Einstieg in Asana

Willkommen bei Asana!

FOTOGRAFIEN von echten Asana-Kunden mit bunten Asana-Aufgaben, die um sie herum schweben und zeigen, was sie mit Asana erreicht haben Unsere Kunden können eine Menge mit Asana erreichen. Nachfolgend ein kurzer Überblick über die wichtigsten Dinge, die Sie wissen sollten, wenn Sie gerade erst mit der Nutzung von Asana beginnen.

Asana im Schnelldurchlauf

Das Aussehen und die Funktionen von Asana entwickeln sich ständig weiter. Auf Ihrem Bildschirm sieht Asana wahrscheinlich anders aus als im Video, aber die Grundkonzepte bleiben die gleichen.

1. So erstellen Sie Aufgaben

Ein GIF, das zeigt, wie man eine Aufgabe in einem Asana-Projekt erstellt

Aufgaben stellen verfolgbare Arbeitsschritte, To-dos oder Genehmigungen dar oder dienen als Meilenstein, den Sie erreichen müssen. Sie können auch wichtige Referenzinformationen in einem Projekt speichern (wie Projektbeschreibungen oder Präsentationsvorlagen), damit sie leicht zu finden sind.

Beginnen Sie in einem Projekt, um eine Aufgabe zu erstellen. Geben Sie den Namen der Aufgabe ein und drücken Sie enter, um weitere Details hinzuzufügen.

Bewährte Vorgehensweisen für Aufgaben

  • Vergeben Sie spezifische und handlungsorientierte Aufgabennamen, damit klar ist, was zu tun ist.
  • Sobald diese bekannt sind, können Sie für Ihre Teamkollegen realistische Fälligkeitstermine eingeben oder nach bestem Wissen eine Schätzung vornehmen, damit Ihre Kollegen über die anstehende Arbeit informiert sind. Sie können sogar ein Startdatum hinzufügen, um einen Bearbeitungszeitraum vorzugeben.
  • Hängen Sie Dateien an, wenn Sie auf ein Dokument verweisen.
  • Fügen Sie Teamkollegen als Beteiligte hinzu, damit diese den Aufgabenfortschritt immer im Blick haben.
  • Verlinken Sie relevante Arbeitsvorgänge oder Personen, indem Sie Teamkollegen, verwandte Aufgaben oder Projekte in der Aufgabenbeschreibung @erwähnen.
  • Kommentieren Sie Aufgaben, um Fragen zu stellen, Teamkollegen zu antworten oder zusätzliche Informationen und Einblicke weiterzugeben.

2. So erstellen Sie Ihr erstes Projekt

Projekte sind der Ort, an dem Sie alle Aufgaben organisieren und planen, die mit einem bestimmten Vorhaben, einem bestimmten Ziel oder einem großen Teil der Arbeit zusammenhängen. Für Projekte stehen diese Ansichten zur Verfügung: Liste, Board, Kalender oder die Zeitleiste.

Ein GIF mit verschiedenen Projektansichten in Asana, einschließlich Liste, Board, Zeitleiste und Kalender

Projekttypen, die Sie in Asana verwalten können

Sie können fast jedes Projekt oder jeden Prozess in Asana planen und verwalten, aber hier sind die häufigsten Beispiele:

Projekttypen in Asana

Weitere Anwendungsfälle finden Sie in unserem Abschnitt Nutzungsmöglichkeiten von Asana. Außerdem können Sie mit einem unserer vorab erstellen Projekte aus unserer Auswahl an Vorlagen beginnen.

3. Organisieren Sie Ihr Projekt

Gruppieren Sie verwandte Aufgaben in Abschnitten oder Spalten.

Beispiel für Abschnitte in einer Asana-Listenansicht

Abschnitte (in der Listenansicht) oder Spalten (in der Boardansicht) dienen der Gruppierung Ihrer Aufgaben. Sie sind besonders hilfreich für Kategorien, die sich bei fortschreitenden Arbeiten nicht ändern werden. Sie können beispielsweise Abschnitte nach Zeitrahmen (z. B. Quartal oder Monat), Projektphase oder im Kanban-Stil für „To do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“ anlegen.

Geben Sie Tab + N ein, um Abschnitte zu erstellen. In Board-Projekten können Sie einfach auf Spalte hinzufügen klicken.

