Informationsbarrieren im Unternehmen überwinden – mit diesen 6 Tipps
Zusammenfassung
Informationssilos sind in großen Unternehmen nichts Ungewöhnliches. Die Herausforderung besteht darin, den Informationsfluss wiederherzustellen, damit Teams effektiv zusammenarbeiten können und alle wichtigen Informationen erhalten. Erfahren Sie hier, wie Sie Informationsbarrieren überwinden und die Zusammenarbeit Ihres Teams fördern können.
Die wichtigsten Unternehmensinitiativen sind die funktionsübergreifenden, an denen verschiedene Abteilungen gemeinsam arbeiten. Unbeabsichtigte Informationsbarrieren machen es diesen Abteilungen allerdings oft schwer, zusammenzuarbeiten. Während jedes Team seine eigenen Tools und Systeme hat, wissen Teammitglieder aus verschiedenen Abteilungen oft nicht, wo und wie sie zusammenarbeiten sollen.
Um effektiver und agiler arbeiten zu können, ist es für Abteilungen wichtig, immer wieder darüber nachzudenken, wie sie mit anderen Teams zusammenarbeiten und Informationssilos verhindern können.
Was sind Silos im Unternehmen?
Von einem Silo spricht man, wenn ein Teil Ihres Unternehmens von den anderen Teilen isoliert ist. Silos (oder Informationssilos) bilden sich oft ganz von selbst, während Teams ihre eigenen individuellen Prozesse und Workflows entwickeln. In verschiedenen Abteilungen werden Informationen auf verschiedene Weise gespeichert, und für Personen außerhalb dieser Abteilung kann es dann schwierig werden, an diese Informationen zu gelangen.
Aber Sie können diese Art von Informationsbarrieren überwinden, indem Sie die Vernetzung innerhalb Ihres Unternehmens fördern und Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, auf dieselbe Art miteinander zu kommunizieren.
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Warum entstehen Informationsbarrieren (Silos)?
Informationsbarrieren entstehen normalerweise aufgrund von Tools, nicht aufgrund von Personen. Die meisten Tools sind auf eine Weise organisiert, die wir als Container-Datenmodell bezeichnen und die bestimmt, wie das Tool Informationen organisiert und speichert. Und diese Tools sind überwiegend so strukturiert, dass sich zwangsläufig Informationssilos entwickeln.
Was ist ein Container-Datenmodell?
In einem Container-Datenmodell wird die projektbezogene Arbeit isoliert von anderen Arbeitsvorgängen organisiert. Das bedeutet, dass ein Arbeitsvorgang nur an einem Ort bearbeitet werden kann. Sagen wir, Ihr Team hat einen Ordner, in dem alle arbeitsbezogenen Dateien aufbewahrt werden – hier schließt sich der Kreis, und es wird klar, warum wir es ein „Container“-Datenmodell nennen. Zwar ist ein solches Modell einfach umzusetzen, doch gänzlich ungeeignet für dynamische Projekte oder funktionsübergreifendes Teamwork.
In einem Container-Datenmodell fließen die Informationen nur an einem Ort und es obliegt dem einzelnen Teammitglied, herauszufinden, wo dieser Ort ist. Das Container-Datenmodell ist zwar die häufigste Art, wie Informationen organisiert und gespeichert werden, eignet sich jedoch denkbar schlecht für funktionsübergreifende Zusammenarbeit. Denn Arbeit funktioniert nicht in Informationssilos, sondern in einer Atmosphäre, in der Informationen unter vielen geteilt werden. Das bedeutet, dass eine Information bei der funktionsübergreifenden Zusammenarbeit mehrere Teams mit unterschiedlichen Zielen in einer Vielzahl von Projekten erreicht.
Anzeichen von Silos
Sind Ihnen Missverständnisse und ein ewiges Hin und Her zwischen Ihren Teams aufgefallen? Das könnten Anzeichen für ein größeres Problem sein. Wenn Sie nicht aufpassen, können Informationssilos zu noch ernsthafteren Schwierigkeiten führen, zum Beispiel:
Unnötige Statusupdates und Meetings: Wenn Teams nicht auf die Informationen zugreifen können, die sie benötigen, müssen sie sich immer wieder mit anderen vernetzen, um an diese Informationen zu gelangen. Das führt zu häufigeren Meetings, und Ihre Teammitglieder haben weniger Zeit für die wirklich wichtige Arbeit, mit der Unternehmensziele erreicht werden.
