Die Grundlagen des Critical-Chain-Projektmanagements

Stellen Sie sich vor, Sie sind ein Kind und spielen mit Bausteinen. Sie können frei entscheiden, was Sie bauen möchten, aber es steht Ihnen nur eine bestimmte Anzahl an Bausteinen dafür zur Verfügung. Während Sie an Ihrem Bauwerk arbeiten, bedienen Sie sich an Ihrem Vorrat an Bausteinen. Aber was passiert, wenn Sie alle Bausteine aufgebraucht haben? Wie können Sie sicherstellen, dass Sie mit den vorhandenen Ressourcen das von Ihnen gewünschte Bauwerk umsetzen? 

Dieses Beispiel veranschaulicht das Konzept hinter dem Critical-Chain-Projektmanagement, aber sehen wir es uns nun genauer an. 

Was ist Critical-Chain-Projektmanagement?

Critical-Chain-Projektmanagement (CCPM) ist eine Projektmanagementmethode, die Sie für das Monitoring von wichtigen Ressourcen und die Priorisierung von untereinander abhängigen Aufgaben nutzen können, um Projekte so effizient wie möglich durchzuführen. Wenn Ihr Team den Einsatz von Ressourcen sorgfältig überwachen möchte, ist Critical-Chain-Projektmanagement ein empfehlenswertes Tool.

Die Geschichte des Critical-Chain-Projektmanagements

Dr. Eliyahu M. Goldratt entwickelte das Konzept für CCPM im Jahr 1997. CCPM steht in engem Zusammenhang mit einer anderen Theorie von Dr. Goldratt, der „Theory of Constraints“ (TOC). Letztere hilft Ihnen, Engpässe oder beschränkende Faktoren zu erkennen, die einen erfolgreichen Projektabschluss verhindern könnten. Man geht bei dieser Theorie davon aus, dass es bei jedem Projekt eine große Schwachstelle gibt, die das Potenzial hat, das schwächste Kettenglied zu unterbrechen und so das gesamte Projekt in Gefahr zu bringen. 

Critical-Chain-Methode vs. Critical-Path-Methode

Diese beiden Projektmanagementansätze ähneln sich zwar sehr, sie unterscheiden sich aber in einem wichtigen Punkt. Bei der Critcial-Path-Methode konzentrieren Sie sich auf die längste Abfolge von Aufgaben, die für einen erfolgreichen Projektabschluss erforderlich sind. Es können auch noch weitere Aufgaben notwendig sein, aber auf dem kritischen Pfad werden zunächst alle Aufgaben hervorgehoben, die für den Projektabschluss absolut unerlässlich sind. Mit diesem Projektmanagementansatz können Teams herausfinden, welcher Workflow am geeignetsten ist, und auf dieser Basis einen effizienten Projektzeitplan erstellen. Alle Aufgaben, die nicht auf dem kritischen Pfad erfasst werden, werden zurückgestuft und mit einer niedrigeren Priorität versehen. Bestimmte zentrale Aufgaben müssen bis zu einem festgelegten Datum erledigt werden. Solange dieser Zeitplan eingehalten wird, wissen Sie, dass Ihr Projekt planmäßig verläuft. 

Auch bei der Critical-Chain-Methode stehen die Aufgabenabhängigkeiten im Mittelpunkt, es werden aber zudem noch die Ressourcen berücksichtigt, die für die Durchführung des Projekts notwendig sind. Da es eine große Anzahl von unbekannten Variablen gibt, die zu einer Ressourcenknappheit führen können, werden bei der Critical-Chain-Methode von Beginn an Ressourcenpuffer im Projektzeitplan eingeplant. Bei diesen Puffern handelt es sich um überschüssige Ressourcen, die als Sicherheitsnetz dienen. Im Gegensatz zur Critical-Path-Methode, deren Fokus gänzlich auf der zeitgerechten Erledigung von Aufgaben liegt, ist der Projekterfolg bei der Critical-Chain-Methode davon abhängig, wie schnell Ressourcenpuffer aufgebraucht werden. Das bedeutet, dass Ihr Projekt erfolgreich verläuft, solange Ihr Team noch nicht auf Ressourcenpuffer zurückgreifen musste.

