NTEN met les organisations à but non lucratif à la pointe de la technologie avec Asana

Budgets serrés, ressources limitées, technologies dépassées… il ne s’agit là que d’une petite partie des difficultés auxquelles sont confrontées les organisations à but non lucratif au quotidien. Ne disposant que de peu de ressources, ces dernières doivent impérativement se tourner vers des technologies qui les aideront à mener leurs missions plus efficacement. C’est justement la mission que s’est donnée NTEN, qui aide les organisations à but non lucratif comme la sienne à tirer parti des outils technologiques à leur disposition.

Comme pour beaucoup d’organisations à but non lucratif, l’équipe de NTEN est restreinte, ce qui ne l’empêche pas pour autant d’être efficace. Basée à Portland avec quelques employés travaillant à distance, elle a coutume d’organiser une conférence annuelle et développe de nombreuses ressources conçues pour ses effectifs de plus de 50 000 membres. L’objectif ? Leur permettre de se former et d’adopter des technologies de pointe. PDG de NTEN, Amy Sample Ward orchestre toutes les actions menées par l’organisation.

Le développement de l’organisation a poussé l’équipe à clarifier les échéances, les responsabilités et le rôle de chacun dans les différents projets. En effet, NTEN menait plusieurs projets en parallèle, ses derniers se comptant plusieurs petites étapes essentielles dont certaines avaient une fâcheuse tendance à passer entre les mailles du filet. Le cloisonnement des informations n’était pas étranger à ces difficultés. Faisant figure de leader en matière de technologie, l’équipe de NTEN était convaincue qu’il existait des outils permettant de gagner en efficacité. Ses membres ont alors décidé de donner l’exemple et de dénicher un outil qui les aiderait à organiser l’ensemble de leurs activités au même endroit.

À la recherche d’un outil de collaboration dynamique

Plusieurs membres de l’équipe d’Amy avaient déjà testé différents outils de gestion du travail par le passé, mais NTEN souhaitait désormais centraliser ses activités au sein d’une même plateforme. Pour Amy, les outils testés jusque-là ne disposaient pas des fonctionnalités dont l’organisation avait besoin.

Amy et son équipe ont évalué quelques outils, pour finalement choisir Asana, qui proposait les fonctionnalités nécessaires. La plateforme leur permettait de mettre en évidence l’interdépendance entre les différents éléments, notamment les tâches appartenant à plusieurs projets, les dépendances et les échéances. Les membres de l’équipe pouvaient également communiquer au sujet du travail à accomplir à l’aide des commentaires, des messages et des statuts de projet, sans quitter Asana. Par ailleurs, la possibilité de garder un lien constant entre leurs communications et activités leur a permis de définir clairement les responsabilités de chacun et de réduire les distractions. Enfin, Asana offrait également des paramètres de confidentialité personnalisables pour protéger le travail sensible.

Lorsque j’ai appris qu’Asana proposait une réduction pour les organisations à but non lucratif, je me suis dit que si nous pouvions débloquer toutes ces fonctionnalités tout en restant dans notre budget, il ne fallait pas hésiter.”

Amy ne connaissait que trop bien les problématiques rencontrées par les organisations à but non lucratif, notamment le manque de ressources et d’expérience. C’est la raison pour laquelle le programme dédié à ce type d’organisations a été le facteur décisif dans la décision d’adopter Asana. Attirés par la réduction de 50 % et la possibilité d’accéder au programme des conseillers Asana, Amy et son équipe utilisent désormais la formule Asana Business et bénéficient de ses fonctionnalités clés, comme les formulaires, les portefeuilles ou encore la gestion des ressources. Grâce à ces dernières, NTEN est parvenu à standardiser la réception des nouvelles demandes, et suit désormais la progression de ses projets au fil de l’eau. Sans parler de la gestion de ses précieux collaborateurs, elle aussi optimisée.

