7 Schritte zur Erstellung eines überzeugenden Veranstaltungsangebots [inklusive Vorlage]

Ganz gleich, ob Sie ein branchenweites Seminar organisieren oder Sponsoren für eine anstehende Messe suchen, ein überzeugendes Veranstaltungsangebot sollte den Stakeholdern verdeutlichen, dass Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg werden wird. 

Die Erstellung eines effektiven Angebots bedarf jedoch nicht nur guter Fähigkeiten im Veranstaltungsmanagement. Um einen potenziellen Kunden oder Stakeholder wirklich beeindrucken zu können, sollte Ihr Angebot eine ausgewogene Mischung aus beschreibenden Texten, visuellen Elementen und einer umfassenden Logistik beinhalten. Heben Sie sich von der Masse ab, indem Sie die folgenden sieben Schritte und bewährten Methoden nutzen, um alle diese Elemente in Ihr Angebot zu integrieren. 

Was sind die einzelnen Bestandteile eines Veranstaltungsangebots?

Ein Veranstaltungsangebot ist ein umfangreiches Dokument, in dem alle Elemente der Organisation einer neuen Veranstaltung beschrieben werden. In der Regel erstellen Sie ein solches Dokument als Antwort auf eine Ausschreibung eines Eventmanagers. Sie können es aber auch nutzen, um wichtigen Stakeholdern eine Unternehmensveranstaltung vorzustellen oder Sponsoren für eine bevorstehende Veranstaltung zu gewinnen.

 Ein Veranstaltungsangebot umfasst folgende Informationen: 

• Den Zweck der Veranstaltung

• Die beteiligten Personen oder Anbieter

• Die logistischen Bedingungen für die Durchführung der Veranstaltung

Wie bei einem Lebenslauf werden in einem Veranstaltungsangebot Ihre einzigartigen Kompetenzen und Fähigkeiten in Hinblick auf die Organisation von Veranstaltungen vorgestellt. Dies wird von potenziellen Kunden und Stakeholdern bei der Entscheidung, wer ihre Veranstaltung ausrichten soll, als wichtige Information angesehen. So geben Sie den Interessenten die Gelegenheit, sich einen Überblick über die Elemente zu verschaffen, mit denen Sie zum Erfolg der Veranstaltung beizutragen gedenken. 

Effektive Veranstaltungsangebote vermitteln eine klare, präzise und dennoch umfassende Vorstellung der Veranstaltung. Betrachten Sie das Angebot als eine Art Elevator Pitch. Beeindrucken Sie Ihre Stakeholder mit einem überzeugenden Angebot, indem Sie diesen sieben Schritten folgen. 

1. Treffen Sie sich mit dem potenziellen Kunden oder Stakeholder

Bevor Sie mit der Ausarbeitung Ihres Angebots beginnen, sollten Sie die Erwartungen Ihres potenziellen Kunden an die Veranstaltung genau kennen. Vereinbaren Sie ein erstes Treffen, um seine Vorstellungen für diese Veranstaltung zu besprechen. 

Besprechen Sie Dinge wie:

• Den Namen der Veranstaltung

• Die Art der Veranstaltung

• Den Zweck der Veranstaltung

• Die Anzahl der Gäste

• Das Datum, die Uhrzeit und den gewünschten Ort

• Das Motto, die allgemeine Ästhetik, Farben oder das Ambiente

• Das angestrebte Ergebnis der Veranstaltung

Bedenken Sie, dass Ihr potenzieller Kunde oder Stakeholder zu diesem Zeitpunkt des Projekts möglicherweise noch keine klaren Erwartungen hat. Daher suchen sie wahrscheinlich nach einem Experten für Veranstaltungsplanung. Sie können Ihren Kunden mit einem Portfolio früherer Aufträge, Farbmustern, Stimmungsbildern und dergleichen inspirieren. Notieren Sie alle Elemente, die sein Interesse wecken, und zögern Sie nicht, Ihre eigenen Ideen mit einzubringen. 

Wie bei einem geschäftlichen Treffen üblich, möchten Sie bei Ihrem potenziellen Kunden einen guten Eindruck hinterlassen. Befolgen Sie bei jedem Treffen mit den Stakeholdern der Veranstaltung auch die korrekte Business-Etikette.  