Doppelte Arbeit: Wenn funktionsübergreifende Teams nicht effektiv miteinander kommunizieren, kann es vorkommen, dass zwei Teams die gleiche Arbeit erledigen. Das ist Zeitverschwendung, kostet Energie und Ressourcen und schlimmstenfalls sehr viel Geld.
Konkurrenzkämpfe: Es gibt freundlichen Wetteifer unter Kollegen, der die Produktivität steigern kann, und es gibt unnötige Konkurrenzkämpfe, in denen sich Teams als Gegner gegenüberstehen. Das kann zu Spannungen und Konflikten und schlussendlich zu einem feindseligen Arbeitsumfeld führen.
Schwierigkeiten bei der Skalierung von Workflows: Wenn immer wieder Hindernisse auftreten, die auf einzelne Teamprozesse zurückzuführen sind, ist es sehr wahrscheinlich, dass Abteilungssilos dieses Problem verursacht haben. Wenn Sie Workflows skalieren möchten, müssen Teams funktionsübergreifend zusammenarbeiten und einander unterstützen. Sie müssen quasi dieselbe Vision einer bestimmten Initiative teilen.
6 Tipps gegen Informationsbarrieren im Unternehmen
Bei der Abschaffung von isolierten Arbeitsstrukturen, die zu Informationssilos führen, geht es darum, eine effektivere funktionsübergreifende Zusammenarbeit herzustellen. Erfahren Sie hier sechs Strategien, mit denen Sie solche Silos im Unternehmen angehen und Teams zu einer besseren Zusammenarbeit ermutigen können.
1. Verwenden Sie transparente Formen der Kommunikation
Wenn jedes Team seine eigene Software verwendet – und das dann auch noch innerhalb eines Container-Datenmodells –, ist es nahezu unmöglich, funktionsübergreifend zu kommunizieren.
Der erste Schritt besteht darin, transparente Kommunikationsformen im gesamten Unternehmen zu entwickeln. Indem Sie standardmäßig bestimmte Technologien oder integrierte Unternehmenstools in allen Abteilungen einführen, können Sie sicherstellen, dass Teammitglieder wissen, wo und wie sie effektiv kommunizieren können.
Falls Sie das noch nicht getan haben, denken Sie über eine unternehmensweite Technologie für transparente Kommunikation nach. Greifen Sie auf das Change Management zurück, um Ihrem Team bewährte Praktiken beizubringen und wie diese sich in Ihrem Unternehmen effektiv einsetzen lassen.
Mithilfe eines zentralisierten Tools, das wichtige Entscheidungen und Projektdaten dokumentiert, können Teammitglieder schnell auf Informationen zugreifen, während sie an Projekten arbeiten. Ob Sie nun eine völlig neue Technologie einführen oder Prozesse mit bestehenden Tools standardisieren, stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder wissen, wo sie wichtige Informationen finden und wie sie sie – falls nötig – mit anderen Teammitgliedern teilen können. Indem Sie Prozesse sowohl für Live-Unterhaltungen als auch für asynchrone Kommunikation erstellen, können Sie die Zeit in Meetings verkürzen und die Produktivität steigern.
Schauen Sie sich auch nach einer Technologie um, die individuelle Projekte und Aufgaben mit größeren, übergeordneten Unternehmenszielen verbindet. Wenn sie eine größere gemeinsame Vision haben, fokussieren sich einzelne Teams nicht zu sehr auf ihre eigenen Aufgaben, sondern stattdessen auf das große Gesamtbild.
2. Entwickeln Sie einen zentralen Ort zur Dokumentation der Arbeit
Wenn jedes Team seine eigene Arbeitsweise hat, werden Informationen über verschiedene Tools und Dokumente verstreut. Schlecht organisierte Projekte können zu Informationssilos, Missverständnissen und zeitraubender Informationssuche führen. Am besten verhindern Sie das, indem Sie einen zentralen Ort zur Dokumentation der Arbeit entwickeln.
Denn hierbei haben Teams die Möglichkeit, auf vergangene Projekte zurückzublicken und zu sehen, wie Projekte vorangebracht, wie Probleme gelöst oder wie bestimmte Entscheidungen getroffen wurden. Auf diese Weise können sie sich von vergangenen Projekten inspirieren und bestimmte Schwierigkeiten von vornherein verhindern. Beginnen Sie damit, einen zentralen Ort zur Dokumentation der Arbeit einzurichten. Dokumentieren Sie jede Art von Entscheidungsfindung, Diskussion oder Unterhaltung bezüglich eines Projekts an diesem zentralisierten Ort. Mit einem Work Management Tool wie Asana kann Ihr Team Zeit sparen: Ihre Teammitglieder müssen nicht mehr andere um Informationen bitten oder Zeit damit vergeuden, auf eigene Faust bestimmten Daten hinterherzujagen. So können Ihre Teammitglieder unabhängig nach Informationen schauen und sich von vergangenen Projekten inspirieren lassen, ohne mit anderen Teammitgliedern in Kontakt treten zu müssen.
