Cómo empezar a usar Asana

¡Bienvenido a Asana!

Nuestros clientes pueden lograr mucho con Asana, pero a continuación, te brindamos un breve resumen con lo más importante que debes saber al comenzar.

Guía rápida de demostración de Asana

El aspecto y las funciones de Asana están en constante evolución. Probablemente tu pantalla se vea diferente a como está en este video, pero los conceptos siguen siendo los mismos.

1. Cómo crear una tarea

Las tareas representan pasos concretos o acciones pendientes, aprobaciones, o bien se pueden usar como logros que debes cumplir. También se puede almacenar allí información importante de referencia para un proyecto (como el resumen del proyecto o la plantilla de presentación) para que sea fácil hallarla.

Para crear una tarea, inicia un proyecto, escribe el nombre de la tarea y luego presiona enter para seguir agregando más.

Mejores prácticas para usar las tareas

• Asigna nombres de tareas que sean específicos y basados en acciones para que quede claro lo que hay que hacer.
• Establece fechas de entrega realistas apenas las sepas o intenta estimarlas lo mejor posible para que todos las tengan en consideración. Incluso puedes agregar una fecha de inicio para indicar un período.
• Adjunta archivos cuando hagas referencia a un documento.
• Agrega compañeros de equipo como colaboradores para que estén al tanto del progreso de la tarea.
• Vincula trabajos pertinentes o contacta a un compañero de equipo en la descripción de la tarea @mencionando tareas, proyectos o personas relacionadas.
• Comenta en una tarea. Puedes comentar una tarea para hacer preguntas, responder a compañeros de equipo u ofrecer información adicional y opiniones.

2. Cómo crear tu primer proyecto

Los proyectos se usan para organizar y planificar todas las tareas relacionadas a una iniciativa, objetivo o trabajo específicos. Puedes visualizar los proyectos como Lista, Tablero, Calendario o Cronograma.

Tipos de proyectos que puedes gestionar en Asana

Puedes gestionar casi cualquier proyecto o proceso en Asana. A continuación, te mostramos los ejemplos más comunes:

Mira más casos de uso en nuestra sección de formas de usar Asana o empieza con un proyecto prearmado en nuestra biblioteca de plantillas.

3. Organiza tu proyecto

Agrupa tareas que estén relaciones a través de secciones o columnas

Las secciones (en vista de Lista) o las columnas (en vista de Tablero) te ayudan a agrupar las tareas. Son más útiles para las categorías que no cambian cuando el trabajo avanza. Por ejemplo, puedes crear secciones por períodos (como trimestres o meses), etapas del proyecto o al estilo de tableros Kanban con “Tareas pendientes”, “Tareas en curso” y “Tareas finalizadas”.

Para crear secciones, escribe Tab + N. En proyectos con formato de tablero, solamente haz clic en Agregar columna.

Ordena y filtra las tareas en los proyectos con los campos personalizados

Los campos personalizados son como títulos de columnas que te ayudan a filtrar y ordenar las tareas de tu proyecto por elementos, como la prioridad, el estado de la tarea, el costo o las aprobaciones. Para agrupar tus proyectos, haz clic en cualquier encabezado y usa los botones para filtrar y ordenar.

4. Cómo hallar tu trabajo y sus actualizaciones

A medida que los proyectos avanzan y que llegan trabajos nuevos para hacer, Asana te ofrece muchas opciones para tener todo bajo control. Abre el menú lateral para ver lo siguiente:

Mis tareas

En Mis tareas se muestran solo las tareas que se te asignaron y sus fechas de entrega. Vuelve a revisar Mis tareas en el transcurso del día para marcar las tareas que finalizaste, ver si hay trabajo nuevo y empezar tu próxima tarea.

Bandeja de entrada

La Bandeja de entrada es una fuente que se actualiza constantemente con novedades, pero solamente del trabajo que sigues. También puedes responder directamente desde la bandeja de entrada y navegar inmediatamente al trabajo.

5. Estructura de Asana

Los proyectos y las tareas son elementos fundamentales de Asana.

1. Las organizaciones funcionan en base al dominio de email compartido de tu empresa y conectan a todas las personas de la empresa que usan Asana.
2. Los equipos son grupos funcionales dentro de una organización que probablemente correspondan a equipos generales, como los de Marketing o Ventas, o a grupos funcionales como por ejemplo, “Oficina de Nueva York”.
3. Los proyectos se almacenan en equipos (y portafolios) para dar seguimiento a todos los pasos viables, a la información y a las comunicaciones para lograr alcanzar un objetivo, una iniciativa o una meta.
4. Las tareas se guardan en proyectos y especifican quién es el responsable de qué y para cuándo debe hacerla. En ellas se guardan todos los archivos, las conversaciones y las instrucciones relacionadas para que sea más fácil encontrar la información en un mismo lugar.
5. En los portafolios se almacenan grupos de proyectos. Puedes usarlos para ver todos los proyectos y las actualizaciones de estado de una iniciativa u objetivo en un solo lugar.

Más recursos para ayudarte a aprender sobre Asana

Una vez que domines lo básico, podrás seguir consolidándote y el equipo de Asana también lo hará. Tenemos muchísimos tipos diferentes de recursos para principiantes, para que cualquiera pueda aprender lo que quiera.

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