Comme souvent chez les organisations à but non lucratif, l’équipe d’NTEN est petite, mais efficace. Basée à Portland avec quelques collaborateurs à distance, elle organise une conférence annuelle et développe de nombreuses ressources à destination de plus de 50 000 membres, pour leur permettre de se former et d'adopter les meilleures technologies. Amy Sample Ward, PDG de NTEN, est à la tête de cette organisation.

Le développement de l'organisation a poussé l'équipe à clarifier les échéances, les responsabilités et le rôle de chacun dans les différents projets. En effet, NTEN menait plusieurs projets en parallèle, ses derniers se comptant plusieurs petites étapes essentielles dont certaines avaient une fâcheuse tendance à passer entre les mailles du filet. Le cloisonnement des informations n'était pas étranger à ces difficultés. Faisant figure de leader en matière de technologie, l'équipe de NTEN était convaincue qu'il existait des outils permettant de gagner en efficacité. Ses membres ont alors décidé de donner l'exemple et de dénicher un outil qui les aiderait à organiser l'ensemble de leurs activités au même endroit.

À la recherche d'un outil de collaboration dynamique

Plusieurs membres de l’équipe d’Amy avaient déjà testé différents outils de gestion du travail par le passé, mais NTEN souhaitait désormais centraliser ses activités au sein d’une même plateforme. Pour Amy, les outils testés jusque-là ne disposaient pas des fonctionnalités dont l’organisation avait besoin.

Après l'évaluation de quelques outils, Amy et son équipe en sont venus à la conclusion qu'Asana proposait les fonctionnalités nécessaires. Il leur permettait de présenter le lien entre les différentes pièces du puzzle avec notamment les tâches dans plusieurs projets, les dépendances et les échéances. Ils pouvaient également communiquer au sujet du travail à réaliser à l'aide des commentaires, des discussions et du statut des projets au lieu de devoir utiliser un autre outil à cet effet. La possibilité de garder le lien entre la communication et le travail leur permettait par ailleurs d'établir clairement les responsabilités et de réduire les risques de dispersion. Enfin, Asana offrait la possibilité de personnaliser les paramètres de confidentialité pour les travaux à caractère sensible.

Lorsque j’ai appris qu’Asana proposait une réduction pour les organisations à but non lucratif, je me suis dit que si nous pouvions débloquer toutes ces fonctionnalités tout en restant dans notre budget, il ne fallait pas hésiter.

Pour Amy, qui ne connaît que trop bien le manque de ressources et d'expérience des organisations à but non lucratif, le facteur décisif dans l'adoption d'Asana a été le programme dédié à ce type d'organisation. Avec 50 % de réduction et l'accès au programme des conseillers Asana, Amy et son équipe utilisent désormais le business plan d'Asana et bénéficient d'outils tels que les Formulaires, les Portefeuilles et la Gestion des ressources. Grâce à ces fonctionnalités, le lancement des tâches est simplifié, ils peuvent suivre la progression des initiatives et ils sont en mesure de mieux gérer leur personnel toujours aussi précieux.

Montrer l'exemple en déployant Asana au sein de l'équipe

Forte de son expérience en la matière, NTEN a continué d'aider les organisations à but non lucratif à déployer de nouvelles technologies, en leur proposant d'adopter Asana au sein de leurs structures respectives. Pour ce faire, NTEN a opté pour une approche méthodique : l'organisation a commencé par lancer un projet pilote au sein d'une seule équipe et d'un seul projet, avant d'étendre son utilisation à d'autres initiatives et membres de l'équipe. Les premiers à tester Asana ont ensuite formé leurs collègues au fil des projets gérés sur la plateforme, dans le cadre de leur travail commun.

Notre approche d'adoption a véhiculé des valeurs positives ; personne ne s'est senti forcé d'utiliser l'outil.

Une fois la structure et les conventions de gestion du travail sur Asana établies, il a été facile d'obtenir l'adhésion du reste de l'organisation. NTEN a utilisé des modèles de projets pour aider les nouveaux utilisateurs à voir rapidement les avantages d'Asana. Grâce au support visuel fourni par les modèles, les différents collaborateurs ont pu découvrir comment structurer et gérer leur travail, avec une compréhension immédiate et évidente de la manière dont Asana rendrait leur travail plus facile au quotidien. Le temps nécessaire à l'intégration de l'ensemble de l'équipe s'en est vu réduit.

S'appuyer sur Asana pour gagner en visibilité et en efficacité

Désormais, NTEN utilise des modèles de projets pour planifier toutes ses formations hebdomadaires, p. ex. Culture numérique et accessibilité ou Anatomie de la refonte d’un site Web, afin de ne manquer aucune étape critique, et que n’importe qui puisse intervenir en cas d’absence d’un collègue. Non seulement le stress de l'équipe en est réduit, mais cela l'aide aussi à améliorer le contenu et les ressources à chaque cours.

Avec Asana, nous ne perdons plus de temps à essayer de nous souvenir de ce que nous devons accomplir.

L'équipe de NTEN s'appuie aussi sur Asana pour organiser sa conférence annuelle, NTC. Cette dernière accueille plus de 2 400 participants issus d'organisations à but non lucratif, qui cherchent de nouvelles façons de changer la donne grâce à la technologie. Les membres de NTEN gèrent toutes les tâches liées à la conférence dans un projet principal et visualisent l'ensemble des activités sur une chronologie. Ils peuvent ainsi suivre les jalons à franchir et s'assurer que les étapes clés sont terminées à temps. Lors de sa conférence annuelle, NTEN offre une expérience améliorée à ses membres, avec notamment un photomaton, pour rendre l’événement plus convivial. L’organisation propose également des présentations Ignite de plus grande qualité. Et plus besoin non plus de tout faire dans l’urgence ; Asana permet à NTEN de se concentrer sur les actions qui lui permettront d’obtenir la satisfaction des participants.

Pour finir, NTEN simplifie son processus de demande de création pour s'assurer que son équipe de conception obtient les informations dont elle a besoin avant de lancer les processus de conception et de production. L'équipe de création peut ainsi livrer rapidement de meilleurs documents, car les demandes sont claires et leur statut est bien visible.

Libérer du temps pour le développement des équipes et atteindre de meilleurs résultats

Grâce à une meilleure structure et plus de visibilité sur le travail de chacun, NTEN a amélioré non seulement ses processus, mais également l’équipe elle-même. Ils ont désormais plus de temps à consacrer à la réflexion créative, car les responsabilités et les étapes à suivre sont claires et que chacun sait qu'il dispose des compétences nécessaires pour mener ses projets à bien. De plus, chaque collègue est désormais en mesure de voir en quoi son travail, aussi petit soit-il, contribue à des initiatives plus larges et à la réussite de l'organisation.

Asana a permis à chacun de nous de nous faire confiance et de croire en notre capacité à gérer des projets de A à Z.

Avec Asana, NTEN est en mesure de fournir une assistance hors pair à ses membres et à la communauté des organisations à but non lucratif, en les aidant à incarner et accomplir leurs missions respectives.