Cómo pasar a usar Asana con MeUndies

Oradores

Terry Lee

Terry es el Director Ejecutivo de MeUndies. Lidera las operaciones diarias de la empresa para garantizar el cumplimiento de la visión de la marca. Antes de trabajar en MeUndies, Terry se graduó en la University of Notre Dame y trabajó en Johnson & Johnson en su programa rotativo de gerencia, enfocado en desarrollo empresarial, marketing y ventas.

Michael Nguyen

Micahel es Gerente de Éxito en Asana. Es experto en implementaciones a gran escala y trabaja mano a mano con los líderes de Asana para encontrar la estrategia adecuada para implementar Asana en los equipos. Antes de trabajar en Asana, Michael trabajó en consultoría de gestión y colaboró con las transformaciones de la empresa. Estudió administración de empresas y sistemas de información en la University of Washington, completó un posgrado en desarrollo de liderazgo en la Seattle University y, recientemente, comenzó a estudiar diseño e innovación en Stanford.

Objetivos para Asana

Terry y el equipo de MeUndies establecieron objetivos claros para la implementación de Asana:

  • Comunicar en forma eficiente
  • Tener transparencia en toda la organización

Mejores prácticas

  • Explica los puntos débiles actuales a tu equipo. Para MeUndies, la falta de comunicación y las expectativas dispares eran fuentes de frustración antes de que eligieran usar Asana.
  • Da pasos pequeños. MeUndies comenzó a usar Asana con casos de uso simples y que involucraban a varias funciones.
  • “No abandones”. Piensa en Asana como una herramienta de gran esfuerzo con gran impacto. Terry aborda Asana desde una perspectiva a largo plazo.
  • Brinda a todos los miembros de tu equipo la capacidad de crear tareas. Implementa casos de uso que requieran contribuyentes individuales y gerentes que creen sus propias tareas, las asignen y establezcan sus propias fechas de entrega. Cuantas más personas usen Asana al máximo, más fuerte y poderoso se convierte.
  • Capacita continuamente a los miembros del equipo existentes y los nuevos. Cuando Terry se da cuenta de que un miembro del equipo está un poco atrasado con la actualización de las fechas de entrega o la finalización de una tarea en Asana, programa una capacitación individual para compartir las mejores prácticas y responder a sus inquietudes.

Flujos de trabajo

Programas de reuniones

MeUndies comenzó a usar Asana para sus reuniones de toda la empresa los lunes. Terry alentaba a todos a agregar sus temas de análisis. Esta fue una excelente manera de que las personas adquieran el hábito de crear tareas: al agregar notas o archivos adjuntos a su tema de análisis, asignarse la tarea a ellos mismos y luego agregar una fecha de entrega. Las reuniones de los lunes se convirtieron en una manera de crear tareas de Asana a un nivel muy básico.

Aprende cómo crear el proyecto perfecto de programa de reunión aquí.

Reuniones individuales

MeUndies brindó a los gerentes la capacidad de organizar sus propias reuniones individuales en Asana. Esto fomentó que los contribuyentes individuales y los gerentes pudieran aprender los aspectos básicos del uso de Asana al agregar tareas en su proyecto de reunión individual cuando tenían una inquietud para responder o un objetivo de la empresa para revisar.

Obtén más información sobre los proyectos de reuniones individuales con Asana.

Diseño del mes

A medida que Terry y su equipo expandían su uso de Asana en MeUndies, comenzaron a dar seguimiento al flujo de trabajo de toda su campaña “Diseño del mes” en Asana. Anteriormente, apenas llegaban a la fecha de lanzamiento y entregaban el trabajo “justo a tiempo”. Al planificar fechas de entrega claras y asignar cada tarea a una sola persona responsable en Asana, el equipo de MeUndies ahora siempre tiene todo listo para su “Diseño del mes” dos semanas antes de la fecha de lanzamiento.

Realiza el seguimiento de tus campañas de marketing con Asana hoy.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.