Equilibrio entre la transparencia y la privacidad

En Asana, creemos en la importancia de la transparencia dentro de nuestra empresa y nuestros productos. La transparencia fomenta una mayor responsabilidad individual y de equipo, además de prevenir la falta de información.

Saber que el trabajo que realizas es de acceso público, automáticamente te hace sentir más responsable con tu equipo. Cuando puedes ver cómo tu trabajo calza con los objetivos de tu equipo y los de tu empresa en general, te sientes más empoderado. Esto es lo opuesto a la microgestión. Es por esto que los proyectos de Asana son públicos por defecto y todos los miembros del equipo tienen acceso a ellos.

Transparencia y responsabilidad

Para que los equipos puedan identificar a la persona a cargo de un trabajo, cada tarea tiene un responsable único. Al asignar una persona con responsabilidad directa (DRI, por sus siglas en inglés) a cada tarea, los equipos eliminan problemas de comunicación o incumplimientos en la entrega de tareas por no saber quién es el responsable o cuándo es la fecha de entrega.

Cuando las personas de un equipo tienen claras sus responsabilidades, todos se sienten capacitados para contribuir al éxito del proyecto.

Público versus privado

Puedes usar Asana para hacer seguimiento de todo tu trabajo, pero es probable que algunos proyectos sean más confidenciales que otros. Por defecto, el trabajo en Asana es público para tu organización, aunque puedes crear proyectos privados para compartir la información solo con las personas que necesiten verla.

para crear un proyecto privado, visible solo para ti y otros compañeros de equipo, necesitas ser usuario de Asana Premium.

Descubre el trabajo en Asana

Al hacer que el trabajo sea público en Asana, los equipos pueden saber el estado actual de un proyecto o consultar un trabajo ya realizado para obtener más información y contexto. En general, recomendamos mantener públicos la mayor parte de los trabajos para que todos puedan tener acceso. Para encontrar trabajos en Asana, puedes realizar una simple búsqueda.

Si tienes criterios de búsqueda más específicos, puedes usar la búsqueda avanzada y desplegar listas de tareas que coincidan con criterios de búsqueda como el responsable, la fecha de entrega, los seguidores, la finalización y más.

Con la búsqueda avanzada, puedes ver en qué están trabajando otras personas de tu equipo (y en qué momento). Además, puedes crear informes para asegurarte de que el trabajo está progresando bien.

Maneras de usar la búsqueda avanzada:

• Ver todas las tareas en las que actualmente trabaja un subordinado directo o compañero de equipo o el trabajo que ya finalizaron haciendo una búsqueda por responsable o plazo de fecha de entrega.
• Ver las tareas prioritarias de un subordinado directo buscando las tareas que marcó como Hoy, Próxima o Más tarde.
• Identificar los proyectos y tareas que puedan tener retrasos en la fecha de entrega (como proyectos que tengan que entregarse al final de la semana, por ejemplo).
• Determinar si necesitas hacer seguimiento del trabajo de alguien buscando tareas incompletas que hayas asignado a otras personas.
• Buscar todas las tareas marcadas con el campo personalizadocampo personalizadoAgrega más datos a las tareas de Asana; los nombres de campos, los tipos y los valores son personalizables, de modo que puedes crear campos específicos para tu flujo de trabajo.Lee más de “alta prioridad” para asegurarte de que están asignadas y que se finalizarán para la fecha de entrega.

Haz privado el trabajo

Claramente, existe información que necesita manejarse con cuidado y para este tipo de información, puedes crear un equipo oculto o un proyecto privado. Esta opción es útil para equipos de finanzas que tratan con información financiera privada, equipos jurídicos a cargo de proteger información confidencial o gerentes que necesitan hacer comentarios sobre evaluaciones de personal en reuniones individuales.

Para hacer privado un proyecto:

1. haz clic en el botón + en la parte superior del proyecto;
2. selecciona Hacer privado; y luego

Proyectos solo para comentar

Ya sea que un proyecto sea público o privado, a veces necesitas asegurarte de que dicho proyecto no pueda modificarse después de crearlo. En este caso, puedes configurar el proyecto como solo para comentar y así dar acceso de edición solo a ciertos miembros del proyecto. Los miembros restantes solo podrán comentar y trabajar en las tareas que se les asignen. Puedes cambiar los ajustes de acceso de cada persona según sea necesario.

Utilizar Asana al máximo puede significar adoptar un nivel de transparencia al que algunos equipos no están acostumbrados. Sin embargo, creemos que para alcanzar resultados reales, el trabajo debe realizarse a la vista de todos. Cuando los equipos saben quién es el responsable y están de acuerdo con sus objetivos y prioridades, los miembros se sienten empoderados y capaces de alcanzar todo su potencial.

Obtén más información sobre cómo usar Asana

Mira el video Cómo usar Asana en nuestro canal para aprender cómo crear tareas, proyectos y equipos privados en Asana.