Los 5 porqués

La fecha límite de un proyecto se retrasa. Una campaña tiene un rendimiento inferior al esperado. Un cliente se va inesperadamente. Estos son desafíos cotidianos para los equipos de todos los sectores. Sin embargo, tratar los síntomas visibles a menudo significa que el problema real no se controla y continúa ocurriendo. Aquí es donde la técnica de los 5 porqués entra en juego. Al preguntar “por qué” cinco veces, puedes analizar las capas de un problema y llegar a su causa raíz.

Nuestra plantilla de los 5 porqués simplifica los procesos de resolución de problemas para que puedas dejar de adivinar y comenzar a solucionar. Ya sea que estés solucionando un problema técnico, mejorando los flujos de trabajo del equipo o abordando los comentarios de los clientes, esta plantilla te ayuda a profundizar, estructurar tu pensamiento e implementar cambios duraderos. Es rápida, fácil de usar y está integrada en Asana, por lo que puedes colaborar en tiempo real y tomar medidas de inmediato.

¿Quiénes se benefician de las plantillas de los 5 porqués?

Uno de nuestros jefes de producto compartió recientemente cómo usaron una plantilla de 5 porqués para descubrir por qué el lanzamiento de un producto seguía retrasándose. No era solo el cronograma del equipo de desarrollo. El análisis reveló que el problema se debía a la falta de claridad en los comentarios de las partes interesadas.

La técnica de los 5 porqués es ideal para cualquiera que necesite descubrir la causa raíz de un problema, no solo sus síntomas superficiales. Esto incluye:

• Equipos de producto e ingeniería que deben resolver problemas complejos.

• Líderes de operaciones y control de calidad que realizan análisis de causa raíz (RCA) después de no alcanzar los KPI.

• Equipos de Atención al Cliente que abordan quejas recurrentes.

• Equipos ágiles que usan el método de los 5 porqués para retrospectivas del sprint.

• Equipos de atención médica, finanzas y fabricación que se centran en la mejora continua.

Si tu equipo aborda problemas complejos y prioriza las soluciones a largo plazo, esta plantilla es para ti.

Por qué usar la plantilla de los 5 porqués de Asana

Durante una de nuestras revisiones del sprint, el equipo de diseño usó esta plantilla de los 5 porqués para determinar por qué las maquetas siempre llegaban tarde. Resulta que todo comenzó con solicitudes de recepción inconsistentes, que era una solución que podían implementar de inmediato.

La plantilla de análisis de los 5 porqués de Asana hace que este proceso de lecciones aprendidas no solo sea más rápido, sino también más fácil de gestionar en todos los equipos. No necesitas una pizarra o herramienta aparte. Todo está en el mismo lugar donde se realiza el trabajo.

Estas son las razones por las que los equipos usan esta plantilla:

• Seguir un proceso bien definido y repetible para descubrir las causas de origen.

• Agregar contexto y organización con tareas, archivos y encargados vinculados.

• Dar seguimiento a los patrones y problemas recurrentes a lo largo del tiempo.

• Involucrar a las partes interesadas correctas sin reuniones adicionales.

Cómo usar esta plantilla de los 5 porqués

La plantilla de los 5 “por qué” está lista para usar. Simplemente duplícala y comienza a diagnosticar las causas raíz del problema. Puedes explorar más plantillas en la biblioteca de plantillas de Asana para respaldar cada parte de tu proceso de gestión de proyectos.

1. Define el problema

Comienza con una descripción bien definida del problema específico que intentas resolver. Busca un resumen objetivo del problema, no una suposición de la causa raíz. Por ejemplo: “El cliente no recibió su informe a tiempo”.

En la plantilla, verás este paso en la sección “Definir el problema”. Usa esta sección para alinear a tu equipo con lo que estás resolviendo y para ingresar detalles de contexto relevantes en la descripción de la tarea. También puedes asignar un responsable a este paso.

2. Pregunta por qué ocurrió el problema

Comienza con el primer “por qué” preguntando qué causó el problema inicial. Anima a tu equipo a pensar en los hechos. Por ejemplo: “¿Por qué el cliente no recibió el informe? Porque se entregó un día tarde”.

La plantilla de análisis de los 5 “por qué” de Asana divide este proceso en cinco tareas claras etiquetadas de “Preguntar por qué 1” a “Preguntar por qué 5”. Para cada paso, haz clic en la tarea para agregar tu respuesta y proporcionar los enlaces o la documentación necesarios. Asigna la tarea a un facilitador o SME para confirmar la precisión.

3. Continúa preguntando “por qué” al menos cuatro veces más

Desarrolla cada respuesta preguntando “por qué” nuevamente para alcanzar niveles más profundos de comprensión. Intenta llegar al menos a cinco porqués. Esto ayuda a revelar las causas subyacentes y evita depender de soluciones superficiales.

Para cada “por qué”, continúa ingresando el siguiente nivel de razonamiento en la sección “Preguntar por qué” correspondiente. Las descripciones de las tareas te permiten ampliar cada respuesta mientras haces un seguimiento de la conversación en un solo lugar. Si bien esta herramienta de análisis viene con cinco porqués predeterminados, siempre puedes agregar más tareas o secciones según sea necesario.

4. Colabora y documenta sobre la marcha

Involucra a los miembros del equipo mediante comentarios y descripciones de tareas para registrar el análisis de datos clave. Incluso puedes asignar responsables a elementos de seguimiento específicos para aclarar los próximos pasos.

