Die Geheimnisse des operativen Managements

Wenn Sie ein Unternehmen haben, dann muss es auch in irgendeiner Form gesteuert werden. Das ist nichts Neues. Tatsächlich lassen sich Aufzeichnungen historischer Unternehmen wie Inventarlisten, Transaktionen und Hauptbücher bis zu den alten Sumerern um 5000 v. Chr. zurückverfolgen. Die Dokumentation von Geschäftsvorgängen ist fast so alt wie die Zivilisation selbst. 

Die Zeiten, in denen Geschäftsvorgänge auf einem Zettel notiert wurden, sind zwar längst vorbei, aber das Erlernen der Aufgaben und Methoden des operativen Managements wird Ihnen helfen, Ihr Unternehmen effizienter führen zu können.

Was bedeutet operatives Management?

Unter operativem Management versteht man die Umsetzung von Unternehmensstrategien mit dem Ziel, in Ihrem Unternehmen ein Höchstmaß an Effizienz zu erreichen.

Das operative Management umfasst die Planung, Organisation und Überwachung von Prozessen wie der Bestandsverwaltung, dem Produktionsprozess, dem Kundendienst und anderen Geschäftsprozessen. Ziel einer Betriebsstrategie ist es, diese Prozesse effizienter zu gestalten, um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kosten und Einnahmen zu erreichen und den höchstmöglichen Gewinn zu erzielen. 

Aufgaben des operativen Managements

Die Aufgaben eines effektiven operativen Managements sind äußerst vielfältig. Im Folgenden sind einige aufgeführt, die einem Leiter im operativen Management bei der Arbeit begegnen können. 

Geschäftsprognosen

Wenn es dem Unternehmen gut geht, steigt auch die Nachfrage nach Produkten, was sich wiederum auf den Geschäftsbetrieb auswirkt. Deshalb ist es für einen Operations Manager entscheidend zu wissen, wie man eine Prognose für potenzielle Geschäfte erstellt, sobald sich die Nachfrage ändert. Operations Manager sind für die Einhaltung von Faktoren verantwortlich, die saisonale Engpässe, die Produktionsplanung, die Kapazitätsplanung und die generelle Produktionsplanung beeinflussen können. 

Zu lernen, wie man diese geschäftlichen Veränderungen überwacht und analysiert, ist eine der wichtigsten Grundlagen des operativen Managements. Als Operations Manager sollten Sie auch Zeit darauf verwenden zu verstehen, wie sich diese Veränderungen auf die Produktionsplanung und die Geschäftsprozesse auswirken können.

Lieferkettenmanagement

Eine Lieferkette (engl. Supply Chain) ist die Organisation von Menschen, Unternehmen und Informationen, die zur Herstellung eines Produkts benötigt werden. Zu verstehen, wie Ihre Lieferkette funktioniert, ist besonders wichtig, wenn Ihr Produkt Rohstoffe aus externen Quellen benötigt. Denn diese Faktoren wirken sich direkt auf die Produktion Ihrer Waren aus.

Wenn die Lieferkette unterbrochen wird, kann dies den regulären Betriebsablauf empfindlich stören. Ein guter Operations Manager überwacht nicht nur die Lieferkette, sondern beugt auch proaktiv Engpässen vor. Zu diesem Zweck kommt die persönliche Problemlösungskompetenz zum Einsatz, um Probleme in der Lieferkette zu vermeiden und den Produktionsprozess reibungslos zu gestalten. Dies trägt dazu bei, dass die Gewinne trotz etwaiger Probleme beim Lieferkettenmanagement aufrechterhalten werden.

Produktentwicklung verstehen

Unter Produktentwicklung versteht man den gesamten Prozess der Gestaltung und Herstellung eines Enderzeugnisses, das an den Kunden ausgeliefert wird. Ein Operations Manager ist zwar nicht für die Herstellung des Produkts selbst verantwortlich, muss aber genau über den gesamten Prozess der Produktherstellung Bescheid wissen. Diese Aufgabe wird auch als Produktionsmanagement bezeichnet. Je nach der Struktur Ihres Unternehmens obliegt diese Aufgabe in der Regel dem offiziellen Betriebsleiter oder einer Person, die ausdrücklich für das Produktionsmanagement zuständig ist. 

Abgesehen davon, dass Operations Manager über die Entwicklung eines Produkts Bescheid wissen müssen, ist es auch erforderlich, dass sie den Erfolg des Produkts am Markt im Auge behalten. Dies hilft ihnen bei künftigen Entscheidungen darüber, wie das Produkt den Anforderungen der Kunden am besten gerecht werden kann.

Liefermanagement

In diesem Zusammenhang bezieht sich das Liefermanagement auf die Auslieferung des Endprodukts an den Kunden und die Erfüllung aller Anforderungen an die Kundenzufriedenheit. Dazu müssen Sie zunächst die Qualitätskontrollprozesse, die allgemeine Qualitätssicherung und andere Formen des Qualitätsmanagements beherrschen. 

