Qué es una RFQ y plantilla para crear tu solicitud de presupuesto

¿Alguna vez te sentiste abrumado por el proceso de búsqueda del proveedor adecuado para tu proyecto? Si quieres garantizar el éxito, agilizar el proceso y no sobrepasar el presupuesto, te recomendamos que empieces con un documento de solicitud de presupuesto (RFQ). De ese modo, tu equipo cuenta con la información precisa que necesitas para tomar una decisión informada sobre con qué proveedor debes seguir adelante.

En esta guía, explicaremos qué es una RFQ, los pasos que debes seguir y qué debes incluir en tu documento. Asimismo, hemos incluido una plantilla de RFQ para que comenzar con tu RFQ resulte más fácil.

RFQ: significado y definición

RFQ son las siglas en inglés de Request For Quotation, es decir, una solicitud de presupuesto. Así, una RFQ es un documento que las empresas envían a los posibles proveedores para obtener más información sobre sus precios. Este formulario estandarizado ayuda a las empresas a clasificar las ofertas con mayor eficacia porque su objetividad facilita la comparación y el contraste de los proveedores. Puedes enviar la solicitud de presupuesto antes o junto con tu solicitud de propuesta (RFP).

Por lo general, una empresa adapta la RFQ o solicitud de presupuesto que envía para recibir la información específica que necesita revisar antes de poder avanzar con un posible proveedor. Personaliza tu documento para incluir los detalles más importantes para tu proveedor, incluyendo las expectativas de precios, los detalles de envío y más.

¿Cuál es la diferencia entre una RFQ, una RFP y una RFI?

Seguramente junto a RFQ hayas oído hablar de otras siglas y te estés preguntando qué es RFI, RFP y RFQ. Si bien tienen muchas características en común, existen varias diferencias significativas entre las RFQ , las RFP y las RFI. Aunque todas estas siglas hacen referencia a una solicitud de información y/o datos a un proveedor, se trata de documentos distintos que además tienen lugar en momentos diferentes.

Las siglas de RFI significan en inglés Request for Information, es decir, solicitud de información. Este documento suele ser el primero en enviarse, es un primer acercamiento para conocer más acerca del proveedor y especialmente de sus servicios y productos. En una RFI se suelen solicitar datos de la empresa, información sobre los servicios y, en ocasiones, se pide la firma de un acuerdo de confidencialidad.

La RFQ o solicitud de presupuesto persigue fundamentalmente encontrar el precio más bajo o el mejor precio entre los proveedores. La RFQ es similar a la RFI, pero además se incluirá una fecha límite para la entrega del presupuesto. Podríamos decir que con una RFQ lo que estás solicitando es una cotización de precios. A veces, el RFQ es solo uno de los pasos o primer criterio en procesos de selección de proveedores más amplios y de mayor envergadura, por lo que si este es el caso, la RFQ deberá también explicarlo.

RFP es una sigla en inglés que significa Request for Proposal, solicitud de propuesta. En una RFP se tienen en cuenta otros factores y se hace una serie de preguntas para evaluar la mejor opción. En particular, en las solicitudes de propuestas se incluyen preguntas sobre la gestión de riesgos, el análisis de la competencia, los obstáculos y más.

RFQ, declaración de trabajo (SOW) y alcance del trabajo

Un SOW por sus siglas en inglés (Statement of Work) o declaración de trabajo es un documento donde se describe qué debe suceder para que un proyecto tenga éxito. En el SOW o declaración de trabajo debes explicar todos los servicios que esperas que el proveedor realice.

El alcance del trabajo es una sección de este documento en la que se explican los pasos necesarios para lograr los objetivos.

Por lo general, la declaración de trabajo se envía antes que la solicitud de presupuesto para establecer los pasos necesarios para que el proyecto tenga éxito. Una vez que comprendes la hoja de ruta de tu contratista para llevar a cabo las tareas, el siguiente paso es revisar la información sobre los precios a través del documento de la RFQ.

Cuándo se debe enviar una RFQ

Las empresas que se encuentran en el proceso de comprar un producto o un servicio deberían enviar una RFQ a los proveedores que estén considerando incluir en sus proyectos. Los proveedores devolverán este documento para indicar sus precios, y de este modo podrás comparar sus costos con los de otros posibles proveedores. Obtener estos resultados es un paso importante en la gestión de adquisiciones de un proyecto.

Una plantilla de RFQ se envía después de haber entregado a un posible proveedor un documento en el que se describen los objetivos, el presupuesto y el cronograma del próximo proyecto. Disponer de una RFQ y de los detalles del proyecto ayudará a los proveedores a entender el alcance del proyecto y les permitirá decidir si quieren participar de la licitación.

Cómo se hace una RFQ paso a paso

Una vez que hayas enviado el alcance del trabajo y la declaración de trabajo a los proveedores al principio de tu proceso de selección, es el momento de enviar tu plantilla de RFQ a todas las partes. A continuación, hemos incluido los seis pasos principales para crear un documento de RFQ para ayudarte a empezar tu próximo proyecto con el pie derecho.

