Plantillas para propuesta de presupuesto: 5 pasos para obtener financiamiento

Toda idea para un proyecto nuevo necesita contar con el apoyo de las personas correctas para ponerlo en marcha. Y, aunque los miembros de tu equipo tengan la capacidad para crear los entregables, por lo general, los proyectos no pueden avanzar sin financiamiento, y para obtenerlo se requieren aprobaciones.

Con el objeto de conseguir la aprobación del presupuesto, deberás presentar la mejor propuesta posible. Harás las debidas averiguaciones asociadas con la idea de tu proyecto y planificarás con anticipación. Ten en cuenta que las demás partes interesadas controlarán los detalles de los gastos del proyecto, ya que los beneficios deberán ser mayores que los costos.

En este artículo, hablaremos sobre cómo crear una propuesta de presupuesto detallada y sólida para que tu proyecto se convierta en realidad y no tengas que dar marcha atrás y tener que retrabajar el borrador. Entonces, usa nuestra plantilla para comenzar de inmediato.

¿Qué es una propuesta de presupuesto?

En una propuesta de presupuesto se resumen los costos para la implementación de un proyecto a fin de obtener financiamiento de las partes interesadas. Esta propuesta hace un desglose de los diversos elementos de costo asociados al proyecto y brinda a las partes interesadas la posibilidad de observar los beneficios y perjuicios antes de asumir un compromiso financiero.

Los costos que incluyas en la propuesta probablemente se encuentren dentro de alguna de las siguientes cuatro categorías:

• Costos directos: Son aquellos gastos que están directamente relacionados con el proyecto en cuestión. Pueden incluir los costos laborales, las horas de trabajo de los miembros del equipo, el software y los costos de actividades relacionadas específicamente con el proyecto. 

• Costos indirectos: No se vinculan directamente con el proyecto en cuestión. Son elementos que pueden ayudar a que el proyecto salga adelante, pero también pueden ser útiles para la empresa en general. Por lo común, los costos indirectos son gastos como los de servicios públicos, seguros, servicios de TI y cargos por uso de servidores.

• Equipamiento y materiales: Esta sección, en realidad, es una subcategoría de los costos directos, porque se trata de elementos físicos que se usarán específicamente para el proyecto en cuestión. Como estos elementos son únicos por naturaleza, se clasifican en una sección específica dentro de la propuesta de presupuesto.

• Viajes y otros gastos: Un proyecto puede incluir gastos de viaje si participan los clientes. Otros gastos de este tipo podrían ser los incurridos en capacitaciones, impuestos y cualquier otro costo inesperado o variable.

En este artículo, te contaremos cómo preparar una propuesta de presupuesto para un proyecto. Pero también puedes usar estas propuestas para la empresa en general o para campañas específicas.

¿Cuáles son los beneficios de usar una propuesta de presupuesto?

En una propuesta de presupuesto se desglosan los gastos en los que se incurrirá durante la ejecución del proyecto. A continuación se presentan los beneficios, tanto para el equipo como para cualquier parte interesada, de contar con una propuesta clara:

• Genera transparencia en las finanzas: Con la propuesta de presupuesto ofreces transparencia, ya que demuestras apertura y buena disposición para conversar sobre las finanzas desde el primer momento en que empiezas a desarrollar la idea del proyecto. La transparencia de un proyecto aumenta la productividad del equipo, porque sus integrantes pueden ver cómo se conecta su trabajo con la idea general. De igual modo, ver el presupuesto del proyecto conecta a los participantes con el proceso interno de trabajo.

• Pone a la vista el valor y el impacto del proyecto: Las propuestas de presupuesto son excelentes para ofrecer a las partes interesadas una idea de la manera en que el proyecto aportará valor a la organización y al mundo exterior. Si muestras en qué gastas el dinero y por qué lo gastas en un proyecto o iniciativa en particular, implícitamente estarás haciendo evidente la validez de las ideas del proyecto.

• Exhibe la rentabilidad: La propuesta ofrece la oportunidad de investigar y elegir materiales, proveedores u otros servicios que puedan ser apropiados para tu producto o el mercado objetivo. Con el desglose de los costos en cada área, se puede demostrar la rentabilidad del proyecto.

• Favorece la proyección de las ganancias: Si el proyecto incluye la creación de un producto o servicio, con la propuesta del presupuesto podrás compartir la proyección de ventas. Además, deberás saber cuánto planeas gastar en el proyecto, a fin de determinar las ganancias netas.

• Ofrece la oportunidad para comparar: Una vez que la propuesta de presupuesto esté lista, las partes interesadas podrán compararla con otros proyectos actuales o anteriores para decidir si desean avanzar. 

Si bien es cierto que la propuesta de presupuesto se crea con la intención de recibir financiamiento o aprobación, también se puede usar como el plan presupuestario para cuando el proyecto se vuelva realidad.

Cómo crear una plantilla para propuesta de presupuesto

La plantilla para propuesta de presupuesto cumple una función informativa para las partes interesadas que podrían financiar el proyecto y también es muy útil para el equipo interno. Cuando llegas a la etapa de planificación del proyecto, puedes usar la propuesta para la tasa de utilización o la asignación de recursos del equipo, entre otras opciones.

1. Describe los objetivos del proyecto

Para presentar la propuesta de presupuesto, comienza con un resumen de los objetivos del proyecto. Cuando expliques de qué se trata el proyecto y cuáles son los objetivos que esperas alcanzar, tendrás la posibilidad de proporcionar el contexto en que se basa el presupuesto. Sin contexto, a las potenciales partes interesadas les puede resultar muy complicado entender qué y por qué piensas gastar en ciertas áreas específicas.