Teil des Liefermanagements ist die Implementierung von Prüfverfahren, um sicherzustellen, dass die von Ihnen gelieferten Produkte den Standards Ihres Unternehmens entsprechen. Darüber hinaus sorgen die Operations Manager dafür, dass das Endprodukt auch sicher und auf effiziente Weise beim Kunden ankommt. Dazu kann die Überprüfung der Versandlogistik und der Verpackung gehören, aber auch die Rücksprache mit dem Endkunden, um sicherzustellen, dass er mit seinem Produkt zufrieden ist.

Kompetenzen eines Operations Manager

Operations Manager benötigen spezifische Fähigkeiten, um die vielen Aufgaben ihrer Rolle zu erfüllen. Im Folgenden sind einige Fähigkeiten aufgeführt, die Operations Manager besitzen. 

Organisationstalent

Operations Manager sind Projektmanager für einen gesamten Produktionsprozess. Sie kennen jeden einzelnen Schritt in den Produktionssystemen und müssen all diese Informationen übersichtlich und strukturiert halten. Dies ist umso wichtiger, wenn Operations Manager diese Informationen mit anderen Abteilungen austauschen. Der Einsatz eines Arbeitsmanagement-Tools (auch Work Management Tool) kann dabei helfen, alle wichtigen Informationen für sämtliche Beteiligten übersichtlich zu verwalten. Ein Work Management Tool kann dabei helfen, Aufgaben bestimmten Verantwortlichen zuzuweisen und Fälligkeitstermine klar festzuhalten, so dass es für alle Teammitglieder eine zentrale Informationsquelle gibt.

Koordinationskompetenz

Operations Manager wissen, wie man ein Projekt von der einen zur nächsten Phase bringt, ohne dass es dabei zu Problemen kommt. Dazu gehören die Koordinierung mit funktionsübergreifenden Teams, die Optimierung der Automatisierung und die Erfüllung der Kundenwünsche. Wenn die Inputs (Ressourcen wie Geld, Personal oder Arbeitsstunden) die Outputs (die erwarteten Ergebnisse) übersteigen, kann der Operations Manager vorschlagen, den Prozess an einer bestimmten Stelle der Produktionslinie zu optimieren. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Änderungen mit den wichtigsten Beteiligten abstimmen. So schaffen Sie Klarheit, optimieren die Prozesse und unterstützen die kontinuierliche Verbesserung. 

Soziale Kompetenz

Operations Manager interagieren mit einer Vielzahl von Personen, von externen Dienstleistern bis hin zum Vorstandsvorsitzenden des Unternehmens. Um sicherzustellen, dass Sie bei Ihrer täglichen Arbeit effektiv kommunizieren, sollten Sie zwischen Echtzeit-Updates und asynchronen Berichten unterscheiden. So können Ihre Teammitglieder leichter nachvollziehen, welche Informationen für sie zum Zeitpunkt des Lesens am wichtigsten sind. Achten Sie auf die nonverbale Kommunikation und hören Sie aktiv zu, um sicherzustellen, dass Sie jeden Beteiligten korrekt verstanden haben. Falls erforderlich, sollten Sie auch Ihre Kompetenzen zur Konfliktlösung ausbauen, da Sie bei Ihrer täglichen Arbeit möglicherweise auf Auseinandersetzungen stoßen, die es zu lösen gilt.  

Ebenso wichtig ist es, dauerhafte Partnerschaften mit Lieferanten aufzubauen und zu pflegen. Dazu können Operations Manager regelmäßig mit den externen Lieferanten in Verbindung treten. Der Aufbau eines guten Verhältnisses zu wichtigen Lieferanten kann Ihrem Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen. Ob es sich nun um Rabatte auf Rohstoffe oder um eine bevorzugte Berücksichtigung von Aufträgen handelt – der Aufbau von Partnerschaften kann Ihrem Unternehmen auf lange Sicht zugute kommen.

Grundlagenwissen über involvierte Technologien

Ein Operations Manager muss zwar nicht unbedingt ein Technologieexperte sein, sollte aber die Grundlagen der Technologien kennen, die in Ihrem Unternehmen zum Einsatz kommen. Wenn Ihr Team spezielle Software für Informationssysteme, Inventar, Produktionslinienmanagement oder funktionsübergreifende Koordination verwendet, sollten Sie wissen, wie man diese Plattformen benutzt.

4 Konzepte des operativen Managements

Es gibt nicht den einen richtigen Weg im operativen Management. Glücklicherweise haben Unternehmen verschiedene Methoden für das operative Management entwickelt, um einen reibungslosen Ablauf des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten. Die folgenden vier Theorien zum Betriebsmanagement geben Ihnen einen ersten Überblick.

