Cómo empezar a usar Asana

¡Te damos la bienvenida a Asana! Tanto si eres la primera persona de tu organización en registrarse o el nuevo miembro de un equipo que ya usa Asana, de manera gratuita o empezando una prueba gratis, este artículo te enseñará la manera más rápida de sacarle provecho a Asana y cómo usar las funciones más importantes. No lo explica todo (para eso existe la completa Guía de Asana), pero abarca los aspectos fundamentales para ayudarte a empezar a usar Asana rápidamente y de la mejor manera.

¿Cómo se guarda la información en Asana?

Vista general de la estructura de Asana

Los dominios de Asana funcionan en base a una dirección compartida de email empresarial, por lo que si invitas a compañeros de equipo (o si eres invitado a un equipo), te unes al mismo dominio. Así es cómo se organiza Asana:

  1. Las Organizaciones funcionan en base al dominio de email compartido de tu empresa y conectan a todas las personas de la empresa que usen Asana. Las organizaciones de Asana (no los espacios de trabajo) están diseñadas para usos profesionales, negocios y empresas. Accede a los ajustes de tu organización haciendo clic en tu avatar.
  2. El Menú lateral funciona como el punto de partida para las principales acciones. Aquí es donde puedes revisar y responder notificaciones en la Bandeja de entrada, ver todas las tareas que tienes asignadas en Mis tareas y guardar informes, como de trabajo en riesgo o aprobaciones.
  3. El Portafolios almacena grupos de proyectos. Puedes usarlos para ver todos los proyectos y actualizaciones de estado de una iniciativa u objetivo en un solo lugar.
  4. Los Equipos son grupos funcionales dentro de una organización que probablemente corresponden a equipos generales de tu empresa, como marketing o ventas. Arriba podemos ver el equipo de marketing de Apollo Enterprises.
  5. Los Proyectos registran todas las acciones, información y comunicaciones en torno al cumplimiento de un objetivo, iniciativa o meta. Kat Mooney es miembro de cuatro proyectos dentro del equipo de Diseño de la organización Apollo: solicitudes de diseño, análisis semanales, diseño web y materiales de marketing.
  6. Las Tareas se guardan en proyectos y especifican quién es responsable de qué, para qué y para cuándo. Estas guardan todos los archivos, conversaciones e instrucciones relacionadas para que la información se mantenga en el lugar correcto (y en un solo_lugar.)

realiza un tour rápido por la interfaz de Asana.

Los proyectos y las tareas son los elementos más fundamentales de Asana. A continuación, te mostramos cómo crear flujos de trabajo con dichas piezas.

1. Crea tu primer proyecto

Los Proyectos son la manera en que organizas y planificas todas las tareas relacionadas a una iniciativa, objetivo o fragmento grande de trabajo. Puedes visualizar los proyectos como lista o tablero, como también en un calendario o cronograma. Puedes crear un proyecto para casi cualquier cosa de la manera que más te acomode, pero la mayoría de los proyectos encajan en estas cuatro categorías:

Las cuatro vistas diferentes de Asana: lista, calendario, tablero y cronograma

ve más casos de uso en la sección maneras de utilizar Asana o revisando nuestras plantillas creadas por Asana.

Cómo crear un proyecto en Asana

Te recomendamos crear tu primer proyecto a partir de una plantilla para que ahorres tiempo y puedas ver la estructura básica de los proyectos antes de empezar a construir los tuyos. Lógicamente, también está la posibilidad de que empieces uno desde cero.

Cómo crear un proyecto nuevo en Asana

  1. Haz clic en el botón + de color naranja ubicado en el menú superior y selecciona Proyecto.
  2. Si quieres empezar con una plantilla, haz clic en la pestaña Plantillas, luego desplázate hasta encontrar una plantilla que se ajuste al trabajo que tu equipo realiza. Haz clic en Usar plantilla, cámbiale el nombre, selecciona un equipo y finalmente haz clic en Crear proyecto. Puedes agregar o eliminar todo lo que necesites.
  3. Si quieres construir tu propio proyecto, decide si quieres que tenga vista de lista o de tablero, nombra tu proyecto y agrega una descripción. Luego, haz clic en Crear proyecto.