2. Verkaufen Sie sich gut

Der erste Schritt bei der Ausarbeitung des eigentlichen Veranstaltungsangebots besteht darin, sich und Ihr Team vorzustellen.

Ihre Vorstellung sollte Folgendes enthalten:

• Eine kurze Beschreibung Ihres Werdegangs 

• Ihre Veranstaltungserfahrung und Qualifikationen 

• Ihr Arbeitsumfang

• Ihr Firmenname (falls vorhanden)

• Relevante Zertifizierungen 

• Lizenzen (falls vorhanden)

• Professionelle Referenzen

• Geschäftspartner

• Arbeitgeber-Identifikationsnummer (falls vorhanden)

• Erfolgreiche Projekte aus der Vergangenheit, die zeigen, warum Sie die richtige Person für diese Aufgabe sind

Bedenken Sie, dass Ihr Kunde möglicherweise mehrere Veranstaltungsangebote von verschiedenen Anbietern in Betracht ziehen wird. Legen Sie in diesem Abschnitt den Schwerpunkt darauf, mit welchen Fähigkeiten Sie sich von den Mitbewerbern abheben und mit welchen Sie die Anforderungen des Kunden für diese Veranstaltung am besten erfüllen können.

3. Verfassen Sie eine ansprechende Veranstaltungsbeschreibung

Nachdem Sie sich vorgestellt haben, sollten Sie sich auf den Kern Ihres Angebots konzentrieren – die Beschreibung der Veranstaltung. Dieser Überblick fasst zusammen, wie Sie die Veranstaltung durchführen wollen. 

Die Beschreibung sollte Folgendes enthalten:

• Den Zweck der Veranstaltung

• Alle Details oder Anforderungen, die in vorherigen Meetings mit dem Kunden besprochen wurden

• Ein allgemeiner Zeitrahmen für das Projekt

• Mögliche Veranstaltungsorte, Caterer oder andere Dienstleister

• Ihre grundsätzliche Vision und wie Sie diese erreichen wollen, einschließlich Motto, Farben, Ambiente, usw.

Ihre Veranstaltungsbeschreibung beschränkt sich dabei nicht nur auf die logistischen Aspekte der Veranstaltung. Vielmehr haben Sie hier die Möglichkeit, Ihre Kunden oder Stakeholder vom Erfolg Ihrer Veranstaltung zu überzeugen. Falls Sie nicht gerade ein erfahrener Texter sind, sollten Sie in Erwägung ziehen, jemanden zu engagieren, der Ihnen dabei hilft, Ihre Vision in Worte zu fassen und diesen Abschnitt so ansprechend wie möglich zu gestalten. 

Möglicherweise empfiehlt es sich auch, Referenzfotos, Stimmungsbilder und Farbpaletten beizufügen, damit sich Ihr Kunde ein Bild davon machen kann, wie Sie sich die Veranstaltung konkret vorgestellt haben. Denken Sie daran, bei der Beschreibung der Veranstaltung die Bedürfnisse des Kunden in den Vordergrund zu stellen. 

4. Listen Sie alle angebotenen Dienstleistungen auf

Diese Liste gibt Ihrem potenziellen Kunden oder Stakeholder einen detaillierten Überblick über die Dienstleistungen, die Sie für die Veranstaltung anbieten werden. Sie enthält auch eine Aufstellung der Lieferanten, die Sie in Anspruch nehmen wollen. Bei dieser Liste sollten Sie gründlich recherchieren - von der Tischdecke bis zu den Partygeschenken sollten Sie alles auflisten, was Sie für die Veranstaltung benötigen.

Wenn es sich um eine kleinere Veranstaltung handelt, wie z. B. eine Dinnerparty oder eine Babyparty, können Sie die Dienstleistungen, die Sie und Ihr Team anbieten werden, in Form von Aufzählungszeichen oder einer Tabelle auflisten. Wenn Sie eine große Veranstaltung planen, wie eine Hochzeit oder eine unternehmensweite Weihnachtsfeier, unterteilen Sie Ihre Liste in Abschnitte für jeden Aspekt der Veranstaltung. 

