Organisation d’événements

Quelques conseils pour bien utiliser notre modèle d’organisation d’événements

Organiser un événement est stressant. Avec des dizaines d’échéances et d’informations à suivre, il est facile de manquer quelque chose. Ceci met votre événement en danger, surtout si vous gérez vos plans sur plusieurs outils. Il est vrai qu’une feuille de calcul détaillée peut vous aider à organiser un événement. Toutefois, une chose est sûre : utiliser le modèle d’organisation d’événements d’Asana vous apportera plus de clarté et maximisera la productivité de votre équipe.

• Budgétisez, suivez et accomplissez toutes les tâches de votre liste. Notre modèle gratuit d’organisation d’événements vous guidera à chaque étape du processus d’organisation d’événements. Prévoyez un budget pour votre événement avant qu’il ne commence, créez une liste de contrôle exploitable pour organiser votre événement et gardez un œil sur vos tâches pour que tout se passe bien.
• Utilisez la chronologie pour visualiser le plan de votre événement. Pour organiser efficacement un événement, vous devez connaître l’échéance de chaque tâche mais également bénéficier d’une bonne visibilité sur les tâches dépendantes. Repérez en amont les points de blocage éventuels et menez à bien votre événement, sans imprévu.
• Évitez les problèmes de communication et le travail cloisonné. La coordination de votre événement va devenir un jeu d’enfant : partagez les progrès directement depuis le modèle au lieu d’organiser des réunions supplémentaires et de contacter vos collègues pour connaître les dernières avancées. Ainsi, tout est sous contrôle et votre équipe reste sur la même longueur d’onde.
• Gérez de façon proactive vos relations auprès des invités et fournisseurs. Exploitez au mieux vos discussions par e-mail grâce aux intégrations Asana pour Outlook et Gmail. Collaborez ainsi avec toute personne indispensable au bon déroulement du projet (même hors de votre équipe).
• Suivez vos plans où que vous soyez. Vos employés, qu’ils soient sur place ou en déplacement, doivent pouvoir accéder à la liste de contrôle de votre événement. Utilisez notre modèle d’organisation d’événements pour créer un plan, accessible sur ordinateur ou hors ligne avec l’application mobile Asana.

Exemples de projets liés à des événements à coordonner sur Asana

• Organisation d’événements d’entreprise
• Gestion du lieu de l’événement et des contrats fournisseurs
• Coordination d’événements
• Organisation d’événements en ligne
• Organisation d’événements gratuits
• Établir le budget d’un événement

Vous découvrez l’organisation d’événements sur Asana ?

Pas de panique, nous allons tout vous expliquer :

• Comment organiser un événement ? Quel que soit le type d’événement que vous organisez, vous devez gérer plusieurs problématiques simultanément, sans rien laisser de côté. L’utilisation d’un modèle gratuit d’organisation d’événements est donc très utile. Établissez votre budget, votre liste de contrôle et visualisez le tout au même endroit. Réalisez le suivi des tâches précédent l’événement, identifiez les dépendances et rédigez même votre programme pour le jour J afin d’assurer le bon déroulement de l’événement.
• Que faut-il inclure dans le plan de l’événement ? Votre plan doit prendre en compte l’événement dans sa globalité, mais sans oublier les détails. Pensez à créer votre plan d’événement avant de vous lancer : c’est le meilleur moyen de vous assurer que dates et échéances conviennent à tous et sont réalisables. Établissez un budget cohérent et une liste de contrôle des événements. Ensuite, vérifiez qui fait quoi et pour quand, afin que tout soit prêt à temps.

La liste de contrôle d’Asana pour l’organisation d’événements vous offre une source unique de référence. Quoi de mieux pour vous concentrer sur la gestion de vos événements et les rendre inoubliables ? Commencez dès aujourd’hui avec notre modèle d’organisation d’événements.

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