Invitar a algunos compañeros de equipo

Ahora que creaste algunas tareas y proyectos, es hora de empezar a colaborar con tu equipo para verdaderamente sacar lo mejor de Asana. Si tu eres la primer persona en tu organización en usar Asana, es tiempo de invitar a algunos compañeros de equipo de confianza para que lo prueben contigo.

Continúa con la sección de Cómo usar Asana

Ve Cómo usar Asana para un resumen rápido sobre como invitar a tus compañeros de equipo e iniciarlos en Asana.

Empezar con algo pequeño

Añadir otra herramienta al repertorio de tu equipo usualmente requiere del compromiso y retroalimentación de todos. Pero antes de que sumes a todo el equipo, te recomendamos empezar solo con unos cuantos compañeros de equipo. De esta forma, puedes tener un caso de uso con resultados que te sirva para proponer el uso de Asana a todo el equipo. Y cuando estés listo para todo tu equipo, estamos listos contigo.

Un buen grupo de prueba puede ser un par de tus colegas o compañeros de equipo de confianza con los que trabajas frecuentemente que podrían ser un subconjunto de la totalidad de tu equipo. Pregúntales y consigue un grupo de hasta cinco personas para probar Asana contigo. Puedes usar nuestra plantilla de email para invitar a tus compañeros de equipo y establecer algunas expectativas.

Si ya creaste un proyecto para que prueben, puedes configurarlo como solo para comentar para que nadie se preocupe de hacer cambios accidentales. Después cuando se sientan cómodos usando Asana, puedes darles acceso de edición.

Proponiendo el valor de Asana

Incluso si tus compañeros de equipo está emocionados de probar Asana contigo, es probable que quieran más información. Te presentamos algunos beneficios que puedes resaltar para que se sumen contigo.

  • Saber quién está haciendo qué y para cuando: Asana te dice quién está haciendo qué y para qué fecha. Esto significa menos tiempo usado en seguimiento y reuniones y más tiempo en lo que realmente te importa.

  • ** Ahorra tiempo y vuelve las conversaciones algo práctico**: Puedes hablar sobre trabajo directamente dentro de una tarea, lo que significa no más cadenas de email caóticas. Las conversaciones son siempre centradas y concretas, trabaja de forma práctica en Asana para que puedas avanzar en tu trabajo en vez de sólo hablar sobre él.

  • Ve tu trabajo en contexto: Puedes conectar tu trabajo en Asana para saber donde encaja en tus proyectos y en los objetivos generales de tu equipo. Recibe actualizaciones de los proyectos y tareas que estás siguiendo, y ve el avance de tu equipo con actualizaciones en Paneles y estado.

Invitando compañeros de equipo a Asana

Una vez que tengas a un grupo con el que probar Asana, hay varias formas de invitar a estos compañeros de equipo a Asana:

Hay varias formas de invitar a tus compañeros de equipo a Asana

Invitar miembros

  1. Haz clic en el botón + debajo del nombre de tu equipo en el menú lateral.
  2. Haz clic en el botón + naranja en la barra superior y selecciona Invitar.
  3. Haz clic en el botón + en la cabecera de la página de tu equipo. Puedes acceder haciendo clic en Conversaciones con el equipo desde la barra lateral.

También puedes crear una tarea y escribir el email de tu equipo como responsable para activar una invitación o invitarlos a un equipo.

Después de escoger cualquiera de estas opciones e ingresar los emails de tus compañeros de equipo, una invitación de Asana se les enviará en tu nombre. Asegúrate de usar emails de trabajo, para que todos terminen en tu OrganizaciónOrganización Las organizaciones conectan a todas las personas de una empresa que usan Asana en base a un dominio de email compartido. Lee mas . Informales a tus compañeros de equipo que recibirán un email: usa nuestra plantilla de email para hacer las cosas aún más fáciles.

Una vez que tus compañeros de equipo están a bordo

Una vez que tus compañeros de equipo se registren en Asana, están listos para empezar a dar seguimiento a su trabajo juntos.

  • Pídeles que lean el inicio rápido o tutoriales de Asana para que puedan entender los aspectos básicos e iniciar rápidamente. La guía (lo que estás leyendo ahora) es un recurso importante que les ayudará a continuar aprendiendo.
  • Establece algunos acuerdos para asegurarte que todos están en el mismo canal.
  • Invítalos a tus proyectos existentes y a través de una lluvia de ideas descubre aún más proyectos potenciales que tu equipo puede configurar en Asana. Crear un proyecto juntos permite mantener a todos involucrados.
  • Agrégalos como seguidores en tareas relevantes y aliéntalos a asignarte tareas y comentarcomentar Comenta en una tarea o conversación para ofrecer ayuda, responder preguntas y ayudar a que el trabajo avance. Lee mas tareas, [agregar archivos adjuntos] o incluso completar tareas, en vez de mandar emails o mensajes en un chat.
  • Agenda una reunión (o crea un proyecto) después de un par de semanas de uso para aclarar dudas, reflexionar sobre como van las cosas y hacer anotaciones sobre los beneficios que pueden traer a su equipo.

Dedicar tiempo a tu “equipo de prueba“ al iniciar en Asana vale la pena y da sus frutos rápidamente cuando gestionan su trabajo, se comunican de forma más eficiente y logran grandes cosas juntos.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.