6 Tipps zur Verwendung von Portfolios, Asanas bestgehütetes Geheimnis für die projektübergreifende Planung
Kurztipp
Sie arbeiten an vielen Projekten und benötigen eine Möglichkeit, den Fortschritt über alle Vorhaben hinweg zu verwalten und nachzuverfolgen. Kommt Ihnen das bekannt vor? Dann haben Sie Glück. Die praktische und viel zu oft ungenutztePortfolio -Funktion von Asana wurde speziell entwickelt, um dieses Problem zu lösen. Es ist wie ein Ordner für Ihre Projekte, mit zusätzlichen Funktionen, die Ihnen einen Überblick über jede Initiative geben. Mit Portfolios können Sie verwandte Arbeitsvorgänge auf einen Blick überwachen und sehen, was planmäßig verläuft und was gefährdet ist. So können Sie schnell weitere Informationen erhalten, wenn Projekte Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Willkommen in der Welt der Portfolios, Asanas bestgehütetem Geheimnis. Hier sind fünf Tipps für den Einstieg, damit Sie diese leistungsstarke Funktion nicht verpassen.
1. Halten Sie alle Beteiligten an einem Ort auf dem Laufenden und verantwortlich
Wie oft wurden Sie schon nach dem Status einer Initiative gefragt oder wo Sie Informationen finden können? Wenn Sie regelmäßig Projekte managen, passiert das wahrscheinlich häufig. Portfolios lösen dieses Problem mit einem zentralen Bereich, in dem jeder auf Fortschritts-Updates für alle Projekte in diesem Portfolio zugreifen kann, sodass es einfach ist, Fragen zu beantworten und alle Beteiligten auf dem Laufenden zu halten. Das bedeutet, dass Updates nicht mehr an verschiedenen Orten gesucht werden müssen. Stattdessen können die Mitarbeiter die benötigten Informationen einfach an einem Ort finden.
So können Portfolios die Kommunikation mit Stakeholdern vereinfachen:
Erstellen Sie Status-Updates schneller. Anstatt zeitintensive Updates von Grund auf neu zu erstellen, beschleunigt Asana den Prozess, indem es Abschnitte, Aufgaben und Meilensteine vorschlägt. Ziehen Sie vorgeschlagene Highlights per Drag & Drop, erstellen Sie automatisch Diagramme und mehr.
Zeigen Sie frühere Status-Updates an, damit Sie eine konkrete Aufzeichnung der erzielten Fortschritte haben.
Verknüpfen Sie die Arbeit im Portfolio mit den Unternehmenszielen. Zeigen Sie, welche übergeordneten Business-Ziele Ihr Portfolio unterstützt, damit die Stakeholder verantwortlich bleiben und verstehen, warum ihre Arbeit wichtig ist.
Fügen Sie eine Portfoliobeschreibung, einen Verantwortlichen und ein Fälligkeitsdatum hinzu, um wichtige Details im Auge zu behalten. Und wenn neue Stakeholder Ihrem Portfolio beitreten, haben sie den Kontext, den sie benötigen, um sich schnell einzuarbeiten.
2. Verschaffen Sie sich sofort einen Überblick
Verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um Aufgabendaten innerhalb von Projekten zu verfolgen, z. B. die aufgewendete Zeit oder das verfügbare Budget? Wenn ja, können Sie diese Informationen in Ihrem Portfolio automatisch zusammenfassen, um einen sofortigen Überblick über alle Ihre Projekte zu erhalten.
Hier ist ein Beispiel dafür, wie es funktioniert:
Daten innerhalb von Projekten verfolgen: Stellen Sie sich vor, Sie verfolgen die Arbeit von Dienstleistern in einem Projekt. Fügen Sie ein benutzerdefiniertes Zeiterfassungsfeld hinzu, um genau zu berechnen, wie viel Zeit Lieferanten für jede Aufgabe aufwenden.
Fügen Sie dann Projekte zu einem Portfolio hinzu: Fügen Sie Ihr Lieferantenmanagement-Projekt zu einem Executive-Portfolio hinzu, in dem Sie die Arbeit in Ihrem gesamten Unternehmen verfolgen.
Fassen Sie als Nächstes die Daten projektübergreifend zusammen: Fügen Sie Ihrem Executive-Portfolio ein „Rollup“-Zeiterfassungsfeld hinzu. Dies fasst die Zeiterfassungsdaten innerhalb jedes Projekts zusammen, sodass Sie die aufgewendete Zeit auf einen Blick im gesamten Unternehmen überwachen können.
Und voilà – mit nur wenigen Klicks erhalten Sie eine automatische Zusammenfassung der Zeiterfassungsdaten über Projekte hinweg.
3. Organisieren Sie Ihre Arbeit nach Ihren Vorstellungen
Das Tolle an Portfolios ist, dass Sie sie nach Ihren Wünschen organisieren können, ohne die Art und Weise zu beeinflussen, wie andere Personen die Arbeit sehen oder darauf zugreifen. Das liegt daran, dass Aufgaben, Projekte und Portfolios an mehreren Orten gleichzeitig existieren können, was bedeutet, dass Sie Ihrem Portfolio Arbeitsvorgänge hinzufügen können, ohne den ursprünglichen Speicherort zu ändern.
Hier ist eine Zusammenfassung, wie die Portfolio-Organisation funktioniert:
Fügen Sie Projekte zu Portfolios hinzu, um verwandte Arbeiten an einem Ort zu organisieren.
Fügen Sie Portfolios innerhalb von Portfolios hinzu, um Vorhaben auf hoher Ebene zu organisieren, z. B. verschachtelte Ordner innerhalb von Ordnern.