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3. Standardisieren Sie Kommunikationspraktiken
Entwickeln Sie Standardpraktiken für Ihre Teams, z. B. für Teammeetings, das Versenden von Nachrichten und das Teilen von Informationen mit anderen Teammitgliedern. Für Ihre Teammitglieder ist es wesentlich leichter, einander zu verstehen, wenn alle über dasselbe Kommunikationsframework verfügen. Beginnen Sie am besten damit, Kommunikationspläne für neue Projekte zu entwickeln. Ein Kommunikationsplan erläutert, wie Ihr Team für die Dauer eines Projekts kommunizieren sollte und wie bzw. wann Informationen mit Stakeholdern zu teilen sind. Der Aufbau eines Kommunikationsplans ist einfach: Sie müssen lediglich Kommunikationsmethoden festlegen, bestimmen, wie oft kommuniziert werden soll, die wichtigsten Stakeholder identifizieren und Ihren Kommunikationsplan dann mit jedem im Team teilen.
4. Legen Sie fest, wie Mitglieder aus verschiedenen Teams zusammenarbeiten sollen
Es gibt Projekte (wie z. B. die Veröffentlichung eines neuen Produkts), die nur einmalig funktionsübergreifende Initiativen erfordern. Diese Projekte sind zeitgebunden und mehrere Abteilungen arbeiten gemeinsam daran. Die Arbeit an sich ist also funktionsübergreifend, doch die Teams sind oftmals eher traditionell und arbeiten isoliert voneinander, denn die Aufgaben werden nach Art der Arbeit in Segmente eingeteilt, die vor einer bestimmten Frist zu erledigen sind. Hier ist es besonders wichtig, zu definieren, wie Teams zusammenarbeiten sollen, damit die traditionelleren Teams danach nicht wieder in eine Silo-Mentalität, dem sogenannten „Silodenken“ zurückfallen.
Funktionsübergreifende Teams arbeiten eher an langfristigen Initiativen oder Prozessen. Diese Teams sind effektiv, wenn Sie Initiativen haben, die häufige funktionsübergreifende Interaktionen erfordern. Dazu gehören Teams für den Deal Desk oder das Beschaffungsmanagement. Funktionsübergreifende Teams überwinden Informationsbarrieren leicht, indem sie ihre Zusammenarbeit vorher organisieren, also Prozesse und Workflows zusammen erstellen.
5. Schaffen Sie, falls möglich, physische Barrieren ab
Wenn Ihr Team in einem Büro arbeitet, denken Sie darüber nach, sämtliche physischen Barrieren zu beseitigen, die eine schnelle Kommunikation behindern könnten. Sorgen Sie also für offene Flure und geben Sie Ihren Teams zusätzlichen Raum zur Zusammenarbeit, der über bloße Konferenzräume hinausgeht. So schaffen Sie eine natürlichere Kommunikation, wenn es Neues gibt, und eine Interaktion von Angesicht zu Angesicht. Ihre Teammitglieder gewöhnen sich dadurch besser aneinander und unterhalten sich ausgelassener über wichtige Arbeitsangelegenheiten.
6. Verbringen Sie mehr Zeit miteinander (und zwar außerhalb der Arbeit)
Funktionsübergreifende Teammitglieder arbeiten besser zusammen, wenn sie auch außerhalb der Arbeit mehr Zeit miteinander verbringen. Essen Sie gemeinsam zu Mittag, trinken Sie gemeinsam einen Kaffee oder gehen Sie in den Pausen regelmäßig zusammen spazieren. Das stärkt das Verhältnis zu Mitarbeitern außerhalb des eigenen Teams und somit auch zwischen den Abteilungen. Schaffen Sie ein Gemeinschaftsgefühl und Kameradschaft innerhalb Ihres Teams.
Effizientere Teams ohne Informationsbarrieren
Wenn Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teams fördern, sind Sie einer effizienteren Belegschaft schon einen Schritt näher gekommen. Schaffen Sie Gelegenheiten für Ihre Teammitglieder, um sich weniger auf das Hin und Her des Projektmanagements und dafür mehr auf die wichtige Arbeit zu fokussieren, mit der Unternehmensziele erreicht werden.
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