Con sede a Washington e uffici internazionali a Londra e Praga, Outreach era cresciuta fino al punto in cui i flussi di lavoro interni stavano sfuggendo di mano. Tutti utilizzavano strumenti diversi, dalle piattaforme di gestione del lavoro ai fogli di calcolo, fino alle app per prendere appunti. I team facevano fatica a definire l'ambito dei progetti, rispettare le scadenze e allinearsi sugli obiettivi comuni. Inoltre, il reparto IT cercava di gestire una proliferazione di strumenti e doveva gestire i relativi rischi di sicurezza, semplificando al contempo il modo in cui concedevano le autorizzazioni.

Carley McGee, IT Project and Programs Manager, sapeva che era necessario fare qualcosa. Carley è responsabile delle principali implementazioni IT dell'azienda e gestisce il programma di approvvigionamento software di Outreach. Il suo team di sette persone serve gli oltre 600 dipendenti dell’azienda, che le ponevano tutti la stessa domanda: “Qual è lo strumento migliore per gestire il mio lavoro?”

Oltre ai potenziali problemi di sicurezza, i flussi di lavoro frammentati hanno creato un ambiente in cui:

• Era difficile per i dirigenti ottenere panoramiche generali. I team avevano difficoltà a presentare i dati relativi al proprio lavoro e non esisteva un archivio organizzato del lavoro svolto e delle decisioni prese.

• Era facile perdere le email, perché il lavoro non veniva gestito in un unico posto. I dettagli del progetto a volte si perdevano nella confusione.

• La gestione delle risorse era un gioco di ipotesi. Nessuno riusciva a farsi un'idea del lavoro in arrivo e a pianificare la disponibilità.

Secondo l'Indice dell'anatomia del lavoro, il 64% delle organizzazioni che utilizzano un software di gestione del lavoro afferma che la propria azienda è predisposta per l'efficienza, rispetto al 27% delle aziende che non dispongono di un sistema per gestire il lavoro. Carley voleva assicurarsi che Outreach rimanesse dalla parte giusta e ha deciso di trovare una soluzione facile da usare, sicura e intuitiva per chi impara in autonomia. Soprattutto, doveva essere uno strumento che le persone avrebbero effettivamente usato.

Alla ricerca di semplicità, sicurezza e flessibilità

Carley aveva bisogno di una piattaforma con solide misure di sicurezza, soprattutto in considerazione delle normative vigenti come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD) dell’UE e il California Consumer Privacy Act (CCPA). Quando le persone lasciavano l'azienda, Outreach doveva essere in grado di trasferire ordinatamente i dati a un collega e, quando i team interni lavoravano con terze parti, doveva poter controllare facilmente i livelli di accesso dei collaboratori.

Come primo passo, Carley e il suo team hanno esaminato gli strumenti a cui erano abbonati altri team di Outreach. Il team di Progettazione utilizzava una piattaforma di gestione dei progetti che funzionava bene per loro e, inizialmente, il team di Carley aveva preso in considerazione la possibilità di estenderne l’uso a più team. Ma la sua interfaccia era complicata e l'onboarding del resto dell'azienda avrebbe messo a dura prova le risorse. Outreach ha finito per mantenere lo strumento esistente per la Progettazione e ha scelto Asana per il resto dell'azienda, perché è semplice e adattabile a un'ampia varietà di casi d'uso. Outreach ha semplicemente integrato Asana e Jira, lo strumento del team di Progettazione, in modo che i team potessero tenere sotto controllo i progressi degli altri e condividere le informazioni tra le piattaforme, evitando i compartimenti stagni.

Asana offre ora al team IT di Outreach la flessibilità di aggiungere licenze man mano che l'azienda cresce, e può anche collegarla a Okta, il suo strumento per la gestione sicura delle identità. Gli addetti al marketing possono limitare l’accesso ai fornitori che collaborano alle campagne, e le numerose certificazioni di sicurezza di Asana aiutano il team a tenere al sicuro le informazioni riservate senza preoccupazioni.

Per noi, un'azienda che possieda numerose certificazioni di sicurezza e che dimostri di prendere sul serio la sicurezza è importante.

Carley McGee, responsabile dei progetti e dei programmi IT

Gli utenti esperti aprono la strada all'adozione a livello aziendale

Outreach ha iniziato con poco più di 100 licenze Asana, ma nel giro di un mese o due l'utilizzo era salito alle stelle.

