご紹介します。
料金はいくらですか？ 料金体系はどのようになっていますか？
このプラットフォームは、具体的にどのような Business ニーズを解決しますか？
どのように始めればよいですか？
初期設定にはどれくらい時間がかかりますか？
導入に役立つ外部サポートの種類は？ プロフェッショナルサービス、ウェビナー、その他のハウツーリソースはあるか？
導入にはどのような社内リソースが必要か？
ツールが期待通りに機能しない場合はどうすればよいのか？
どれくらいの時間を節約できるのか？
このプラットフォームはアジャイルプロジェクト管理に対応しているか？
他の会社はこのツールを使っているか？ どのように機能しているか？
このプラットフォームを展開する際のチェンジマネジメントの責任者は誰か？
ツールの使い方を従業員に教えるのは誰か？
ボトムアップのデジタルトランスフォーメーション
プロジェクト管理ソフトウェアの価値を明確に示すことで、会社のリーダーをボードに迎え入れ、デジタルトランスフォーメーションの種を植え付けることができます。 また、うまく構成されたピッチを使えば、単に承認を得るだけでなく、消極的なステークホルダーから完全に賛同するパートナーへとリーダーを変えることもできます。
Nucleus Research: プロジェクトの所要時間を半減
Asana の活用は組織のコスト削減と効率改善につながることが明らかになりました。
