El trabajo no se detiene cuando alguien abandona el equipo. Descubre cómo crear una plantilla para planes de transición en Asana y avanza sin detenerte cuando algún integrante decide cambiar de trabajo.
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Cuando un integrante se retira del equipo, debes continuar con lo que dejó. Para evitar retrasos innecesarios, es indispensable transferir el conocimiento y las responsabilidades antes de que la persona se vaya. De este modo, los proyectos seguirán avanzando aunque ese empleado ya no esté.
Una plantilla para plan de transición sirve para mucho más que, simplemente, organizar la información. También le aporta al equipo un modelo estandarizado para las transiciones y los pasos que el empleado debe cumplir antes de irse.
Un plan de transición es una forma de organizar y transferir los conocimientos cuando uno de los miembros de un equipo se desvincula de su rol. Ayuda a mantener la continuidad garantizando que no se perderá información y que los proyectos seguirán avanzando. Por ejemplo, el plan de transición de un empleado de TI podría incluir una lista con las responsabilidades más importantes, las contraseñas de los principales sistemas y los entregables fundamentales para los siguientes proyectos.
El plan de transición podría ser parte de un programa de desvinculación de empleados mucho más amplio. Les servirá al miembro del equipo que se va y a ti para atar todos los cabos sueltos y partir en buenos términos.
Una plantilla para plan de transición es una guía reutilizable que te permitirá preparar rápidamente un plan de transición cada vez que un miembro del equipo decida cambiar de trabajo. En vez de desarrollar un plan de transición desde cero todas las veces, la plantilla ofrecerá un modelo para la información y las responsabilidades que debe transferir el empleado antes de irse. De este modo, será menos probable que olvides detalles fundamentales, y tu equipo obtendrá información estandarizada.
Una plantilla de plan de transición es mucho más que una simple lista de responsabilidades. También debes planificar cómo transferir la responsabilidad de proyectos clave y cómo brindarle al equipo el contexto necesario para prevenir cuellos de botella y seguir trabajando. Pero incluir toda esa información en un documento estático de un plan de transición no es nada fácil y, además, lleva mucho tiempo.
En cambio, con una plantilla digital para planes de transición puedes asociar rápidamente la información de contexto y crear un cronograma concreto para la transferencia de las responsabilidades de las tareas más importantes. Es una fuente única de referencias que podrás compartir con tus compañeros de equipo y una herramienta para dar seguimiento al progreso de las transiciones. Finalmente, una vez que hayas creado la plantilla digital para planes de transición, podrás reutilizarla sin problemas cada vez que algún miembro del equipo cambie de rol.
Cuando creas una plantilla de plan de transición en una herramienta de gestión de proyectos en vez de hacerlo en un documento estático, puedes:
Estandarizar la información que los miembros del equipo comparten cuando hacen la transición.
Asegurarte de que los miembros del equipo pasarán la información más importante antes de irse.
Dar seguimiento al progreso de las transiciones en tiempo real.
Seguir avanzando con los proyectos y garantizar que no se pierda información clave.
Compartir los planes de transición con todas las partes interesadas.
Asignar responsables y fechas de entrega para que quede claro quién debe asumir cada rol en particular y cuáles son sus responsabilidades.
Adjuntar información de contexto, como documentos, hojas de cálculo o enlaces a los proyectos más relevantes.
Una buena plantilla para planes de transición debe incluir todos los detalles fundamentales que tu equipo necesita saber antes de que alguien se vaya. Pero al momento de transferir esos conocimientos es indispensable mantener la organización.
Asegúrate de que en la plantilla de plan de transición se puedan ordenar y categorizar las responsabilidades según la prioridad, la dedicación esperada y el período programado. Además, para ofrecer suficiente contexto, también necesitarás hallar una manera de asociar la documentación pertinente y los proyectos relacionados. De este modo, junto a tu equipo podrás acceder fácilmente a cada plan de transición y hallar la información de contexto que necesitas.
Vista de Lista. La vista de lista es una vista de tipo cuadrícula que permite ver fácilmente toda la información de tu proyecto de un vistazo. Al igual que en una lista de tareas pendientes o una hoja de cálculo, en la vista de lista se muestran todas tus tareas a la vez, de modo que no solo veas los títulos y las fechas de entrega de las tareas, sino también cualquier campo personalizado relevante, como la prioridad, el estado o más. Impulsa una colaboración fluida al darle a todo tu equipo visibilidad acerca de quién hace qué y para cuándo.
Campos personalizados. Los campos personalizados son la mejor opción para etiquetar, ordenar y filtrar actividades. Crea campos personalizados únicos para cualquier información a la que debas dar seguimiento, por ejemplo, la prioridad, el estado de los emails o los números de teléfono. Usa los campos personalizados para ordenar y organizar el cronograma de tus tareas pendientes para saber qué te conviene hacer primero. Además, usa los mismos campos personalizados en las distintas tareas y proyectos para garantizar la uniformidad en toda la organización.
Subtareas. A veces una acción pendiente es demasiado grande como para capturarla en una tarea. Si una tarea tiene más de un colaborador, una fecha de entrega amplia o partes interesadas que deben revisarla y aprobarla antes de poder darla por finalizada, las subtareas pueden ser de gran utilidad. Las subtareas son muy eficaces para distribuir el trabajo y dividir las tareas en componentes individuales, sin perder la conexión con el contexto global de la tarea madre. Divide las tareas en partes más pequeñas o captura los componentes individuales de un proceso con muchos pasos con las subtareas.
Agregar tareas a varios proyectos. La naturaleza del trabajo es interdisciplinaria. Los equipos deben poder trabajar de manera efectiva entre diferentes departamentos. Pero si cada departamento tiene su propio sistema de archivado, el trabajo se estanca y queda aislado. Asana facilita el seguimiento y la gestión de tareas en varios proyectos. Esto no solo ayuda a reducir el trabajo duplicado y aumentar la visibilidad entre los equipos, también permite ver las tareas en contexto, observar quién trabaja con qué y mantener al equipo y las tareas organizados.
Gmail. Con la integración de Asana para Gmail, puedes crear tareas de Asana directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail. Cualquier tarea que crees desde Gmail incluirá automáticamente el contexto del email; entonces, no te perderás de nada. ¿Necesitas incluir una tarea de Asana en un email? En lugar de abrir Asana, usa el complemento de Asana para Gmail y busca la tarea directamente desde la bandeja de entrada de Gmail.
Outlook. A medida que te llegan por email elementos que requieren una acción, como revisar el trabajo de tu agencia o una solicitud de activos de diseño para un compañero, puedes crear las tareas correspondientes en Asana directamente desde Outlook. Luego puedes asignarte la tarea nueva a ti mismo o a un compañero, establecer una fecha de entrega y agregarla a un proyecto para que esté conectada con otros trabajos pertinentes.
Google Workplace. El selector de archivos de Google Workplace está integrado en el panel de tareas de Asana, lo que te permite adjuntar archivos a las tareas con tan solo unos clics.
Dropbox. Adjunta archivos directamente a las tareas de Asana con el selector de archivos de Dropbox, que está integrado en el panel de tareas de Asana.
Es inevitable que la gente cambie de trabajo y como líder del equipo, la plantilla para el plan de transición te ayudará a garantizar que la transición fluya sin problemas. El proceso de transición se simplifica, ya que allí se detalla el tipo de información que deberían incluir los empleados en sus planes. Además, a ti te brinda la posibilidad de organizar y dar seguimiento a toda esa información.
Aprende a crear una plantilla personalizable en Asana. Comienza hoy mismo.