Conceptos básicos sobre los equipos

¿Qué es un Equipo?

Los equipos son subgrupos de personas en tu organización que colaboran conjuntamente en proyectos. Cada equipo tiene sus propios miembros, proyectosproyectos Los proyectos son listas de tareas. Lee más , conversaciones de equipo y calendarios.

Cuando un miembro se une a una organización, no se integra automáticamente a los equipos dentro de la misma. Cada persona debe crear o unirse a los equipos.

Un miembro de una organización puede ser parte de varios equipos simultáneamente.

Equipos en el menú lateral

Si eres miembro de una organización, verás una lista de sus equipos en el menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee más . Como miembro, podrás ver dos listas de equipos en dicho menú. La primera corresponde a los equipos a los que tienes acceso y la segunda a los equipos a los que no tienes acceso (con la opción de unirse).

Si eres un miembro con acceso a un proyecto específico en una organización, tu menú lateralmenú lateral Usa el menú lateral para navegar hasta el panel, los elementos favoritos, los proyectos y los equipos. El menú lateral puede minimizarse. Lee más solamente mostrará una lista de los equipos a los que puedes acceder. Los miembros con acceso a proyectos específicos no pueden ver ningún otro equipo de la organización.

Los nombres de los equipos se mostrarán debajo de favoritos y recientes.  

equipos en el menú lateral

Desde el menú lateral puedes:

  1. Ver los equipos en los que eres miembro
  2. Crear un equipo nuevo
  3. Buscar y unirte a otros equipos dentro de la organización
  4. También puedes crear un equipo con el omnibotón

Si no ves equipos en el menú lateral, significa que estás en un espacio de trabajo. Aprende cómo crear una organización con este artículo.  

Crear un equipo

Crea un nuevo equipo para empezar a colaborar con tus colegas en una organización.

Puedes hacerlo desde la Consola del administrador cuando navegas a los equipos desde el menú lateral o directamente desde tu Omnibotón.

Crea un equipo a través de la Consola del administrador

Para crear un equipo a través de la Consola del administrador:

  1. desde la Consola del administrador navega a Equipos en el menú lateral a la izquierda de tu pantalla;
  2. haz clic en el botón Crear equipo que aparece junto a tu foto de perfil;
  3. aparecerá una ventana emergente para Crear nuevo equipo en la que se te pedirá que agregues el nombre del equipo;
  4. después, puedes agregar una descripción de tu equipo;
  5. agrega miembros;
  6. marca con un tilde los ajustes de privacidad junto a los íconos de privacidad;
  7. cuando hayas terminado, haz clic en Crear equipo.

crea un equipo

Para crear un equipo a través del omnibotón:

  1. haz clic en el omnibotón anaranjado, luego selecciona el ícono del equipo;
  2. aparecerá una ventana emergente con la opción para Crear equipo nuevo;
  3. haz clic en Crear equipo.

Luego de crear un equipo, puedes volver a configurar sus permisos las veces que quieras en los ajustes del equipo.

Unirse a un equipo

Puedes unirte al equipo simplemente con la barra de búsqueda. Puedes buscar otros equipos en tu organización y solicitar unirte a uno si quisieras tener acceso a los proyectos del equipo y colaborar con otras personas de ese equipo.

unirse a un equipo

Para unirse a un equipo existente:

  1. usa la barra de búsqueda y localiza un equipo;
  2. haz clic en Unirme.

También puedes recibir una invitación a un equipo por email o con un enlace que se puede compartir que te brinda acceso al equipo.

Luego de solicitar unirse a un equipo, un miembro actual de dicho equipo tendrá que aprobar tu solicitud. En los equipos públicosequipos públicos Un miembro de una organización puede unirse a un equipo público sin tener que ser aprobado; solo disponible en las organizaciones Premium. Lee más , en cambio, no es necesaria ninguna aprobación.

Los invitados de la organización no pueden buscar otros equipos de los que no son miembros.

Los miembros Premium y Business pueden crear un equipo a través de la Consola del administrador si lo desean.

Ajustes del equipo

Accede a los ajustes de tu equipo para cambiar su nombre, ajustar sus permisos, administrar a sus miembros, cambiar las notificaciones de aprobación o eliminarlo.

acceso a los ajustes de equipo

Para acceder a los ajustes del equipo:

  1. coloca el cursor sobre el nombre del equipo y haz clic en el ícono de los tres puntos;
  2. selecciona Editar ajustes del equipo.

Solo los miembros del equipo pueden tener acceso a los ajustes del equipo.

La ventana de ajustes del equipo tiene tres pestañas:

  • General
  • Miembros
  • Avanzado

General

pestaña ajustes del equipo

En la pestaña General puedes hacer lo siguiente:

  1. Cambiar el nombre del equipo.
  2. Agregar una descripción al equipo.
  3. Modificar los permisos del equipo.

Miembros

pestaña miembros

En la pestaña Miembros puedes hacer lo siguiente:

  • Ver una lista de todos los miembros del equipo, incluidos los miembros con acceso a proyectos específicos.
  • Colocar el cursor sobre los nombres para Quitar a otros miembros o a ti mismo del equipo.
  • Conceder acceso pleno a los miembros del equipo con acceso a proyectos específicos.
  • Invitar a nuevos miembros al equipo.

Avanzado

pestaña avanzado

En la pestaña Avanzado puedes:

  1. Modificar las notificaciones de aprobación de membresía
  2. Activar la integración de Harvest
  3. Eliminar el equipo

Todos los miembros del equipo reciben una notificación por email sobre dicha eliminación y la persona responsable de la eliminación recibe un enlace para deshacer esta acción en caso de necesitarlo.

Si usas los Objetivos de Asana y quieres eliminar un equipo, asegúrate de que todos los objetivos asignados a ese equipo se reasignen a otro equipo antes de eliminarlo. Esto te permitirá filtrar los objetivos con el equipo seleccionado, lo que facilitará la navegación.

Mover proyectos a otros equipos

Solamente puedes mover un proyecto a equipos de los cuales eres [miembro]/guide/help/organizations/members). No verás la opción para mover proyectos privados. Es necesario que un proyecto privado se convierta a público para poder moverlo de un equipo a otro. Una vez que lo muevas, podrás convertirlo nuevamente en privado.

mover proyecto a otro equipo

Para mover un proyecto a otro equipo:

  1. haz clic en la flecha desplegable;
  2. selecciona Mover a otro equipo;
  3. selecciona el equipo de destino (la marca de verificación indica el equipo en el que el proyecto se encuentra actualmente).

También puedes mover un proyecto de un equipo a otro arrastrándolo y soltándolo en el menú lateral.

Ver la presentación del producto: Cómo utilizar los equipos

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas.

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las tareas nuevas aparecerán en la parte superior de tu lista en Asignadas recientemente.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Pulsa Tab+N en la fila de cualquier tarea para crear una sección nueva.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.