Fügen Sie Arbeitsvorgänge (Projekte oder Portfolios) zu mehreren Portfolios gleichzeitig hinzu, damit Sie eine personalisierte Organisationsmethode erstellen können, ohne Ihre Teamkollegen zu beeinträchtigen.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie möchten ein Projekt „Budget für freiberufliche Mitarbeitende“ zu Ihrem Portfolio „Jährliche Budgetverfolgung“ hinzufügen. Im Moment befindet sich dieses Projekt bereits in zwei anderen Portfolios, die anderen Personen gehören. Sie können es trotzdem zu Ihrem Portfolio hinzufügen, ohne den ursprünglichen Speicherort zu ändern.
4. Verfolgen Sie den Fortschritt mit Portfolio-Dashboards
Wenn Sie regelmäßig Daten abrufen, um den Arbeitsfortschritt zu überprüfen, wissen Sie, wie zeitintensiv das sein kann. Aber mit Portfolios muss die Berichterstattung nicht zeitaufwendig sein. Anstatt Daten projektübergreifend manuell zu sammeln und zusammenzufassen, können Sie mit der Dashboard-Funktion automatisch benutzerdefinierte Diagramme erstellen und visualisieren, wie Ihre Initiativen abschneiden.
Unabhängig davon, welche Daten Sie in Projekten verfolgen, können Sie mit Portfolio-Dashboards darüber berichten. Und mit einer Vielzahl von Diagrammoptionen können Sie Informationen mit Liniendiagrammen, Kreisdiagrammen, Burnup-Diagrammen und mehr visualisieren. Hier sind einige Beispiele:
Kosten nachverfolgen: Erstellen Sie ein Liniendiagramm, um zu zeigen, wie sich die Kosten im Laufe der Zeit für jedes Projekt in Ihrem Portfolio ändern.
Projektstatus überwachen: Visualisieren Sie bevorstehende, überfällige, ungeplante und erledigte Aufgaben mit einem Ringdiagramm.
Leistung überprüfen: Verfolgen Sie, wie lange es dauert, Aufgaben projektübergreifend zu erledigen.
5. Teamauslastung überwachen
In der Vergangenheit war die Besetzung vieler verschiedener Projekte eine herausfordernde und zeitaufwändige Aufgabe. Portfolios lösen dieses Problem mit der Workload-Funktion, mit der Sie die Bandbreite für jede Person in Ihrem Team über jedes Projekt in Ihrem Portfolio hinweg verfolgen können. Das bedeutet, dass Sie sich ein vollständiges Bild davon machen können, wie Ihr Team seine Zeit verbringt, auch wenn es an verschiedenen Projekten arbeitet.
Neben der Nachverfolgung der Arbeitsauslastung können Sie auch Folgendes tun:
Aufgaben per Drag & Drop innerhalb der Workload-Ansicht verschieben, um die Arbeit einfach neu zuzuweisen und neu zu planen.
Ressourcen zwischen Projekten in einer Ansicht verschieben, ohne hin und her zu klicken.
Die zukünftige Auslastung visualisieren, um sicherzustellen, dass anstehende Projekte angemessen besetzt sind, und Hindernisse vermeiden, bevor sie auftreten.
Hinweis: Die Workload-Funktion ist verfügbar, wenn Ihr Portfolio nur Projekte enthält. Wenn Ihr Portfolio ein anderes Portfolio enthält, wird es ausgegraut.
6. Koordinieren Sie Zeitpläne über mehrere Projekte hinweg
Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig koordinieren, können Zeitpläne leicht verwirrend werden. Möglicherweise müssen Sie die Arbeit staffeln, damit Ihr Team nicht überlastet wird, Arbeitsergebnisse um Starttermine herum synchronisieren oder mehrere Projektzeitpläne aufgrund von Hindernissen gleichzeitig anpassen. Mit der Zeitleistenansicht in Portfolios können Sie jede Projektzeitleiste im selben Bereich visualisieren, sodass Sie das Gesamtbild sehen und problemlos Anpassungen vornehmen können.
Mit der Zeitleistenansicht können Sie:
Eine übergeordnete Zeitleiste für jedes Projekt in Ihrem Portfolio anzeigen . Sehen Sie sich die Start- und Enddaten des Projekts sowie wichtige Meilensteine für alle Ihre Vorhaben an. Mit dieser Gesamtansicht können Sie sehen, wie sich Zeitpläne überschneiden und ob die Ergebnisse auf Kurs sind.
Verschieben Sie Meilensteine und Projekte per Drag & Drop auf Ihrer Zeitleiste, um Fälligkeitsdaten mit einem einzigen Klick automatisch anzupassen.
Klicken Sie auf jedes Projekt, um eine detailliertere Zeitleistenansicht mit einzelnen Aufgaben und Abhängigkeiten zu erhalten – Aufgaben, die nicht begonnen werden können, bis eine andere abgeschlossen ist. Auf diese Weise erhalten Sie zunächst einen Überblick über das Gesamtbild und können dann bei Bedarf in kleinere Details eintauchen.
Hinweis: Die Zeitleistenfunktion ist verfügbar, wenn Ihr Portfolio nur Projekte enthält. Wenn Ihr Portfolio ein anderes Portfolio enthält, wird es ausgegraut.
Nicht verpassen – sparen Sie Zeit und Aufwand mit Portfolios
Portfolios sind eine leistungsstarke Funktion, die Sie nicht überspringen sollten, insbesondere wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten. Besuchen Sie unsere Preisseite, um mehr über Portfolios zu erfahren und sich für eine kostenlose Testversion anzumelden.
Möchten Sie mehr erfahren? Erfahren Sie alles über Portfolios in unserem Asana Academy-Kurs.
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