Cómo empezar a usar Asana

¡Te damos la bienvenida a Asana! Tanto si eres la primera persona de tu organización en registrarse o el nuevo miembro de un equipo que ya usa Asana, de manera gratuita o empezando una prueba gratis, este artículo te enseñará la manera más rápida de sacarle provecho a Asana y cómo usar las funciones más importantes. No lo explica todo (para eso existe la completa Guía de Asana), pero abarca los aspectos fundamentales para ayudarte a empezar a usar Asana rápidamente y de la mejor manera.

¿Cómo se guarda la información en Asana?

Los dominios de Asana funcionan en base a una dirección compartida de email empresarial, por lo que si invitas a compañeros de equipo (o si eres invitado a un equipo), te unes al mismo dominio. Así es cómo se organiza Asana:

1. Las Organizaciones funcionan en base al dominio de email compartido de tu empresa y conectan a todas las personas de la empresa que usen Asana. Las organizaciones de Asana (no los espacios de trabajo) están diseñadas para usos profesionales, negocios y empresas. Accede a los ajustes de tu organización haciendo clic en tu avatar.
2. El Menú lateral funciona como el punto de partida para las principales acciones. Aquí es donde puedes revisar y responder notificaciones en la Bandeja de entrada, ver todas las tareas que tienes asignadas en Mis tareas y guardar informes, como de trabajo en riesgo o aprobaciones.
3. En el Portafolios se almacenan grupos de proyectos. Puedes usarlos para ver todos los proyectos y las actualizaciones de estado de una iniciativa u objetivo en un solo lugar.
4. Los Equipos son grupos funcionales dentro de una organización que probablemente corresponden a equipos generales de tu empresa, como marketing o ventas. Arriba podemos ver el equipo de marketing de Apollo Enterprises.
5. Los Proyectos dan seguimiento a todas las acciones, información y comunicaciones en torno al cumplimiento de un objetivo, iniciativa o meta. Kat Mooney es miembro de cuatro proyectos dentro del equipo de Diseño de la organización Apollo: solicitudes de diseño, análisis semanales, diseño web y materiales de marketing.
6. Las Tareas se guardan en proyectos y especifican quién es responsable de qué, para qué y para cuándo. Estas guardan todos los archivos, conversaciones e instrucciones relacionadas para que la información se mantenga en el lugar correcto (y en un solo_lugar.)

Realiza un recorrido rápido por la interfaz de Asana.

Los proyectos y las tareas son los elementos más fundamentales de Asana. A continuación, te mostramos cómo crear flujos de trabajo con dichas piezas.

1. Crea tu primer proyecto

Los Proyectos son la manera en que organizas y planificas todas las tareas relacionadas a una iniciativa, objetivo o fragmento grande de trabajo. Puedes visualizar los proyectos como lista o tablero, como también en un calendario o cronograma. Puedes crear un proyecto para casi cualquier cosa de la manera que más te acomode, pero la mayoría de los proyectos encajan en estas cuatro categorías:

• Sujeto a plazos (como el lanzamiento de productos)
• Procesos continuos (como un calendario editorial)
• Gestión de solicitudes (como seguimiento de nuevas solicitudes de diseño for a creative team)
• Seguimiento de información (como un proyecto de objetivos de la empresa, logros y resultados clave (OKR))

Mira más casos de uso en nuestra sección de formas de usar Asana o dale un vistazo a la biblioteca de plantillas.

Cómo crear un proyecto en Asana

Te recomendamos crear tu primer proyecto a partir de una plantilla para que ahorres tiempo y puedas ver la estructura básica de los proyectos antes de empezar a construir los tuyos. Lógicamente, también está la posibilidad de que empieces uno desde cero.

