Templat matriks RACI

Setiap hari, kita mengambil banyak keputusan. Di tempat kerja, seringkali kita harus membuat keputusan dengan cepat. Jika tidak, hasil akhir proyek (dan akhirnya, tujuan perusahaan yang lebih besar) dapat mengalami penundaan dan miskomunikasi. Itulah mengapa sangat penting untuk mengetahui siapa yang bertanggung jawab atas apa—jadi Anda tahu siapa yang memiliki otoritas pengambilan keputusan, siapa yang harus diajak bicara untuk informasi selengkapnya, dan siapa yang harus memberikan persetujuan akhir.

Matriks RACI membantu Anda menentukan peran pengambilan keputusan, memperjelas siapa yang terlibat dalam setiap komponen proyek sebelum dimulai. Hal ini membantu Anda mendapatkan dukungan pemangku kepentingan lebih awal. Lalu, saat Anda benar-benar mulai bekerja, tunjukkan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap aspeknya. Singkatnya, diagram RACI menyederhanakan dan memperjelas peran proyek—dan templat matriks RACI mendorong setiap tim untuk menggunakannya.

Apa itu matriks RACI?

Matriks RACI adalah cara untuk menentukan peran dan tanggung jawab tim proyek untuk hasil akhir proyek. RACI adalah akronim dari peran proyek ini, yang merupakan singkatan:

• (R) Responsible: Orang yang memegang jawab (atau bertanggung jawab atas) tugas proyek tertentu. Tugas hanya boleh memiliki satu anggota tim yang "bertanggung jawab" —Memiliki lebih dari satu orang dalam peran "bertanggung jawab" ini dapat menyebabkan penundaan proyek (sementara menunggu keputusan satu sama lain) dan membingungkan pemangku kepentingan karena mereka tidak tahu harus bertanya kepada siapa.

• (A) Accountable: Orang yang akuntabel mengawasi penyelesaian tugas. Dengan kata lain, mereka memastikan pekerjaan selesai. Untuk mengurangi kebingungan, biasanya hanya ada satu orang yang akuntabel untuk setiap tugas.

• (C) Consulted: seorang atau sekelompok orang yang meninjau dan menyetujui pekerjaan sebelum dilanjutkan ke tahap berikutnya atau menandainya selesai.

• (I) Informed: Pemangku kepentingan yang mendapatkan informasi harus terus diberi informasi terbaru tentang progres proyek, tetapi mungkin tidak terlibat langsung dalam pekerjaan. Dengan memastikan bahwa pemangku kepentingan mendapat informasi selama proyek, Anda dapat mendapatkan dukungan awal dan menciptakan produk akhir yang dinantikan semua orang.

Model RACI sangat bermanfaat untuk organisasi besar dengan banyak tim lintas fungsi dan pemangku kepentingan senior. Namun, model ini juga berguna untuk tim kecil yang mengoperasikan banyak peran berbeda sekaligus. Selain itu, RACI mendorong input dari berbagai anggota tim berbeda yang dapat membantu Anda menemukan solusi isu yang lebih kompleks.

Apa itu templat matriks RACI?

Templat matriks RACI adalah ringkasan matriks RACI milik organisasi Anda yang dapat disimpan dan diisi. Templat yang juga dikenal sebagai templat diagram RACI ini merupakan cara menyederhanakan matriks RACI di seluruh perusahaan. Anda mungkin tidak memerlukan diagram RACI untuk setiap hasil akhir, tetapi jika Anda adalah program atau organisasi besar yang menggunakan RACI secara rutin untuk mengerjakan berbagai jenis proyek, menggunakan templat ini dapat membantu. Membuat templat matriks RACI untuk organisasi Anda akan memudahkan tim menggunakan model RACI yang konsisten untuk proyek sehingga mengurangi kebingungan dan meningkatkan efisiensi di seluruh perusahaan.

Manfaat menggunakan templat matriks RACI

Ada banyak manfaat menggunakan templat matriks RACI, tetapi yang utama adalah menyediakan contoh standar diagram RACI untuk organisasi Anda. Dengan kata lain, templat matriks RACI memudahkan tim untuk membuat diagram RACI mereka sendiri, jadi kemungkinan mereka akan menggunakan RACI menjadi semakin besar.

Itu penting. Karena jika Anda mendapatkan kejelasan tentang kepemilikan tugas, Anda memberdayakan setiap pegawai untuk menjalankan peran masing-masing dan berkolaborasi lebih efektif. Ini membuat pegawai menjadi lebih termotivasi dan lebih produktif. Singkatnya, templat matriks RACI memungkinkan Anda melakukan lebih banyak hal, dengan lebih sedikit upaya.