Die Elemente einer Critical Chain

Eine Critical Chain besteht aus drei zentralen Elementen: dem kritischen Pfad (Critical Path), der Zuführkette (Feeding Chain) und der Ressourcenpuffer. 

Der kritische Pfad

Unter dem kritischen Pfad versteht man die längste Abfolge von abhängigen Aufgaben, die rechtzeitig abgeschlossen werden müssen, um das Projekt fertigzustellen. Oder mit anderen Worten: Alle Aufgaben, die für den Projekterfolg absolut notwendig sind, werden auf dem kritischen Pfad in jener Reihenfolge aufgelistet, in der sie erledigt werden müssen. Bei der Critical-Chain-Methode gilt es zu beachten, dass es verschiedene Abhängigkeitsstufen gibt. Der kritische Pfad umfasst die wichtigsten Abhängigkeiten, also Aufgaben, die für den Erfolg des Projekts absolut zentral sind. Aufgaben, die keine Auswirkungen auf den kritischen Pfad haben, werden auf einen anderen Pfad, nämlich die Zuführkette, zurückgestuft. 

Die Zuführkette

Die Zuführkette ist eine untergeordnete Kette mit abhängigen Aufgaben, die zeitgleich zum kritischen Pfad verläuft. Üblicherweise geht jede Zuführkette früher oder später in den kritischen Pfad über, da sich die Abfolge der Aktivitäten auf der Zuführkette nur auf eine der Aufgaben auf dem kritischen Pfad auswirkt. Die Zuführkette muss gleichzeitig zum kritischen Pfad verlaufen, um Verzögerungen auf dem kritischen Pfad zu verhindern.

Sehen wir uns den kritischen Pfad und die Zuführkette anhand eines Beispiels an. Nehmen wir an, Sie planen eine Firmenfeier. In diesem Fall könnte Ihr kritischer Pfad wie folgt aussehen:

• Ein Motto festlegen

• Einladungen ausschicken

• Einen Veranstaltungsort finden

• Die Veranstaltung durchführen

Während all diese Schritte zum kritischen Pfad gehören, gibt es einige Aufgaben in einer Zuführkette, die zeitgleich zu denen auf dem kritischen Pfad erledigt werden müssen. Bevor Sie zum Beispiel die Einladungen für die Veranstaltungen ausschicken können, muss Ihr Team eine Gästeliste erstellen. Bevor die Veranstaltung stattfinden kann, brauchen Sie eine dem Motto entsprechende Dekoration und müssen den Veranstaltungsort vorbereiten. Alle diese Aufgaben sind Teil von Zuführketten.

Die Ressourcenpuffer

Puffer sind eine Art Sicherheitsnetz, das Sie unter die Ressourcen Ihrer kritischen Kette spannen, um einen erfolgreichen Projektverlauf sicherzustellen. Diese Puffer dienen Ihnen als Stoßdämpfer und bieten Ihnen zusätzlichen Spielraum, falls es zu unvorhergesehenen Zwischenfällen kommt. 

Es gibt drei Arten von Puffern, die beim Critical-Chain-Projektmanagement am häufigsten zum Einsatz kommen: 

• Projektpuffer: Das ist die zusätzliche Zeit, die Sie zwischen der letzten Aufgabe und dem Projektende einplanen. Indem Sie einen extra Zeitraum vor dem geplanten Abschlussdatum einkalkulieren, ermöglichen Sie Ihren Teammitgliedern, bei Bedarf noch ausstehende Projektaufgaben zu erledigen. 

• Zuführpuffer: Dabei handelt es sich um zusätzliche Zeit, die Sie zwischen der Zuführkette (auch nicht-kritische Kette genannt) und der kritischen Kette einplanen. Mit diesem Puffer verhindern Sie mögliche Verzögerungen, die sich von der Zuführkette auf die kritische Kette übertragen könnten. 

• Ressourcenpuffer: Ressourcenpuffer sind tatsächliche Ressourcen, die Sie vorab für den Fall einplanen, dass es bei der kritischen Kette zu einem zusätzlichen Bedarf kommt. Das kann weitere Teammitglieder, Zusatzausstattung oder Unterstützung durch externe Mitarbeiter umfassen. 

