Besprechungspläne

Wie Sie einen Besprechungsplan in Asana erstellen

Sie können für jedes Meeting ein Besprechungsplan-Projekt erstellen, aber vielleicht möchten Sie zunächst mit einem wiederkehrenden Team-Meeting oder Einzelgesprächen beginnen. Danach können Sie nach Bedarf Besprechungspläne für jede Art von Meeting anlegen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, Ihren Besprechungsplan zu erstellen. Um schnell loszulegen:

  1. Beginnen Sie mit der Besprechungsplanvorlage und passen Sie diese an die Bedürfnisse Ihres Teams an.
  2. Oder importieren Sie eine bestehende Tabelle in der Sie momentan Besprechungen planen.

SCREENSHOT eines Besprechungsprojekts eines wöchentlichen Team-Meetings in Asana

Wenn Sie Asana kostenlos nutzen, Ihren eigenen Besprechungsplan lieber von Grund auf neu erstellen oder an allgemeinen Best Practices für Asana-Projekte interessiert sind, dann folgen Sie unserem „So funktioniert Asana”-Videotutorial:

Beispiele für Meetings, die Sie mit Asana planen können

Sie können jede Besprechung in Asana planen, aber hier sind einige Ideen für den Anfang:

Tipps zur Planung und Vorbereitung Ihres Meetings

1. Fügen Sie Diskussionsthemen und Besprechungspunkte als Aufgaben hinzu

Während Sie an Themen denken, die Sie besprechen müssen, fügen Sie dem Projekt Besprechungspunkte als Aufgaben hinzu. Sie können neue Aufgaben erstellen, die nur für den Besprechungsplan bestimmt sind, oder bestehende Aufgaben aus anderen Projekten hinzufügen. Da Aufgaben in mehreren Projekten gleichzeitig bestehen können, müssen Sie sie nicht duplizieren. Sobald Sie ein Thema behandelt haben, können Sie es einfach aus dem Besprechungsplanprojekt entfernen.

Einigen Sie sich auf Teamkonventionen in Hinblick darauf, wer zum Besprechungsplan des Meetings beitragen kann. Beispielsweise können von jedem Einträge hinzugefügt werden oder nur von einem Meeting-Leiter.

2. Prüfen und priorisieren Sie Diskussionseinträge vor dem Meeting

Erstellen Sie Abschnitte (oder Spalten, wenn es sich um ein Board-Projekt) handelt, um Ihre Besprechungsplan-Einträge zu organisieren. Sie können Kategorien erstellen, wie „Nachbereitung”, „Anstehend” und „Notizen”.

Überprüfen und priorisieren Sie vor der Sitzung die Besprechungspunkte, indem Sie Aufgaben per Drag & Drop in die richtige Reihenfolge bringen.

3. Teilen Sie alle Dateien oder wichtige Informationen vor der Besprechung

Besprechungsplan-Projekte erleichtern es den Teilnehmern auch, die Ressourcen und Informationen zu finden, die sie vor dem Meeting benötigen. Wenn Sie z. B. möchten, dass Teammitglieder etwas vor dem Meeting lesen, erstellen Sie eine Aufgabe mit den Informationen oder den benötigten Dateien. Dann können Sie den Teilnehmern Aufgabenkopien zuweisen, die ein Fälligkeitsdatum vor dem Meeting besitzen. Auf diese Weise erscheinen alle Teilnehmer vorbereitet zur Besprechung.

Tipps zur Durchführung Ihrer Besprechung

1. Sorgen Sie dafür, dass während des Meetings alle Einblick in den Besprechungsplan haben

Meetings können schnell vom eigentlichen Thema abkommen, wenn sich die Teammitglieder nicht alle auf das Gleiche konzentrieren. Öffnen Sie den Besprechungsplan in Asana, um diesen während eines Meetings auf dem Bildschirm zu sehen. Alternativ können Sie die Teammitglieder auch bitten, den Plan in ihrer mobilen App aufzurufen. Dies hilft den Teammitgliedern ebenfalls, indem Sie alle dieselbe Ansicht während des Meetings vor Augen haben, egal von wo Sie am Meeting teilnehmen.

2. Erfassen Sie erforderliche Aktionen und Folgemaßnahmen, damit diese tatsächlich durchgeführt werden

Wir alle haben uns einmal freiwillig in einem Meeting gemeldet, um etwas zu übernehmen, und sind dann an unseren Schreibtisch zurückgekehrt ohne uns zu erinnern, worauf wir uns genau geeinigt hatten. Um das zu verhindern, können Teammitglieder Aufgaben für erforderliche Aktionen, die während der Besprechung angesprochen werden, erstellen und diese zuweisen. Indem alle Details in der Aufgabenbeschreibung erfasst werden, wird der Kontext und der Grund, warum diese Aufgabe notwendig ist, auch nach dem Ende der Besprechung deutlich.

3. Teilen Sie Besprechungsnotizen einfacher mit anderen

Anstatt Besprechungsnotizen separat zu versenden, können Sie einfach eine Aufgabe für Notizen in Ihrem Besprechungsplan erstellen. Alle Meeting-Teilnehmer oder abwesende Personen lassen sich dann als Follower hinzufügen, damit sie eine Zusammenfassung in Verbindung mit dem Besprechungsplan erhalten.

Stellen Sie sicher, dass [die Aufgabe der Notizerfassung gleichmäßig unter den Teilnehmern verteilt wird] (https://trailhead.salesforce.com/en/content/learn/modules/inclusive-leadership-practices/practice-the-five-principles-of-inclusive-leadership). Dadurch kann jeder aktiv teilnehmen und es sind nicht immer die gleichen Personen, die sich dazu bereit erklären.

4. Diskutieren Sie Ideen und Strategien anstelle von bloßen Status-Updates

Die Verwendung von Asana trägt generell dazu bei, dass Sie einen besseren Überblick darüber haben, was vor sich geht, und wie der Stand der Arbeit ist. Sie werden wahrscheinlich feststellen, dass dies die Häufigkeit von Meetings reduziert oder das Diskussionen dadurch wirkungsvoller werden. Wenn Sie keine einfache „To-do, In Bearbeitung, Fertig”-Checkliste durchgehen müssen, können Sie sich besser auf die Gründe für stillstehende Vorgänge, Probleme und Ergebnisse konzentrieren.

Benötigen Sie Hilfe bei der Verwendung von Asana für Statusaktualisierungen? Besuchen Sie unseren Online-Kurs oder erfahren Sie mehr über hilfreiche Funktionen zur Überwachung des Projektstatus.

Ressourcen für die Planung von Besprechungsplänen und die Leitung von Meetings

Ressourcen Link
Video-Tutorial „So funktioniert Asana” ansehen
Besprechungsplanvorlage Vorlage verwenden
On-Demand-Kurs Bei der Asana Academy registrieren

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

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3 Minuten

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Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

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Mit Teamkollegen arbeiten

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3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Kürzlich zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N am Ende eines Aufgabentitels ein, um diesen in einen Abschnitt umzuwandeln.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.