Balance zwischen Transparenz und Privatsphäre

Bei Asana glauben wir an die Bedeutung von Transparenz, sowohl innerhalb unserer Firma als auch in unserem Produkt. Transparenz fördert die persönliche und Team-Verantwortung und verhindert, dass Informationssilos entstehen.

Wenn Sie sich bewusst darüber sind, dass Ihre Arbeit öffentlich zugänglich ist, fühlen Sie sich Ihrem Team gegenüber stärker verantwortlich. Wenn Sie sehen, wie Ihre Arbeit mit den Zielsetzungen Ihres Teams und den Gesamtzielen der Firma im Zusammenhang steht, fühlen Sie sich gestärkt – das ist das Gegenteil von Mikromanagement. Deshalb sind Asana-Projekte standardmäßig öffentlich und können von allen Teammitgliedern eingesehen werden.

Transparenz und Verantwortung

Damit Teams besser erkennen können, wer für welche Arbeit verantwortlich ist, hat jede Aufgabe einen Verantwortlichen. Indem sie jeder Aufgabe eine direkt zuständige Person (DRI, engl. directly responsible individual) zuweisen, räumen Teams Missverständnisse oder verpasste Fristen aus, die darauf zurückzuführen sind, dass jemand nicht wusste, wer zuständig war oder wann die Arbeit fällig war.

Wenn Teams Klarheit über die Verantwortung haben, wird jeder in eine starke Position versetzt und kann seinen Beitrag zum Erfolg eines Projekts leisten.

Öffentlich vs. privat

Sie können Asana zum Verfolgen Ihrer gesamten Arbeit verwenden, wobei einzelne Arbeiten möglicherweise sensibler als andere sind. Standardmäßig ist die Arbeit in Asana innerhalb Ihres Unternehmens öffentlich, aber Sie können private Projekte erstellen, damit nur diejenigen auf die Informationen zugreifen können, die diese benötigen.

Um ein privates Projekt für Sie und andere Teamkollegen zu erstellen, benötigen Sie einen Asana Premium-Zugang.

Erkunden Sie, wie Sie in Asana arbeiten können

Indem Sie Arbeit in Asana als öffentlich einstellen, können Teams sehen, woran gerade gearbeitet wird, und sie können auch Arbeit aufrufen, die bereits erledigt ist, um mehr Informationen und Kontext zu erhalten. Im Allgemeinen empfehlen wir, die meiste Arbeit als öffentlich einzustellen, damit sie von allen Beteiligten gefunden und aufgerufen werden kann. Die Arbeit in Asana ist mit einer einfachen Suche leicht zu finden.

Wenn Sie spezifischere Suchkriterien anwenden möchten, können Sie die erweiterte Suche verwenden, um Listen von Aufgaben anzuzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen, wie Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum, Follower, Fertigstellung und mehr.

Verwenden Sie die Erweiterte Suche in Asana, um Berichte zu erstellen

Mit der Erweiterten Suche können Sie sehen, woran (und wann) andere Personen in Ihrem Team arbeiten und Sie können sogar Berichte erstellen, um sich zu vergewissern, dass die Arbeit zeitgerecht verläuft.

Nutzungsmöglichkeiten der Erweiterten Suche:

  • Indem Sie nach einem Verantwortlichen und einem Zeitrahmen für ein Fälligkeitsdatum suchen, können Sie alle Aufgaben anzeigen, an denen ein direkter Untergebener oder ein Teamkollege arbeitet, und sehen, was sie bereits erledigt haben.
  • Indem Sie nach Aufgaben suchen, die mit „Heute“, „Demnächst“ oder „Später“ markiert sind, sehen Sie, welchen Aufgaben ein direkter Untergebener Priorität eingeräumt hat.
  • Identifizieren Sie Projekte und Aufgaben, die eine Frist überschreiten könnten (z.B. alles, was vor Ende der Woche fällig ist).
  • Indem Sie nach unvollständigen Aufgaben, die Sie anderen zugewiesen haben, suchen, können Sie feststellen, ob Sie die Arbeit einer bestimmten Person weiterverfolgen müssen.
  • Suchen Sie nach allen Aufgaben, die durch ein „benutzerdefiniertes Feld” mit dem Wert „hohe Priorität” markiert sind, um sicherzustellen, dass diese zugewiesen wurden und die Arbeit bis zum Fälligkeitsdatum fertiggestellt ist.

Arbeit als privat markieren

Natürlich gibt es bestimmte Informationen, die mit Sorgfalt behandelt werden müssen. Für diese Art Informationen können Sie ein verstecktes Team oder ein privates Projekt anlegen. Beispiele hierfür sind Finanzteams, die sich mit privaten Finanzdaten befassen, Rechtsteams, die für den Schutz sensibler Informationen zuständig sind, oder Manager, die Feedback zu Mitarbeitereinschätzungen oder Einzelgesprächen geben.

So markieren Sie ein Projekt als privat

  1. Klicken Sie auf die +-Schaltfläche oben im Projekt
  2. Wählen Sie Als privat einstellen aus

Projekte in Asana als privat markieren

Projekte mit Kommentarzugriff

Unabhängig davon, ob es sich um ein öffentliches oder privates Projekt handelt, möchten Sie vielleicht sicherstellen, dass das Projekt nach dem Erstellen nicht mehr geändert werden kann. Hierfür können Sie das Projekt auf Kommentarzugriff stellen. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, nur bestimmten Projektmitgliedern die Bearbeitung zu gewähren. Alle anderen Mitglieder können Aufgaben dann lediglich kommentieren und an den ihnen zugewiesenen Aufgaben arbeiten. Sie können die Zugriffseinstellungen für jede Person separat vornehmen.

Wenn Sie Asana mit all seinen Möglichkeiten einsetzen, kann das bedeuten, dass Sie eine Transparenzstufe in Kauf nehmen, die einige Teams nicht gewöhnt sind. Wir glauben jedoch, dass die Arbeit öffentlich vollzogen werden sollte, um wirklich Ergebnisse zu erzielen. Wenn Teams wissen, wer verantwortlich ist, und gemeinsam den Zielen und Prioritäten ihres Teams zustimmen, werden Einzelpersonen in die Lage versetzt, ihr volles Potenzial zu entfalten.

Erfahren Sie mehr zur Nutzung von Asana

Folgen Sie unserer Webserie [„Wie funktioniert Asana”](https://www.youtube.com/watch? v=CrozcMJjUlQ&list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8), um zu erfahren, wie Sie private Aufgaben, Projekte und Teams in Asana erstellen können.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste in Neue Aufgaben.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Öffentlich machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie veröffentlicht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Tippen Sie am Ende jedes Aufgabentitels :, um einen Abschnitt zu erzeugen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.