2. Organiza tu proyecto

Ahora que ya tienes un proyecto, te enseñaremos cómo organizarlo. Si usaste una plantilla o ya hay otros compañeros de equipo usando Asana, verás que los campos personalizados y las secciones ya son parte de tu proyecto. Si creaste tu propio proyecto, puedes agregar estos elementos más adelante.

Tareas relacionadas a grupos más secciones o columnas

Ejemplo de secciones en una vista de lista de Asana

Las secciones (en vista de lista) o las columnas (en vista de tablero) te ayudan a organizar las tareas en tu proyecto para que no tengas que lidiar con una sola y larga lista. Agrupar tareas hace que sea más fácil encontrarlas y entender cómo trabajan en conjunto para lograr la meta. Estas son más útiles para las categorías que no cambian mientras el trabajo avanza. Por ejemplo, puedes crear secciones por periodos de tiempo (como trimestres o meses) o por tipos de tarea. Además, puedes crear columnas en los tableros para "tareas pendientes", "tareas en curso" y "tareas finalizadas".

para crear secciones, escribe dos puntos al final del nombre de la tarea. En proyectos con formato de tablero, solo haz clic en Agregar columna.

Ordena y filtra las tareas de proyectos con campos personalizados

Las secciones y columnas representan un nivel de categorización para agrupar tareas. Los campos personalizados te ayudan a filtrar y ordenar las tareas en tu proyecto por aspectos como prioridad, estado de tarea o aprobación de tarea. Así que si hay otras maneras en las que te gustaría agrupar tu trabajo para las que no creaste secciones, los campos personalizados te ayudan a lograrlo.

Cómo ordenar tareas por campos personalizados en Asana

los campos personalizados también te ayudan a estandarizar la información que monitoreas en una tarea. Por ejemplo, puedes tener un campo personalizado de "costo" en un proyecto de planificación de sprints para que puedas asegurarte de que el cálculo de costos de cada tarea sea correcto antes de priorizarlas.

3. Convierte tu proyecto en un plan colaborativo

Crea tareas de todos los pasos para alcanzar tus metas

Las tareas representan pasos ejecutables o cosas por hacer e incluso pueden almacenar información de referencia en un proyecto (como su resumen o especificación). Puedes ver tareas de ejemplo en nuestras plantillas, pero es probable que quieras agregar tus propias tareas para representar todos los pasos necesarios para completar tu proyecto.

Haz clic en el proyecto, escribe un nombre de tarea y luego presiona Enter para seguir agregando más. Una buena tarea tiene un responsable, un rango de fecha e instrucciones o contexto para completar el trabajo (una descripción de tarea, archivo adjunto o comentario).

Ejemplo de tarea de Asana con responsable, rango de fecha y descripción

Consejos para crear una buena tarea

  • Asigna nombres de tarea sean específicos y basados en acciones.
    • Por ejemplo, en vez de "Artículo de blog", crea una tarea llamada "Escribir artículo de blog [título]" y otra llamada "Publicar artículo de blog [título]". De esta manera, no habrá ninguna duda sobre lo que hay que hacer.
  • Vincula trabajos pertinentes en la descripción de la tarea @mencionando tareas, proyectos o conversaciones relacionadas.
  • Agrega fechas de inicio y de entrega para dejar en claro cuándo se debe comenzar a trabajar para finalizar a tiempo.
  • Adjunta archivos cuando te refieras a algún documento.
  • Establece fechas de entrega realistas apenas las sepas o intenta estimarlas lo mejor posible para que todos las tengan en consideración.
  • Incluye compañeros de equipo como seguidores para que estén al tanto del progreso de la tarea.
  • Marca una tarea como dependiente de otra para que tus compañeros de equipo no comiencen la tarea hasta que la anterior finalice.

