Balance zwischen Transparenz und Privatsphäre

Bei Asana glauben wir an die Bedeutung von Transparenz, sowohl innerhalb unserer Firma als auch in unserem Produkt. Transparenz fördert die persönliche und Team-Verantwortung und verhindert, dass Informationssilos entstehen.

Wenn Sie sich bewusst darüber sind, dass Ihre Arbeit sichtbar und offen zugänglich ist, fühlen Sie sich Ihrem Team gegenüber stärker verantwortlich. Wenn Sie sehen, wie Ihre Arbeit mit den Zielsetzungen Ihres Teams und den Gesamtzielen der Firma im Zusammenhang steht, fühlen Sie sich gestärkt – das ist das Gegenteil von Mikromanagement. Deshalb sind Asana-Projekte standardmäßig sichtbar und können von allen Teammitgliedern eingesehen werden.

Transparenz und Verantwortung

Damit Teams besser erkennen können, wer für welche Arbeit verantwortlich ist, hat jede Aufgabe einen Verantwortlichen. Indem sie jeder Aufgabe eine direkt zuständige Person (DRI, engl. directly responsible individual) zuweisen, räumen Teams Missverständnisse oder verpasste Fristen aus, die darauf zurückzuführen sind, dass jemand nicht wusste, wer zuständig war oder wann die Arbeit fällig war.

Wenn Teams Klarheit über die Verantwortung haben, wird jeder in eine starke Position versetzt und kann seinen Beitrag zum Erfolg eines Projekts leisten.

Sichtbar vs. privat

Sie können Asana zum Verfolgen Ihrer gesamten Arbeit verwenden, wobei einzelne Arbeiten möglicherweise sensibler als andere sind. Standardmäßig ist die Arbeit in Asana innerhalb Ihres Unternehmens sichtbar, aber Sie können private Projekte erstellen, damit nur diejenigen auf die Informationen zugreifen können, die diese benötigen.

Um ein privates Projekt für Sie und andere Teamkollegen zu erstellen, benötigen Sie einen Asana Premium-Zugang.

Erkunden Sie, wie Sie in Asana arbeiten können

Indem Sie Arbeitsvorgänge in Asana sichtbar machen, können Teams sehen, woran gerade gearbeitet wird, und sie können auch Arbeit aufrufen, die bereits erledigt ist, um mehr Informationen und Kontext zu erhalten. Im Allgemeinen empfehlen wir, die meiste Arbeit sichtbar zu machen, damit sie von allen Beteiligten gefunden und aufgerufen werden kann. Die Arbeit in Asana ist mit einer einfachen Suche leicht zu finden.

Wenn Sie spezifischere Suchkriterien anwenden möchten, können Sie die erweiterte Suche verwenden, um Listen von Aufgaben anzuzeigen, die bestimmten Kriterien entsprechen, wie Verantwortlicher, Fälligkeitsdatum, Follower, Fertigstellung und mehr.

Verwenden Sie die Erweiterte Suche in Asana, um Berichte zu erstellen

Mit der Erweiterten Suche können Sie sehen, woran (und wann) andere Personen in Ihrem Team arbeiten und Sie können sogar Berichte erstellen, um sich zu vergewissern, dass die Arbeit zeitgerecht verläuft.

Nutzungsmöglichkeiten der Erweiterten Suche:

  • Indem Sie nach einem Verantwortlichen und einem Zeitrahmen für ein Fälligkeitsdatum suchen, können Sie alle Aufgaben anzeigen, an denen ein direkter Untergebener oder ein Teamkollege arbeitet, und sehen, was sie bereits erledigt haben.
  • Indem Sie nach Aufgaben suchen, die mit „Heute“, „Demnächst“ oder „Später“ markiert sind, sehen Sie, welchen Aufgaben ein direkter Untergebener Priorität eingeräumt hat.
  • Identifizieren Sie Projekte und Aufgaben, die eine Frist überschreiten könnten (z.B. alles, was vor Ende der Woche fällig ist).
  • Indem Sie nach unerledigten Aufgaben, die Sie anderen zugewiesen haben, suchen, können Sie feststellen, ob Sie die Arbeit einer bestimmten Person weiterverfolgen müssen.
  • Suchen Sie nach allen Aufgaben, die durch ein „benutzerdefiniertes Feldbenutzerdefiniertes FeldWeiterlesen“ mit dem Wert „hohe Priorität“ markiert sind, um sicherzustellen, dass diese zugewiesen wurden und die Arbeit bis zum Fälligkeitsdatum fertiggestellt ist.

Arbeit als privat markieren

Natürlich gibt es bestimmte Informationen, die mit Sorgfalt behandelt werden müssen. Für diese Art Informationen können Sie ein verstecktes Team oder ein privates Projekt anlegen. Beispiele hierfür sind Finanzteams, die sich mit privaten Finanzdaten befassen, Rechtsteams, die für den Schutz sensibler Informationen zuständig sind, oder Manager, die Feedback zu Mitarbeitereinschätzungen oder Einzelgesprächen geben.

So markieren Sie ein Projekt als privat

  1. Klicken Sie auf die +-Schaltfläche oben im Projekt
  2. Wählen Sie Sichtbarkeit einschränken (privat) aus

Projekte in Asana als privat markieren

Projekte mit Kommentarzugriff

Unabhängig davon, ob es sich um ein sichtbares oder privates Projekt handelt, möchten Sie vielleicht sicherstellen, dass das Projekt nach dem Erstellen nicht mehr geändert werden kann. Hierfür können Sie das Projekt auf Kommentarzugriff stellen. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit, nur bestimmten Projektmitgliedern die Bearbeitung zu gewähren. Alle anderen Mitglieder können Aufgaben dann lediglich kommentieren und an den ihnen zugewiesenen Aufgaben arbeiten. Sie können die Zugriffseinstellungen für jede Person separat vornehmen.

Wenn Sie Asana mit all seinen Möglichkeiten einsetzen, kann das bedeuten, dass Sie eine Transparenzstufe in Kauf nehmen, die einige Teams nicht gewöhnt sind. Wir glauben jedoch, dass die Arbeit öffentlich vollzogen werden sollte, um wirklich Ergebnisse zu erzielen. Wenn Teams wissen, wer verantwortlich ist, und gemeinsam den Zielen und Prioritäten ihres Teams zustimmen, werden Einzelpersonen in die Lage versetzt, ihr volles Potenzial zu entfalten.

Erfahren Sie mehr zur Nutzung von Asana

Folgen Sie unserer Webserie [„Wie funktioniert Asana“](https://www.youtube.com/watch? v=CrozcMJjUlQ&list=PLJFG93oi0wJDMccrrEbbZha0v64Jo63K8), um zu erfahren, wie Sie private Aufgaben, Projekte und Teams in Asana erstellen können.

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