1. Haz clic en el botón + de color naranja ubicado en la barra superior y selecciona Proyecto.
2. Si quieres empezar con una plantilla, haz clic en la pestaña Plantillas, luego desplázate hasta encontrar una plantilla que se ajuste al trabajo que tu equipo realiza. Haz clic en Usar plantilla, cámbiale el nombre, selecciona un equipo y finalmente haz clic en Crear proyecto. Puedes agregar o eliminar todo lo que necesites.
3. Si quieres construir tu propio proyecto, decide si quieres que tenga vista de lista o de tablero, nombra tu proyecto y agrega una descripción. Luego, haz clic en Crear proyecto.

2. Organiza tu proyecto

Ahora que ya tienes un proyecto, te enseñaremos cómo organizarlo. Si usaste una plantilla o ya hay otros compañeros de equipo usando Asana, verás que los campos personalizados y las secciones ya son parte de tu proyecto. Si creaste tu propio proyecto, puedes agregar estos elementos más adelante.

Tareas relacionadas a grupos más secciones o columnas

Las secciones (en vista de lista) o las columnas (en vista de tablero) te ayudan a organizar las tareas en tu proyecto para que no tengas que lidiar con una sola y larga lista. Agrupar tareas hace que sea más fácil encontrarlas y entender cómo trabajan en conjunto para lograr la meta. Estas son más útiles para las categorías que no cambian mientras el trabajo avanza. Por ejemplo, puedes crear secciones por períodos de tiempo (como trimestres o meses) o por tipos de tarea. Además, puedes crear columnas en los tableros para "tareas pendientes", "tareas en curso" y "tareas finalizadas".

para crear secciones, escribe “Tab + N”. En proyectos con formato de tablero, solamente haz clic en Agregar columna.

Ordena y filtra las tareas en los proyectos con los campos personalizados

Las secciones y columnas representan un nivel de categorización para agrupar tareas. Los campos personalizados te ayudan a filtrar y ordenar las tareas en tu proyecto por aspectos como prioridad, estado de tarea o aprobación de tarea. Así que si hay otras maneras en las que te gustaría agrupar tu trabajo para las que no creaste secciones, los campos personalizados te ayudan a lograrlo.

los campos personalizados también te ayudan a estandarizar la información que monitoreas en una tarea. Por ejemplo, puedes tener un campo personalizado de "costo" en un proyecto de planificación de sprints para que puedas asegurarte de que el cálculo de costos de cada tarea sea correcto antes de priorizarlas.

3. Convierte tu proyecto en un plan colaborativo

Crea tareas de todos los pasos para alcanzar tus metas

Las tareas representan pasos ejecutables o cosas por hacer e incluso pueden almacenar información de referencia en un proyecto (como su resumen o especificación). Puedes ver tareas de ejemplo en nuestras plantillas, pero es probable que quieras agregar tus propias tareas para representar todos los pasos necesarios para completar tu proyecto.

Haz clic en el proyecto, escribe un nombre para la tarea y luego presiona Enter para seguir agregando más. Una buena tarea tiene un responsable, un rango de fechas e instrucciones o contexto para completar el trabajo (una descripción de la tarea, archivo adjunto o comentario).

Consejos para crear una buena tarea

• Asigna nombres de tareas que sean específicos y basados en acciones.
  • Por ejemplo, en vez de "Artículo de blog", crea una tarea llamada "Escribir artículo de blog [título]" y otra llamada "Publicar artículo de blog [título]". De esta manera, no habrá ninguna duda sobre lo que hay que hacer.
• Vincula trabajos pertinentes en la descripción de la tarea @mencionando tareas, proyectos o conversaciones relacionadas.
• Agrega fechas de inicio y de entrega para dejar en claro cuándo se debe comenzar a trabajar para finalizar a tiempo.
• Adjunta archivos cuando te refieras a algún documento.
• Establece fechas de entrega realistas apenas las sepas o intenta estimarlas lo mejor posible para que todos las tengan en consideración.
• Incluye compañeros de equipo como seguidores para que estén al tanto del progreso de la tarea.
• Marca una tarea como dependiente de otra para que tus compañeros de equipo no comiencen la tarea hasta que la anterior finalice.
• > Crea los logros de las tareas para marcar los principales objetivos del proyecto; como cumplir con una meta de rentabilidad o partes del trabajo que desbloquean la siguiente fase, como obtener la aprobación de un presupuesto.

