¿Qué es una revisión después de la acción (AAR)?

Cuando tienes mucho por hacer, puedes pasar de un proyecto a otro con poco tiempo de transición. Otras personas dependen de ti para cumplir sus plazos, lo que significa que debes hacer las cosas rápido para mantenerte al día. Pero hay algo más importante que cumplir los plazos: el desempeño del proyecto.

Para dar lo mejor de ti, necesitas tiempo para reflexionar. De ese modo, puedes usar los proyectos pasados para mejorar en el futuro. La revisión después de la acción, brinda una transición entre proyectos y ofrece un momento para evaluar lo que salió bien y lo que no.

¿Qué es una revisión después de la acción?

Una revisión después de la acción (AAR, por sus siglas en inglés) es una herramienta que se utiliza para analizar un proyecto o evento y comprender qué sucedió, por qué sucedió de ese modo y cómo mejorarlo. Cuando se utiliza correctamente, puede destacar áreas de fortaleza o preocupación en tu proyecto y tu equipo.

La AAR brinda información sobre cosas como:

• Comunicación del equipo: ¿Tu equipo se comunica de una manera que ayuda a realizar el trabajo con eficacia?

• Tasa de utilización: ¿El equipo cuenta con suficientes miembros para realizar las tareas dentro de los plazos establecidos?

• Recursos del proyecto: ¿Cuentas con suficientes recursos disponibles y asignados correctamente para producir los entregables del proyecto?

• Roles y responsabilidades: ¿Los miembros del equipo desempeñan sus roles y responsabilidades correctamente y trabajan en colaboración para lograr los trabajos?

La AAR se realiza al final de un proyecto, y su objetivo es mejorar los proyectos futuros con flujos de trabajo o funciones similares. Por ejemplo, si la AAR revela que tu equipo tuvo dificultades para asignar los recursos debido a una mala estrategia, puedes desarrollar una nueva estrategia de asignación de recursos para los proyectos futuros.

¿Cuáles son las 4 partes de una ARR?

Una revisión después de la acción es un marco de cuatro partes que puedes considerar como el flujo de trabajo de un proyecto. Cada fase del marco tiene sus propios pasos que facilitan la reflexión y la mejora. 

Las cuatro fases de una AAR son:

1. Diseño: Identifica los detalles clave de tu AAR.

2. Preparación: Recopila información sobre tu proyecto y planifica las actividades de tu AAR.

3. Implementación: Profundiza en la reflexión y el análisis de tu AAR.

4. Divulgación: Clasifica tus hallazgos, redacta un informe y crea un plan de acción.

Usa estos pasos para ahondar en cada fase de la AAR y conocer el desempeño general de tu proyecto.

1. Diseño

La fase de diseño es una oportunidad para darle estructura a tu AAR. Los proyectos constan de muchas partes, por lo que es importante identificar qué enfoque elegirás al buscar maneras de mejorar.

Define el alcance y los objetivos:

Tu AAR no tiene que analizar a cada miembro del equipo, parte interesada, componente del presupuesto e hito. Para sacar el máximo provecho de tu AAR, define el alcance y establece objetivos clave para lo que quieres lograr. Probablemente comenzarás el proceso de revisión con una idea básica de lo que buscas o las lecciones que esperas aprender. Usa estas ideas como tus objetivos. 

Identifica las partes interesadas:

Por partes interesadas nos referimos a cualquier persona involucrada en el proceso de revisión después de la acción, así como a cualquier persona afectada por la información que obtengas. Entre estas se incluyen miembros del equipo, usuarios y clientes, participantes del proyecto en cuestión y ejecutivos del proyecto. Ten en cuenta a estas personas cuando realices la AAR para que puedas obtener una amplia variedad de perspectivas. 

2. Preparación

En la fase de preparación, reunirás la información y los materiales necesarios para realizar la mayor parte del proceso de AAR. Esta fase también debería incluir un debate con tu equipo sobre qué actividades y preguntas quieres hacer al analizar las partes de tu proyecto que identificaste durante la fase de diseño.

Realiza una investigación:

La parte de investigación de la preparación implica la recopilación de los materiales del proyecto para ayudar a tu equipo a responder a las preguntas durante la siguiente fase de la AAR. Si estás enfocando tu AAR en cómo tu equipo gestionó el presupuesto y los recursos del proyecto, entonces deberías acceder a la propuesta de presupuesto, investigar los proveedores que se usaron y buscar los recibos de compra y los registros de comunicación del presupuesto.

Reúne los materiales necesarios:

Tu equipo puede realizar una lluvia de ideas (brainstorming) sobre qué actividades serían las más adecuadas para el proyecto de AAR y el tema en cuestión. Si buscas las dificultades en un cronograma de un proyecto más grande, entonces puede ser útil realizar una lluvia de eventos o un mapeo de dificultades. Para estas actividades, necesitarás una pizarra o notas adhesivas. También puedes probar con el método “What, So What, Now What?” (Qué, entonces qué y ahora qué) que no requerirá mucho en cuanto a materiales. Este modelo de reflexión ayuda a los equipos a pasar por distintos niveles de reflexión para hallar soluciones.

