RFI: consejos y plantillas para crear una solicitud de información

Imagen del colaborador - Equipo de AsanaTeam Asana
5 de marzo de 2024
6 min de lectura
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Plantillas

Resumen

Una solicitud de información (RFI, por sus siglas en inglés) es un documento que una empresa envía a sus proveedores para reunir información acerca de los servicios que prestan, de las competencias con que cuentan y de los productos que ofrecen. Los documentos de RFI pueden incluir una gran variedad de datos, las metas u objetivos generales, los criterios de evaluación o detalles de presentación y mucho más. Con una plantilla para RFI, a tu equipo le resultará más sencillo hallar a los mejores proveedores para ejecutar proyectos nuevos. Descubre cómo crear un proceso efectivo de solicitud de información y cuándo ponerlo en práctica.

La solicitud de información (RFI) es el punto de partida ideal si buscas a un proveedor para encarar tu próximo proyecto. Las plantillas para RFI no solo sirven para organizar las ideas, sino que además, son útiles para obtener información sobre proveedores y así hallar a los mejores especialistas para el proyecto.

En esta guía te contamos qué es una RFI, cuándo deberías usarla y cuáles son los pasos para generar este documento. Después, usa nuestra plantilla gratis para RFI y comienza el proceso con el pie derecho.

¿Qué es una RFI?

Una solicitud de información (RFI) es un documento que un gerente de proyectos envía a potenciales proveedores para reunir información acerca de los servicios que prestan y de los productos que ofrecen. La RFI se envía con el propósito de recibir propuestas de soluciones por parte del contratista para llevar a cabo con éxito tus proyectos de negocios. A este punto, no es necesario que conozcas cómo se resolverán tus dificultades, sino que la misma RFI puede formar parte del proceso de entender exactamente cuál es la mejor solución para abordar el problema.

En una RFI se incluye lo siguiente:

  • Los detalles del proyecto

  • El criterio de evaluación

  • Las competencias

  • Los datos de envío

  • La fecha límite para responder

  • La información solicitada

La empresa puede adaptar el formulario de RFI para hacerles preguntas específicas a los proveedores sobre las audiencias objetivo, los proyectos anteriores y las características de la empresa. Sin dudas resultará de gran ayuda, ya que si las preguntas son pertinentes, los proveedores tendrán más herramientas para hallar una solución más rápido y de una forma más efectiva.

Las RFI ayudan a reducir la posibilidad de error a futuro por parte del equipo, porque a los proveedores se les solicita la información detallada necesaria para trabajar. Para tomar la decisión final sobre cuál será el proveedor que selecciones, puedes usar una combinación de respuestas obtenidas con las solicitudes de información (RFI), de propuesta (RFP) y de presupuesto (RFQ).

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RFI vs. RFP

La principal diferencia entre un proceso de solicitud de información (RFI) y uno de solicitud de propuestas (RFP) se evidencia cuando los pones en práctica. Primero, deberías enviar la solicitud de información cuando quieras saber qué harían los potenciales proveedores para resolver algún problema del proyecto.

El documento de solicitud de propuesta ofrece información sobre los antecedentes, los detalles y el presupuesto del proyecto. Deberías enviar este tipo de plantillas a los proveedores potenciales y pedirles que respondan con una propuesta. Usa una solicitud de propuesta cuando quieras averiguar sobre los pasos específicos que seguirá un proveedor para terminar un proyecto; es la forma en que los proveedores también compiten con sus servicios.

Plantilla gratuita para proceso de solicitud de propuestas

RFI vs. RFQ

Con una solicitud de información se reúnen los datos generales sobre un proveedor potencial. La solicitud de presupuesto (RFQ) es un documento que las empresas envían a los proveedores para fijar los precios y dejarlos en claro.

Por lo general, antes de enviar una RFQ, envías una RFI, pero lo que sí está claro es que ambas solicitudes se usarán para decidir qué proveedor es el mejor para ocuparse del trabajo en cuestión. La solicitud de información se centra en los detalles del proyecto y en el panorama general, mientras que la solicitud de presupuesto está enfocada principalmente en obtener el costo de los bienes y servicios que ofrece un proveedor.

Lee: Plantilla de RFQ: 6 pasos para crear una solicitud de presupuesto

¿Cuándo deberías usar una RFI?

Al documento de solicitud de información deberías usarlo como el primer paso de la etapa de planificación del proyecto.

Los beneficios de usar una RFI

La plantilla para RFI es particularmente útil cuando tienes un problema por resolver, pero no sabes bien por dónde empezar o cómo resolverlo. Si envías una descripción del problema a los proveedores, te ayudarán a hallar las soluciones posibles. Por ejemplo, imagina las siguientes situaciones:

  • Si quieres una opinión sobre cómo remodelar tu lugar de trabajo en casa, probablemente envíes una RFI a un diseñador de interiores.

  • Si lo que buscas son formas de evitar que se inunde tu sótano, puedes enviar un documento de solicitud de información a varios contratistas diferentes.

  • Puedes enviar por email una plantilla de RFI a un experto en SEO si lo que necesitas es hallar la mejor estrategia para aumentar el tráfico de tu sitio web.

Una vez que hayas revisado el documento de RFI completado, podrás decidir qué proveedores aún te interesan. A continuación, podrás usar esta lista ya reducida para saber a quién enviar la solicitud de propuesta a fin de obtener aun más detalles sobre qué harán para llevar a cabo el proyecto.

