NTEN permet aux organisations à but non lucratif d’utiliser la technologie avec Asana

NTEN
  • Logo NTEN
  • Emplacement
    • Portland, Oregon
  • Communauté
    • Apporte son soutien à une communauté de plus de 50 000 membres
  • Conférence annuelle
    • + de 2 400 participants

L’impact d’Asana

  • Lancement plus rapide de nouvelles formations à destination des membres
  • Une conférence annuelle à l’impact accru pour plus de 2 400 participants
  • Des processus de demande et de production simplifiés pour livrer plus rapidement les éléments créatifs

Budgets serrés, ressources limitées, technologies dépassées… il ne s’agit là que d’une partie des soucis rencontrés régulièrement par les organisations à but non lucratif. Avec peu de ressources, il est essentiel pour ces organisations de se tourner vers des technologies qui les aideront à mener leurs missions avec plus d’efficacité. NTEN, elle-même organisation à but non lucratif, s’occupe justement de cela en donnant à ces organisations la possibilité d’utiliser la technologie.

Comme souvent chez les organisations à but non lucratif, l’équipe d’NTEN est petite, mais efficace. Basée à Portland avec quelques employés à distance, elle organise une conférence annuelle et développe de nombreuses ressources à destination de plus de 50 000 membres, pour leur permettre de se former et d’adopter les meilleures technologies. Amy Sample Ward, PDG de NTEN, est à la tête de cette organisation.

Comme l’organisation prenait de l’ampleur, l’équipe recherchait davantage de transparence sur les responsabilités de chacun, les échéances et la manière de contribuer aux différents projets. Et avec plusieurs actions en cours à la fois, certaines étapes, petites mais essentielles, passaient au travers des mailles du filet, notamment en raison du cloisonnement des informations. Compte tenu de son rôle de leader technologique, l’équipe d’NTEN savait qu’il existait des outils pour travailler plus efficacement. Ils ont alors décidé de donner l’exemple et de trouver un outil qui les aiderait à tout organiser en un seul endroit.

À la recherche d’un outil de collaboration dynamique

Plusieurs membres de l’équipe d’Amy avaient déjà essayé des outils de gestion par le passé, mais le temps était venu de tout centraliser sur une même plate-forme. Pour Amy, les outils précédemment testés n’apportaient pas les fonctionnalités dont ils avaient besoin.

Après l’évaluation de quelques outils, Amy et son équipe en sont venus à la conclusion qu’Asana proposait les fonctionnalités nécessaires. Il leur permettait de présenter le lien entre les différentes pièces du puzzle avec notamment les tâches liées à plusieurs projets, les dépendances et les échéances. Ils pouvaient également communiquer au sujet du travail à réaliser à l’aide des commentaires, des discussions et du statut des projets au lieu de devoir utiliser un autre outil à cet effet. La possibilité de garder le lien entre la communication et le travail leur permettait par ailleurs d’établir clairement les responsabilités et de réduire les risques de dispersion. Enfin, Asana offrait la possibilité de personnaliser les paramètres de confidentialité pour les travaux à caractère sensible.

« Je me souviens que lorsque j’ai appris qu’il existait une réduction pour les organisations à but non lucratif, je me suis dit, nous pouvons débloquer toutes ces fonctionnalités tout en restant dans notre budget, il ne faut pas hésiter. »

Pour Amy, qui ne connaît que trop bien le manque de ressources et d’expérience des organisations à but non lucratif, le facteur décisif dans l’adoption d’Asana a été le programme dédié à ce type d’organisation. Avec 50 % de réduction et l’accès au programme des conseillers Asana, Amy et son équipe utilisent désormais la formule Business d’Asana et bénéficient d’outils tels que les formulaires, les portefeuilles et la gestion des ressources. Grâce à ces fonctionnalités, le lancement des tâches est simplifié, ils peuvent suivre la progression des initiatives et ils sont en mesure de mieux gérer leur personnel toujours aussi précieux.

Montrer l’exemple : le déploiement d’Asana auprès de l’équipe

Forte de son expérience dans l’aide aux organisations but non lucratif pour déployer de nouvelles technologies, NTEN a adopté une approche très méthodique dans l’implémentation d’Asana. Ils ont commencé par un projet pilote sur une seule équipe et un seul projet, puis ils ont élargi son utilisation à d’autres projets et d’autres membres. Les premiers utilisateurs ont alors formé leurs collègues au fur et à mesure qu’ils commençaient à collaborer sur des projets et à gérer leur travail sur Asana.

