Modello di piano di gestione delle crisi

Il tuo team ha un piano d'azione pronto in caso di un'emergenza grave? Crea un modello di piano di gestione delle crisi per assicurarti di poter affrontare qualsiasi evenienza.

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Quando si pianificano le procedure di emergenza, è importante comportarsi come se il verificarsi di un'emergenza fosse certo, piuttosto che sperare che non succeda mai. Avere un approccio proattivo quando si creano piani di gestione delle emergenze aiuterà a mantenere il tuo team al sicuro. Il modo migliore per iniziare a pianificare queste emergenze? Creare un modello di piano di gestione della crisi.

Cos'è un modello di piano di gestione delle crisi?

Un modello di piano di gestione delle crisi è uno schema ripetibile che il tuo team di gestione delle crisi utilizza per sviluppare un piano di risposta completa alle emergenze impreviste, come un disastro naturale o situazioni gravi che possono avere un impatto sulle operazioni aziendali. Una crisi potrebbe causare livelli di emotività e di stress molto intensi. L'utilizzo di un modello di piano di gestione delle crisi garantisce che il piano includa i dettagli chiave. Se tutte le informazioni sono riportate nello stesso posto, tutti sapranno cosa fare se e quando si verifica una crisi. 

Uno dei principali vantaggi dell'utilizzo di un modello per il tuo piano di gestione delle crisi è che puoi adattarlo alle esigenze del tuo team o a situazioni specifiche, a prescindere dal tipo di crisi. Non tutte le crisi sono uguali ed è importante adattare il piano all'emergenza in corso. Esistono due modi in cui puoi creare il tuo piano di gestione delle crisi: puoi creare un modello di piano di gestione generale adatto alla maggior parte delle crisi, oppure puoi utilizzare un modello di base per creare diversi piani specifici per situazioni eccezionali.

Qual è la differenza tra gestione degli incidenti e gestione delle crisi?

Sebbene la gestione degli incidenti e la gestione delle crisi siano entrambe utilizzate nella mitigazione dei rischi, sono pratiche leggermente diverse. La prima è pensata specificamente per le emergenze di breve termine, mentre la seconda riguarda scenari di crisi più ampi che possono avere un impatto di lunga durata su un'azienda.  Per esempio, il tuo team farebbe riferimento alla gestione degli incidenti per affrontare un attacco informatico, mentre le procedure da seguire in caso di un terremoto inaspettato durante l'orario di lavoro sarebbero contemplate in un piano di gestione delle crisi.

Crea un modello di piano di gestione degli incidenti

Come strutturare un piano di gestione delle crisi

Il modo migliore per iniziare a sviluppare un piano di gestione delle crisi è creare un modello di piano di gestione delle crisi. Una volta che hai il quadro di base, puoi utilizzare le 4 P per delineare la tua strategia di gestione delle crisi. 

Le 4 P della gestione delle crisi stanno per:

  • Prevenire: le iniziative che puoi prendere per prevenire una possibile crisi. 

  • Pianificare: si tratta del piano d'azione dettagliato e graduale che svilupperai per fare in modo che tutti i membri del tuo team gestiscano la situazione di crisi in modo sicuro ed efficiente. 

  • Provare: sono le prove che farai in un ambiente sicuro e protetto del piano che sviluppi. Durante le prove, il tuo team ha l'opportunità di risolvere eventuali problemi in un ambiente sicuro, piuttosto che nel mezzo di una crisi. 

  • Porre in atto: è questo il momento nel quale metterai in atto il tuo intero piano. Nella migliore delle ipotesi, non dovrai mai farlo, perché non dovrai mai affrontare una crisi inaspettata. Nondimeno, avere tutti questi strumenti pronti fornirà al tuo team una strategia sicura in caso di emergenza.

Cosa includere nel modello di piano di gestione delle crisi

Un piano di gestione della crisi non ha lo scopo di coprire ogni singolo dettaglio, ma di fungere da modello che può essere aggiornato quando necessario. Ecco alcuni elementi che un modello di piano di gestione delle crisi dovrebbe includere, a prescindere dal tipo di crisi da gestire. 

  • Protocollo di attivazione: l'insieme di condizioni che devono verificarsi prima che il team decida di avviare il piano di risposta alla crisi. Pensa ai protocolli di attivazione come a un insieme di dipendenze che devono verificarsi prima che parta il tuo piano di risposta. 

  • Analisi dei rischi: la ricerca che delinea eventuali rischi potenziali che la tua azienda potrebbe incontrare. A seconda della potenziale crisi per la quale stai creando il piano, un'analisi dei rischi può aiutarti a determinare la probabilità che tale evento si verifichi. Un esempio di questo tipo di ricerca è un piano di gestione dei rischi o un registro dei rischi.

