Modello SIPOC

Se è da tanto che sei in affari, probabilmente per i tuoi processi succede come per la memoria muscolare: i movimenti vengono svolti senza neppure pensarci. Ma anche se tu li conosci nei minimi dettagli, lo stesso non si può dire per i tuoi stakeholder. Rappresentare visivamente questi processi può aiutarli a capire esattamente il tuo modo di operare, con un minor margine di confusione. 

Ed è qui che entra in gioco il tuo modello SIPOC, uno strumento che ti aiuta a visualizzare e a ottimizzare i processi operativi più importanti. 

Cos'è un diagramma SIPOC?

Un diagramma SIPOC offre una visione di insieme delle fasi incentrate sul cliente relative a spedizioni, risorse, risultati e clienti. Il fine è di fornire agli stakeholder un quadro generale del funzionamento dei tuoi processi, senza entrare troppo nello specifico. I diagrammi SIPOC vengono spesso utilizzati nella fase di "definizione" del metodo Six Sigma o in altri tipi di gestione snella dei progetti, framework di gestione dei progetti che ottimizzano i processi per ridurre gli errori o le inconsistenze nel prodotto finale. 

SIPOC è un acronimo che sta per:

• Suppliers (fornitori): gli input che danno l'avvio al processo.

• Inputs (materie, prime, risorse, ecc.): le risorse necessarie al funzionamento dei processi.

• Process (processo): una panoramica del processo.

• Outputs (risultati): i risultati e gli esiti del processo.

• Customers (clienti): coloro che ricevono i risultati o i vantaggi.

I diagrammi SIPOC sono strumenti visivi. Il diagramma deve essere inteso come un diagramma di flusso o una mappa di processo, e si passa da un componente all'altro del processo delineando solo gli elementi rilevanti e le fasi a livello generale implicate in ciascuno di essi.

Vantaggi dell'utilizzo di un modello SIPOC

Se utilizzi i diagrammi SIPOC su base regolare, sicuramente ti conviene creare un modello anziché partire da zero ogni volta. Non si tratta solo di risparmiare tempo ed energie (spoiler: sì, ci riuscirai), ma anche di allineamento con la metodologia snella di Six Sigma. Il concetto alle spalle di Six Sigma è la minimizzazione degli errori negli output di processo e l'utilizzo di un modello per i diagrammi SIPOC riduce enormemente gli errori umani. Con un modello, non è importante chi crea il diagramma SIPOC: avrai sempre la certezza che sarà coerente.

Come utilizzare il tuo modello SIPOC

Il modello SIPOC supporta la gestione dei processi aziendali, una modalità di analisi volta a migliorare i processi aziendali. Lo puoi utilizzare per garantire che i processi definiti nei diagrammi SIPOC siano coerenti e in linea con i tuoi standard. Dopo aver messo a punto e salvato il tuo modello SIPOC, i membri del team potranno utilizzarlo per creare un nuovo diagramma e documentare ogni singolo processo SIPOC.

L'integrazione del modello SIPOC nel flusso di lavoro dei tuoi processi aziendali è in grado di semplificare e ottimizzare la creazione dei diagrammi SIPOC. Creando il tuo modello in un software di gestione del lavoro, potrai duplicarlo facilmente con un semplice clic, condividerlo con gli stakeholder e coordinare i tuoi processi tra i vari team. Puoi anche assegnare delle specifiche fasi ai membri del team, in modo che gli altri sappiano chi è la persona di riferimento per ciascun componente del processo SIPOC.

Esempio di caso d'uso per il tuo modello SIPOC: casa automobilistica

Una volta creato il tuo modello SIPOC, potrai duplicarlo ogni qualvolta crei un nuovo processo aziendale che ritieni debba essere documentato. Prendiamo come esempio una casa automobilistica. Puoi utilizzare il modello per creare un diagramma SIPOC che offra una panoramica generale, a livello di processo, delle fasi principali necessarie per la produzione di un'automobile, dall'ordine del cliente fino ai risultati.

• Fornitori: in questo esempio, i fornitori saranno probabilmente i clienti, i produttori e le altre aziende utilizzate per la fornitura dei materiali.

• Input: qui è necessario elencare tutti i fattori coinvolti nella produzione di un'auto. Non limitarti ai soli materiali, ma anche alle richieste dei clienti e al prezzo.

• Processo: quali passaggi sono necessari per trasformare le materie prime in un'auto? 

• Risultati: semplificando, i risultati del processo di produzione di un'auto sono i risultati finali del processo di produzione. In questo caso, il cliente prende in consegna l'auto e la tua azienda riceve il pagamento.

• Clienti: a chi sono destinati i vantaggi derivanti dal processo? Potresti includere il cliente che ha acquistato l'auto, le concessionarie e la tua azienda.

Funzionalità integrate

• Vista Bacheca. La vista Bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all'altra e ottieni informazioni a colpo d'occhio sullo stato del tuo progetto.

• Resoconti. I resoconti di Asana trasformano i dati del progetto in diagrammi visivi grafici facilmente comprensibili. Creando resoconti sulle attività all'interno dello strumento in cui vengono svolte, puoi ridurre i doppioni e limitare i passaggi da un'app all'altra. Inoltre, poiché tutte le attività del tuo team sono già su Asana, puoi estrarre dati da qualsiasi progetto o team per ottenere un'immagine precisa di quello che sta succedendo, il tutto in un unico posto.

• Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

• Panoramica del progetto. La panoramica del progetto è il punto di riferimento unico per tutto il contesto importante del progetto. Metti a disposizione del tuo team una visione d'insieme, spiega il cosa, il perché e il come del tuo progetto. Aggiungi una descrizione del progetto per definire il tono della vostra collaborazione su Asana. Quindi, condividi il contesto e le risorse importanti, per esempio i dettagli delle riunioni, i canali di comunicazione e i brief di progetto, tutto in un unico posto.

App consigliate

• Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

• Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

• OneDrive. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file OneDrive di Microsoft, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in maniera semplice file da Word, Excel, PowerPoint e altri strumenti.

• Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

Domande frequenti