Montrer l’exemple en déployant Asana au sein de l’équipe

Forte de son expérience en la matière, NTEN a continué d’aider les organisations but non lucratif à déployer de nouvelles technologies, en leur proposant d’adopter Asana au sein de leurs structures respectives. Pour ce faire, NTEN a opté pour une approche méthodique : l’organisation a commencé par lancer un projet pilote au sein d’une seule équipe et d’un seul projet, avant d’étendre son utilisation à d’autres initiatives et équipes. Les premiers à tester Asana ont ensuite formé leurs collègues au fil des projets gérés sur la plateforme, dans le cadre de leur travail commun.

Notre approche d’adoption a véhiculé des valeurs positives ; personne ne s’est senti forcé d’utiliser l’outil.”

Une fois la structure des projets et les conventions de gestion du travail établies sur Asana, intégrer les autres membres de l’organisation est devenu un jeu d’enfants. NTEN a utilisé des modèles de projets pour mettre en évidence les avantages directs apportés par Asana aux nouveaux utilisateurs. Les modèles ont fourni une aide visuelle aux différents collaborateurs, lesquels ont pu découvrir comment mieux structurer et gérer leurs activités. En outre, tous ont très vite compris dans quelle mesure Asana pouvait simplifier leur travail au quotidien. Ainsi, tous les membres de l’équipe ont adopté Asana en un temps record.

Gagner en visibilité et en efficacité grâce à Asana

Désormais, NTEN utilise des modèles de projet pour planifier toutes ses formations hebdomadaires, notamment « Digital Literacy » (Culture numérique) et « Accessibility » (Accessibilité), ou encore « The Anatomy of a Website Redesign » (Procéder à la refonte d’un site Web). Aucune étape critique n’est oubliée et en cas d’absence, tout le monde peut donner un coup de main. Non seulement chacun se sent moins stressé, mais les modèles ont également permis d’améliorer le contenu et les ressources proposées à chaque cours.

Avec Asana, nous ne perdons plus de temps à essayer de nous souvenir de ce que nous devons accomplir.”

L’équipe de NTEN s’appuie aussi sur Asana pour organiser sa conférence annuelle, NTC. Cette dernière accueille plus de 2 400 participants issus d’organisations à but non lucratif, qui cherchent de nouvelles façons de changer la donne grâce à la technologie. Les membres de NTEN gèrent toutes les tâches liées à la conférence dans un projet principal et visualisent l’ensemble des activités sur une chronologie. Ils peuvent ainsi suivre les jalons à franchir et s’assurer que les étapes clés sont terminées à temps. Lors de sa conférence annuelle, NTEN offre une expérience améliorée à ses membres, avec notamment un photomaton, pour rendre l’événement plus convivial. L’organisation propose également des présentations Ignite de plus grande qualité. Et plus besoin non plus de tout faire dans l’urgence ; Asana permet à NTEN de se concentrer sur les actions qui lui permettront d’obtenir la satisfaction des participants.

Enfin, NTEN a simplifié son processus de demande de création pour veiller à ce que son équipe de conception obtienne les informations dont elle a besoin avant de lancer ses processus de conception et de production. Désormais, les demandes sont claires et chacun est en mesure de visualiser le statut des ressources. L’équipe créative peut ainsi livrer rapidement des ressources de plus grande qualité.

Place au développement de l’équipe et à l’optimisation des résultats

NTEN est parvenu à optimiser ses processus, mais également le fonctionnement de l’équipe elle-même grâce à des activités mieux structurées et à une plus grande visibilité sur le travail de chacun. Les membres peuvent désormais consacrer plus de temps à la réflexion créative, car les responsabilités et les étapes à suivre sont claires. En outre, chacun sait qu’il dispose des compétences nécessaires pour mener à bien ses projets. Enfin, tous les membres de l’équipe comprennent maintenant en quoi leurs tâches individuelles même les plus basiques participent à des initiatives à plus grande échelle et contribuent à la réussite de l’organisation.

Asana a permis à chacun de nous de se faire confiance et de croire en sa capacité à gérer des projets de A à Z.”

Avec Asana, NTEN est en mesure de fournir une assistance hors pair à ses membres et à la communauté des organisations à but non lucratif, en les aidant à incarner et accomplir leurs missions respectives.