Presentar Asana a más equipos

Asana es ideal para los equipos, pero es mucho mejor cuando todos los miembros de una organización pueden hacer seguimiento del trabajo juntos. Con tu equipo a bordo, puedes saber exactamente dónde sería útil incorporar otros equipos en Asana. A continuación, te presentamos algunas sugerencias para presentar Asana a tu equipo y que juntos experimenten los beneficios.

¿Por qué otros equipos?

Al presentar Asana a otros equipos de tu empresa, puede que te preguntes ¿de qué le sirve a mi equipo? Sin embargo, tomarte el tiempo para hacerlo con el tiempo trae los siguientes beneficios a tu equipo:

  • Conectar el trabajo: ve fácilmente cómo tu trabajo encaja con lo que otros equipos hacen. Además, conecta proyectos y ve el historial de trabajo a medida que estos progresan.
  • Ahorrar tiempo: reduce el trabajo que hay que hacer para poder organizar el trabajo, ten menos reuniones de actualización de estado y más claridad sobre quién está haciendo qué y para cuándo. De esta forma, puedes concentrarte en trabajar en lugar de rastrear detalles. Tu equipo puede ser más eficiente y tener todos los detalles necesarios para poder avanzar con el trabajo.
  • Mejorar la colaboración: descubre más oportunidades de colaboración, aprovecha mejor el trabajo de otros equipos, consulta proyectos anteriores y mantente informado sobre el trabajo de otros equipos.

Utilizar Asana entre equipos

Asana funciona mejor cuando todos los equipos lo utilizan para dar seguimiento a su trabajo. Además de los beneficios de utilizar Asana para los equipos individuales, existen ventajas claras cuando todos están a bordo:

  • Revisa cómo va tu empresa en relación a sus objetivos generales. Al hacer pública la información de la organización completa en Asana, todos pueden tener acceso a información importante, conversaciones y proyectos que muestran el progreso realizado en torno a los objetivos generales. Esto ayuda a que todos se sientan conectados y con un propósito común.

  • Desarrolla flujos de trabajo completos. Es probable que tu equipo sea parte de trabajos que involucran a otros equipos. Cuando todos pueden ver la misma información, hay más claridad sobre quién está haciendo qué, y es posible establecer y detallar las expectativas en Asana.

  • Una sola fuente de información. Cualquier empleado que se una puede tener acceso a conversaciones, proyectos y equipos públicos en cualquier momento y así tener rápidamente una visión general, incluso si es que no hicieron seguimiento del trabajo desde un comienzo. Usa la @mención para proporcionar esta información en todo momento.

  • Olvídate de las cadenas de correo electrónico de toda la empresa. Crea un equipo de personal y agrega a todas las personas de tu empresa. Puedes iniciar una conversación de equipo de personal donde compartas actualizaciones importantes para todos o información para la fiesta de tu empresa.

Presenta Asana a otros equipos

Ahora que tú y tu equipo comenzaron a ver los beneficios de usar Asana, estás aún más preparado para presentarlo a otros equipos. A continuación, mostramos algunos consejos para presentar Asana a otros equipos:

  • De la misma manera que invitaste unos cuantos compañeros de equipo la primera vez, invita a algunos colegas o líderes de otro equipo. Pueden trabajar junto a ti para comprender cómo funciona Asana en general y después aplicarlo en sus equipos.

  • No te limites a solamente invitar al equipo a tu organización. Siempre recomendamos agregar personas como seguidores de tareas, compartirles proyectos y mencionarlos en los comentarios de tareas para que puedan participar de inmediato y ver cómo funcionan los proyectos y tareas existentes en Asana.

  • Sugiéreles que prueben una plantilla prearmada para que puedan cargar un flujo de trabajo en Asana desde el principio con nuestros consejos. Incluso puedes indicarles que prueben la plantilla de proyecto de incorporación de Asana para que comiencen un paso más adelantados.

  • Envíales ejemplos de flujos de trabajo que puedan usar con su equipo en específico y muéstrales proyectos con vista de lista y tablero para que comiencen a utilizar Asana y también se involucren con tu equipo.

  • Presenta Asana en tu siguiente reunión con otro equipo y utiliza la herramienta como agenda de reunión.

  • Envía a los nuevos invitados la Guía del inicio rápido o las lecciones de Asana para que aprendan a usar Asana y puedan comenzar en 15 minutos.

  • Pídeles que vean nuestros videos para saber Cómo usar Asana en YouTube. Los videos están hechos para los nuevos usuarios y para aquellos que es´ten considerando usar Asana. Incluso hay un video para invitar a tus compañeros de equipo:

Crear más equipos

Si otros equipos tienen interés y te sientes preparado para invitarlos, crea un equipo para ellos o haz que ellos mismos creen uno. Recuerda que los equipos se utilizan generalmente para departamentos, grupos de trabajo o cualquier grupo de personas que trabajen en varios proyectos en conjunto.

Para crear un equipo, desplázate a la parte inferior del menú lateral y haz clic en Crear nuevo equipo o haz clic en el botón + situado al lado de cualquier equipo existente.

Una vez creado el equipo, pueden comenzar a invitar a otros compañeros de equipo, crear proyectos únicos para su equipo y unirse a otros equipos y proyectos.

A medida que se unan más equipos y hagan seguimiento del trabajo en Asana, puedes conectar más trabajo, colaborar con mayor facilidad y tener la claridad necesaria para avanzar en los proyectos, sin importar con quién trabajes. Toda tu organización puede funcionar en Asana.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.