Einstieg in Asana

Willkommen bei Asana!

Es gibt eine Menge, was unsere Kunden mit Asana erreichen können, aber hier ist ein kurzer Überblick über die wichtigsten Dinge für den Einstieg. Möchten Sie Unterstützung von einem Experten, der Sie durch diese Inhalte führt und Ihre Fragen direkt beantwortet? Dann melden Sie sich jetzt für ein Schulungswebinar an.

Asana im Schnelldurchlauf

Das Aussehen und die Funktionen von Asana entwickeln sich ständig weiter. Ihr Bildschirm sieht wahrscheinlich schon wieder anders aus als dieses Video, die grundlegenden Begriffe bleiben dennoch die gleichen.

1. Wie man eine Aufgabe erstellt

Um eine Aufgabe zu erstellen, beginnen Sie in einem Projekt, vergeben einen Aufgabennamen und drücken dann Enter, um weitere hinzufügen zu können.

Bewährte Vorgehensweisen für Aufgaben

• Der Aufgabenname sollte konkret und handlungsorientiert sein, damit zweifelsfrei klar ist, was zu tun ist. Beschreiben Sie im nächsten Feld die Aufgabe etwas ausführlicher, damit die verantwortliche Person weiß, was sie tun muss.
• Weisen Sie die Aufgabe einem Teamkollegen oder einer -kollegin zu und legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest (auch wenn es nur geschätzt ist). Dadurch wird klar, wer wofür und wann verantwortlich ist.
• Hängen Sie Dateien mit relevanten Hintergrundinformationen oder Arbeitsunterlagen an. Wenn Sie mit der Aufgabe fertig sind, vergessen Sie nicht, Ihre fertigen Dateien anzuhängen. Auf diese Weise wissen Ihre Teamkollegen, dass Sie fertig sind und können auf Ihre Arbeit zugreifen.
• Fügen Sie Teamkollegen als Aufgabenbeteiligte hinzu, damit diese über den Aufgabenfortschritt auf dem Laufenden bleiben. Sie können sie auf die Aufgabe aufmerksam machen, indem Sie sie in einem Aufgabenkommentar @erwähnen.

2. So erstellen Sie Ihr erstes Projekt

Projekte sind der Ort, an dem Sie alle Aufgaben organisieren und planen, die mit einem bestimmten Vorhaben, einem bestimmten Ziel oder einem großen Teil der Arbeit zusammenhängen. Für Projekte stehen diese Ansichten zur Verfügung: Liste, Board, Kalender oder Zeitleiste. Sie können jederzeit zwischen diesen Ansichten wechseln.

Suchen Sie nach einer besseren Möglichkeit, Ihre Arbeit zu koordinieren? Testen Sie Asana kostenlos für 30 Tage.

Projekttypen, die Sie in Asana verwalten können

Sie können fast jedes Projekt oder jeden Prozess in Asana planen und verwalten, aber hier sind die häufigsten Beispiele:

Weitere Beispiele finden Sie in unserem Abschnitt Nutzungsmöglichkeiten von Asana. Außerdem können Sie mit einem unserer vorab erstellen Projekte aus unserer Auswahl an Vorlagen beginnen.

3. Organisieren Sie Ihr Projekt

Gruppieren Sie verwandte Aufgaben in Abschnitten

Abschnitte dienen dazu, Aufgaben nach verschiedenen Kriterien zu gruppieren, wodurch ein Projekt insgesamt übersichtlicher wird. Sie sind besonders hilfreich für Kategorien, die sich bei fortschreitenden Arbeiten nicht ändern werden. Sie können beispielsweise Abschnitte nach Zeitrahmen (z. B. Quartal oder Monat), Projektphase oder im Kanban-Stil für „To do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ anlegen.

Aufgaben in Projekten mit benutzerdefinierten Feldern sortieren und filtern

Benutzerdefinierte Felder sind wie Spaltenüberschriften in Tabellen, die Ihnen das Filtern und Sortieren der Aufgaben in Ihrem Projekt nach solchen Kriterien wie Priorität, Aufgabenstatus, Kosten oder Genehmigung ermöglichen. Gruppieren Sie Ihr Projekt, indem Sie auf eine beliebige Feldkopfzeile klicken und die Filter- und Sortier-Option verwenden.

4. So finden Sie Ihre Arbeit und die neuesten Updates

Während Ihre Projekte voranschreiten und neue Arbeiten bereits auf Sie zukommen, bietet Ihnen Asana viele Möglichkeiten, stets den Überblick zu behalten. Wenn Sie die Seitenleiste öffnen, sehen Sie:

Meine Aufgaben

„Meine Aufgaben” zeigt eine Liste mit ausschließlich Ihnen zugewiesenen Aufgaben und den jeweiligen Fälligkeitsdaten. Kommen Sie im Laufe des Tages zu „Meine Aufgaben” zurück, um die von Ihnen erledigten Aufgaben dementsprechend zu markieren, alle neu dazugekommenen Aufgaben zu sehen und mit Ihrer nächsten Aufgabe zu beginnen.

Inbox

Die Inbox bietet Ihnen eine gefilterte Übersicht zu Updates – beachten Sie aber, dass Sie hier nur Benachrichtigungen zu Aufgaben und Arbeitsvorgängen erhalten, denen Sie auch folgen. Sie können auf Beiträge auch direkt in Ihrer Inbox antworten und von dort aus schnell auf Ihre eigenen Aufgaben zugreifen.

5. Wie ist Asana organisiert?

Projekte und Aufgaben sind die grundlegenden Bausteine von Asana.

1. Unternehmen basieren auf der gemeinsamen E-Mail-Domain Ihres Unternehmens und verbinden alle Personen in Ihrem Unternehmen, die Asana verwenden.
2. Teams sind funktionale Gruppen in einem Unternehmen, die häufig den üblichen Teams entsprechen, z. B. Marketing, Vertrieb, oder andere Gruppen wie „Büro Berlin“.
3. Projekte befinden sich in Teams (und Portfolios) und beinhalten alle Informationen über auszuführende Arbeitsschritte, Projektdetails und Benachrichtigungen für ein Ziel oder Vorhaben.
4. Aufgaben werden in Projekten gespeichert und geben an, wer, wofür und bis wann verantwortlich ist. Sie speichern alle Dateien, Nachrichten und Anweisungen, die sich auf sie beziehen, damit diese stets an einem Ort auffindbar sind.
5. In Portfolios werden Projektgruppen gespeichert. Mit ihnen können Sie alle Projekte und Statusaktualisierungen zu einem Vorhaben oder einem Ziel an einem Ort einsehen.

Weitere Materialien für die Nutzung von Asana

Wenn Sie die Grundlagen beherrschen, können Sie weiter darauf aufbauen – und das Team von Asana wird Sie dabei unterstützen. Wir haben verschiedene Arten von Einstiegshilfen, damit alle so lernen können, wie es ihnen am besten gefällt.

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