従業員オフボーディングとは？導入に役立つ 6 つのベストプラクティス

効果的なオンボーディングは、新入社員が会社での自分の役割を見つけ、新しい仕事を始めることに伴うストレスを軽減するのに役立ちます。 しかし、仕事を辞めることも、同様に戸惑いを伴います。 多くの企業が新入社員のためにしっかりとしたオンボーディングプロセスを実施していますが、退職する従業員のオフボーディングの重要性を見落としている企業もあります。

従業員のオフボーディングは、退職記念のケーキや推薦状の提供だけではありません。 従業員オフボーディングをうまく行うことで、雇用主としてのブランドを構築し、士気を高め、他では得られない貴重なフィードバックを得ることができます。

従業員オフボーディングとは？

従業員オフボーディングとは、従業員が退職する際の移行・引き継ぎプロセスを指します。 このプロセスでは、退職する従業員とそのマネージャーが一連のステップを経て、すべてのやり残しを解決し、良好な関係を保って退職できるようにします。 これには、組織の知識の取得、退職面談の実施、人事要件の満たすことなどが含まれます。 オフボーディングには、チームが 1 人少ない状態で働けるように準備するというメリットもあります。これには、退職者が担当していた業務の割り当てや、新入社員のトレーニングなどが含まれます。 

オンボーディングとオフボーディングの違い

オンボーディングプロセスは、新入社員が入社時に新しい職務や会社全体に慣れるのに役立ちます。 記念品やウェルカムパーティーなど、楽しい要素を含むこともありますが、実践的なトレーニング、新入社員チェックリスト、ノートパソコンや会社のクレジットカードなどの会社の資産の配布も含まれます。

オフボーディングは、これらのプロセスを逆に実行して、従業員のライフサイクルを完了します。 オフボーディングプロセスには、オンボーディングと同じ要素が多く含まれます。たとえば、会社の資産の返却や、人事チームや IT チームと連携してスムーズな移行を実現することなどが挙げられます。 たとえば、人事チームと時間を設定して従業員の最終給与を処理し、IT 部署と協力して従業員がすべての会社の機器を返却するようにすることができます。

従業員オフボーディングのベストプラクティス 7 選

従業員のオフボーディングは、マネージャーと人事チームが共同で担当します。 人事チームは、退職する従業員が会社を離れる際に必要なすべての法的プロセスと書類の記入について、従業員をガイドする必要があります。 しかし、マネージャーは、従業員がチームから離れる際のプロセス全体をサポートする立場にあります。 オフボーディングプロセスを事前に調整する時間を取ることで、退職する従業員が可能な限り最高の形で退職できるようになります。 以下のベストプラクティスを組み込み、オフボーディングを実行可能で再現性のあるものにしましょう。

1. マネージャーは従業員のオフボーディングをリードする

従業員のマネージャーとして、オンボーディング中と同じように、オフボーディングプロセス全体を通じて従業員のそばにいる必要があります。 多くの場合、オフボーディングの対象となる従業員を最もよく知っているのはマネージャーです。 退職するからといって、放置されていると感じさせるのは避けたいものです。 チームメンバーのオフボーディングプロセスを綿密に管理し、入社時と同じように、退職までの最後の日々もサポートを続けましょう。

2. 組織の知識を引き継ぐ

退職前に、従業員と一緒にその人のワークフローを詳しく確認しましょう。 現在、その従業員はどのような業務を担当しているのでしょうか？ どのようなプロセスを管理しているのか？ 以下のような情報をすべて文書化し、適切に共有するようにしましょう。

• Google ドキュメントやスプレッドシートなど、デジタル情報のオーナーシップを移行する。

• 毎週行うすべてのタスクの記録。

• 担当するプロジェクトでコラボレーションする相手を特定する。

• 従業員が使用する未文書化のプロセスやガイドを書き留める。

3. 管理タスクを把握する

採用と同様に、従業員の退職には多くの書類作成や管理タスクが必要です。 人事チームや法務チームと連携し、従業員がオフボーディングに必要な情報をすべて持っていることを確認しましょう。 人事部が、完了すべき最終的な管理タスクについてチームメンバーに説明します。 たとえば、以下のようなものが挙げられます。

• IT 部門に従業員の最終勤務日を通知し、特定のソフトウェアへのアクセス権を変更してもらう。

• 給与計算チームに最終給与の支払いを依頼する。

• 人事部に連絡し、福利厚生の終了について話し合う。

• 退職願や機密保持契約書など、必要な書類に署名してもらう。

• ID バッジ、ノートパソコン、その他の会社の備品を返却する。

• 退職面談の予定を立てる。

4. 退職者と協力してスタッフへのお知らせを作成する

あなたと従業員が連携して、退職の発表文を書きましょう。 退職の発表は、マネージャーが行うのではなく、本人が納得できる形で同僚に伝える機会を与えることが重要です。

5. 退職面談を設定する

通常、人事部門が実施する退職面談では、チーム、マネジメントスタイル、会社全体に関する有意義なフィードバックを得ることができます。 従業員は退職することになっているため、率直なフィードバックが得られる可能性が高くなります。 退職アンケートは、会社が従業員の離職防止、プロセス、従業員の全体的な体験を改善する方法についてのインサイトを得られる数少ない機会の 1 つです。

