Cómo empezar a usar Asana

¡Bienvenido a Asana!

FOTO de clientes reales de Asana con tareas de Asana coloridas flotando en distintos lugares donde se muestra lo que han logrado con el producto Nuestros clientes pueden lograr mucho con Asana, pero a continuación, te brindamos un breve resumen con lo más importante que debes saber al comenzar.

Guía rápida de demostración de Asana

El aspecto y las funciones de Asana están en constante evolución. Probablemente tu pantalla se vea diferente a como está en este video, pero los conceptos siguen siendo los mismos.

1. Cómo crear una tarea

GIF sobre cómo crear una tarea en un proyecto de Asana

Las tareas representan pasos concretos o acciones pendientes, aprobaciones, o bien se pueden usar como logros que debes cumplir. También se puede almacenar allí información importante de referencia para un proyecto (como el resumen del proyecto o la plantilla de presentación) para que sea fácil hallarla.

Para crear una tarea, inicia un proyecto, escribe el nombre de la tarea y luego presiona enter para seguir agregando más.

Mejores prácticas para usar las tareas

  • Asigna nombres de tareas que sean específicos y basados en acciones para que quede claro lo que hay que hacer.
  • Establece fechas de entrega realistas apenas las sepas o intenta estimarlas lo mejor posible para que todos las tengan en consideración. Incluso puedes agregar una fecha de inicio para indicar un período.
  • Adjunta archivos cuando hagas referencia a un documento.
  • Agrega compañeros de equipo como colaboradores para que estén al tanto del progreso de la tarea.
  • Vincula trabajos pertinentes o contacta a un compañero de equipo en la descripción de la tarea @mencionando tareas, proyectos o personas relacionadas.
  • Comenta en una tarea. Puedes comentar una tarea para hacer preguntas, responder a compañeros de equipo u ofrecer información adicional y opiniones.

2. Cómo crear tu primer proyecto

Los proyectos se usan para organizar y planificar todas las tareas relacionadas a una iniciativa, objetivo o trabajo específicos. Puedes visualizar los proyectos como Lista, Tablero, Calendario o Cronograma.

Un GIF con el que se muestran vistas diferentes de los proyectos en Asana. Incluye las vistas de Lista, Tablero, Cronograma y Calendario

Tipos de proyectos que puedes gestionar en Asana

Puedes gestionar casi cualquier proyecto o proceso en Asana. A continuación, te mostramos los ejemplos más comunes:

Tipos de proyectos de Asana

Mira más casos de uso en nuestra sección de formas de usar Asana o empieza con un proyecto prearmado en nuestra biblioteca de plantillas.

3. Organiza tu proyecto

Agrupa tareas que estén relaciones a través de secciones o columnas

Ejemplo de secciones en una vista de lista de Asana

Las secciones (en vista de Lista) o las columnas (en vista de Tablero) te ayudan a agrupar las tareas. Son más útiles para las categorías que no cambian cuando el trabajo avanza. Por ejemplo, puedes crear secciones por períodos (como trimestres o meses), etapas del proyecto o al estilo de tableros Kanban con “Tareas pendientes”, “Tareas en curso” y “Tareas finalizadas”.

Para crear secciones, escribe Tab + N. En proyectos con formato de tablero, solamente haz clic en Agregar columna.

Ordena y filtra las tareas en los proyectos con los campos personalizados

Cómo ordenar tareas por campos personalizados en Asana

Los campos personalizados son como títulos de columnas que te ayudan a filtrar y ordenar las tareas de tu proyecto por elementos, como la prioridad, el estado de la tarea, el costo o las aprobaciones. Para agrupar tus proyectos, haz clic en cualquier encabezado y usa los botones para filtrar y ordenar.

4. Cómo hallar tu trabajo y sus actualizaciones

A medida que los proyectos avanzan y que llegan trabajos nuevos para hacer, Asana te ofrece muchas opciones para tener todo bajo control. Abre el menú lateral para ver lo siguiente:

Mis tareas

GIF en el que se muestra cómo establecer la prioridad de una tarea nueva en Asana desde Mis tareas para recordar que hay que hacerla más tarde. En Mis tareas se muestran solo las tareas que se te asignaron y sus fechas de entrega. Vuelve a revisar Mis tareas en el transcurso del día para marcar las tareas que finalizaste, ver si hay trabajo nuevo y empezar tu próxima tarea.

Bandeja de entrada

GIF que muestra que un cliente ve y ordena su bandeja de entrada de Asana, alterna entre los trabajos que se le asignaron directamente y las actualizaciones generales La Bandeja de entrada es una fuente que se actualiza constantemente con novedades, pero solamente del trabajo que sigues. También puedes responder directamente desde la bandeja de entrada y navegar inmediatamente al trabajo.

5. Estructura de Asana

Los proyectos y las tareas son elementos fundamentales de Asana.

Panorama general de la estructura de Asana

  1. Las organizaciones funcionan en base al dominio de email compartido de tu empresa y conectan a todas las personas de la empresa que usan Asana.
  2. Los equipos son grupos funcionales dentro de una organización que probablemente correspondan a equipos generales, como los de Marketing o Ventas, o a grupos funcionales como por ejemplo, “Oficina de Nueva York”.
  3. Los proyectos se almacenan en equipos (y portafolios) para dar seguimiento a todos los pasos viables, a la información y a las comunicaciones para lograr alcanzar un objetivo, una iniciativa o una meta.
  4. Las tareas se guardan en proyectos y especifican quién es el responsable de qué y para cuándo debe hacerla. En ellas se guardan todos los archivos, las conversaciones y las instrucciones relacionadas para que sea más fácil encontrar la información en un mismo lugar.
  5. En los portafolios se almacenan grupos de proyectos. Puedes usarlos para ver todos los proyectos y las actualizaciones de estado de una iniciativa u objetivo en un solo lugar.

Más recursos para ayudarte a aprender sobre Asana

ILUSTRACIÓN de una mujer inspirada sintiéndose creativa y curiosa

Una vez que domines lo básico, podrás seguir consolidándote y el equipo de Asana también lo hará. Tenemos muchísimos tipos diferentes de recursos para principiantes, para que cualquiera pueda aprender lo que quiera.

Quiero… Recursos
Mirar videos breves Mira Cómo usar Asana o haz clic entre las lecciones de Asana
Recibir capacitación Regístrate para participar de una capacitación en vivo o de una demostración de funciones en vivo. Regístrate en la Academia Asana
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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.