  • Contatti di emergenza: un elenco che include sia le informazioni di contatto dei membri del team di gestione delle crisi dell'azienda sia dei servizi di emergenza locali, come i vigili del fuoco, i centri antiveleni o altre autorità pertinenti.

  • Procedure di risposta: i passaggi che il team segue durante una crisi quando si verificano le condizioni previste dal protocollo di attivazione. 

  • Strategia di comunicazione: il piano di comunicazione che il tuo team sviluppa per consolidare le modalità di comunicazione durante un'emergenza. Include sia le comunicazioni interne che quelle con gli stakeholder esterni.

Funzionalità integrate

  • Dipendenze. Contrassegna un'attività come in attesa di un'altra attività con le dipendenze. Se sai che il tuo lavoro sta bloccando quello di altri, puoi stabilire delle priorità. I team con flussi di lavoro collaborativi possono verificare quali attività stanno attendendo da altri e sapere quando iniziare la loro parte del lavoro. Quando la prima attività viene completata, l'incaricato verrà avvisato che può iniziare la propria attività dipendente. O, se l'attività da cui dipende il tuo lavoro viene riprogrammata, Asana ti invierà una notifica, permettendoti così di aggiornare la tua scadenza. 

  • Correzione: la correzione consente di lasciare un feedback specifico e traducibile in azioni sulle immagini. Scrivi delle note direttamente sulle immagini o sui PDF, in modo che il tuo team sappia esattamente cosa deve essere fatto per completare il lavoro. Quindi, monitora il feedback in sottoattività, cosicché nessuna azione da attuare venga tralasciata. In definitiva, la correzione rende più semplice e meno frustrante il processo di fornire e ricevere un feedback creativo. 

  • Messaggi. Devi condividere delle informazioni che non sono traducibili in azioni? Prova i messaggi di Asana, che ti consentono di comunicare all'interno di Asana in merito alle attività di riferimento. Puoi inviare dei messaggi a persone, team e progetti, in modo che tutti siano sempre aggiornati. Collegali alle attività, ai progetti e agli obiettivi di Asana per offrire ai destinatari del messaggio maggior contesto e una visualizzazione approfondita dei dettagli.

  • App per dispositivi mobili. Asana è disponibile per iOS e Android, per consentirti di controllare facilmente le tue cose da fare ovunque ti trovi. Leggi le notifiche nella posta in arrivo, invia messaggi e accedi alle attività del progetto, per non perderti gli aggiornamenti. 

App consigliate

  • Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

  • Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Vimeo. Un testo potrà anche arrivare dritto al punto, ma le parole scritte mancano di tono, emozione ed espressività. Con il servizio di videomessaggistica di Asana, sviluppato da Vimeo, puoi dare al tuo team tutto il contesto di cui ha bisogno, senza dover programmare una nuova riunione. Registra brevi videomessaggi riprendendo te, il tuo schermo o entrambi, quindi incorpora i video in attività, progetti, messaggi e commenti per fornire ulteriori informazioni e garantire chiarezza. Asana creerà automaticamente una trascrizione della registrazione, che potrà essere letta e cercata in qualsiasi momento. Lascia un feedback, fai domande e assegna attività, il tutto senza uscire da Asana.

Domande frequenti

Come si prepara un piano di gestione delle crisi?

Il modo migliore per redigere un piano di gestione delle crisi è utilizzare un modello. In questo modo, avrai uno schema di base di un piano di gestione delle crisi e potrai quindi riportarvi rapidamente la strategia del team per prepararti a un'eventuale crisi. Utilizza uno strumento di gestione del lavoro collaborativo, in modo che ogni membro del team di tigri incaricato della risposta alle crisi possa collaborare in tempo reale.

Cosa dovrebbe essere incluso in un modello di piano di gestione delle crisi?

Il modello del piano di gestione delle crisi dovrebbe includere un'analisi dei rischi, un protocollo di attivazione, contatti di emergenza, procedure di risposta e una strategia di comunicazione. Il modo migliore per assicurarti che tutte queste informazioni siano presenti nel tuo piano è utilizzare un modello di piano di gestione delle crisi.

Quali sono le 4 P del modello di gestione delle crisi?

Le quattro P del modello di gestione delle crisi stanno per: prevenire, pianificare, provare e porre in atto.

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Scopri come un modello di piano di gestione delle crisi può aiutare il tuo team a farsi trovare preparato.

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