« Notre méthode d’intégration a permis de véhiculer un sentiment positif plutôt que de se sentir forcé à utiliser l’outil. »

Une fois la structure et les conventions de gestion du travail sur Asana établies, il a été facile d’obtenir l’adhésion du reste de l’organisation. NTEN a utilisé des modèles de projets pour aider les nouveaux utilisateurs à voir rapidement les avantages d’Asana. Grâce au support visuel fourni par les modèles, les différents collaborateurs ont pu découvrir comment structurer et gérer leur travail, avec une compréhension immédiate et évidente de la manière dont Asana rendrait leur travail plus facile au quotidien. Le temps nécessaire à l’intégration de l’ensemble de l’équipe s’en est vu réduit.

S’appuyer sur Asana pour gagner en visibilité et en efficacité

Désormais, NTEN utilise des modèles de projets pour planifier toutes ses formations hebdomadaires, p. ex. Culture numérique et accessibilité ou Anatomie de la refonte d’un site Web, afin de ne manquer aucune étape critique, et que n’importe qui puisse intervenir en cas d’absence d’un collègue. Non seulement le stress de l’équipe en est réduit, mais cela l’aide aussi à améliorer le contenu et les ressources à chaque cours.

« Avec Asana, nous ne perdons plus de temps à essayer de nous rappeler de ce qu’il faut faire. »

L’équipe d’NTEN s’appuie également sur Asana pour organiser sa conférence annuelle, NTC, qui accueille plus de 2 400 participants issus d’organisations à but non lucratif et à la recherche de nouvelles façons d’utiliser la technologie pour susciter le changement. En gérant toutes les tâches de la NTC dans un projet principal, ils peuvent tout voir sur une chronologie et suivre les jalons pour s’assurer que les étapes critiques sont terminées à temps. L’équipe propose désormais une meilleure expérience à ses membres lors de la conférence, avec par exemple un photomaton pour plus de convivialité ou l’amélioration de la qualité des présentations Ignite. Ils évitent en effet les coups de panique de dernière minutes et peuvent se concentrer sur la manière de donner satisfaction à leurs participants.

Pour finir, NTEN simplifie son processus de demande créative pour s’assurer que son équipe de conception obtient les informations dont elle a besoin avant de lancer les processus de conception et de production. L’équipe de création peut ainsi livrer rapidement de meilleurs documents, car les demandes sont claires et leur statut est bien visible.

Libérer du temps pour le développement des équipes et atteindre de meilleurs résultats

Grâce à une meilleure structure et plus de visibilité sur le travail de chacun, NTEN a amélioré non seulement ses processus, mais également l’équipe elle-même. Ils ont désormais plus de temps à consacrer à la réflexion créative, car les responsabilités et les étapes à suivre sont claires et que chacun sait qu’il dispose des compétences nécessaires pour mener ses projets à bien. De plus, tout le monde est désormais en mesure de voir en quoi son travail, aussi petit soit-il, contribue à des initiatives plus larges et à la réussite de l’organisation.

« Asana nous a permis à tous de prendre confiance en notre capacité à gérer des projets de A à Z. »

Avec Asana, NTEN a les clés pour fournir une assistance de première classe à ses membres ainsi qu’à la communauté des organisations à but non lucratif, et de les aider à incarner leurs missions et à les mener à bien.

Lire d’autres témoignages de réussite grâce à Asana

Explorer Asana

Rien de plus simple qu’Asana pour suivre en équipe l’avancée des projets et des tâches, et ainsi obtenir des résultats.

Campagne marketing

Campagne marketing

Lancement de produit

Lancement de produit

Objectifs d’entreprise

Objectifs d’entreprise

Mission vers la Lune

Mission vers la Lune

Organiser votre travail

Définissez clairement tâches et jalons pour préciser à votre équipe ce qui doit être fait.

Organiser votre travail

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Informez chacun de ses responsabilités exactes grâce aux options d’attribution et d’échéance.

Aidez votre équipe à respecter ses délais

Tenez vos délais

Élaborez votre plan de campagne pour visualiser l’intégration de tous les éléments, repérer les éventuelles difficultés et mener à bien votre travail.

Tenez vos délais

Concrétisez vos discussions

Posez des questions ou donnez des informations sur le travail en cours pour transformer les discussions en actions.

Concrétisez vos discussions

Joignez des fichiers à votre travail

Regroupez documents partagés, fichiers de conception et feuilles de calcul budgétaires pour éviter à votre équipe de chercher les informations.

Joignez des fichiers à votre travail

Visualisez le travail en un clin d’œil

Affichez votre travail sur un calendrier pour garder l’œil sur le timing et mobiliser l’équipe autour des dates importantes.

Visualisez le travail en un clin d’œil

Suivez votre progression

Restez informé sur la progression du projet par rapport aux objectifs et identifiez rapidement les tâches en retard.

Suivez votre progression

Travailler en déplacement

En réunion avec un fournisseur, à une conférence ou à l’extérieur, restez connecté avec Asana pour mobile.

