¿Qué es la desvinculación de empleados? 6 mejores prácticas para comenzar

Una incorporación efectiva ayuda a los nuevos empleados a encontrar su lugar en la empresa y reduce la sensación de estrés que conlleva comenzar en un nuevo puesto. Pero es igual de desorientador dejar un trabajo atrás. Y aunque muchas empresas implementan un proceso de incorporación sólido para los nuevos empleados, algunas pasan por alto la importancia del offboarding cuando esa misma persona decide irse.

El offboarding de empleados es más que un pastelito de despedida y una oferta de referencia. Cuando se hace bien, el offboarding de empleados puede fortalecer tu marca de empleador, aumentar la moral y proporcionar comentarios valiosos que no obtendrás en ningún otro lugar.

¿Qué es el offboarding de empleados?

El offboarding de empleados es el proceso de transición de un empleado que deja la empresa. A través del proceso, el empleado que se va y su jefe pasan por una serie de pasos para asegurarse de que se vaya en buenos términos y que todos los cabos sueltos estén atados. Esto puede incluir capturar cualquier conocimiento institucional, realizar una entrevista de salida y cumplir con los requisitos de Recursos Humanos. El proceso de desvinculación tiene el beneficio adicional de preparar a tu equipo para trabajar con un miembro menos, lo que podría incluir distribuir responsabilidades previamente manejadas o capacitar a alguien nuevo. 

Incorporación vs. desvinculación

Un proceso de incorporación ayuda a los nuevos empleados a acostumbrarse a su nuevo puesto y a la empresa en general cuando se unen. La incorporación puede ser divertida, con bolsas de regalos y fiestas de bienvenida, pero también incluye capacitaciones prácticas, una lista de verificación para empleados nuevos y la distribución de activos de la empresa, como computadoras portátiles o tarjetas de crédito de la empresa.

El offboarding invierte estos procesos para finalizar el ciclo de vida del empleado. El proceso de desincorporación debe incluir muchos de los mismos elementos de la incorporación, incluida la devolución de esos mismos activos y la conexión con los equipos de Recursos Humanos y TI para garantizar una transición sin problemas. Por ejemplo, puedes programar una reunión con el equipo de Recursos Humanos para resolver el último cheque de pago del empleado y colaborar con el departamento de TI para asegurarte de que el empleado devuelva todo el equipo de la empresa.

7 mejores prácticas para la desvinculación de empleados

La desvinculación de empleados es una responsabilidad compartida entre el jefe y el equipo de Recursos Humanos. Tu equipo de Recursos Humanos debe guiar al empleado que se va a través de todos los procesos legales necesarios y el papeleo que debe completar para hacer la transición fuera de la empresa. Pero como su gerente, estás en condiciones de apoyarlo durante todo el proceso a medida que abandona el Equipo. Tomarse el tiempo para coordinar un proceso de desvinculación con anticipación garantiza que los empleados se vayan en los mejores términos. Haz que tu proceso de desvinculación sea práctico y repetible, incorporando las mejores prácticas que se enumeran a continuación.

1. Gerentes, lideren la desvinculación de su empleado

Como gerente del empleado, debes estar presente durante todo el proceso de desvinculación de la misma manera que lo estuviste durante la incorporación. A menudo, el jefe es la persona que mejor conoce al empleado que se va. No querrás que se sienta abandonado solo porque se va. Asegúrate de seguir de cerca el proceso de desvinculación de los miembros de tu equipo, y continúa apoyando al empleado en sus últimos días de la misma manera que lo hiciste en los primeros.

2. Captura el conocimiento institucional

Antes de que se vaya, trabaja con el empleado para analizar sus flujos de trabajo. ¿De qué es responsable actualmente? ¿Qué procesos gestiona? Asegúrate de que todo esté documentado y se comparta correctamente, incluidos los siguientes aspectos:

• Transferir la responsabilidad de cualquier información digital, como Google Docs u hojas de cálculo.

• Registrar todas las tareas que realiza semanalmente.

• Determinar con quién colaboran en los proyectos que tienen asignados.

• Anotar los procesos o guías no documentados que utilizan.

3. Mantente al día con las tareas administrativas

Al igual que la contratación, la desvinculación de un empleado requiere mucho papeleo y tareas administrativas. Consulta con tu equipo de Recursos Humanos y el equipo legal para confirmar que tu empleado tenga toda la información que necesita para la desvinculación. Tu departamento de Recursos Humanos guiará al miembro del equipo a través de las tareas administrativas finales que debe finalizar. Esto puede incluir:

• Notificar al departamento de TI sobre el último día del empleado para que puedan cambiar el acceso a un software específico.

• Avisar al equipo de nóminas para los cheques de pago finales.

• Comunicarse con Recursos Humanos para discutir el cierre de beneficios.

• Obtener todos los documentos firmados, incluida una carta de renuncia y un acuerdo de confidencialidad, si es necesario.

• Devolver las credenciales de identificación, las laptops y cualquier otra propiedad de la empresa.

• Programar la entrevista de salida.

4. Colabora en un anuncio para el personal

Escribe una declaración coordinada entre tú y el empleado para anunciar que se va. Es importante darle la oportunidad de compartir que se va con sus colegas de una manera que le parezca correcta, en lugar de que tú lo hagas.

5. Programa una entrevista de salida

Por lo general, a cargo del departamento de Recursos Humanos, una entrevista de salida te permite obtener comentarios significativos sobre el equipo, tu estilo de gestión y la empresa en general. Dado que el empleado se va, es más probable que los comentarios sean honestos. Las encuestas de salida son una de las pocas oportunidades en las que tu empresa puede obtener un análisis de datos sobre cómo mejorar la retención, los procesos y la experiencia general del empleado.