退職面談の質問例:

• オンボーディング / オフボーディングプロセスについてどう思いましたか？

• 新入社員をサポートする最善の方法は何ですか？

• この会社でどのような成長機会を追求したいと思いましたか？

• この職場環境の良い点は何でしたか？ ネガティブな点は？

• マネージャーからのサポートは感じられましたか？ 同僚からは？

• 新しい機会を探すきっかけは何でしたか？

• ここでの最高の日または成果は何でしたか？ 最悪の日は？

6. 臨時の計画を立てる

その従業員の代わりにすぐに入社する新入社員がいない場合は、見落としがないように一時的な業務計画が必要になります。 従業員に日々のタスクを文書化してもらいましょう。 その内容を確認しながら、その人の仕事を評価し、不要な仕事のための仕事を延期、委任、削除することを検討します。 必要に応じて、無視できないタスクをチームの他のメンバーに一時的に割り当てます。 

長期的な変更となる場合は、チェンジマネジメントを活用してプロセスを進めることをおすすめします。 たとえば、そのポジションを再び埋める予定がない場合は、チェンジマネジメント戦略を使用して、チームの再編成と仕事の再割り当ての計画を立てることができます。 

7. 後任の従業員を採用する

人事チームと協力して、できるだけ早く後任者の採用プロセスを開始しましょう。 その間、作成した移行計画を使用して、仕事を順調に進めます。 そうすることで、最初に面接した候補者を採用しなければというプレッシャーを感じることなく、その職務に最適な人材を見つけることに集中できます。 退職する従業員が退職するまでに時間がある場合は、スムーズな移行のために、退職する従業員がまだ在職中に後任者を採用することが理想的です。 この重複期間により、退職する従業員は新しい従業員に知識を伝授し、その職務に備えるためのトレーニングを行うことができます。 

従業員のオフボーディングのメリットとは？

従業員のオフボーディングは、従業員、チーム、マネージャー、会社全体など、影響を受けるすべての人にとって有益です。 数あるメリットのうち、いくつかをご紹介します。

• 従業員エクスペリエンス:初日から最終日まで、従業員に良い体験を提供できます。 

• 雇用主ブランドの強化:オフボーディングにより、従業員は最後の体験をポジティブなものとして終えることができるため、会社で働くことのメリットを宣伝してくれる可能性が高くなります。

• ブーメラン従業員の再雇用:退職後に同じ会社に戻ってくる従業員は、ブーメラン従業員と呼ばれます。 従業員が退職する理由はさまざまです。 燃え尽き症候群を経験したり、サバティカル休暇を必要としていたり、休息期間を経てから再び働きたいと考えている可能性があります。 オフボーディングプロセスを実施することで、再入社のタイミングが適切な場合に、より安心して仕事に復帰できるようになります。

• セキュリティリスクの軽減: コンピューターの回収、アカウントのパスワード変更、会社のソフトウェアへのアクセス権の取り消しを行い、セキュリティ侵害を防ぎます。

• 貴重なフィードバックを得られる:従業員は退職時に、より率直な意見を述べる傾向があります。 改善すべき点を特定し、チーム、リーダーシップスタイル、組織に真の変化をもたらすフィードバックを聞く絶好の機会です。

オフボーディングに含めるべき内容とは？ 

オフボーディングプロセスは、退職する従業員があなたや会社に対して持つ最後の印象となります。 退職日が来るずっと前から、全員が安心して過ごせるように、明確なステップを踏み、思いやりのある、包括的なものであるべきです。

オフボーディングプロセスを成功させるために含めるべき項目を以下にまとめました。

• 退職面談

• 従業員オフボーディングチェックリスト

• 福利厚生のオプションと給与に関する質問を確認するための人事オフボーディングミーティング

• クレジットカードやノートパソコンなど、会社の備品を回収するプロセス

最高のオフボーディングプロセスとは？ 自動化されたプロセス

あなたの仕事が減るという���とは、退職する従業員との関係を強化し、その不在時にチームが必要とするものに集中する時間が増えるということです。 オートメーションを使うことで、こうした作業を減らし、トリガーや依存関係を使って、すべてのステップを簡素化することで、再利用可能なオフボーディングプロセスを作成できます。

プロジェクト管理ツールを使用すると、以下のようなものを作成できます。 

• オフボーディングテンプレート: 従業員が退職する際に繰り返し使用できます。

• オフボーディングワークフロー: チームメンバー全員が自分の担当業務と、オフボーディングプロセス中にいつ対応すべきかを把握できるようにします。 

効果的な従業員オフボーディングプロセスを構築する

従業員のオフボーディングのやり方によって、従業員が会社を去る際に「まあまあ」という気持ちになるか、いつか戻ってこれるかもしれないという希望を持って去るかが決まります。 結局のところ、その従業員は会社のために一生懸命働いてくれました。 オフボーディングは、長く充実した仕事の関係を築くための最後のステップです。

オフボーディングプロセスを自動化することで、仕事のための仕事に費やす時間を減らすことができます。 そうすることで、最も重要なことに集中でき、従業員にとって最善の体験を提供できます。