Planifica tu mejor proyecto con el cronograma

Para ayudarte a planificar el programa de proyecto más exitoso y permanecer flexible en el transcurso, utiliza el Cronograma. Esta herramienta te brinda una vista tipo diagrama de Gantt para ayudarte a visualizar tu calendario, donde puedes fácilmente arrastrar y soltar tareas y crear dependencias de tareas para garantizar que tu planificación sea realista antes de que ocurra un problema. En el caso de que se presenten problemas, puedes mover elementos como plazos de entrega o recursos sin ninguna dificultad.

4. Colabora y gestiona proyectos de manera más eficiente

Cuando gestionas el trabajo con Asana, todos saben quién está haciendo qué y para cuando, lo que aporta claridad y sentido de responsabilidad al trabajo. Además, debido a que puedes ver las actualizaciones de estado y progreso, puedes tener una vista más estratégica. A continuación te damos algunas ideas de cómo empezar a colaborar con tu equipo de manera más eficiente y gestionar tus proyectos como todo un profesional:

Consejos para una mejor colaboración en tareas:

• Agregar un seguidor: agrega a las personas interesadas como seguidores de una tarea para que puedan ver todo el trabajo de la tarea, comunicarse con respecto a la tarea y recibir notificaciones sobre el progreso. Puedes agregar o quitar seguidores en la parte inferior del panel derecho.
• Comentar una tarea: puedes comentar una tarea para hacer preguntas, responder a compañeros de equipo u ofrecer información adicional y opiniones.
• @Mencionar: escribe @ en un comentario o descripción para mencionar compañeros de equipo y crear enlaces directos a conversaciones, tareas o proyectos en Asana.
• Finalizar una tarea: cuando el trabajo de una tarea se completa, marca dicha tarea como finalizada. Escribe un comentario para indicar lo que lograste y si hay algo más que alguien debiese saber sobre el trabajo final o resultado.
  • Si hay información importante en la tarea finalizada a la que quieras tener fácil acceso, elimina la asignación, márcala como incompleta y cambia el nombre de la tarea agregando la palabra "[REFERENCIA]" en el título para que quede claro que no hay que tomar ninguna acción al respecto.
• Si tu equipo aún depende en gran parte de los emails para hacer solicitudes o actualizaciones, considera usar nuestras integraciones con Gmail o Outlook para ayudarlos a hacer la transición a Asana. A pesar de que el email es “fácil de usar”, también hace que la gestión del trabajo sea muy difícil (razón por la cual seguramente estás usando Asana).

Consejos para una mejor gestión de proyectos:

• Usa el cronograma para hacer cualquier cambio en tu plan de proyecto en caso de que tengas que mover los plazos o recursos. También puedes compartir esta vista con las personas interesadas que quieran ver tu plan de proyecto para que estén informadas de las etapas y fechas límite, además de tus avances para cumplirlas.
• Escribe actualizaciones de estado en la pestaña Progreso de tu proyecto. Elige un color de estado y @menciona a compañeros de equipo, tareas, otros proyectos y conversaciones para vincularlos en la actualización de estado. La actualización se notificará a todos los miembros del proyecto.
• ¿Necesitas supervisar el progreso y gestionar el personal de múltiples proyectos? Crea un portafolios de proyectos para ver el estado de los proyectos, las fechas de entrega y mucho más. Todo desde un solo lugar. Después, usa la pestaña de Gestión de recursos para acceder a una vista centralizada de la capacidad productiva del equipo en los proyectos y volver a distribuir cualquier trabajo para que las iniciativas sigan encaminadas.

5. Cómo mantener el trabajo al día

A medida que los proyectos avanzan, Asana te da muchas opciones para hacer seguimiento del trabajo de muchas maneras que no requieren trabajo extra manual (como en el caso de emails y archivos). Abre el menú lateral de Asana para ver Mis Tareas, Bandeja de entrada y Portafolios, que son como un centro de comando que te ayuda a navegar tu propio trabajo, actualizaciones y progreso del proyecto en general.

