Conceptos Básicos de los Equipos

¿Qué es un Equipo?

Los equipos son subgrupos de personas de tu organización que colaboran conjuntamente en proyectos. Cada equipo tiene sus propios miembros, proyectosproyectos Los proyectos son listas de tareas. Lee mas , conversaciones del equipoconversaciones del equipo Puedes comenzar una conversación de equipo para hacer un anuncio, analizar múltiples proyectos o compartir información relacionada con el equipo. Lee mas y calendarios.

Cuando un miembro se une a una organización, no integra automáticamente los equipos dentro de ella. Cada persona debe crear o unirse a equipos.

Un miembro de una organización puede ser parte de varios equipos simultáneamente.

Equipos en el Menú Lateral

Si eres miembro de una organización, verás una lista de sus equipos en el menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee mas . Como miembro, podrás ver dos listas de equipos en dicho menú. La primera corresponde a los equipos a los que tienes acceso y la segunda a los equipos a los que no tienes acceso (con la opción de unirse).

Si eres un miembro con acceso limitado en una organización, tu menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee mas solo mostrará la lista de equipos a los que tienes acceso, pero no podrás ver los otros equipos de la organización.

Los nombres de los equipos se mostrarán bajo favoritos y recientes.  

equipos en el menú lateral

En el menú lateral puedes:

  1. Ver los equipos que integras
  2. Buscar y unirte a otros equipos de la organización
  3. Crear un nuevo equipo

Si no ves equipos en el menú lateral, significa que estás en un espacio de trabajo. Aprende cómo crear una organización con este artículo.  

Crear un Equipo

Crea un nuevo equipo para empezar a colaborar con tus colegas en una organización.

crear un equipo

Para crear un equipo:

  1. Desplázate hacia el final del menú lateral y haz clic en Navega por más equipos
  2. Desplázate nuevamente hacia el final del menú lateral y haz clic en **Crea nuevo equipo*
  3. En la ventana que aparece, puedes ingresar un nombre para el nuevo equipo, invitar personas al equipo y configurar los permisos de equipo
  4. Cuando termines, haz clic en Crear equipo

Luego de crear un equipo, puedes volver a configurar sus permisos las veces que quieras en ajustes del equipo.

Integrar un Equipo

Encuentra otros equipos de tu organización en el menú lateral. Solicita unirte a uno si quieres tener acceso a los proyectos del equipo y colaborar con sus miembros.

integrar un equipo

Para unirse a un equipo existente:

  1. Deslízate hasta el final del menú lateral y haz clic en Navega por más equipos
  2. Haz clic en Unirte al lado del nombre del equipo

Luego de solicitar unirse a un equipo, un miembro actual de dicho equipo tendrá que aprobar tu solicitud. En los equipos públicosequipos públicos Un miembro de una organización puede unirse a un equipo público sin tener que ser aprobado; solo disponible en las organizaciones Premium. Lee mas , en cambio, no es necesaria ninguna aprobación.

Los invitados de una organización no pueden buscar otros equipos de los que no son miembros.

Ajustes del Equipo

Accede a los ajustes de tu equipo para cambiar su nombre, ajustar sus permisos, administrar a sus miembros, cambiar las notificaciones de aprobación o eliminarlo.

acceso a los ajustes de equipo

Para acceder a los ajustes del equipo:

  1. Pasa el cursor sobre el nombre del equipo y haz clic en el icono de puntos
  2. Selecciona Editar ajustes del equipo

Solo los miembros del equipo pueden tener acceso a los ajustes del equipo.

La ventana de ajustes del equipo tiene tres pestañas:

  • Generales
  • Miembros
  • Avanzado

Generales

pestaña ajustes del equipo

En la pestaña de ajustes puedes:

  1. Cambiar el nombre del equipo
  2. Agregar una descripción al equipo
  3. Modificar los permisos del equipo

Miembros

pestaña miembros

En la pestaña Miembros puedes:

  • Ver una lista de todos los miembros del equipo, incluidos los que tienen acceso limitado
  • Colocar el cursor sobre los nombres para quitar a otros miembros o a ti mismo del equipo
  • Conceder acceso total a los miembros con acceso limitado
  • Invitar nuevos miembros al equipo

Avanzado

pestaña avanzado

En la pestaña Avanzado puedes:

  1. Modificar notificaciones de aprobación de membresía
  2. Activar la integración de Harvest
  3. Eliminar el equipo

Todos los miembros del equipo reciben una notificación de email por la eliminación y la persona responsable de la eliminación recibe un link para deshacer esta acción en caso de necesitarlo.

Mover Proyectos a Otros Equipos

Solo puedes mover un proyecto a equipos de los que seas miembro. En los proyectos privados no se muestra la opción de mover. Para poder mover un proyecto privado de un equipo a otro, primero debes hacerlo público. Una vez que lo muevas, puedes convertirlo en privado nuevamente.

mover proyecto a otro equipo

Para mover un proyecto a otro equipo:

  1. Haz clic en la flecha desplegable
  2. Selecciona Mover a otro equipo
  3. Selecciona el equipo de destino (la marca de verificación indica el equipo en el que el proyecto se encuentra actualmente)

También puedes mover un proyecto de un equipo a otro arrastrándolo y soltándolo en el menú lateral.

Ver la presentación del producto: cómo usar los equipos

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.