5. Präsentieren Sie Ihre früheren Projekte

Sollten die Stakeholder noch nicht ganz von Ihrer Vision überzeugt sein, ist dies Ihre Gelegenheit, ihnen zu zeigen, dass Ihre Veranstaltungen unübertroffen sind. Wenn Sie bereits ähnliche Veranstaltungen geplant haben, fügen Sie Fotos und Erfahrungsberichte von Kunden bei, um Ihre Arbeit zu präsentieren. 

Visuelle Darstellungen Ihrer früheren Projekte können Ihren potenziellen Kunden helfen, sich ein besseres Bild von Ihren Fähigkeiten zu machen und sind eine gute Gelegenheit, um Ihren Stil mit den Vorstellungen des Kunden abzustimmen. Anhand früherer Veranstaltungen können Ihre Stakeholder auch leichter erkennen, was sie sich für ihre eigene Veranstaltung wünschen und was nicht.

6. Beziehen Sie die geplanten Kosten ein

Selbstverständlich wird Ihr Kunde oder Stakeholder auch wissen wollen, welche Kosten für die Veranstaltung anfallen werden. Nachdem Sie die Veranstaltung so beschrieben haben, dass sich Ihre Stakeholder ein klares Bild davon machen können, sollten Sie eine detaillierte Zusammenfassung darüber erstellen, wie viel die einzelnen Elemente der Veranstaltung kosten werden und welchem Zweck sie dienen. 

Auch hier ist es wichtig, so detailliert wie möglich vorzugehen. Schließlich wollen Sie Ihren Kunden nicht mit unerwarteten Kosten konfrontieren, die nicht im Angebot enthalten waren. Denken Sie daher auch an unbedeutende Posten wie Chafing Dishes, die das Essen warm halten, oder Aufbau- und Transportkosten für gemietete Geräte. Geben Sie auch mögliche Rabatte an, die der Kunde erhalten könnte, wie z. B. einen Frühbucherrabatt.

7. Vermerken Sie eventuelle Richtlinien

Falls erforderlich, sollten Sie Ihre Veranstaltungsrichtlinien am Ende Ihres Veranstaltungsangebots aufführen, um so die Erwartungen Ihrer Kunden bestmöglich handhaben zu können.

Sie könnten Bedingungen wie die folgenden formulieren:

• Garantierte Mindestanzahl an Personen

• Zeitlich befristete Sonderpreise oder Aktionen für Ihr Angebot

• Ihre Stornierungsbedingungen

• Miet- oder Schadensversicherungen

• Zahlungsfristen

Zum Schluss bedanken Sie sich bei Ihren potenziellen Kunden oder Stakeholdern für die Möglichkeit, mit ihnen zusammenzuarbeiten. Vergessen Sie nicht, Ihre Kontaktinformationen anzugeben, damit Ihre potenziellen Kunden Sie bei Fragen jederzeit erreichen können (oder, noch besser, Sie beauftragen möchten).

Vorlage für ein Veranstaltungsangebot

Nutzen Sie diese Vorlage als allgemeinen Leitfaden für die Erstellung Ihres Angebots. Da jede Veranstaltung aber einzigartig ist, sind möglicherweise andere Informationen erforderlich. Passen Sie diese Vorlage für ein Veranstaltungsangebot also ganz an die Bedürfnisse Ihres Kunden an.

Die Personalisierung Ihres Angebots wird auch zur Abgrenzung von den Mitbewerbern beitragen. Integrieren Sie gegebenenfalls das Logo und die Markenfarben Ihres Kunden in das Dokument.

Bewährte Methoden für das Verfassen eines Veranstaltungsangebots

Ein Veranstaltungsangebot sollte mehr sein als nur eine bloße Information auf dem Papier. Mit den folgenden bewährten Methoden für ein Veranstaltungsangebot können Sie Ihre Interessenten gleichermaßen unterhalten, inspirieren und informieren. 

