Conceptos básicos de los equipos

¿Qué es un equipo?

Los equipos son subgrupos de personas de tu organización que colaboran conjuntamente en proyectos. Cada equipo tiene sus propios miembros, administradores de equipos, proyectos, mensajes y calendarios.

Los usuarios que se unen a una organización, no se agregan automáticamente a los equipos de esa organización, sino que cada persona debe crear o unirse a los equipos.

Un miembro de una organización puede ser parte de varios equipos de forma simultánea.

Buscar equipos

Si eres miembro de una organización, en el menú lateral te encontrarás con dos listas de los equipos de esa organización. En la primera, están los equipos de los que eres miembro; en la segunda, los equipos que puedes buscar y unirte o solicitar unirte.

Si eres miembro con acceso solamente a un proyecto específico de una organización, en tu menú lateral se mostrará una lista de los equipos a los que puedes acceder. Los miembros con acceso a un proyecto en particular no pueden ver ningún otro equipo de la organización.

equipos en el menú lateral

Desde el menú lateral, puedes:

  1. Ver los equipos de los que eres miembro y acceder a la página de tu equipo.
  2. Crear un equipo nuevo.
  3. Buscar y unirte a otros equipos de la organización.
  4. También puedes crear un equipo con el botón de agregado rápido.

Si no ves equipos en el menú lateral, es posible que estés en un espacio de trabajo. Aprende cómo crear una organización.  

Página del equipo

La página del equipo es el lugar central donde puedes tener acceso al trabajo de todo tu equipo. En la página del equipo hay tres pestañas: Resumen, Mensajes y Calendario.

Resumen

resumen

Desde la pestaña Resumen, puedes:

  1. Ver la descripción del equipo
  2. Ver la lista de miembros y gestionarlos
  3. Acceder a los proyectos del equipo y crear un proyecto nuevo
  4. Acceder a las plantillas de proyectos y crear una plantilla nueva

Mensajes

Usa los mensajes para comunicar anuncios a todo el equipo, celebrar grandes logros o hablar sobre diferentes proyectos al mismo tiempo.

mensajes

Desde la pestaña Mensajes, puedes:

  1. Enviar mensajes nuevos a los miembros
  2. Ver mensajes anteriores

Calendario

En los calendarios de los equipos se ven las tareas de todos los proyectos pertenecientes a cada equipo. Son excelentes para que todos se mantengan informados sobre el trabajo que hará el equipo durante los próximos días o semanas.

calendario

Desde la pestaña Calendario, puedes:

  1. Hacer clic en la flecha con el menú desplegable para ver otro mes o año.
  2. Hacer clic en Hoy para volver a ver la semana o el mes actual.
  3. Hacer clic en el botón de Mostrar fines de semana para activar o desactivar los fines de semana en el calendario.

Los calendarios de equipo son de solo lectura, no es posible agregar tareas desde allí. Para que aparezcan en el calendario del equipo, agrega las tareas a un proyecto.

Crear un equipo

Crea un equipo nuevo para empezar a colaborar con tus colegas en una organización.

Puedes hacerlo desde la consola del administrador, el menú lateral o el botón de agregado rápido.

Crear un equipo desde la Consola del administrador

Para crear un equipo desde la Consola del administrador:

  1. En el menú lateral de la Consola del administrador, ve a la opción Equipos.
  2. Haz clic en el botón Crear equipo, en el extremo superior derecho.
  3. Aparecerá una ventana emergente para Crear equipo nuevo en la que se te pedirá que agregues el nombre del equipo.
  4. Después, puedes agregar una descripción de tu equipo.
  5. Agrega miembros.
  6. Elige los ajustes de privacidad del equipo.
  7. Haz clic en Crear equipo.

Para invitar a varias personas a un equipo a la vez, puedes copiar sus direcciones de email de un archivo CSV y pegarlas en la ventana de invitación.

crear un equipo

Para crear un equipo con el botón de agregado rápido:

  1. Haz clic en el botón de agregado rápido.
  2. Selecciona la opción Equipo.

Completa todos los campos de la ventana emergente y haz clic en Crear equipo.

Cuando creas un equipo, serás designado automáticamente como el administrador de ese equipo. Después de creado, puedes volver a configurar sus permisos en cualquier momento desde los ajustes del equipo.