Aufgaben in Projekten mit benutzerdefinierten Feldern sortieren und filtern

Wie Sie Aufgaben nach benutzerdefinierten Feldern in Asana sortieren

Benutzerdefinierte Felder sind wie Spaltenüberschriften, die Ihnen das Filtern und Sortieren der Aufgaben in Ihrem Projekt nach solchen Kriterien wie Priorität, Aufgabenstatus, Kosten oder Genehmigung ermöglichen. Gruppieren Sie Ihr Projekt, indem Sie auf eine beliebige Feldkopfzeile klicken und die Filter- und Sortier-Option verwenden.

4. So finden Sie Ihre Arbeit und die neuesten Updates

Während Ihre Projekte voranschreiten und neue Arbeiten bereits auf Sie zukommten bietet Ihnen Asana viele Möglichkeiten, stets den Überblick zu behalten. Wenn Sie die Seitenleiste öffnen, sehen Sie:

Meine Aufgaben

Ein GIF, das die Priorisierung einer neuen Asana-Aufgabe unter „Meine Aufgaben“ zeigt, damit Sie daran denken, sie später in der Woche zu erledigen. In Meine Aufgaben werden nur solche Aufgaben angezeigt, die Ihnen zugewiesen sind sowie deren Fälligkeitsdatum. Benutzen Sie die Ansicht „Meine Aufgaben“ mehrmals am Tag, um Aufgaben abzuhaken, die Sie bereits erledigt haben, um neue Aufgaben zu sehen und um mit Ihrer nächsten Aufgabe zu beginnen.

Inbox

GIF eines Kunden, der seine Inbox nach direkt zugewiesener Arbeit bzw. allgemeinen Updates sortiert. Die Inbox ist ein gefilterter Newsfeed, der nur Aktualisierungen von Arbeitsvorgängen enthält, die Sie mitverfolgen. Sie können auch direkt in der Inbox auf etwas reagieren und schnell auf die betreffende Sache zugreifen.

5. Wie ist Asana organisiert?

Projekte und Aufgaben sind die grundlegenden Bausteine von Asana.

Überblick über den Aufbau von Asana

  1. Unternehmen basieren auf der gemeinsamen E-Mail-Domain Ihres Unternehmens und verbinden alle Personen in Ihrem Unternehmen, die Asana verwenden.
  2. Teams sind funktionale Gruppen in einem Unternehmen, die häufig den üblichen Teams entsprechen, z. B. Marketing, Vertrieb, oder andere Gruppen wie „Büro Berlin“.
  3. Projekte befinden sich in Teams (und Portfolios) und beinhalten alle Informationen über auszuführende Arbeitsschritte, Projektdetails und Benachrichtigungen für ein Ziel oder Vorhaben.
  4. Aufgaben werden in Projekten gespeichert und geben an, wer für was bis wann verantwortlich ist. Sie speichern alle Dateien, Gespräche und Anweisungen, die sich auf sie beziehen, damit diese stets an einem Ort auffindbar sind.
  5. In Portfolios werden Projektgruppen gespeichert. Mit ihnen können Sie alle Projekte und Statusaktualisierungen zu einem Vorhaben oder einem Ziel an einem Ort einsehen.

Weitere Materialien zum Erlernen von Asana

ILLUSTRATION einer inspirierten Frau, die kreativ und neugierig ist.

Wenn Sie die Grundlagen beherrschen, können Sie weiter darauf aufbauen – und das Team von Asana wird Sie dabei unterstützen. Wir haben verschiedene Arten von Einstiegshilfen, damit alle so lernen können, wie es ihnen am besten gefällt.

Ich möchte… Infomaterialien
Kurzvideos anschauen Sehen Sie sich „So funktioniert Asana“ an oder klicken Sie sich durch einen Asana-Kurs.
Schulungen absolvieren Melden Sie sich für eine Live-Schulung oder eine Live-Demo von Funktionen an. Sie können sich auch bei der Asana Academy registrieren.
Tipps lesen Asana-Handbuch oder Asana-Blog
Mit uns sprechen Registrieren Sie sich im Asana Community Forum oder finden Sie hier einen Asana-Trainer.