Ejemplo de plan de proyecto con el cronograma de Asana, una vista tipo diagrama de Gantt

Planifica tu mejor proyecto con el cronograma

Para ayudarte a planificar el programa de proyecto más exitoso y permanecer flexible en el transcurso, utiliza el Cronograma. Esta herramienta te brinda una vista tipo diagrama de Gantt para ayudarte a visualizar tu calendario, donde puedes fácilmente arrastrar y soltar tareas y crear dependencias de tareas para garantizar que tu planificación sea realista antes de que ocurra un problema. En el caso de que se presenten problemas, puedes mover elementos como plazos de entrega o recursos sin ninguna dificultad.

4. Colabora y gestiona proyectos de manera más eficiente

Cuando gestionas el trabajo con Asana, todos saben quién está haciendo qué y para cuando, lo que aporta claridad y sentido de responsabilidad al trabajo. Además, debido a que puedes ver las actualizaciones de estado y progreso, puedes tener una vista más estratégica. A continuación te damos algunas ideas de cómo empezar a colaborar con tu equipo de manera más eficiente y gestionar tus proyectos como todo un profesional:

Consejos para una mejor colaboración en tareas:

  • Agregar un seguidor: agrega a las personas interesadas como seguidores de una tarea para que puedan ver todo el trabajo de la tarea, comunicarse con respecto a la tarea y recibir notificaciones sobre el progreso. Puedes agregar o quitar seguidores en la parte inferior del panel derecho.
  • Comentar una tarea: puedes comentar una tarea para hacer preguntas, responder a compañeros de equipo u ofrecer información adicional y opiniones.
  • @Mencionar: Escribe @ en un comentario o descripción para mencionar compañeros de equipo y crear enlaces directos a conversaciones, tareas o proyectos en Asana.
  • Finalizar una tarea: cuando el trabajo de una tarea se completa, marca dicha tarea como finalizada. Escribe un comentario para indicar lo que lograste y si hay algo más que alguien debiese saber sobre el trabajo final o resultado.
    • Si hay información importante en la tarea finalizada a la que quieras tener fácil acceso, elimina la asignación, márcala como incompleta y cambia el nombre de la tarea agregando la palabra "[REFERENCIA]" en el título para que quede claro que no hay que tomar ninguna acción al respecto.
  • Si tu equipo aún depende en gran parte de los emails para hacer solicitudes o actualizaciones, considera usar nuestras integraciones de Gmail o Outlook para ayudarlos a hacer la transición a Asana. A pesar de que el email es "fácil de usar", también hace que la gestión de trabajo sea muy difícil (razón por la cual seguramente estás usando Asana).

Consejos para una mejor gestión de proyectos:

  • Usa el cronograma para hacer cualquier cambio en tu plan de proyecto en caso de que tengas que mover los plazos o recursos. También puedes compartir esta vista con las personas interesadas que quieran ver tu plan de proyecto para que estén informadas de las etapas y fechas límite, además de tus avances para cumplirlas.
  • Escribe actualizaciones de estado en la pestaña Progreso de tu proyecto. Elige un color de estado y @menciona a compañeros de equipo, tareas, otros proyectos y conversaciones para vincularlos en la actualización de estado. La actualización se notificará a todos los miembros del proyecto.
  • ¿Estás gestionando varios proyectos? Crea un Portafolio de proyecto para ver estados de proyecto, plazos, prioridades y responsables en un solo lugar. El portafolio hace que entender el progreso y compartir esa información sea muy fácil, sin tener que tratar de obtener información desde documentos, reuniones y personas relacionadas.