Die 4 Schritte des erfolgreichen Critical-Chain-Projektmanagementprozesses

Wenn Sie Critical-Chain-Projektmanagement anwenden möchten, beginnen Sie am besten mit diesen vier Schritten.

1. Identifizieren Sie zunächst den kritischen Pfad

Denken Sie beim Einsatz der Critical-Chain-Methode daran, dass der kritische Pfad das Rückgrat Ihres gesamten Projekts ist. Er ist das Kernstück Ihrer gesamten Planung, weshalb es von größter Bedeutung ist, die einzelnen Aufgaben zu bestimmen. 

2. Legen Sie genau fest, welche und wie viele Ressourcen für das Projekt benötigt werden

Bei den Ressourcen kann es sich hier um die Zeitspanne handeln, die Ihre Teammitglieder benötigen, die tatsächlichen Materialien und Tools, die Ihr Team für die Bearbeitung nutzt, oder die unterschiedlichen Arbeitskräfte, die Sie für die Erledigung einzelner Aufgaben einsetzen. 

Falls möglich, schätzen Sie ab, wie viele Ressourcen Sie für das Projekt brauchen. Überlegen Sie sich, wie viele Personen an einer bestimmten Aufgabe der kritischen Kette arbeiten müssen und wie lange sie dafür brauchen werden. Führen Sie diese Überlegungen für alle Aufgaben der kritischen Kette durch. Basierend auf diesen Berechnungen können Sie feststellen, ob ausreichend Ressourcen für die erfolgreiche Durchführung des Projekts vorhanden sind.

Wenn Sie bereits wissen, dass es in bestimmten Bereichen eine Ressourcenknappheit gibt – zum Beispiel aufgrund von Urlaubszeiten Ihrer Mitarbeiter – können Sie das schon in der Planungsphase berücksichtigen. Und das ist auch einer der großen Vorteile der Critical-Chain-Methode: Der Großteil der Projektplanung erfolgt, noch bevor das Projekt beginnt. 

3. Planen Sie Ihre Puffer ein

Sobald Sie die notwendigen Ressourcen für den kritischen Pfad und die Zuführkette ermittelt haben, ist es einfacher zu erkennen, wo Sie Puffer einplanen sollten und wie viel Zeit und Ressourcen für die jeweiligen Puffer notwendig sind. So können Sie die Puffergröße basierend auf den berechneten Erfordernissen (im Zuge der Erstellung des kritischen Pfades) planen. Mithilfe eines durchdachten Puffermanagements können Projektmanager dafür sorgen, dass Ressourcen zur Verfügung stehen, und dadurch Engpässe verhindern. 

4. Sorgen Sie für Fokus im Team

Multitasking ist der schlimmste Feind Ihres Teams. Wenn Ihre Teammitglieder zwischen verschiedenen Projekten und Aufgaben hin- und herwechseln müssen, verlieren sie den Fokus und können ihre Leistungen nicht mehr in der gewohnten Qualität und Geschwindigkeit erbringen.

Damit Ihre Teammitglieder den Projektzeitplan einhalten können, sollten Sie keiner Person zu viele Aufgaben auf einmal zuweisen. Wenn sie sich auf ein Projekt oder eine Aufgabe konzentrieren können, werden sie konzentrierter arbeiten. Indem Sie sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter nicht an zu vielen Projekten gleichzeitig mitarbeiten, verhindern Sie auch, dass sie sich ständig in einen anderen Projektkontext eindenken müssen, was zu Stress und Burnout führen kann. 

Planen Sie Ihre Critical Chain mit einem Work Management Tool

Vereinfachen Sie die Critical-Chain-Planung mit einem Work Management Tool wie Asana und halten Sie damit Ihr gesamtes Team auf Kurs. Mit Funktionen wir der Zeitleiste können Teammitglieder auf einen Blick erkennen, wie viel Zeit eine Aufgabe in Anspruch nehmen wird, wann sie erledigt sein muss und welche kritischen Ressourcen zur Verfügung stehen – alles an einem zentralen Ort.