Unirse a un equipo

Puedes buscar otros equipos en tu organización con la barra de búsqueda y solicitar unirte si quieres acceder a los proyectos de otro equipo y colaborar con otros miembros del equipo.

También puedes recibir una invitación a un equipo por email o con un enlace que se puede compartir que te brinda acceso al equipo.

Después de solicitar unirte a un equipo, un miembro existente del equipo deberá aprobar tu solicitud. En los equipos públicos, se te agregará automáticamente sin necesidad de aprobación.

De forma predeterminada, todos los miembros actuales del equipo reciben una notificación de email cuando alguien solicita unirse y cualquier miembro puede aprobar esa solicitud. Sin embargo, un administrador de equipo puede optar por limitar el envío de estas notificaciones, para que solo la reciban los administradores de equipos.

Aprobar membresía por solicitud

Para aprobar las solicitudes de membresía del equipo:

Haz clic en el ícono de los tres puntos junto al nombre del equipo y selecciona Aprobar a los miembros pendientes.

aprobar o denegar

En la pantalla de Solicitudes de miembros, puedes seleccionar Aprobar o Denegar junto al nombre de la persona.

Los invitados de una organización no pueden buscar otros equipos de los que no son miembros.

Ajustes del equipo

Accede a los ajustes de tu equipo para cambiarle el nombre, ajustar los permisos, gestionar los miembros, cambiar las notificaciones de aprobación o eliminarlo.

acceso a los ajustes de equipo

Para acceder a los ajustes del equipo:

  1. Coloca el cursor sobre el nombre del equipo y haz clic en el ícono de los tres puntos.
  2. Selecciona Editar ajustes del equipo.

Solo los miembros del equipo pueden acceder a los ajustes del equipo.

La ventana de ajustes del equipo tiene tres pestañas:

  • General
  • Miembros
  • Avanzado

General

pestaña ajustes del equipo

En la pestaña General, puedes hacer lo siguiente:

  1. Cambiar el nombre del equipo.
  2. Modificar los ajustes de privacidad del equipo.

Miembros

pestaña de miembros

En la pestaña Miembros puedes hacer lo siguiente:

  • Ver una lista de todos los miembros del equipo, incluidos los miembros con acceso a proyectos específicos.
  • Colocar el cursor sobre los nombres para eliminar a otros miembros o a ti mismo del equipo.
  • Conceder acceso pleno a los miembros que actualmente solo tienen acceso a proyectos específicos en el equipo.
  • Invitar a nuevos miembros al equipo.

Como miembro de un equipo puedes:

Un administrador de equipo puede restringir algunas de las capacidades de los miembros del equipo. Más información sobre los controles del administrador del equipo aquí.

Cuando quitas miembros de un equipo, que pertenece a una organización, conservarán el acceso a sus tareas asignadas. Solamente, cuando los quitas de la organización sus tareas pasan a un proyecto para que el administrador se ocupe de ellas.

Avanzado

Pestaña avanzado

Desde la pestaña Avanzado, puedes hacer lo siguiente:

  1. Gestionar los controles de edición y membresía del equipo (solo los administradores de equipo pueden hacerlo).
  2. Activar la integración con Harvest.
  3. Eliminar el equipo.

Si el equipo que quieres eliminar es parte de una división, primero debes quitarlo de esa división y luego podrás eliminarlo.

Si se elimina un equipo, cada miembro del equipo recibirá una notificación por email. La persona que lo eliminó recibirá un enlace para recuperar el equipo.

Si usas los Objetivos de Asana y quieres eliminar un equipo, asegúrate de que todos los objetivos asignados a ese equipo se reasignen a otro equipo antes de eliminarlo. Esto te permitirá filtrar los objetivos con el equipo seleccionado, lo que facilitará la navegación.

Mover proyectos a otros equipos

Solo puedes mover un proyecto a los equipos de los que eres miembro.

mover proyecto a otro equipo

Para mover un proyecto a otro equipo:

  1. Haz clic en la flecha desplegable.
  2. Selecciona Mover a otro equipo.
  3. Selecciona el equipo de destino (la marca de verificación indica el equipo en el que el proyecto se encuentra actualmente).

También puedes mover proyectos entre equipos arrastrándolos y soltándolos en el menú lateral.

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