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Asana Kurse

Mit diesen Kursen lernen Sie die Grundlagen von Asana innerhalb von 15 Minuten

Aufgaben

Aufgaben Lessons

Verfolgen Sie Ihre gesamte Arbeit

3 Minuten

Meine Aufgaben

Meine Aufgaben Lessons

Immer wissen, was als Nächstes zu tun ist

3 Minuten

Projekte

Projekte Lessons

Mit Teamkollegen arbeiten

3 Minuten

Inbox

Inbox Lessons

Noch schneller kommunizieren

3 Minuten

Sie können Aufgaben nutzen, um Ihre Arbeit zu verfolgen, daran weiterzuarbeiten und sie zu organisieren.

Aufgaben können To-Dos, Ideen, Anmerkungen oder Erinnerungen sein.

Eine Aufgabe sich selbst oder einem Teamkollegen zuweisen.

Drücken Sie Tab+M, um eine Aufgabe schnell sich selbst zuzuweisen.

Legen Sie ein Fälligkeitsdatum fest, sodass die Frist klar ersichtlich ist.

Fügen Sie Anweisungen und Erwartungen im Aufgabenbeschreibungsfeld hinzu.

Nutzen Sie @ für die Verknüpfung mit anderen Aufgaben, Personen, Diskussionen oder Projekten.

Wenn Sie jemanden mit @ anführen, wird er/sie zu Ihrer Aufgabe als Follower hinzugefügt.

Follower werden benachrichtigt, wenn neue Kommentare oder Anhänge hinzugefügt werden.

Fügen Sie jeden, der auf dem Laufenden bleiben soll, als Follower hinzu.

Sie können sich jederzeit abmelden, um keine Benachrichtigungen mehr zu Ihrer Aufgabe zu erhalten.

Schreiben Sie Kommentare, um Fragen zu stellen oder die Follower auf dem Laufenden zu halten.

Versehen Sie Kommentare mit einem Herz, damit Follower wissen, dass Sie sie gesehen haben.

Fügen Sie relevante Dateien oder irrelevante GIFs als Anhänge hinzu.

Sie können Anhänge auch direkt von Dropbox, Google Drive, oder Box hinzufügen.

Erstellen Sie Teilaufgaben, um Ihre Aufgabe in kleinere Schritte zu unterteilen.

Wenn Sie eine Teilaufgabe hinzugefügt haben, drücken Sie die Eingabetaste, um eine weitere Aufgabe hinzuzufügen.

Teilaufgaben können genau die gleichen Daten enthalten wie reguläre Aufgaben.

Klicken Sie auf die Sprechblase, um Kommentare, Anhänge oder Unteraufgaben hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste Aufgaben erstellen.

Jede Aufgabe hat eine einzigartige URL zum einfachen Kopieren und Teilen.

Glückwunsch! Es scheint, als seien Sie der Aufgabe gewachsen.

Weiter geht es mit der nächsten Lektion!

Unter Meine Aufgaben sehen Sie immer, was als Nächstes zu tun ist.

Meine Aufgaben ist eine Liste mit allen Aufgaben, die Ihnen zugewiesen wurden.

So können Sie Ihre Arbeit leichter verwalten.

Klicken Sie auf die Liste Meine Aufgaben und fangen Sie zu tippen an, um Aufgaben hinzuzufügen.

Fügen Sie wie in einem Textdokument eine neue Zeile für jede neue Aufgabe hinzu oder fügen Sie es in eine beliebige Liste ein.

Leiten Sie Mails an x@mail.asana.com weiter, um Ihre E-Mails in Aufgaben umzuwandeln.

Asana verschiebt Ihre E-Mail samt Anhängen in eine Aufgabe.

Neue Aufgaben erscheinen ganz oben in Ihrer Liste unter Zuletzt zugewiesen.

Aufgaben, die Sie zu Meine Aufgaben hinzufügen, sind privat.

Klicken Sie auf Sichtbar machen, um sie mit Ihrem Team zu teilen.

Sortieren Sie Aufgaben mit Heute, Anstehend, or Später.

Klicken Sie auf den blauen Punkt neben der Aufgabe, um sie schnell einzuordnen.

Markieren Sie die Aufgaben, für die Sie Zeit haben, mit Heute.

Teamkollegen können Ihre Meine Aufgaben-Übersicht sehen und wissen so, woran Sie arbeiten.

Sie können nur Aufgaben sehen, die Sie sichtbar gemacht oder in einem Projekt geteilt haben (mehr über Projekte später).

