部門横断型の取り組み: 効果的な協力を実現する職場づくりの秘訣

まずは、あなたのチームが華々しくマーケティングキャンペーンを立ち上げた状況を想像してください。さまざまなチームがキャンペーンの成功に貢献しているはずです。このマーケティングキャンペーンを実現した異なる部門間の取り組みが、部門横断型の仕事に当たります。

部門横断型の取り組みとは？

部門横断型の取り組みとは、組織内の異なる複数のチームや部門が関わる取り組みを指します。大半の企業は仕事の種類を基にチームを編成しています。職務ベースのチームとも言えます。たとえばマーケティング、営業、エンジニアリングなどです。しかし、一つのチームだけでは大きな仕事を成し遂げることはできません。異なるチームや部門を横断する取り組みが発生するものです。この異なる部門が参加する取り組みが部門横断型の仕事です。

部門横断型の取り組みと部門横断型チームの違い

部門横断型チームと部門横断型の取り組みは、どちらも部門横断型プロジェクトを実現する要素です。部門横断型チームとは、共通の目標を達成することを目指して協力する、異なる部門に所属するメンバーを指します。たとえば異なる部門から専門知識を持つ人材を集めたタイガーチームを編成するケース、時間の制限が厳しいプロジェクトに対して 2 つの大規模なチームで挑むケースなどが考えられます。部門横断型の取り組みは、部門横断型チームが目標達成に向けて実行する日常のアクティビティを指します。

部門横断型の取り組みの一般的な問題 (およびその解決方法)

部門横断型で仕事に臨むアプローチにはメリットがありますが、実際に行動に移そうとしても期待通りに事が運ばないこともあります。以下に部門横断型の取り組みを試みる際に発生する可能性があるいくつかの問題を挙げ、その解決策を提示します。

コミュニケーション不足

複数の部門が関わると、チームは別のチームと常にコミュニケーションを取る必要性が生じます。チームはそれぞれ独自の用語を使い、独自のやり方で仕事を進める傾向があるため、自分のチーム以外のチームとつながりを持ち、連絡を取り合うことに苦労を強いられる可能性があります。

解決策: 計画の初期段階で共通の用語と目標を確立して、全員の足並みを揃えます。コミュニケーション計画を策定して、情報をどのように共有するのかを周知し、メンバーがいつでも参照できるようにわかりやすい場所に保管しましょう。

情報を一元管理する場所がない

チームはさまざまな文書やファイル、メッセージングプラットフォームを活用します。最終的な意思決定や背景情報を集めた一元管理システムが存在しない状況では、情報を探すために時間を浪費するリスクが懸念されます。単純な誤解や異なる文書のバージョンが用いられる問題、不要なステータス更新を行う問題などは、部門横断型チームの情報源となる 1 つの一元管理システムがあればそもそも発生しない問題です。

解決策: 特定のプロジェクトに関連するすべての情報を一元管理するハブを作ります。Asana をはじめとするワークマネジメントプラットフォームがあれば、チーム全員が利用可能な SoR (記録のシステム) を用意できます。情報を一元管理するシステムを用いると、秩序を保ち、特定のプロジェクトに関するコミュニケーションの場を用意できるほか、重要な決定事項に関する情報を管理できるメリットが期待できます。

チームの優先順位が一致しない

チームによってスキルや目標、優先事項は異なります。必然的に各チームがそれぞれの優先順位を重視するため、異なる部門のパートナーと協力して仕事に臨むことが難しくなります。プロジェクトに参加するチームの数がいくつであれ、全チームが納得する共通の目標を確立することが大事です。共通の目標が存在しない場合、チームはそれぞれ自チームにとってメリットのある目標を優先するようになるでしょう。

解決策: 部門横断型チームの取り組みをより重要度の高いビジネス目標に結びつける。それぞれの取り組みが最終的にどのように重要なビジネス目標につながるのか、どのように全体像に適合するのかを明確に特定することで、部門横断型チームの歩調を合わせましょう。目標達成に対するそれぞれの取り組みの貢献を理解するだけでなく、この関係を視覚化させることも重要です。各々の仕事がビジネス目標にいかに貢献しているのかをリアルタイムで見ることができれば、メンバー全員が同じ方向に進めるようになります。

対立解決の手立てが不足

部門横断型チームで仕事に臨むと、よく知らないメンバーと協力することになる可能性があります。効果的なコミュニケーションは重要ですが、コミュニケーションのスタイルが一致しないこともあります。この不一致が原因でチーム内の対立や問題に発展する可能性があり、解決策の欠如は部門横断型の取り組みにとって弊害をもたらすリスクがあります。

解決策:

大規模なチームでの問題解決は難航する可能性があります。特に責任者が欠けている状態では難易度は高くなります。意思決定と対立解決を補佐するプロジェクトリーダーを任命するアプローチは、対立の発生を予防し、スムーズなコラボレーションを維持する上で有効です。

効果的な部門間コラボレーションを実現するベストプラクティス

部門間のコラボレーションの促進に役立つベストプラクティスをいくつかご紹介します。

• メンバー全員に明確な役割を割り当てる。部門横断型チームは同レベルのチームメンバーだけで構成されることがあります。そのため誰がリーダーなのかが曖昧になってしまいがちです。RACI チャートを使ってグループ内のメンバーの役割を周知し、それぞれの役割を遂行してもらうとよいでしょう。

• 達成可能な (チームではなく) プロジェクトの目標を定める。効果的に仕事を進められる部門横断型チームは個々のプロジェクトに対して目標を定めます。こうすることで、達成を目指す目標が何かをメンバーは具体的に、明確に理解できるようになります。SMART 目標や OKR (目標と主要な結果) などの目標設定方法を用いると、チームに対して現実的な目標を策定しやすくなります。確固たる目標設定方法を持つことでチームリーダーは、これらの目標の達成に役立つ簡潔なアクションプランを定められるようになります。

• 明確なコミュニケーションの実践方法を定める。部門横断型チームがコミュニケーションを取る際の明確なプロセスを定めることで、効率を高め、不要なやり取りを予防できます。コミュニケーションのスペースを用意しておくと、チームは速やかに必要な情報を探し出し、プロジェクトの遂行に集中できるようになります。複数の部門が関わる際はプロジェクト計画プロセスの早い段階でコミュニケーション計画を定めておくことをご提案します。

• 主要なステークホルダーに向けて情報の見える化を行う。主要なステークホルダーに向けて情報を見える化することで、プロジェクトの進捗状況に関するステータス更新やコミュニケーションを最小限に抑えられます。その結果、ステークホルダーは随時戦略を調整したり、仕事を逐一確認したりできるようになります。リアルタイムで進捗状況を把握できる環境が整っていれば、チームは軽快に仕事を進め、必要に応じて戦略を変更することが可能です。

複雑なプロジェクトの屋台骨となる部門横断型の取り組み

効率的な部門横断型の取り組みは、複雑で重要度の高いプロジェクトにとっては欠かせません。企業が速やかに、効果的にプロジェクトを実現する上で、異なるチーム同士がスムーズに協力できる手段が必要になります。部門間のコラボレーションには努力をいとわない姿勢が必要ですが、時間を割いて優れた部門横断型のプロセスを確立することで、参加するメンバー全員の取り組みを改善できます。