NTEN permet aux organisations à but non lucratif d’utiliser la technologie avec Asana

NTEN
  • Logo NTEN
  • Emplacement
    • Portland, Oregon
  • Communauté
    • Apporte son soutien à une communauté de plus de 50 000 membres
  • Conférence annuelle
    • + de 2 400 participants

L’impact d’Asana

  • Lancement plus rapide de nouvelles formations à destination des membres
  • Une conférence annuelle à l’impact accru pour plus de 2 400 participants
  • Des processus de demande et de production simplifiés pour livrer plus rapidement les éléments créatifs

Budgets serrés, ressources limitées, technologies dépassées… il ne s’agit là que d’une partie des soucis rencontrés régulièrement par les organisations à but non lucratif. Avec peu de ressources, il est essentiel pour ces organisations de se tourner vers des technologies qui les aideront à mener leurs missions avec plus d’efficacité. NTEN, elle-même organisation à but non lucratif, s’occupe justement de cela en donnant à ces organisations la possibilité d’utiliser la technologie.

Comme souvent chez les organisations à but non lucratif, l’équipe d’NTEN est petite, mais efficace. Basée à Portland avec quelques employés à distance, elle organise une conférence annuelle et développe de nombreuses ressources à destination de plus de 50 000 membres, pour leur permettre de se former et d’adopter les meilleures technologies. Amy Sample Ward, PDG de NTEN, est à la tête de cette organisation.

Comme l’organisation prenait de l’ampleur, l’équipe recherchait davantage de transparence sur les responsabilités de chacun, les échéances et la manière de contribuer aux différents projets. Et avec plusieurs actions en cours à la fois, certaines étapes, petites mais essentielles, passaient au travers des mailles du filet, notamment en raison du cloisonnement des informations. Compte tenu de son rôle de leader technologique, l’équipe d’NTEN savait qu’il existait des outils pour travailler plus efficacement. Ils ont alors décidé de donner l’exemple et de trouver un outil qui les aiderait à tout organiser en un seul endroit.

À la recherche d’un outil de collaboration dynamique

Plusieurs membres de l’équipe d’Amy avaient déjà essayé des outils de gestion par le passé, mais le temps était venu de tout centraliser sur une même plate-forme. Pour Amy, les outils précédemment testés n’apportaient pas les fonctionnalités dont ils avaient besoin.

Après l’évaluation de quelques outils, Amy et son équipe en sont venus à la conclusion qu’Asana proposait les fonctionnalités nécessaires. Il leur permettait de présenter le lien entre les différentes pièces du puzzle avec notamment les tâches liées à plusieurs projets, les dépendances et les échéances. Ils pouvaient également communiquer au sujet du travail à réaliser à l’aide des commentaires, des discussions et du statut des projets au lieu de devoir utiliser un autre outil à cet effet. La possibilité de garder le lien entre la communication et le travail leur permettait par ailleurs d’établir clairement les responsabilités et de réduire les risques de dispersion. Enfin, Asana offrait la possibilité de personnaliser les paramètres de confidentialité pour les travaux à caractère sensible.

« Lorsque j’ai appris qu’il existait une réduction pour les organisations à but non lucratif, je me souviens m’être dit : nous pouvons débloquer toutes ces fonctionnalités tout en restant dans notre budget, il ne faut pas hésiter. »

Pour Amy, qui ne connaît que trop bien le manque de ressources et d’expérience des organisations à but non lucratif, le facteur décisif dans l’adoption d’Asana a été le programme dédié à ce type d’organisation. Avec 50 % de réduction et l’accès au programme des conseillers Asana, Amy et son équipe utilisent désormais la formule Business d’Asana et bénéficient d’outils tels que les formulaires, les portefeuilles et la gestion des ressources. Grâce à ces fonctionnalités, le lancement des tâches est simplifié, ils peuvent suivre la progression des initiatives et ils sont en mesure de mieux gérer leur personnel toujours aussi précieux.