Erzählen Sie eine Geschichte

Das Erzählen von Geschichten weckt Emotionen und Begeisterung – zwei Dinge, die ausschlaggebend sein können, damit sich der Interessent zu Ihren Gunsten entscheidet. Wenn Sie Ihre Veranstaltungsbeschreibung verfassen, sollte Ihr Kunde der Held der Geschichte sein. Erzählen Sie, was er mit Ihrer Hilfe alles erreichen kann – und auch was auf dem Spiel steht, wenn er sich für einen anderen Veranstaltungsplaner entscheidet. 

Um Ihre Geschichte zusammenzustellen, können Sie folgende Fragen beantworten:

• Wie kann der Held der Geschichte (Ihr Kunde oder Stakeholder) auf emotionaler, sozialer und ganz praktischer Ebene davon profitieren, wenn er seine Veranstaltung von Ihnen planen lässt?

• Welche Hindernisse könnte es geben? Wie werden Sie als Begleiter dabei helfen, diese Herausforderungen zu erkennen und zu überwinden?

• Welche Art von Belohnung winkt Ihrem Helden für seinen Erfolg?

Der Geschichte einen dramatischen Charakter zu verleihen, ist nur ein kleines Beispiel dafür, wie Sie die Veranstaltung des Kunden lebendiger darstellen können. Indem Sie sich selbst einen Platz in der Geschichte geben, bauen Sie eine emotionale Verbindung zum Kunden auf, die es ihm schwer machen wird, sich für einen anderen Organisator zu entscheiden. 

Gestalten Sie Ihr Angebot ansprechend und informativ

Das perfekte Veranstaltungsangebot sollte umfassend und detailorientiert sein – ein unübersichtliches, textlastiges Angebot vermittelt Ihrem Kunden möglicherweise einen falschen Eindruck von Ihrem Organisationstalent. 

Stattdessen sollten Sie sich darauf konzentrieren, ein ästhetisch ansprechendes Angebot für eine Veranstaltung zu erstellen, um Ihre Stakeholder zu begeistern und ihnen Zeit für die Durchsicht zu sparen. Da die Menschen 80 % dessen, was sie sehen, im Gedächtnis behalten, ist die Einbeziehung kreativer visueller Elemente ein einfacher Weg, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Dazu kann Folgendes gehören:

• Grafische Design-Elemente: Probieren Sie selbst aus, wie Sie Ihre Angebote aufpeppen können, indem Sie unterhaltsame grafische Elemente mit Adobe Illustrator oder kostenlosen Tools wie Canva hinzufügen. Wenn Sie das lieber den Profis überlassen möchten, können Sie auch einen freiberuflichen Grafikdesigner beauftragen. 

• Visuelle Layouts: Niemand überfliegt gerne ellenlange Texte. Durch die Nutzung aussagekräftiger visueller Elemente wie Logos, Fotos früherer Veranstaltungen, Farbpaletten, Schaubilder und Diagramme wird Ihr Angebot greifbarer. Einfallsreiche Überschriften und Bilder tragen ebenfalls dazu bei, die allgemeine Wirkung Ihres Angebots positiv hervorzuheben.

• Bewegte Bilder: Videos, animierte Diashows und Bildkarussells sind eine einzigartige Möglichkeit, Aufmerksamkeit zu wecken und aufrechtzuerhalten. Gleichzeitig werden wichtige Punkte herausgestellt. 

Behalten Sie im Hinterkopf, dass Ihr Veranstaltungsangebot aufzeigen soll, wie gut Sie Ihre Veranstaltungsvision mit den Erwartungen und Zielen Ihres Kunden in Einklang bringen können. Beachten Sie, welche Elemente den Kunden am meisten interessieren würden, und achten Sie darauf, ihn nicht mit zu viel Bildmaterial zu überschütten. 

Schreiben Sie für die Leser

In Ihrem Veranstaltungsangebot sollte es hauptsächlich darum gehen, wie Ihre Kunden oder Stakeholder von der Veranstaltung profitieren. Je ausführlicher Sie dies beschreiben, desto effektiver wird Ihr Angebot sein. 

