Kiat Asana: 7 fitur favorit untuk meraih kesuksesan
Asana dibuat untuk semua jenis tim dan ada banyak cara untuk menyesuaikannya untuk Anda dan tim. Dua tim mungkin menggunakan fitur yang sama dengan cara yang sama sekali berbedaβhanya perlu sedikit pembelajaran dan upaya untuk menemukan cara yang paling sesuai. Oleh karena itu, kami senang menawarkan kiat untuk membantu Anda mencapainya. Jadi, kami mengumpulkan favorit kami untuk membantu Anda menggunakan Asana seperti seorang profesional.
1. Lihat daftar tugas Anda di Tugas Saya
Tidak tahu ke mana perginya tugas yang diberikan rekan kerja kepada Anda? Ingin mencari tahu apa yang perlu dikerjakan hari ini? Tugas Saya adalah tempat yang tepat untuk Anda. Fitur ini mengumpulkan setiap Tugas yang diberikan kepada Anda, dan dari sini Anda dapat memfilter menurut pekerjaan yang telah selesai, tugas yang mendekati tenggat, dan tugas yang akan datang. Periksa Tugas Saya kapan saja untuk memastikan Anda bekerja sesuai rencana dan mengetahui pekerjaan baru yang masuk.
Kiat terbaik untuk menggunakan Tugas Saya:
Beri tenggat untuk setiap tugas dan prioritaskan sebagai Hari Ini, Mendatang, atau Nanti. Dengan begitu, Anda dapat berfokus pada prioritas utama, tanpa khawatir kehilangan pekerjaan yang akan dilakukan nanti atau terganggu oleh kekacauan.
Klik ikon filter di sudut kanan atas Tugas Saya untuk menyortir tugas Anda menurut tenggat atau penyelesaian. Menampilkan tugas yang sudah selesai memberi Anda gambaran tentang hal yang telah dicapai (laporan progres instan!)
Gunakan Tampilan Kalender untuk memvisualisasikan jadwal Anda dalam jangka pendek dan panjang untuk memahami bandwidth Anda. Kemudian, seret dan jatuhkan tugas untuk mengubah tenggat.
Dapatkan lebih banyak kiat tugas dengan mengikuti Cara Ber-Asana.
2. @mention rekan tim, tugas, dan proyek
Ingin menarik perhatian kolega Anda pada suatu Tugas? Tautkan ke pekerjaan lain? Permudah berbagi proyek? Cukup ketik @ dan nama orang, tugas, atau proyek yang ingin Anda tautkan di Asana. Untuk rekan tim, fitur ini membuat pemberitahuan (alias "mengirim ping kepada mereka"). Untuk tugas dan proyek, ini menghubungkan Anda ke pekerjaan di Asana. Tidak perlu lagi bertanya-tanya apakah rekan tim melihat pesan Anda atau mengirimkan lusinan dokumen referensi.
3. Dokumentasikan proses Anda (dan percepat) dengan Templat kustom
Ingat saat kampanye tertunda karena desainer tidak mendapatkan informasi? Atau saat email tidak diuji karena semua orang menganggap orang lain yang melakukannya? Membuat dan memelihara proses yang jelas bisa membosankan... sampai Anda memanfaatkan kemampuan Asana untuk membantu Anda melakukannya.
Templat kustom di Asana adalah cara termudah (dan tercepat) untuk mendokumentasikan dan mengunci proses sehingga Anda dapat memulai proyek baru dengan cepat. Siapa pun dapat membuat proyek dari templat sehingga Anda tahu mereka selalu mengikuti langkah yang tepat dan memiliki informasi yang dibutuhkan untuk menjalankannya dengan sukses.
Kiat terbaik untuk templat kustom:
Templat secara otomatis hanya komentar untuk mengunci langkah-langkah Anda. Dengan begitu, tidak ada yang membuat perubahan yang tidak disengaja.
Setiap proses yang Anda ulangi dapat diubah menjadi Templat kustom. Beberapa favorit kami adalah perencanaan acara, onboarding pegawai baru, dan peluncuran produk.
4. Jaga konteks tetap jelas dengan menyimpan Tugas di multiproyek
Terkadang pekerjaan tidak terbatas pada satu proyekβseperti postingan blog yang Anda lacak di Kalender editorial dan untuk kampanye pemasaran mendatang. Alih-alih menduplikat tugas (dan pekerjaan), cukup tambahkan ke kedua proyek. Dengan begitu, pekerjaan dan pembaruan dilacak di tempat yang sama, tetapi pemangku kepentingan lainnya dapat melihatnya di proyek yang paling masuk akal bagi mereka.
Peninjau blog Anda dapat dengan mudah mengakses draf dari proyek kalender editorial, dan manajer kampanye Anda dapat memindai proyek untuk memastikan konten sesuai rencana.
5. Tampilkan durasi tugas dengan tanggal mulai
Batas waktu memberi tahu Anda kapan pekerjaan harus diselesaikan, tetapi kita terlalu sering menunggu hingga menit terakhir, atau membiarkannya terlewat jika kita memiliki terlalu banyak waktu tunggu. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan tanggal mulai untuk membantu Anda mengatur kecepatan pekerjaan dan memastikan rencana proyek memberi rekan tim cukup waktu untuk menyelesaikan pekerjaan mereka.
6. Beri kode warna pada apa saja dan segalanya
Asana membantu mencegah meja Anda dipenuhi stiker catatan dan stabilo, tetapi bukan berarti kami meniadakan warna. Sebaliknyaβkami memberi Anda banyak opsi untuk menambahkan warna guna membantu mengatur pekerjaan. Anda dapat mengatur warna proyek untuk menunjukkan jenis proyek, atau membuat bilah sisi tetap tertataβcukup klik dropdown header proyek dan pilih warna. Anda juga dapat mengatur warna untuk bidang kustom.
Ini membantu rekan tim memindai informasi dengan mudah dengan melihat warna. Jika memiliki bidang kustom, Anda dapat menggunakan warna merah untuk "ditangguhkan", kuning untuk "dalam peninjauan", dan hijau untuk "selesai".
7. Tetapkan kesepakatan tentang cara tim akan menggunakan Asana
Ada banyak cara untuk menggunakan Asana, dan meskipun kami memiliki banyak rekomendasi tentang "cara yang benar", pada akhirnya, yang "benar" adalah yang paling cocok untuk tim Anda. Jika Anda baru mulai menggunakan Asana, lihat panduan kesepakatan kami dan siapkan rapat dengan tim tentang cara menggunakan Asana untuk berkomunikasi dan berkolaborasi.
Beberapa hal yang mungkin ingin Anda tentukan adalah:
Informasi apa yang perlu ada dalam tugas sebelum diberikan?
Bagaimana Anda akan membagikan pembaruan?
Siapa yang membuat dan mengelola proyek?
Bagaimana Anda akan menggunakan perangkat lunak email dan obrolan bersama Asana?
Lihat Cara Asana untuk memulai dengan beberapa kiat tentang konvensi komunikasi untuk Asana:
Ingin kiat lainnya?
Untuk mendapatkan lebih banyak kiat Asana, berlangganan blog kami dan bergabunglah ke Komunitas kami untuk belajar dari para ahli Asana yang dekat dan jauh.