Ejemplos de preguntas para la entrevista de salida:

• ¿Qué te pareció el proceso de incorporación/desincorporación?

• ¿Cómo podemos apoyar mejor a nuestros nuevos empleados?

• ¿Qué oportunidades de crecimiento te hubiera interesado aprovechar aquí?

• ¿Qué hizo que este fuera un ambiente laboral positivo? ¿Y negativo?

• ¿Te sentiste apoyado por tu gerente? ¿Tus compañeros de trabajo?

• ¿Qué te motivó a buscar una nueva oportunidad?

• ¿Cuál fue tu mejor día o logro aquí? ¿Y el peor?

6. Desarrolla un plan temporal

Si no hay un nuevo empleado para reemplazar al empleado de inmediato, necesitarás un plan de trabajo temporal para asegurarte de que nada se pase por alto. Pídele al empleado que documente sus tareas diarias. A medida que las revisas, evalúa el trabajo que está haciendo y considera posponer, delegar o eliminar los pormenores del trabajo innecesarios. Si es necesario, asigna temporalmente tareas que no se pueden ignorar a otros miembros del equipo. 

Si este será un cambio a largo plazo, es posible que quieras utilizar la gestión de cambios para ayudarte con el proceso. Por ejemplo, si no planeas volver a ocupar este puesto, puedes usar una estrategia de gestión de cambios para elaborar un plan para reestructurar el equipo y redistribuir el trabajo. 

7. Contrata al empleado de reemplazo

Trabaja con tu equipo de Recursos Humanos para iniciar el proceso de contratación tan pronto como sea posible. Mientras tanto, usa el plan de transición que creaste para mantener el trabajo al día. De esa manera, no te sentirás presionado a contratar al primer candidato con el que hables y podrás centrarte únicamente en encontrar a la mejor persona para el puesto. Si tienes más tiempo antes de que el empleado se vaya, es ideal contratar al empleado de reemplazo mientras el primero todavía está en la empresa para que la transición sea más fluida. Esta superposición deja tiempo para que el empleado saliente transfiera sus conocimientos al nuevo, capacitándolo y preparándolo para el puesto. 

¿Cuáles son los beneficios de la desvinculación de empleados?

El offboarding de un empleado ayuda a todos los afectados: el empleado, su equipo, el gerente y la empresa en general. Estos son algunos de los muchos beneficios:

• Experiencia del empleado: brinda una buena experiencia a tus empleados desde el primer día hasta el último. 

• Refuerza la marca del empleador: el offboarding deja al empleado con una experiencia final positiva, por lo que es más probable que se vaya promocionando los beneficios de trabajar para tu empresa.

• Contratar empleados boomerang: los empleados que se van y regresan a la misma empresa se conocen como empleados boomerang. Nunca se sabe por qué un empleado se va. Es posible que hayan experimentado agotamiento o que necesiten un año sabático, y les gustaría regresar después de haber tenido algo de espacio. Un proceso de desvinculación los ayuda a sentirse más cómodos al volver a trabajar si es lo que quieren y cuando sea el momento adecuado.

• Reduce los riesgos de seguridad: recupera computadoras, cambia las contraseñas de las cuentas y revoca el acceso al software de la empresa para ayudar a prevenir las brechas de seguridad.

• Obtener comentarios valiosos: los empleados tienden a ser más honestos cuando se van. Este es un buen momento para identificar oportunidades de mejora y escuchar comentarios que realmente pueden marcar la diferencia en tu equipo, estilo de liderazgo y organización.

¿Qué se debe incluir en el proceso de desvinculación? 

El proceso de desvinculación es la última impresión que el empleado tendrá de ti y de tu empresa. Debe ser reflexivo e inclusivo, con pasos claros que ayuden a todos a sentirse cómodos mucho antes del último día.

Estas son algunas cosas que debes incluir en tu proceso de desvinculación para que sea un éxito:

• Entrevista de salida

• Lista de verificación para desvinculación de empleados

• Reunión de desvinculación con Recursos Humanos para revisar las opciones de beneficios y las preguntas sobre la nómina

• Proceso para recopilar activos de la empresa, incluidas tarjetas de crédito y computadoras portátiles

¿Cuál es el mejor proceso de desvinculación? Uno automatizado

Menos trabajo para ti significa más tiempo dedicado a fortalecer la relación entre tú y el empleado que se va y a concentrarte en lo que tu equipo necesitará en su ausencia. La automatización reduce este trabajo, lo que te permite crear un proceso de desincorporación reutilizable con disparadores y dependencias que simplifican cada paso.

Con una herramienta de gestión de proyectos, puedes crear lo siguiente: 

• Plantillas de desvinculación para usar repetidamente cada vez que un empleado se va.

• Flujos de trabajo de desvinculación para que cada miembro del equipo sepa de qué es responsable y cuándo debe estar disponible durante el proceso de desvinculación. 

Crea un proceso de desvinculación de empleados que funcione

La desvinculación de empleados puede marcar la diferencia entre un empleado que se va sintiéndose bien por irse o lleno de esperanza de que algún día pueda regresar. Después de todo, trabajó duro para ti. El proceso de desvinculación es el último paso en lo que esperamos haya sido una relación laboral larga y satisfactoria. ¡Aprovecha al máximo!

Automatizar el proceso de desvinculación reduce el tiempo que dedicas a los pormenores del trabajo. De esta manera, puedes concentrarte en lo que más importa: crear la mejor experiencia posible para el empleado en cada paso del proceso.