1. Determina el presupuesto del proyecto

Esto es lo primero que debes hacer. El presupuesto del proyecto es tu plan y cronograma detallados de cuánto dinero gastarás y en qué. 

Es fundamental que tengas el presupuesto listo antes de crear el documento de RFQ, de modo que tengas una base para evaluar a tus posibles proveedores. Disponer de esta información desde el principio te ayudará a preparar tu proyecto para el éxito financiero y te dará un camino claro para elegir al proveedor correcto.

2. Identifica los requisitos

Además de establecer el presupuesto antes de completar la plantilla de RFQ, es necesario que también identifiques de antemano tus requisitos. Saber qué cualidades son las más importantes te ayudará a filtrar la lista de proveedores calificados para trabajar en tu proyecto.

A continuación, mencionamos algunos ejemplos de requisitos que podría ser importante incluir en tu RFQ:

• Cantidad de materiales necesarios

• Requisitos de entrega

• Proceso de revisión de la RFQ

• Términos y condiciones

• Parámetros de pago

Los requisitos cambiarán en función del tipo de proyecto en el que estés trabajando, y puedes personalizarlos según tus necesidades.

3. Prepara el documento

Ahora es el momento de preparar el documento. Cuantos más detalles incluyas en tu RFQ, mejor. Incluir los detalles es importante porque proporciona al posible proveedor más información sobre el cronograma y el alcance del proyecto. Esto le permitirá poder ofrecer un presupuesto más exacto para este trabajo en particular.

Estos son algunos factores que debes tener en cuenta al momento de preparar tu plantilla de RFQ:

• Objetivos del proyecto: Redactar una descripción concisa del proyecto y sus objetivos es importante para una RFQ. Cuantos más detalles proporciones, más sencillo le resultará al proveedor ofrecer un presupuesto exacto para el trabajo deseado.

• Cronograma: Ofrecer el cronograma del proyecto les permitirá a los proveedores saber si pueden cumplir con las expectativas del mismo. Intenta ser realista con tu cronograma para que los proveedores tengan tiempo para reunir los suministros y el personal necesarios para realizar el trabajo.

• Expectativas de precios: Asegúrate de pedirles a los posibles proveedores un desglose completo de su método de costos. Especifica el nivel de detalle que esperas en su resumen de costos totales, como el costo de mano de obra, los suministros y los gastos adicionales.

• Detalles de envío: Incluye el plazo de presentación y la forma de enviar la RFQ. Si agregas esta información a tu documento, te asegurarás de que los licitadores no olviden el plazo.

• Información de contacto: Puede parecer un paso trivial, pero es muy importante para tu RFQ. Después de todo, los solicitantes no podrán ponerse en contacto contigo si no incluyes la información de contacto de tu empresa.

Contar con un documento en el que se describan claramente tus requisitos te ayudará a mitigar posibles malentendidos. También te ayudará a obtener respuestas y presupuestos más precisos.

4. Envía la solicitud

Este es el momento de enviar tu RFQ o solicitud de presupuesto a tu lista de proveedores. Vuelve a leer el documento final una última vez antes de enviarlo para asegurarte de que tu RFQ incluya toda la información necesaria.

Asegúrate de darles a tus proveedores varias semanas para responder, de modo que tengan tiempo suficiente para trabajar con su equipo en la fijación de precios. Por lo general, dar 3 o 4 semanas permite que los proveedores tengan tiempo suficiente para hacer preguntas y para comprender cuáles son los entregables del proyecto. Mantén siempre la confidencialidad de la información de la licitación.

5. Revisa la RFQ presentada

La revisión de las RFQ presentadas debería ser rápida y sencilla ahora que ya realizaste el trabajo de preparación para la selección de los proveedores. El uso de este método no objetivo te ayudará a evaluar a cada uno de los proveedores para ver cuáles cumplen con todos los requisitos por el menor costo.

6. Selecciona al proveedor

Ahora que ya recibiste todas tus solicitudes de presupuesto de los proveedores, es momento de hacer la selección. El uso de una plantilla de RFQ consistente facilita la comparación de los proveedores de forma rápida y sencilla. Lee atentamente cada solicitud para asegurarte de que los términos y el precio del contratista que elijas coincidan con tus expectativas.

Plantilla de RFQ y ejemplo de pedido a proveedores

Consulta nuestra plantilla de RFQ a continuación para que encontrar al proveedor perfecto sea más sencillo. Cuando se entrega una RFQ a un proveedor potencial, tu empresa debe completar los detalles del proyecto y ellos deben completar el desglose de precios y la información de la empresa.

A continuación, encontrarás un ejemplo de pedidos a proveedores y podrás comprobar cómo sería un documento de RFQ o solicitud de presupuesto ya completado por un proveedor al planificar un evento, pero no dudes en personalizar la plantilla para adaptarla a tus necesidades.

Optimiza tu flujo de trabajo con una plantilla de RFQ

Una plantilla de RFQ clara y concisa será útil para tu flujo de trabajo y proporcionará claridad entre tú y tus posibles proveedores. Te ayudará a conseguir el producto o servicio que estás buscando al precio más bajo. Prueba la herramienta de gestión de proyectos de Asana para agilizar tu próxima tarea y mantenerla encaminada.