Modello di verbale della riunione

Pensa alla tua prossima settimana. A quante riunioni dovrai partecipare? Di queste, a quante non vedi davvero l'ora di partecipare? E, soprattutto, quante pensi che saranno effettivamente produttive o rilevanti per le tue attività quotidiane? 

Se pensi di avere troppo lavoro a causa di riunioni non necessaire e improduttive, ci sono altre persone nella tua stessa situazione. Infatti, l'Indice anatomia del lavoro 2022 ha rilevato che i dipendenti perdono una media di quasi tre ore alla settimana per riunioni non necessarie. 

Quindi, come trasformare le riunioni inefficienti e dispersive in riunioni produttive, traducibili in azioni? Un modo è quello di utilizzare i modelli di verbale della riunione. 

Cos'è il verbale della riunione?

Il verbale della riunione è un formato di annotazione formale che può essere utilizzato per documentare gli ordini del giorno delle riunioni, gli argomenti di discussione e i risultati. La lunghezza non è un fattore importante, lo scopo è quello di monitorare le decisioni importanti e le risultanti azioni da attuare. 

Sebbene di nome e funzione simili, il verbale della riunione è diverso dagli appunti della riunione, un documento informale e non dotato di una struttura definita. E ne basta solo uno. In linea di massima, il verbale viene utilizzato per registrare le riunioni più importanti (per esempio a livello di azienda o di team), mentre gli appunti sono utilizzati in contesti più informali, come le riunioni individuali ricorrenti. In ogni caso, tecnicamente, dipende da te e dagli altri partecipanti alla riunione. Se apprezzi la struttura del verbale della riunione proprio come noi, potrai modificarne il formato per adattarlo alla maggior parte dei tipi di riunione. 

I modelli standard di verbale della riunione dovrebbero includere:

• data e orario della riunione

• persone invitate alla riunione, inclusi i membri assenti

• punti di discussione importanti 

• decisioni prese durante la riunione

• azioni da attuare risultanti e fasi successive

• data e orario delle riunioni successive 

Cos'è un modello di verbale della riunione?

Un modello di verbale della riunione è una risorsa riutilizzabile utilizzata per organizzare, monitorare e condividere facilmente i verbali della riunione all'interno della tua organizzazione. I modelli formali di verbale consentono di prendere meglio gli appunti, in quanto forniscono una struttura alla riunione e visibilità a tutto il team. Con i modelli di verbale della riunione, le tue riunioni consentiranno ai progetti di avanzare, anziché finire nella categoria "avrebbe potuto essere un'email". 

Vantaggi di un modello di verbale della riunione

Se ti sembra di perdere tempo durante le riunioni, probabilmente hai ragione. Secondo l'Indice di anatomia del lavoro, i dipendenti hanno perso in un anno 129 ore in riunioni non necessarie. E questo si riferisce solo alle riunioni già iniziate, cioè il dato non tiene in considerazione tutte le attività superflue necessarie per la programmazione, le bozze degli ordini del giorno e riuscire a mantenere tutti i presenti sulla stessa lunghezza d'onda. 

La creazione di un modello di verbale della riunione può aiutare a ridurre il lavoro iniziale per la pianificazione e la preparazione della riunione. Pezzi di carta, modelli per gli appunti, documenti, fogli di lavoro... i modi per monitorare i verbali delle riunioni non mancano. Utilizzare invece uno strumento di project management offre il massimo dei vantaggi, in quanto consente di definire una versione modello di verbale della riunione, che potrai duplicare per tutti i team e le riunioni. 

E in più, i modelli di verbale della riunione in formato digitale sono sempre aggiornati, le versioni obsolete semplicemente non esistono. Sono inoltre più accessibili al resto del team e non richiedono molti follow-up manuali, riducendo ulteriormente le attività superflue legate alla preparazione delle riunioni e alla registrazione degli appunti. 

Di seguito elenchiamo altri vantaggi dei modelli di verbale della riunione in formato digitale.

• Monitoraggio di tutti i tuoi ordini del giorno e appunti in un unico posto.

• Archiviazione dei verbali delle riunioni in un posto facilmente accessibile a tutti i membri del team.

• Visibilità agli stakeholder, che forse non possono essere presenti a tutte le riunioni.

• Trasformazione delle azioni da attuare in attività, indicando i membri del team per definire le responsabilità. 

• Possibilità di documentare le decisioni importanti e di accedere velocemente ai verbali delle riunioni per riferimento futuro. 

• Monitoraggio dell'avanzamento del lavoro derivante dalle riunioni, in modo che non venga trascurato niente.

Come usare un modello di verbale della riunione

I modelli di verbale della riunione in formato digitale sono facili da creare e da usare. Per iniziare, crea un modello base che contenga almeno le sezioni indicate di seguito. 

• Informazioni di base sulla riunione: il nome del progetto o del team, lo scopo e la data della riunione, i presenti alla riunione e tutte le eventuali informazioni logistiche rilevanti. 

• Punti dell'ordine del giorno: gli argomenti da discutere durante la riunione, chi conduce ogni discussione e il tempo previsto per l'argomento.

• Azioni da attuare: gli aspetti più importanti e le azioni da attuare derivanti dalla riunione, tra cui attività, titolari e date di scadenza. 

• Informazioni sulla riunione successiva: informazioni rilevanti sulla riunione successiva, data e orario inclusi.

Da qui, potrai modificare il modello in base al tipo di riunione per cui intendi utilizzarlo. A mano a mano che la riunione procede, spunta gli argomenti di discussione già trattati e aggiungi le decisioni da attuare nella sezione "Azioni da attuare". Quindi, a riunione terminata, assegna tali attività ai rispettivi titolari, e osserva come tutte quelle parole si trasformano in azioni.

Funzionalità integrate

• Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere definito in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

• Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto.

• Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa del completamento di un'altra con le dipendenze, per sapere sempre se il tuo lavoro sta bloccando quello di qualcun altro e definire quindi di conseguenza le relative priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono vedere facilmente quali attività sono bloccate da altre e sapere quando iniziare la loro parte di lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato riceverà una notifica che adesso può iniziare a lavorare sull'attività dipendente. Oppure, in caso di riprogrammazione dell'attività da cui dipende il tuo lavoro, Asana ti invierà una notifica in modo da poter modificare la scadenza dell'attività dipendente.

• Aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, ma aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate

• Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.

• Clockwise. Con l'integrazione Clockwise + Asana, puoi aggiungere le attività di Asana come blocchi di tempo nel tuo calendario di Google. L'integrazione Clockwise + Asana consente di definire la durata delle attività, quando verranno svolte e se Clockwise può riprogrammarle automaticamente. Aggiungi le attività al tuo calendario e trova il tempo per portare a termine il tuo lavoro.

• Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata su Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, in modo da non lasciarti sfuggire nulla. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

• Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

Domande frequenti