Nehmen Sie sich die Zeit, die Anforderungen Ihres Kunden an die Veranstaltung, die Vision, sowie die betrieblichen Anforderungen und andere Erwartungen gründlich zu analysieren. Wenn Sie demonstrieren, dass Sie diese Aspekte wirklich verstanden haben, ist das eine entscheidende Grundlage für Ihr Angebot. Wenn es Ihnen schwerfällt, sich in die Lage Ihres Kunden zu versetzen, fragen Sie sich, wie der Leser Sie und Ihr Unternehmen wahrnehmen soll.

Tipp: Wenn Sie Ihr Angebot für eine Veranstaltung schreiben, sollten Sie die Terminologie des Kunden übernehmen. Wenn er zum Beispiel ein Zusammentreffen im Büro als „Happy Hour“ bezeichnet, verwenden Sie in Ihrem Angebot auch den Begriff „Happy Hour“. 

Heben Sie Ihre einzigartigen Werte hervor

Auch in Anschreiben an Ihren Kunden sollten Sie sich auf diese einzigartigen Werte konzentrieren, die Sie und Ihre Veranstaltung bieten, und auch in Ihrem Angebot darauf Bezug nehmen. 

Heben Sie diese Werte in Ihrem Angebot hervor, um den Lesern konkrete Gründe zu liefern, warum sie in Ihre Veranstaltung investieren sollten. 

Beschreiben Sie die Gestaltung der Logistik

Sie mögen zwar die Stakeholder mit Ihren Qualifikationen und einer ausführlichen Veranstaltungsbeschreibung beeindrucken, aber Sie müssen auch belegen, dass Sie die Veranstaltung aus logistischer Perspektive effektiv und effizient durchführen werden. 

Unterstreichen Sie in Ihrem Veranstaltungsangebot Ihre Kompetenz im Bereich der Logistik, indem Sie einen detaillierten Überblick über die Veranstaltung geben. Erläutern Sie, wie Sie alle Elemente zusammenbringen werden, um eine reibungslose und erfolgreiche Veranstaltung zu gewährleisten. 

Seien Sie transparent in Bezug auf das Budget

Die meisten Menschen scheuen sich davor, über Geld zu sprechen, doch wenn Sie nicht von vornherein über das Budget sprechen, kann es im weiteren Verlauf zu erheblichen Missverständnissen kommen. Glücklicherweise gibt es Möglichkeiten, diesen Teil Ihres Angebotes mit Taktgefühl zu präsentieren. 

Indem Sie sich an die übrigen bewährten Methoden für Veranstaltungsangebote halten, können Sie Ihr vorgeschlagenes Budget mit den Werten Ihres Kunden in Einklang bringen. Die Kosten sollten auf die Bedürfnisse Ihres Kunden, die Vision der Veranstaltung und die gewünschte Wirkung abgestimmt sein. Ein Fünf-Gänge-Menü mag für eine königliche Hochzeit angemessen sein, aber für eine zwanglosere Veranstaltung ist es vermutlich ein bisschen zu viel des Guten. 

Vergessen Sie nicht, dass Transparenz der Schlüssel ist, wenn Sie Ihr Veranstaltungsbudget nennen. Eine ehrliche und realistische Einschätzung der Möglichkeiten kann dazu beitragen, Vertrauen zwischen Ihnen und Ihrem potenziellen Kunden aufzubauen. Eine bewährte Methode hierfür ist es, die Liste in drei Abschnitte zu unterteilen:

• Flexible Kosten mit Höchst- und Mindestoptionen

• Unveränderbare Kosten

• Servicegebühren

Falls Sie befürchten, die Kosten könnten für Ihre Kunden oder Stakeholder der ausschlaggebende Faktor sein, sollten Sie ein hohes und ein niedriges Budget einplanen, damit diese entscheiden können, was für ihre Bedürfnisse am besten geeignet ist. 

Holen Sie sich den Auftrag mit einem erstklassigen Veranstaltungsangebot

Die besten Angebote zeichnen sich durch eine ausgewogene Mischung aus gründlicher Recherche und detaillierten Listen, beschreibenden Texten und aussagekräftigen Bildern aus. Vergessen Sie beim Verfassen Ihres Angebots nicht, Ihre Vorschläge und Visionen für die Veranstaltung hervorzuheben und zu erläutern, wie diese mit den Werten und Erwartungen Ihres Kunden verknüpft sind.