Cómo empezar a usar Asana

¡Te damos la bienvenida a Asana!

Nuestros clientes pueden lograr mucho con Asana, pero a continuación, te brindamos un breve resumen con lo más importante que debes saber al comenzar.

Guía rápida de demostración de Asana

El aspecto y las funciones de Asana están en constante evolución. Probablemente tu pantalla se vea diferente a la de este video, pero los conceptos clave siguen siendo los mismos.

1. Cómo crear una tarea

Las tareas son el punto de partida y el componente más importante de Asana. Representan acciones concretas.

Para crear una tarea, inicia un proyecto, escribe el nombre de la tarea y luego presiona enter para seguir agregando más.

Mejores prácticas para usar las tareas

• Asigna nombres específicos a las tareas y en función de acciones concretas para que quede claro lo que hay que hacer. Agrega una descripción a la tarea para que el responsable sepa lo que tiene que hacer.
• Asigna la tarea a un miembro del equipo y establece una fecha de entrega (incluso si se trata de una fecha estimada). De esa manera queda claro quién es el responsable y de qué.
• Adjunta archivos con cualquier contexto, información o documentos de trabajo relevantes. Además, asegúrate de adjuntar los documentos completos y actualizados cuando marques la tarea como finalizada para que los miembros del equipo puedan encontrar tu trabajo y sepan que está terminado.
• Agrega compañeros de equipo como colaboradores para que estén al tanto del progreso de la tarea. Puedes @mencionarlos cuando comentas en una tarea.

2. Cómo crear tu primer proyecto

Los proyectos se usan para organizar y planificar todas las tareas relacionadas a una iniciativa, objetivo o trabajo específicos. Puedes visualizar los proyectos en forma de Lista, Tablero, Calendario o Cronograma y cambiar entre estas vistas en cualquier momento.

Tipos de proyectos que puedes gestionar en Asana

Puedes gestionar casi cualquier proyecto o proceso en Asana. A continuación, te mostramos los ejemplos más comunes:

Mira más ejemplos en nuestra sección Maneras de utilizar Asana o empieza con un proyecto prediseñado en nuestra biblioteca de plantillas.

3. Organiza tu proyecto

Agrupa las tareas relacionadas con las secciones

Las secciones agrupan tus tareas, lo cual facilita el análisis del proyecto. Son muy útiles para las categorías que no cambiarán a medida que el trabajo avanza. Por ejemplo, podrías crear secciones por plazos (como trimestres o meses), fases del proyecto o utilizar un tablero al estilo Kanban con las categorías: "Tareas pendientes", "En curso" y "Finalizadas".

Ordena y filtra las tareas de proyectos con campos personalizados

Los campos personalizados son como los encabezados de las columnas de las hojas de cálculo que sirven para ayudarte a filtrar y ordenar las tareas de tu proyecto según diferentes criterios, como la prioridad, el estado de la tarea, el costo o la aprobación. Agrupa tu proyecto haciendo clic en cualquier encabezado y usando los botones de filtrar y ordenar.

4. Cómo hallar tu trabajo y sus actualizaciones

A medida que los proyectos avanzan y que llegan trabajos nuevos para hacer, Asana te ofrece muchas opciones para tener todo bajo control. Abre el menú lateral para ver lo siguiente:

Mis tareas

En Mis tareas se muestran solo las tareas que se te asignaron y sus fechas de entrega. Vuelve a revisar Mis tareas en el transcurso del día para marcar las tareas que finalizaste, ver si hay trabajo nuevo y empezar tu próxima tarea.

Bandeja de entrada

La Bandeja de entrada es una fuente que se actualiza constantemente con novedades, pero solamente del trabajo que sigues. También puedes responder directamente desde la bandeja de entrada y navegar inmediatamente al trabajo.

5. Estructura de Asana

Los proyectos y las tareas son elementos fundamentales de Asana.

1. Las organizaciones funcionan en base al dominio de email compartido de tu empresa y conectan a todas las personas de la empresa que usan Asana.
2. Los equipos son grupos funcionales dentro de una organización que probablemente correspondan a equipos generales, como los de Marketing o Ventas, o a grupos funcionales como por ejemplo, "Oficina de Nueva York".
3. Los proyectos se almacenan en equipos (y portafolios) para dar seguimiento a todos los pasos viables, a la información y a las comunicaciones para lograr alcanzar un objetivo, una iniciativa o una meta.
4. Las tareas se guardan en proyectos y especifican quién es el responsable de qué y para cuándo debe hacerla. En ellas se guardan todos los archivos, las conversaciones y las instrucciones relacionadas para que sea más fácil encontrar la información en un mismo lugar.
5. En los portafolios se almacenan grupos de proyectos. Puedes usarlos para ver todos los proyectos y las actualizaciones de estado de una iniciativa u objetivo en un solo lugar.

Más recursos para aprender a usar Asana

Una vez que domines lo básico, podrás seguir consolidándote y el equipo de Asana también lo hará. Tenemos muchísimos tipos diferentes de recursos para principiantes, para que cualquiera pueda aprender lo que quiera.

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