Lee: Las 5 fases de la gestión de proyectos para que mejores el flujo de trabajo de tu equipo

Cómo crear un documento de RFI

Requisitos de un documento de RFI

Después de determinar que tienes un problema que hay que resolver o un proyecto para el que necesitas del respaldo de un proveedor, será el momento de enviar el documento de RFI. Recuerda que no es necesario tener la solución totalmente pensada a esta altura.

Los proveedores responderán con diferentes formas en las que te pueden ayudar a cumplir con tu propósito. A continuación, compartimos cuatro pasos para crear un documento de RFI destinado a hallar a los contratistas adecuados para tu próximo proyecto.

1. Redacta una declaración de lo que necesitas

Antes de hacer cualquier otra cosa, deberás llenar la declaración de necesidades dentro del documento de RFI. En esta sección deberás incluir un breve resumen del problema que intentas resolver y los criterios de selección del proveedor. Brinda solo la información suficiente como para que un proveedor entienda la situación aunque no conozca tu empresa.

Un buen ejemplo sería que te comunicaras con un especialista en marketing para que te ayude con el plan de marketing de tu marca de ropa. Deberías enviarle una plantilla de RFI que incluyera una declaración de necesidades en la que se explique tu interés por aumentar la conciencia de marca y los ingresos de la empresa. Los especialistas de marketing responderían en la sección de “información solicitada” del documento y mostrarán cómo pueden resolver el problema.

2. Agrega información sobre tu empresa

Si aportas detalles extra sobre tu modelo de negocios, al proveedor le resultará más sencillo hallar una solución más eficiente a tu problema. Brinda información sobre tu sector del negocio, la audiencia objetivo y los valores de la empresa para ayudarlos a adecuar sus soluciones para cumplir con tus necesidades. Al ofrecer esta información importante de contexto también ayudas a que el proveedor entienda cuáles son los problemas específicos que intentas resolver más en detalle.

3. Incluye datos importantes del proyecto

Después, pregúntate cuál es la información crucial que debe incluir indefectiblemente la respuesta a la RFI. No olvides incorporar cualquier dato que necesite el proveedor para poder finalizar tu proyecto.

A continuación, compartimos algunos factores a incluir cuando crees tu documento de RFI:

  • Los objetivos del proyecto: Brinda los detalles y objetivos del proyecto para ayudar a que los proveedores tengan suficiente información como para hallar una solución a tu problema.

  • Los datos de envío: Agrega tu email o direcciones postales en el documento para asegurarte de que los proveedores sepan a dónde enviar la respuesta de tu RFI.

  • La fecha límite para responder: Si indicas cuál es la fecha límite para responder y el período de trabajo directamente en el documento de RFI, te asegurarás de que todos los participantes entiendan cuándo deben enviar sus documentos para poder cumplir con el plazo y ser tenidos en cuenta.

  • El criterio de evaluación: Si los requisitos de evaluación son claros, los contratistas potenciales sabrán si cumplen con las competencias mínimas para ser seleccionados para trabajar con el proyecto.

Si incluyes todos los detalles del proyecto, hallarás a un contratista que pueda finalizarlo y a alguien que realmente tenga la solución a tus problemas. Además, resultará realmente útil para que los contratistas puedan adaptar sus respuestas exactamente a lo que se necesita para tu proyecto. De este modo, lograrás adquirir una idea bien formada de cuáles cumplen realmente con tus requisitos.

4. Añade una sección para respuestas

Ofréceles un espacio en el cual tener la oportunidad de explicar cómo se ocuparán del proyecto. Es un punto esencial, porque te servirá para evaluar si la solución potencial es la adecuada o no. Además, pídele al potencial proveedor que explique por qué cuenta con el equipo más adecuado para el trabajo. Toda esta información te será útil para analizar cómo está compuesto el equipo, cómo piensan abordar el trabajo y cuál es su ética laboral. Las respuestas te ayudarán a determinar con qué proveedor debes avanzar para enviarle la solicitud de propuesta (RFP).

En particular, asegúrate de que tu documento de RFI tenga secciones para todo lo siguiente:

  • La información solicitada: Resulta esencial incluir una sección en la que los proveedores completen las respuestas a cualquier duda que haya planteado tu empresa con respecto al proyecto.

  • Las competencias: Incluye una sección en la que los proveedores puedan completar e incluir sus competencias, para ayudarte a tomar una decisión basada en información sobre con quién es mejor trabajar.

Plantilla de RFI

Usa la plantilla de RFI que se encuentra a continuación para hallar al mejor proveedor posible que te ayude a resolver los problemas de tu proyecto. Cuando envíes la RFI, no olvides completarla con la información de tu empresa, las metas y objetivos, los requisitos comerciales, el alcance del trabajo y la sección de información solicitada.

Tal como se muestra en el siguiente documento de ejemplo para solicitud de información, deja una sección vacía para que el proveedor cuente con espacio suficiente para redactar sus respuestas.

Ejemplo de plantilla de evaluación de RFI
Plantilla gratis para solicitud de información (RFI)

Combina una plantilla de RFI con Asana para tu próximo proyecto

Con una plantilla detallada de RFI lograrás hallar las mejores soluciones para hacer frente a los obstáculos en tu empresa. El documento de solicitud de información puede resultar muy útil para crear una lista breve de los potenciales proveedores y sentar las bases sobre las expectativas de los entregables del proyecto.

Para el próximo proyecto, prueba con Asana para dar seguimiento a los documentos de RFI, RFP y RFQ a cada paso.

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