3. Implementación

La fase de implementación es donde empezarás el debate y análisis de tu AAR. En este punto, deberías saber de qué quieres hablar en la sesión de la AAR, cómo quieres analizar el tema y quién más debe participar.

Realiza debates y análisis:

• Usando los materiales que reuniste en la fase dos, comienza a trabajar en tu proyecto. Si vas a hacer una tormenta de eventos, coloca los eventos y las acciones clave a lo largo de una línea de tiempo imaginaria con notas adhesivas. Analiza el orden de los eventos e identifica las posibles dificultades a lo largo de la línea de tiempo. Si vas a hacer un mapeo de dificultades, traza estas dificultades a lo largo de una cuadrícula con ejes X e Y, siendo el eje Y la dificultad y el eje X el esfuerzo. 

Házte cuatro preguntas clave:

Hay cuatro preguntas clave que debes responder durante cada AAR: 

1. ¿Qué esperábamos que ocurriera?

2. ¿Qué fue lo que realmente ocurrió?

3. ¿Qué salió bien y por qué?

4. ¿Qué podemos mejorar y cómo?

Al responder estas preguntas, analizarás a fondo el tema del proyecto y comprenderás cómo mejorar.

4. Divulgación

Después de haber evaluado en detalle el tema de tu proyecto y de haber respondido las cuatros preguntas clave, es momento de divulgar tus hallazgos. El último paso es elaborar un informe de la revisión después de la acción, que resuma la información y ofrezca recomendaciones concretas para el futuro.

Saca conclusiones:

Una vez que hayas creado un informe de la revisión después de la acción, puedes consultarlo en los proyectos futuros. Puedes usar este informe para sacar conclusiones sobre lo que salió bien, lo que no salió bien y qué medidas correctivas deberías tomar. Por ejemplo, puedes concluir que excediste el presupuesto porque no investigaste lo suficiente al crear la propuesta de presupuesto.

Crea un plan de acción:

Al sacar las conclusiones de tu AAR, propón soluciones sobre cómo mejorar en el futuro. Si bien tus soluciones quizás no se apliquen a todos los proyectos futuros, puede sentirse bien comenzar nuevos proyectos con un mayor nivel de preparación. Por ejemplo, el plan de acción que creaste puede incluir un proceso de planificación de propuesta de presupuesto detallado o una estrategia de asignación de recursos.

Ejemplo de una revisión después de la acción

Este es un ejemplo de una revisión después de la acción para un proyecto de campaña en redes sociales. En este informe de ARR se analiza cómo el equipo gestionó el presupuesto y los recursos del proyecto.

En esta plantilla para informe de revisión después de la acción, verás secciones para que el equipo trabaje con la estructura del informe de AAR, se prepare para el debate y el análisis, y responda a las cuatro preguntas clave.

Plantilla para informes de revisión después de la acción

Usa esta plantilla para informes de revisión después de la acción como una guía para tu próximo proyecto.

Este documento debe servir como una guía para ti y tu equipo. Al realizar las AAR, ya sea de manera presencial o virtual, debatan activamente el tema en cuestión para responder las preguntas y hallar soluciones.

Beneficios de la AAR

Es más efectivo mostrarles a los miembros del equipo cómo mejorar con ejemplos de proyectos anteriores que simplemente decírselos. Esto te ofrece la oportunidad de liderar con el ejemplo y genera confianza en el equipo. 

Cuando tomes la información de tu AAR y la pongas en práctica, verás que tu trabajo mejora, así como la dinámica del equipo.

Los beneficios de la AAR incluyen:

• Inspira innovación: Cuando los equipos comprenden dónde se produjeron los errores anteriores, pueden idear soluciones creativas para mejorar.

• Conduce a una mejor toma de decisiones: Tomarse el tiempo para reflexionar ayuda a los líderes y a los miembros del equipo a tomar mejores decisiones en el futuro.

• Identifica los errores del pasado: Las AAR brindan una oportunidad para revisar los proyectos anteriores e identificar cualquier error o dificultad que no se haya gestionado bien.

• Crea la sinergia del equipo: La naturaleza colaborativa de las AAR les otorgan a los grupos la posibilidad de trabajar juntos y producir un plan de acción valioso; eso es sinergia positiva en acción.

• Mejora los proyectos futuros: El objetivo final de una AAR es mejorar los proyectos futuros.

El beneficio principal de una AAR es aprender. Cuando aprendes del pasado, adquieres más habilidades para el futuro. Como una forma de mejora continua, las AAR te ayudan a hacer pequeños cambios al eliminar las ineficiencias del pasado, lo que, en última instancia, conduce a grandes mejoras a largo plazo.

Facilita tu proceso de ARR con un software de gestión del trabajo

La colaboración del equipo es fundamental para las AAR, y los integrantes de tu equipo aprenderán mucho los unos de los otros mientras trabajan juntos para mejorar. Para simplificar el análisis del proyecto, coloca tu plantilla de revisión y el plan de acción subsiguiente en una herramienta de gestión del trabajo. Esto te permitirá compartir los materiales e introducir la información del proyecto con facilidad. Crea un flujo de trabajo de AAR con Asana y observa cómo mejoran tus proyectos sin dificultades.