Führen Sie noch mehr Teams an Asana heran

Asana ist ideal für Teams, aber es funktioniert noch besser, wenn alle Mitarbeiter eines Unternehmens ihre Arbeit gemeinsam verfolgen können. Ist Ihr Team erst einmal an Bord, erkennen Sie ganz deutlich, in welchen Bereichen andere Teams ebenfalls von Asana profitieren könnten. Nachfolgend finden Sie Tipps dazu, wie Sie andere Teams an Asana heranführen, damit Sie gemeinsam Nutzen daraus ziehen können.

Warum andere Teams?

Wenn Sie andere Teams in Ihrem Unternehmen an Asana heranführen, fragen Sie sich vielleicht, inwiefern dies Ihrem Team nützt. Wenn Sie andere Teams an Asana heranführen, lohnt sich dies letztendlich auch für Ihr eigenes Team:

  • Arbeit verknüpfen: Es ist ganz leicht zu sehen, wie Ihre Arbeit im Zusammenhang mit der anderer Teams steht. Außerdem können Sie Projekte verknüpfen und den Verlauf der Arbeit verfolgen, während sich Projekte weiterentwickeln.
  • Zeit sparen — Die Arbeit selbst generiert weniger Arbeit. Es gibt weniger Meetings zu Status-Aktualisierungen und man ist sich im Klaren darüber, wer was bis wann erledigt, damit Sie sich auf die Arbeit konzentrieren können, anstatt Details zu verfolgen. Ihr Team kann effizienter arbeiten und verfügt über die notwendige Transparenz, um die Arbeit voranzubringen.
  • Zusammenarbeit verbessern: Entdecken Sie neue Möglichkeiten zur Zusammenarbeit, nutzen Sie die Arbeit anderer Teams effektiver, beziehen Sie sich auf vergangene Projekte und bleiben Sie im Bilde darüber, woran andere Teams arbeiten.

Verwendung von Asana in mehreren Teams

Asana funktioniert am besten, wenn alle Teams Asana nutzen, um ihre Arbeit zu verfolgen. Zusätzlich zu den Vorteilen, die Asana einzelnen Teams bietet, hat die Nutzung von Asana durch alle Mitarbeiter deutliche Vorzüge:

  • Erfahren Sie, wie es um die Erreichung der Unternehmensziele steht. Indem unternehmensweite Informationen in Asana öffentlich gemacht werden, erhält jeder Zugang zu wichtigen Informationen, Diskussionen und Projekten, die für die Erreichung übergeordneter Ziele relevant sind. Dadurch können sich alle mit einem gemeinsamen Zweck verbunden fühlen.

  • Erstellen Sie vollständige Workflows. Wahrscheinlich arbeitet Ihr Team an etwas, das auch andere Teams betrifft. Wenn alle Zugang zu denselben Informationen haben, gibt es mehr Transparenz darüber, wer was erledigt, und es lassen sich Erwartungen in Asana festlegen und -halten.

  • Eine Quelle der Wahrheit. Alle Mitarbeiter, die irgendwann hinzukommen, können Zugang zu öffentlichen Projekten, Teams und Diskussionen erhalten, um sich schnell einen Überblick zu verschaffen, selbst wenn sie diese Arbeit ursprünglich nicht verfolgt haben. Verwenden Sie die Funktion @Erwähnen, um jemandem zu jeder Zeit Zugang zu diesen Informationen zu verschaffen.

  • Unternehmensweite E-Mail-Ketten gehören der Vergangenheit an. Erstellen Sie ein Team von Mitarbeitern und fügen Sie alle in Ihrem Unternehmen hinzu. Sie können eine Teamdiskussion zwischen Mitarbeitern beginnen, die für alle wichtige Aktualisierungen umfasst, oder Informationen nur an bestimmte Unternehmensteile senden.

Führen Sie andere Teams an Asana heran

Nun, da Sie und Ihr Team die Vorteile der Nutzung von Asana kennen, sind Sie noch besser in der Lage, andere Teams davon zu überzeugen, Asana ebenfalls zu nutzen. Nachfolgend finden Sie ein paar Tipps, wie Sie andere Teams an Asana heranführen:

  • So wie Sie anfänglich ein paar Teamkollegen eingeladen haben, können Sie nun ein paar Kollegen oder Leiter anderer Teams, mit denen Sie eng zusammenarbeiten, einladen. Sie können ihnen die allgemeine Funktionsweise Asanas näherbringen, damit diese anschließend dasselbe für deren Team tun können.

  • Laden Sie das Team nicht einfach in Ihr Unternehmen ein. Wir empfehlen stets, Personen als Aufgaben-Follower hinzuzufügen, Projekte mit ihnen zu teilen und sie in Aufgabenkommentaren zu erwähnen, damit sie von Anfang an involviert sind und verstehen können, wie bereits vorhandene Projekte und Aufgaben in Asana funktionieren.

  • Ermutigen Sie sie dazu, eine vorgefertigte Vorlage auszuprobieren, damit sie von Anfang an einen Workflow in Asana mit unseren empfohlenen Tipps einbinden können. Sie können sie sogar das Vorlagenprojekt zur Asana-Einführung ausprobieren lassen, um sie mit Asana vertraut zu machen.

  • Senden Sie ihnen Beispiel-Workflows, die sie speziell für Ihr Team nutzen können, und zeigen Sie ihnen Listen und Board-Projekte, damit sie mit der Nutzung von Asana loslegen und mit Ihrem Team zusammenarbeiten können.

  • Zeigen Sie einem anderen Team Asana bei Ihrem nächsten Meeting und verwenden Sie es als Besprechungsplan.

  • Verweisen Sie alle neu eingeladenen Personen auf die Schnellstartanleitung oder die Asana-Lektionen, damit sie sich innerhalb von 15 Minuten mit Asana vertraut machen können.

  • Über unsere YouTube-Reihe zur Verwendung von Asana können sie sich weiter mit Asana vertraut machen. Sie wurde für neue und potenzielle Benutzer von Asana entwickelt. Es gibt sogar ein Video für die Einladung Ihrer Teamkollegen:

Erstellen Sie weitere Teams

Wenn andere Teams Interesse an Asana bekunden und Sie sie einladen möchten, erstellen Sie ihnen ein Team oder bitten Sie sie, dies selbst zu tun. Bedenken Sie, dass Teams in der Regel für Abteilungen, Arbeitsgruppen oder andere Gruppen verwendet werden, die gemeinsam an mehreren Projekten arbeiten.

Um ein Team zu erstellen scrollen Sie zum Ende der Seitenleiste und klicken Sie auf Neues Team erstellen oder klicken Sie auf die Schaltfläche + neben einem bereits vorhandenen Team.

Sobald das Team erstellt worden ist, kann es andere Teamkollegen einladen, nur für das Team relevante Projekte erstellen und anderen Teams und Projekten beitreten.

Wenn mehr und mehr Teams Asana beitreten und ihre Arbeit dort verfolgen, können Sie mehr Arbeit verknüpfen, nahtloser zusammenarbeiten und Sie besitzen die notwendige Transparenz, um Projekte voranzubringen, egal mit wem Sie zusammenarbeiten. Die Organisation Ihres gesamten Unternehmens kann über Asana erfolgen.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.