• Mis tareas muestra automáticamente todas las tareas que tienes asignadas y sus fechas límite. Vuelve a revisar Mis tareas en el transcurso del día para marcar las tareas que finalizaste, ver si hay trabajo nuevo y empezar tu próxima tarea.
  • Marca las tareas como Hoy, Próximo o Más tarde para que puedas enfocarte en el trabajo que necesitas completar con mayor urgencia, sin perder de vista lo que viene. Solo tienes que arrastrar y soltar las tareas en la categoría correcta.
• La bandeja de entrada está compuesta por notificaciones filtradas de actualizaciones, pero solamente del trabajo que sigues. A diferencia de lo que sucede con el email, puedes controlar qué actualizaciones quieres recibir y dejar de seguir lo que no sea relevante. También puedes responder directamente desde la bandeja de entrada para avanzar en el trabajo.
  • Además, no necesitas gestionar la bandeja de entrada de Asana de manera obsesiva para poder encontrar el trabajo, ya que todas las actualizaciones que ves en la bandeja de entrada están dentro de las tareas, proyectos y conversaciones que ya están organizadas en Asana.

Aprende más sobre Asana en otros recursos

¡Felicitaciones! Ya diste el primer paso para aprender a usar Asana. Existen muchos otros recursos que consideran todos los estilos de aprendizaje para ayudarte a ti y a tu equipo durante todo el camino.

• Lee la guía: ¡de hecho la estás leyendo en estos momentos! La Guía te entrega información sobre el proceso de incorporación, mejores prácticas y te da muchas ejemplos. La sección de Ayuda contiene documentación específica sobre las funciones.
• Inscríbete en la Academia de Asana: la academia está llena de cursos de video en línea muy completos que te enseñan las mejores formas de usar Asana.
• Aprende los aspectos fundamentales de Asana en 15 minutos: los tutoriales de Asana son diapositivas animadas que explican las funciones más importantes para los usuarios y solo toman unos pocos minutos.
• Prueba distintas maneras de usar Asana: Asana se creó para que todo tipo de equipos puedan hacer seguimiento de su trabajo. Lee nuestros casos de uso para aprender más sobre las maneras en que tú y tu equipo pueden usar Asana en casos generales y específicos a tu tipo de equipo. También puedes echar un vistazo a nuestras plantillas.
• Descarga nuestra aplicación para iOS o Android: al igual que en nuestra aplicación web, puedes usar nuestra aplicación móvil para crear tareas y proyectos, tener conversaciones y recibir actualizaciones sobre el progreso para dar seguimiento a tu trabajo sobre la marcha, sin importar si estás conectado o desconectado.
• Conecta otras herramientas con Asana: la integración de herramientas que ya usas con Asana te ayuda a trabajar de manera más eficiente para que hayan menos cambios de contexto y puedas usar la mejor herramienta según el caso. Descubre las integraciones de Gmail y Outlook para que junto a tu equipo empieces a alejarte del email.
• Obtén respuestas a tus preguntas: nuestro Foro de la comunidad está lleno de expertos en Asana, clientes y seguidores para ayudarte a responder tus preguntas y compartir cómo usan Asana. También puedes contactar a nuestro equipo de soporte en caso de tener cualquier problema.
• Asiste a una capacitación cerca— Asana Together es una comunidad global de expertos que enseñan, aprenden y se conectan. Revisa nuestra página de eventos para registrarte para las capacitaciones, los encuentros, seminarios web y mucho más.
• Ve Cómo usar Asana: Cómo usar Asana es nuestra serie de videos de YouTube que te entrega información sobre las funciones más importantes, casos de uso y mejores prácticas en 3 minutos o incluso menos.
• Imprime nuestro folleto que te mostrará un resumen de las funciones, para que puedas mantenerlo en tu escritorio, o compartirlo con tu equipo antes o después de la reunion de lanzamiento.