5. Cómo mantener el trabajo al día

A medida que los proyectos avanzan, Asana te da muchas opciones para hacer seguimiento del trabajo de muchas maneras que no requieren trabajo extra manual (como en el caso de emails y archivos). Abre el menú lateral de Asana para ver Mis Tareas, Bandeja de entrada y Portafolios, que son como un centro de comando que te ayuda a navegar tu propio trabajo, actualizaciones y progreso del proyecto en general.

  • Mis tareas muestra automáticamente todas las tareas que tienes asignadas y sus fechas límite. Vuelve a revisar Mis tareas en el transcurso del día para marcar las tareas que finalizaste, ver si hay trabajo nuevo y empezar tu próxima tarea.
    • Marca las tareas como Hoy, Próximo o Más tarde para que puedas enfocarte en el trabajo que necesitas completar con mayor urgencia, sin perder de vista lo que viene. Solo tienes que arrastrar y soltar las tareas en la categoría correcta.
  • La bandeja de entrada son notificaciones de actualizaciones , pero solo del trabajo que sigues. A diferencia del email, puedes controlar qué actualizaciones quieres recibir y dejar de seguir cualquier cosa que no sea relevante. También puedes responder a cosas directo desde la bandeja de entrada para avanzar en el trabajo.
    • Además, no necesitas gestionar la bandeja de entrada de Asana de manera obsesiva para poder encontrar el trabajo, ya que todas las actualizaciones que ves en la bandeja de entrada están dentro de las tareas, proyectos y conversaciones que ya están organizadas en Asana.

Aprende más sobre Asana en otros recursos

¡Felicitaciones! Ya diste el primer paso para aprender a usar Asana. Existen muchos otros recursos que consideran todos los estilos de aprendizaje para ayudarte a ti y a tu equipo durante todo el camino.

  • Lee la guía: ¡de hecho la estás leyendo en estos momentos! La Guía te entrega información sobre el proceso de incorporación, mejores prácticas y te da muchas ejemplos. La sección de Ayuda contiene documentación específica sobre las funciones.
  • Inscríbete en la Academia de Asana: la academia está llena de cursos de video online muy completos que te enseñan las mejores formas de usar Asana.
  • Aprende los aspectos fundamentales de Asana en 15 minutos: los tutoriales de Asana son diapositivas animadas que explican las funciones más importantes para los usuarios y solo toman unos pocos minutos en completar.
  • Prueba distintas maneras de usar Asana: Asana se creó para que todo tipo de equipos puedan hacer seguimiento de su trabajo. Lee nuestros casos de uso para aprender más sobre las maneras en que tú y tu equipo pueden usar Asana en casos generales y específicos a tu tipo de equipo. También puedes echar un vistazo a nuestras plantillas.
  • Descarga nuestra aplicación para iOS o Android: al igual que en nuestra aplicación web, puedes usar nuestra aplicación móvil para crear tareas y proyectos, tener conversaciones y recibir actualizaciones sobre el progreso para dar seguimiento a tu trabajo sobre la marcha, sin importar si estás conectado o desconectado.
  • Conecta otras herramientas con Asana: la integración de herramientas que ya usas con Asana te ayuda a trabajar de manera más eficiente para que hayan menos cambios de contexto y puedas usar la mejor herramienta según el caso. Descubre las integraciones de Gmail y Outlook para que junto a tu equipo empieces a alejarte del email.
  • Obtén respuestas a tus preguntas: nuestro Foro de la comunidad está lleno de expertos en Asana, clientes y seguidores para ayudarte a responder tus preguntas y compartir cómo usan Asana. También puedes contactar a nuestro equipo de soporte en caso de tener cualquier problema.
  • Ve Cómo usar Asana: Cómo usar Asana es nuestra serie de videos de YouTube que te entrega información sobre las funciones más importantes, casos de uso y mejores prácticas en 3 minutos o incluso menos.
  • Imprime nuestro folleto que te mostrará un resumen de las funciones, para que puedas mantenerlo en tu escritorio, o compartirlo con tu equipo antes o después de la reunion de lanzamiento.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.