Travailler en déplacement

Menez chaque projet avec brio

Asana permet aux équipes Marketing de planifier, gérer, suivre et lancer des initiatives qui captivent leurs destinataires.

Menez chaque projet avec brio

Planifiez chaque étape

De l’élaboration au lancement, recensez toutes les étapes essentielles pour que chacun comprenne parfaitement la stratégie.

Planifiez chaque étape

Sachez qui fait quoi

Définissez clairement les responsables et les échéances de chaque élément du lancement pour que tout soit prêt à la date prévue.

Sachez qui fait quoi

Lancez vos produits à temps

Visualisez l’intégration de tous les éléments de votre plan pour pouvoir le modifier à souhait tout en menant à bien votre projet.

Lancez vos produits à temps

Tenez vos équipes informées

Reliez les importantes mises à jour et discussions à votre travail pour éviter qu’elles ne se perdent parmi d’innombrables e-mails.

Tenez vos équipes informées

Regroupez votre travail

Joignez des fichiers à votre projet pour que tout le monde sache où se trouvent les bonnes informations.

Regroupez votre travail

Suivez les dates et les jalons

Gardez l’œil sur les dates clés en affichant les plans de lancement sur un calendrier.

Suivez les dates et les jalons

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Affichez la progression du travail afin de rester sur la bonne voie pour remplir vos objectifs et respecter vos délais.

Distinguez ce qui avance de ce qui est à la traîne

Restez connecté où que vous soyez

Restez au courant de la progression vers un lancement même en dehors du bureau grâce à Asana pour mobile.

Restez connecté où que vous soyez

Prêts ? Lancez !

Asana aide les équipes Produit à respecter leurs délais pour lancer de formidables produits.

Prêts ? Lancez !

Planifiez les priorités

Créez des tâches pour chaque objectif afin que chacun visualise parfaitement les objectifs de l’entreprise.

Planifiez les priorités

Déterminez le référent privilégié

Attribuez chaque objectif à la personne appropriée pour que tout le monde sache qui est responsable et qui peut répondre aux questions.

Déterminez le référent privilégié

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Visualisez l’impact de chaque jalon sur les objectifs à atteindre afin de travailler en toute sérénité.

Élaborez un plan pour atteindre vos objectifs

Partagez informations et statuts

Tenez les parties prenantes informées en associant directement aux objectifs les dernières informations, la progression ou des commentaires.

Partagez informations et statuts

Joignez les fichiers importants

Intégrez Asana à vos outils de partage de fichiers pour regrouper tous vos documents importants au même endroit.

Joignez les fichiers importants

Gardez l’œil sur les dates clés

Affichez les échéances et les principaux jalons de votre projet sur un calendrier pour garantir un timing parfait.

Gardez l’œil sur les dates clés

Suivez la progression de l’entreprise

Identifiez les objectifs en bonne voie et les éléments qui requièrent votre attention afin de maintenir le cap.

Suivez la progression de l’entreprise

Restez au courant

Obtenez les dernières informations et pesez sur les décisions importantes où que vous soyez avec Asana pour mobile.

Restez au courant

Remplissez vos objectifs

Asana offre à votre équipe une meilleure visibilité sur les objectifs de votre organisation pour que chacun reste concentré sur ce qui compte vraiment.

Remplissez vos objectifs

Visez la Lune

Planifiez chaque étape de votre mission pour atteindre les étoiles sans rien oublier.

Visez la Lune

Identifiez les reponsables

Nommez des responsables pour chaque tâche afin que tous, du pilote à l’ingénieur de vol, sache ce qu’il a à faire.

Identifiez les reponsables

Planifiez chaque étape

Créez un plan de lancement pour organiser le chemin à suivre du début à la fin, puis partagez-le avec votre équipe et modifiez-le quand cela est necessaire.

Planifiez chaque étape

Vérifiez que tout est prêt

Posez les questions importantes, entamez les discussions et partagez les dernières informations pour que l’équipe ou l’équipage soit fin prêt le jour J.

Vérifiez que tout est prêt

L’union fait la force

Associez Asana aux autres outils nécessaires à votre mission afin que toutes les informations soient regroupées.

L’union fait la force

Restez concentré sur l’objectif premier

Affichez chaque jalon sur un calendrier pour suivre toutes les dates importantes avant le lancement.

Restez concentré sur l’objectif premier

Suivez votre progression

Affichez ce qui avance et ce qui est à la traîne afin de vous assurer d’être fin prêt pour le jour J.

Suivez votre progression

Travaillez où que vous soyez

Au bureau ou dans les étoiles, restez informé partout où la connexion Internet est établie

Travaillez où que vous soyez

3, 2, 1… Lancez !

Avec Asana, votre équipe peut viser et atteindre la Lune. Un petit pas suffit…

3, 2, 1... Lancez !