Quando nuovi dipendenti entrano in azienda, Carley li aggiunge su Asana tramite l'integrazione di Okta e, per coloro che hanno bisogno di aiuto per iniziare, crea un progetto di onboarding “Asana Basics” da un modello, in modo che possano imparare attivamente a utilizzare la piattaforma. I power user e gli Asana advocate, in genere project manager di vari team di Outreach, hanno un canale Slack per condividere le migliori pratiche e guidare i nuovi arrivati, che possono intervenire con domande.

Spesso è difficile convincere i dirigenti ad adottare modifiche al flusso di lavoro. Ma al momento dell’implementazione, uno dei power user di Asana era a capo delle Sales Operations. Nelle riunioni settimanali dei dirigenti, mostrava il lavoro del suo team utilizzando i portfolio. Tutti i loro progetti erano già stati inseriti e aggiornati su Asana, quindi non aveva bisogno di fare altro per trovare i risultati raggiunti o aggiornare lo stato più recente. Il suo utilizzo di Asana ha dimostrato quanto fosse facile per i dirigenti ottenere maggiore visibilità e ha convinto altre figure dell'organizzazione.

Una cosa che Carley adora di Asana sono i resoconti integrati sull'utilizzo e sugli accessi. Ciò le consente di verificare facilmente se i dipendenti utilizzano effettivamente la piattaforma e di monitorare il rapporto costo-efficacia man mano che il numero di posti Asana di Outreach aumenta.

Sembrava che l'adozione tra i team fosse avvenuta quasi da un giorno all'altro. Nel giro di un mese o due, è stato semplicemente... boom! Persone che richiedono l'accesso ad Asana. È cresciuto piuttosto rapidamente.

Dalla pianificazione del lavoro di alto livello al monitoraggio degli obiettivi 1:1

Progettato per offrire flessibilità, Asana aiuta i team di Outreach a gestire i propri flussi di lavoro:

• Il reparto marketing gestisce le campagne, collabora con gli appaltatori e gestisce gli eventi esterni.

• Il team Sales Operations riceve le richieste, gestisce gli aggiornamenti del sistema e pianifica il lavoro in programma.

• Il team di gestione delle vendite utilizza Asana per la pianificazione annuale e nelle riunioni individuali per monitorare la crescita professionale con i resoconti.

• Diversi team gestiscono anche gli OKR all'interno dello strumento.

Invece di monitorare manualmente tutto nei fogli di calcolo, ora Risorse umane effettua l’onboarding dei nuovi assunti tramite automazioni che ha creato su Asana. Dopo un'assunzione, il team di reclutamento avvisa Risorse umane tramite un progetto con una serie di attività, come l'invio di un pacchetto per i nuovi assunti, per gestire l'onboarding nel back-end. Grazie a questa automazione, Risorse umane ha eliminato due passaggi con doppio inserimento.

Oltre alle funzionalità standard di gestione del lavoro di Asana, come progetti, attività e date di scadenza, i team di Outreach hanno alcune funzionalità preferite. Il team Analytics ama usare i moduli per le richieste in entrata, acquisendo in anticipo i dettagli necessari prima di gestire le code. I team sono anche grandi sostenitori delle regole, che usano per automatizzare i passaggi e risparmiare tempo, e dei portfolio, dove tengono sotto controllo i progetti a livello generale.

L'utilizzo di Asana a livello aziendale ha portato a un nuovo livello di responsabilità tra manager e dipendenti. La comunicazione avanti e indietro è diminuita e la visibilità del lavoro è aumentata. Questo è stato un grande vantaggio nel 2020, quando tutti i team di Outreach hanno lavorato da remoto. Per quanto riguarda l'IT, Carey e il suo team ora dedicano meno tempo alla gestione delle applicazioni e trovano più facile gestire i rischi di sicurezza.

Gestione IT senza intoppi con Asana

Oggi, in Outreach, il lavoro non viene più trascurato e i team sono più proattivi grazie ai promemoria di avvio dei progetti e di scadenza su Asana. Con un flusso di lavoro ottimale, Outreach può ora servire meglio i suoi clienti e continuare a ottimizzare i cicli di vendita in tutto il mondo con rinnovata efficienza.

Prima di disporre di un buon strumento di project management per i team IT e di sicurezza, dovevamo fare un sacco di lavoro di coordinamento e gestione per ottenere aggiornamenti sui progetti e capire cosa stava succedendo. Asana ci ha aiutato moltissimo in questo.