Equilibrio entre la transparencia y la privacidad

En Asana, creemos en la importancia de la transparencia dentro de nuestra empresa y nuestros productos. La transparencia fomenta una mayor responsabilidad individual y de equipo, además de prevenir la falta de información.

Saber que el trabajo que realizas es de acceso público, automáticamente te hace sentir más responsable con tu equipo. Cuando puedes ver cómo tu trabajo calza con los objetivos de tu equipo y los de tu empresa en general, te sientes más empoderado. Esto es lo opuesto a la microgestión. Es por esto que los proyectos de Asana son públicos por defecto y todos los miembros del equipo tienen acceso a ellos.

Transparencia y responsabilidad

Para que los equipos puedan identificar a la persona a cargo de un trabajo, cada tarea tiene un responsable único. Al asignar una persona con responsabilidad directa (DRI, por sus siglas en inglés) a cada tarea, los equipos eliminan problemas de comunicación o incumplimientos en la entrega de tareas por no saber quién es el responsable o cuándo es la fecha de entrega.

Cuando las personas de un equipo tienen claras sus responsabilidades, todos se sienten capacitados para contribuir al éxito del proyecto.

Público versus privado

Puedes usar Asana para hacer seguimiento de todo tu trabajo, pero es probable que algunos proyectos sean más confidenciales que otros. Por defecto, el trabajo en Asana es público para tu organización, aunque puedes crear proyectos privados para compartir la información solo con las personas que necesiten verla.

para crear un proyecto privado, visible solo para ti y otros compañeros de equipo, necesitas ser usuario de Asana Premium.

Descubre el trabajo en Asana

Al hacer que el trabajo sea público en Asana, los equipos pueden saber el estado actual de un proyecto o consultar un trabajo ya realizado para obtener más información y contexto. En general, recomendamos mantener públicos la mayor parte de los trabajos para que todos puedan tener acceso. Para encontrar trabajos en Asana, puedes realizar una simple búsqueda.

Si tienes criterios de búsqueda más específicos, puedes usar la búsqueda avanzada y desplegar listas de tareas que coincidan con criterios de búsqueda como el responsable, la fecha de entrega, los seguidores, la finalización y más.

Usa la búsqueda avanzada en Asana para generar informes

Con la búsqueda avanzada, puedes ver en qué están trabajando otras personas de tu equipo (y en qué momento). Además, puedes crear informes para asegurarte de que el trabajo está progresando bien.

Maneras de usar la búsqueda avanzada:

  • Ver todas las tareas en las que actualmente trabaja un subordinado directo o compañero de equipo o el trabajo que ya finalizaron haciendo una búsqueda por responsable o plazo de fecha de entrega.
  • Ver las tareas prioritarias de un subordinado directo buscando las tareas que marcó como Hoy, Próxima o Más tarde.
  • Identificar los proyectos y tareas que puedan tener retrasos en la fecha de entrega (como proyectos que tengan que entregarse al final de la semana, por ejemplo).
  • Determinar si necesitas hacer seguimiento del trabajo de alguien buscando tareas incompletas que hayas asignado a otras personas.
  • Buscar todas las tareas marcadas con el campo personalizadocampo personalizado Agrega más datos a las tareas de Asana; los nombres de campos, los tipos y los valores son personalizables, de modo que puedes crear campos específicos para tu flujo de trabajo. Lee mas de “alta prioridad” para asegurarte de que están asignadas y que se finalizarán para la fecha de entrega.

Haz privado el trabajo

Claramente, existe información que necesita manejarse con cuidado y para este tipo de información, puedes crear un equipo oculto o un proyecto privado. Esta opción es útil para equipos de finanzas que tratan con información financiera privada, equipos jurídicos a cargo de proteger información confidencial o gerentes que necesitan hacer comentarios sobre evaluaciones de personal en reuniones individuales.

Para hacer privado un proyecto:

  1. haz clic en el botón + en la parte superior del proyecto;
  2. selecciona Hacer privado; y luego

Hacer privados los proyetos en Asana

Proyectos solo para comentar

Ya sea que un proyecto sea público o privado, a veces necesitas asegurarte de que dicho proyecto no pueda modificarse después de crearlo. En este caso, puedes configurar el proyecto como solo para comentar y así dar acceso de edición solo a ciertos miembros del proyecto. Los miembros restantes solo podrán comentar y trabajar en las tareas que se les asignen. Puedes cambiar los ajustes de acceso de cada persona según sea necesario.

Utilizar Asana al máximo puede significar adoptar un nivel de transparencia al que algunos equipos no están acostumbrados. Sin embargo, creemos que para alcanzar resultados reales, el trabajo debe realizarse a la vista de todos. Cuando los equipos saben quién es el responsable y están de acuerdo con sus objetivos y prioridades, los miembros se sienten empoderados y capaces de alcanzar todo su potencial.

Obtén más información sobre cómo usar Asana

Mira el video Cómo usar Asana en nuestro canal para aprender cómo crear tareas, proyectos y equipos privados en Asana.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.