Montrer l’exemple : le déploiement d’Asana auprès de l’équipe

Forte de son expérience dans l’aide aux organisations but non lucratif pour déployer de nouvelles technologies, NTEN a adopté une approche très méthodique dans l’implémentation d’Asana. Ils ont commencé par un projet pilote sur une seule équipe et un seul projet, puis ils ont élargi son utilisation à d’autres projets et d’autres membres. Les premiers utilisateurs ont alors formé leurs collègues au fur et à mesure qu’ils commençaient à collaborer sur des projets et à gérer leur travail sur Asana.

« Notre méthode d’intégration a permis de véhiculer un sentiment positif plutôt que de se sentir forcé à utiliser l’outil. »

Une fois la structure et les conventions de gestion du travail sur Asana établies, il a été facile d’obtenir l’adhésion du reste de l’organisation. NTEN a utilisé des modèles de projets pour aider les nouveaux utilisateurs à voir rapidement les avantages d’Asana. Grâce au support visuel fourni par les modèles, les différents collaborateurs ont pu découvrir comment structurer et gérer leur travail, avec une compréhension immédiate et évidente de la manière dont Asana rendrait leur travail plus facile au quotidien. Le temps nécessaire à l’intégration de l’ensemble de l’équipe s’en est vu réduit.

S’appuyer sur Asana pour gagner en visibilité et en efficacité

Désormais, NTEN utilise des modèles de projets pour planifier toutes ses formations hebdomadaires, p. ex. Culture numérique et accessibilité ou Anatomie de la refonte d’un site Web, afin de ne manquer aucune étape critique, et que n’importe qui puisse intervenir en cas d’absence d’un collègue. Non seulement le stress de l’équipe en est réduit, mais cela l’aide aussi à améliorer le contenu et les ressources à chaque cours.

« Avec Asana, nous ne perdons plus de temps à essayer de nous rappeler de ce qu’il faut faire. »

L’équipe d’NTEN s’appuie également sur Asana pour organiser sa conférence annuelle, NTC, qui accueille plus de 2 400 participants issus d’organisations à but non lucratif et à la recherche de nouvelles façons d’utiliser la technologie pour susciter le changement. En gérant toutes les tâches de la NTC dans un projet principal, ils peuvent tout voir sur une chronologie et suivre les jalons pour s’assurer que les étapes critiques sont terminées à temps. L’équipe propose désormais une meilleure expérience à ses membres lors de la conférence, avec par exemple un photomaton pour plus de convivialité ou l’amélioration de la qualité des présentations Ignite. Ils évitent en effet les coups de panique de dernière minutes et peuvent se concentrer sur la manière de donner satisfaction à leurs participants.

Pour finir, NTEN simplifie son processus de demande créative pour s’assurer que son équipe de conception obtient les informations dont elle a besoin avant de lancer les processus de conception et de production. L’équipe de création peut ainsi livrer rapidement de meilleurs documents, car les demandes sont claires et leur statut est bien visible.

Libérer du temps pour le développement des équipes et atteindre de meilleurs résultats

Grâce à une meilleure structure et plus de visibilité sur le travail de chacun, NTEN a amélioré non seulement ses processus, mais également l’équipe elle-même. Ils ont désormais plus de temps à consacrer à la réflexion créative, car les responsabilités et les étapes à suivre sont claires et que chacun sait qu’il dispose des compétences nécessaires pour mener ses projets à bien. De plus, tout le monde est désormais en mesure de voir en quoi son travail, aussi petit soit-il, contribue à des initiatives plus larges et à la réussite de l’organisation.

« Asana nous a permis à tous de prendre confiance en notre capacité à gérer des projets de A à Z. »

Avec Asana, NTEN a les clés pour fournir une assistance de première classe à ses membres ainsi qu’à la communauté des organisations à but non lucratif, et de les aider à incarner leurs missions et à les mener à bien.

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