Untuk program atau organisasi dengan banyak proyek dan hasil akhir yang kompleks, menggunakan templat memastikan Anda menggunakan model RACI secara konsisten. Konsistensi ini memungkinkan visibilitas yang lebih besar tentang siapa yang melakukan apa untuk setiap milestone dan tugas dalam sebuah proyek. Karena format RACI yang sama untuk seluruh perusahaan, Anda akan tahu cara tim lain menggunakannya, meskipun mereka berada di departemen berbeda. Dengan penggunaan konsisten, kebingungan berkurang dan orang merasa lebih terhubung dengan pekerjaan mereka.

Cara menggunakan templat matriks RACI

Untuk menggunakan templat matriks RACI, konsultasikan terlebih dahulu rencana proyek Anda untuk menentukan hasil akhir proyek yang memerlukan diagram RACI. Buat matriks RACI baru dari templat dan daftar tugas untuk setiap hasil akhir. Jika perlu, tambahkan bagian atau milestone untuk membagi daftar tugas menjadi beberapa fase proyek. Misalnya, jika Anda bekerja di bagian produksi, fase Anda dapat berupa awal, tengah, akhir, praproduksi, produksi, dan pascaproduksi.

Lalu, tetapkan peran RACI untuk setiap tugas. Tambahkan kolom untuk melacak progres proyek dan perbarui secara real-time. Untuk penggunaan yang maksimal, buat templat Anda di alat manajemen proyek. Dengan cara ini, Anda dapat memperbarui pemangku kepentingan secara tidak langsung, mengurangi rapat status serta anggota staf yang lebih senior dan semua orang dalam tim dapat menghemat waktu.

Setelah selesai, bagikan templat matriks RACI Anda ke seluruh tim dan departemen. Salah satu manfaat utama menggunakan templat yakni memastikan konsistensi, jadi pastikan setiap orang yang membutuhkan akses memilikinya. Sertakan informasi tambahan yang akan membantu pemangku kepentingan menemukan detail yang dibutuhkan secara jelas atau menghubungi orang-orang jika memiliki pertanyaan. Untuk meningkatkan dukungan, soroti peran tertentu yang merupakan peran untuk pakar bidang tertentu untuk menunjukkan Anda telah memikirkan secara cermat cara mendefinisikan setiap peran RACI.

Integrasi untuk templat Asana

Gunakan fitur dan integrasi ini untuk membuat templat matriks RACI di Asana yang paling cocok dengan kebutuhan tim Anda.

Fitur terintegrasi

• Tampilan Daftar. Tampilan Daftar adalah tampilan bergaya kisi yang memudahkan Anda untuk melihat semua informasi proyek secara ringkas. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus sehingga Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga melihat bidang kustom yang relevan seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Ciptakan kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh tim.

• Persetujuan. Terkadang, selain perlu menyelesaikan tugas, Anda juga perlu mengetahui apakah hasil akhir disetujui atau tidak. Persetujuan adalah jenis tugas khusus di Asana dengan opsi untuk "Setujui", "Minta perubahan", atau "Tolak" tugas. Dengan begitu, pemilik tugas mendapatkan instruksi yang jelas tentang tindakan yang harus dilakukan dan apakah pekerjaan mereka sudah disetujui atau belum.

• Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik untuk menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak, mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan tugas agar Anda tahu apa yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bidang kustom dapat digunakan di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

• Tampilan Linimasa. Tampilan Linimasa adalah tampilan proyek bergaya Gantt yang menampilkan semua tugas Anda dalam diagram batang horizontal. Selain dapat melihat tanggal mulai dan selesai setiap tugas, Anda juga bisa melihat dependensi antar-tugas. Dengan Tampilan Linimasa, Anda dapat dengan mudah melacak perpaduan bagian-bagian dari rencana Anda. Dan, saat dapat melihat semua pekerjaan di satu tempat, Anda bisa dengan mudah mengidentifikasi dan mengatasi konflik dependensi sebelum hal tersebut terjadi sehingga Anda bisa menepati semua gol sesuai jadwal.

App

• Google Workplace. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Workplace yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive dengan mudah hanya dengan beberapa klik.

• Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulailah dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah sehingga permintaan dan pekerjaan tidak hilang di Slack. 

• Miro. Hubungkan Miro dan Asana untuk menyederhanakan alur kerja dan melihat gambaran lengkap setiap proyek, semuanya di satu tempat. Sematkan papan Miro ke dalam brief proyek Asana agar anggota tim berinteraksi, melihat, mengomentari, atau mengedit langsung dari dalam Asana. Atau, lampirkan papan Miro yang ada atau baru ke tugas Asana, mengundang otomatis kolaborator tugas untuk melihat, mengomentari, atau mengedit papan. 

• OneDrive. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Microsoft OneDrive yang terpasang di panel tugas Asana. Lampirkan file dengan mudah dari Word, Excel, PowerPoint, dan lainnya.

Pertanyaan Umum