Podrías incluir una propuesta de presupuesto en un plan más amplio del proyecto, pero este tipo de propuestas también pueden hacerse por separado. Si una de las partes interesadas solamente tiene inquietudes relacionadas con lo financiero, probablemente no le interese leer detalles sobre el cronogramas del proyecto o los flujos de trabajo. Sin embargo, sí deberá entender el objetivo principal del proyecto para tener la seguridad suficiente como para aprobar el presupuesto del proyecto.

2. Haz un resumen de los elementos que componen los costos

Después de explicar brevemente los objetivos del proyecto, incluye un resumen de los elementos que componen los costos. Podrías incluir costos directos e indirectos, equipamiento y materiales, gastos de viaje y gastos varios.

En esencia, esta sección es una tabla en la que se enumeran los distintos tipos de costos que desglosarás más adelante. Cada propuesta de presupuesto incluye su propia lista de los elementos que componen esos costos para que las partes interesadas puedan tener una noción previa de la información que están por leer.

Dependiendo del tipo de proyecto y del sector en el que trabajes, los elementos de los costos pueden variar con respecto a las categorías tradicionales. Por ejemplo, para las empresas SaaS tal vez no necesiten tanto equipamiento ni materiales físicos; pero, por lo general, sí gastan dinero en servicios en línea, suscripciones, trabajadores independientes y software. Por el contrario, las empresas dedicadas a fabricación, por lo general, invierten mucho en maquinaria y en otros equipamientos a largo plazo. Haz un resumen de los elementos que componen tus costos que se base en las principales categorías de esos gastos.

3. Desglosa los costos

Una vez que ya cuentes con el listado de los elementos categorizados, será el momento de desglosarlos y analizarlos uno por uno. Es tu oportunidad de ahondar en los detalles y de ofrecer a las partes interesadas una idea clara de en qué piensas gastar y por qué estos gastos son necesarios.

Tanto para los costos directos como para los indirectos, enumera los siguientes detalles en el desglose:

• El tipo de costo: Lista el tipo de costos incluidos en cada categoría. Los tipos pueden incluir los sueldos de los integrantes del equipo, servicios públicos, cargos por uso de servidores o costos específicos del proyecto.

• El monto: Explica cuánto cuesta el costo en su nivel más básico. Por ejemplo, uno de los miembros del equipo podría trabajar por $25 la hora. Si hay otros miembros con tarifas horarias diferentes, colócalos en líneas separadas.

• Las horas: Si alguno de los gastos se paga por hora, coloca la cantidad de horas asociadas al costo. Esta categoría podría incluir la cantidad de horas que trabajará un miembro del equipo en el proyecto. El número podría variar entre 40 a 1200, por ejemplo, si hubiera varios integrantes del equipo trabajando en el proyecto durante un período prolongado.

• La explicación de los costos: Brinda más detalles sobre los costos en esta sección. Por ejemplo, podrías explicar que habrá 4 miembros del equipo trabajando en el proyecto, que a todos se les pagarán $25 la hora. Cada uno trabajará 25 horas por semana durante 12 semanas. El total serán 1200 horas de trabajo.

• El costo total: Calcula el costo total de cada gasto a lo largo de todo el proyecto. Por ejemplo, te costarán $30 000 dólares pagarles a los 4 miembros del equipo por las 1200 horas de trabajo. 

El equipamiento, los viajes y otros gastos varios no difieren tanto de los gastos directos o indirectos. Pero como es más probable los componentes de que esas clases de gastos sean elementos físicos, tal vez te convenga agregar áreas para la cantidad y la unidad, en lugar de las horas. Explica bien cada costo cuando los desgloses y proporciona los valores individuales y totales de cada componente. Debería ofrecer a las partes interesadas una idea clara sobre el presupuesto del proyecto.

4. Brinda un resumen de los costos

En esta sección, brinda una imagen clara, breve y simple de todos tus gastos. Es cierto que las partes interesadas necesitarán una lista detallada de en qué piensas gastar el dinero, pero también querrán contar con una sección de la propuesta que les ofrezca claridad con respecto a los costos totales.

Algunos también querrán examinar el documento y hacer a un lado los números rápidamente. Esta es la sección en la que se muestra claramente el valor total de cada costo presupuestado y también, el del presupuesto completo.

5. Envíalo a aprobación

Una vez que tengas la certeza suficiente con respecto a los componentes del presupuesto que hayas enumerado, será el momento de enviar la propuesta para recibir la aprobación. Al pie del documento, agrega un área para firmar en la que las partes interesadas puedan confirmar el documento una vez que lo hayan aprobado.

Plantilla de presupuesto y ejemplo

En el ejemplo, a continuación, de una propuesta de presupuesto, verás cómo dos miembros de un equipo organizan los costos esperados de un proyecto para una futura campaña en redes sociales.

En esta propuesta se enumeran los costos directos e indirectos asociados con la campaña, incluidos los sueldos de los integrantes del equipo y los servicios públicos.

Esta es solamente una vista previa de cómo se vería una propuesta de presupuesto entera. Para crear tu propia propuesta, descarga una plantilla gratis a continuación.

Da seguimiento a los objetivos financieros y compártelos con Asana

Las propuestas de presupuesto son excelentes para planificar un futuro proyecto. Pero para avanzar un poco más, necesitarás contar con las herramientas correctas a disposición. Con un software para gestión del trabajo, crearás los objetivos financieros para los proyectos y las iniciativas más amplias; además, podrás darles seguimiento de inicio a fin.

A medida que los proyectos se expanden y cambian, podrás ajustar el presupuesto y compartir los datos. Usa Asana para todo: gestiona los gastos, coordina las reuniones y mucho más.