Neugestaltung von Geschäftsprozessen (BPR – Business Process Redesign)

Unter der Neugestaltung von Geschäftsprozessen versteht man die Analyse und Gestaltung von Abläufen und Prozessen in einem Unternehmen. Ziel ist es, diese Prozesse zu optimieren, um die Effizienz zu steigern, den Gewinn zu erhöhen und unnötige Überschüsse zu reduzieren. 

Die Erfolgskennzahlen eines BPR sind oft mit der Rentabilität verbunden. Um ein BPR effektiv durchzuführen, sollten Sie sich klare Ziele setzen und genau festlegen, welche Teile des Prozesses Sie verbessern möchten. Sobald Sie die BPR eingeführt haben, sollten Sie sich mit den Beteiligten in Verbindung setzen, um die Wirksamkeit der Maßnahmen zu bewerten. Wenn ein Team beispielsweise ein BPR mit dem Ziel einführt, die Anzahl der täglich hergestellten Produkte zu erhöhen, kann das Team seine Effektivität einfach messen, indem es die Differenz der an einem Tag hergestellten Produkte vor und nach der Einführung des BPR gegenüberstellt.

Konfigurierbare Fertigungssysteme

Bei konfigurierbaren Fertigungssystemen handelt es sich um ein modulares System, das rasche Anpassungen an plötzliche Marktveränderungen ermöglicht. Diese Art von System ermöglicht es Unternehmen, ihre Prozesse als Reaktion auf den Wettbewerb schnell umzustellen. 

Einer der Vorteile eines konfigurierbaren Fertigungssystems ist die Nachhaltigkeit. Häufig stellen solche Fertigungssysteme Produkte her, die der gleichen Warengruppe angehören. Nehmen wir als Beispiel die COVID-19-Pandemie: Ein Textilunternehmen, das nachhaltige Kleidung herstellt, hätte seine Systeme auf die Herstellung von Alltagsmasken umstellen können, als die Nachfrage stieg. 

Six Sigma

Six Sigma ist eine Methode des operativen Managements, die sich auf die Verbesserung von Prozessen konzentriert. Ziel von Six Sigma ist es, sicherzustellen, dass 99,99966 % (ja, Sie haben richtig gelesen) der durch den Prozess entwickelten Produkte frei von Mängeln sind. 

Six Sigma wurde von dem amerikanischen Ingenieur Bill Smith entwickelt, als er 1986 für Motorola tätig war. Der Begriff stammt aus der Statistik, insbesondere aus dem Bereich der statistischen Qualitätskontrolle. Es gibt zwei Hauptmethoden von Six Sigma: DMAIC und DMADV. 

DMAIC wird eingesetzt, um bestehende Prozesse zu optimieren. DMAIC steht für:

• Definieren (Define) Sie das System.

• Messen (Measure) Sie die wichtigsten Aspekte der aktuellen Prozesse.

• Analysieren (Analyze) Sie die Daten und überprüfen Sie Ursache und Wirkung.

• Verbessern (Improve) oder optimieren Sie aktuelle Prozesse auf der Grundlage von Datenanalysen.

• Kontrollieren (Control) Sie die Prozesse in der Zukunft.

DMADV wird für die Erstellung neuer Produkte oder Prozessentwürfe verwendet. Es ist auch als DFSS (Design for Six Sigma) bekannt. DMADV steht für:

• Definieren Sie Designziele, die den Kundenanforderungen gerecht werden.

• Messen und identifizieren Sie spezifische Merkmale, die für die Qualität entscheidend sind (engl. CTQ – critical to quality).

• Analysieren Sie, um Alternativen zu entwickeln und zu entwerfen.

• Designen Sie eine verbesserte Alternative.

• Verifizieren Sie den Entwurf und führen Sie Testläufe durch.

Lean Manufacturing

Lean Manufacturing ist ein Verfahren zur systematischen Beseitigung von Verschwendungen im Fertigungsprozess. Diese Methodik ist eine Form der kontinuierlichen Verbesserung. Basierend auf der japanischen Philosophie des Kaizen zielen Lean-Prozesse darauf ab, drei Arten von Verschwendung zu beseitigen: Muda, Mura und Muri. 

• Muda (Verschwendung): Praktiken, die Ressourcen verbrauchen, aber keinen Mehrwert schaffen.  

• Mura (Ungleichmäßigkeit): Entsteht durch Überproduktion und hinterlässt Überschuss. 

• Muri (Überlastung): Entsteht, wenn die Ressourcen zu stark beansprucht werden. 

Durch die Beseitigung dieser drei verschiedenen Arten von Verschwendung zielen Lean-Manufacturing-Prozesse darauf ab, eine maximale Effizienz zu erreichen, was letztendlich zu höheren Gewinnen führt.

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