Usa los campos visibles en la vista de lista, como Causa raíz, Nivel de impacto y Parte responsable, para documentar los hallazgos críticos y asignar responsabilidades. Menciona a tus compañeros de equipo en los comentarios para invitar a otros a dar su opinión o informar a otras personas sobre el problema.

5. Convierte el análisis de datos en acción

Después de identificar la causa raíz de un problema, asigna tareas, establece fechas límite y usa las funciones de automatización de Asana para implementar medidas correctivas que eviten que vuelva a ocurrir.

Para concluir el análisis, completa la sección “Desarrollar soluciones” de la plantilla. Aquí puedes registrar las correcciones propuestas, dar seguimiento al estado de la solución y asignar tareas de seguimiento mediante columnas integradas como Estado de la solución, Esfuerzo estimado y Plan de seguimiento. 

Funciones de resolución de problemas de Asana

Las plantillas son solo el comienzo. Las funciones de Asana convierten una técnica simple de resolución de problemas en una herramienta poderosa para la mejora sistémica. Las funciones te ayudan a colaborar, documentar y tomar medidas reales, todo en un solo lugar. Estas son algunas de nuestras favoritas.

Vistas de los proyectos

Visualiza tu plantilla de análisis de los 5 porqués en el formato que mejor se adapte al estilo de tu equipo. Puedes elegir una lista para el seguimiento paso a paso, un tablero Kanban para la colaboración ágil o un cronograma para asignar las dependencias. Las vistas flexibles permiten a las partes interesadas y a los facilitadores comprender y contribuir de manera efectiva, independientemente de su estilo de trabajo preferido.

Campos personalizados

Los campos personalizados te ayudan a categorizar las causas, asignar niveles de riesgo o etiquetar los problemas por departamento. Una configuración de campo bien estructurada aporta claridad y facilita el análisis de tendencias a lo largo del tiempo. Por ejemplo, etiquetar las causas raíz como procesos, personas o herramientas revela temas recurrentes en todos los equipos.

Dependencias de las tareas

Algunas causas dependen de otras para ser comprendidas en su totalidad. Con las dependencias de tareas, puedes crear vínculos lógicos entre cada paso de la investigación de los cinco porqués. Asignar estas relaciones respalda una estructura de RCA más transparente y mejora el flujo del proyecto.

Hilos de comentarios y menciones

Usa los comentarios para documentar el análisis de datos de cada paso, especialmente cuando trabajes con diferentes equipos o zonas horarias. Menciona a miembros específicos del equipo para que aporten su experiencia o comentarios. Crear un espacio detallado y colaborativo garantiza que tu RCA sea responsable y transparente.

Plantillas y duplicación de tareas

Puedes estandarizar tu enfoque para el análisis de la causa raíz duplicando un proyecto de los cinco porqués terminado o comenzando con la plantilla original. El uso de formatos consistentes ayuda a los equipos a actuar rápidamente y desarrollar un proceso confiable para resolver problemas recurrentes.

Paneles de informes

Cuando tu equipo finaliza varios análisis de los 5 porqués, los paneles de informes brindan visibilidad de las tendencias a largo plazo. Úsalos para dar seguimiento a las causas que aparecen con más frecuencia, identificar los departamentos en riesgo y supervisar la efectividad de tus acciones correctivas a lo largo del tiempo.

Integraciones recomendadas

Las integraciones permiten que Asana se conecte con otras aplicaciones que tu equipo ya usa, como Slack, Google Drive o Jira, para que todo lo que necesitas para resolver un problema esté en un solo lugar.

Las integraciones reducen el cambio de contexto al extraer archivos, actualizaciones y conversaciones relevantes directamente a tu flujo de trabajo. Puedes consultar la lista completa en nuestra galería de aplicaciones.

Slack

Conecta Slack con tu proyecto de los 5 porqués para mantener a las partes interesadas informadas en tiempo real. Puedes enviar actualizaciones automáticamente a los canales relevantes cuando se avanza, se agregan nuevas tareas o se identifica una causa raíz. Mantener al equipo alineado es mucho más fácil con la comunicación integrada.

Google Workspace

Adjunta documentos importantes, hojas de cálculo y evidencia de Google Drive directamente a tus tareas de Asana. Tener este material de referencia en la ubicación exacta de tu análisis reduce el tiempo dedicado a buscar información. El resultado es un flujo de trabajo más limpio y organizado.

Lucidchart

Crea e integra diagramas visuales, como diagramas de espina de pescado o mapas de procesos, para complementar tu análisis de los 5 “por qué”. Proporcionar contexto visual ayuda a los equipos a comprender problemas complejos con mayor facilidad. Estos diagramas también permiten una comunicación más transparente durante las revisiones del equipo o las reuniones post mortem.

Zoom

Realiza sesiones de lluvia de ideas o reuniones de seguimiento sin salir de Asana. Con la integración de Zoom, puedes programar llamadas, agregar enlaces de reuniones a las tareas y vincular automáticamente las transcripciones y grabaciones de las llamadas a tu proyecto. Es una manera sencilla de mantener las conversaciones en tiempo real vinculadas a tu análisis de causa raíz.

Jira Cloud

Integra Jira con Asana para vincular las investigaciones técnicas con tareas de RCA más amplias. Los desarrolladores pueden concentrarse en el seguimiento de errores y, al mismo tiempo, contribuir con el análisis de datos al proceso de los 5 porqués. Conectar ambas herramientas garantiza que tu análisis refleje todo el alcance del problema.

Preguntas frecuentes sobre las plantillas de análisis de causa raíz de los 5 porqués