Markieren Sie Aufgaben mit einer Fälligkeit von unter einer Woche als Anstehend, dann sehen Sie, dass sie bald fällig sind.

Am Fälligkeitstag wird Ihre Aufgabe von Anstehend nach Heute verschoben.

Als wäre es Zauberei.

Markieren Sie Aufgaben, die frühestens in einer Woche fällig sind, mit Später.

Bis zum Fälligkeitstermin werden sie erledigt sein.

Ihre Aufgaben wandern automatisch eine Woche vor Fälligkeit von Später zu Anstehend.

Priorisieren Sie immer Meine Aufgaben, um die Übersicht über anstehende und zu bearbeitende Aufgaben zu haben

Jetzt wissen Sie, wie Sie Ihre Arbeit verfolgen und planen!

Next, lernen Sie, wie Sie mit Ihrem Team in Asana arbeiten.

Arbeiten Sie mit Projekten an Aufgabengruppen.

Projekte helfen Ihnen bei der Verfolgung und Organisation Ihrer Schritte in einem Prozess oder einer Initiative.

Wie ein Ereignisplan, eine Produkteinführung oder ein Redaktionskalender.

Wie bei Meine Aufgaben klicken Sie einfach und tippen, um eine Aufgabe zum Projekt hinzuzufügen.

Wenn Sie in einem Dokument oder einer E-Mail bereits Schritte aufgelistet haben, kopieren Sie die Liste hier hinein.

Fügen Sie aus der E-Mail Aufgaben zu Ihrem Projekt hinzu.

Die eindeutige E-Mail-Adresse des Projekts sehen Sie im Projekt-Dropdownmenü.

Fügen Sie Ihre Aufgaben zu weiteren verwandten Projekten hinzu.

Aufgaben können zu mehreren Projekten gehören.

Fügen Sie Abschnitte hinzu, um Aufgaben in einem Listenprojekt zu organisieren.

Geben Sie Tab+N in eine beliebige Aufgabenzeile ein, um einen neuen Abschnitt zu erstellen.

Oder fügen Sie Spalten hinzu, um Aufgaben in einem Übersichtsprojekt zu organisieren.

Ziehen Sie Aufgaben zwischen oder in die Spalten, um sie neu zu ordnen.

Weisen Sie Aufgaben mit Zuweisen zu und legen Sie Fälligkeitstermine fest.

Verpassen Sie mit Ihrem Projekt-Kalender keine einzige Frist.

Ziehen Sie Aufgaben in Ihren Kalender, um das Fälligkeitsdatum zu ändern.

Fügen Sie jeden, der Ihr Projekt auf dem Laufenden bleiben soll, als Mitglieder hinzu.

Projektmitglieder werden über neue Diskussionen, Status und Aufgaben benachrichtigt.

Posten Sie Diskussionen, um Ankündigungen zu machen oder Diskussionen zu beginnen.

Ihr Beitrag wird an alle Projektmitglieder verschickt.

Unter Fortschritt sehen Sie, wie Ihr Projekt vorankommt.

Legen Sie einen Status für Ihr Projekt fest, um das Team über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.

Der Projekteigentümer erhält wöchentlich eine Erinnerung daran, den Status einzustellen.

Öffnen und organisieren Sie Projekte mithilfe Ihrer Seitenleiste.

Fügen Sie Projekte zu Ihren Favoriten hinzu, um sie oben an die Seitenleiste anzuheften.

Klicken Sie auf den Stern auf der linken Seite des Projektnamens, um es zu Ihren Favoriten hinzuzufügen.

Sie können auf jeder Seite mithilfe der oberen Menüleiste neue Projekte erstellen.

Nun können Sie mit Ihrem Team Projekte vorantreiben.

Nur noch eine Lektion, bevor es losgeht.

Kommunizieren und koordinieren Sie schneller mit dem Posteingang.

Überprüfen Sie Ihren Posteingang, um die letzten Updates zu sehen und darauf zu antworten.

Im Posteingang sehen Sie, wenn eine Aufgabe fällig ist…

…und wenn Teammitglieder Aufgaben, Diskussionen und Projekte aktualisieren, denen Sie folgen.

Nachrichten öffnen und beantworten, ohne den Posteingang zu verlassen.

Wenn Sie auf ein Update klicken, bekommen Sie alle Kontextinformationen, die Sie zum Antworten benötigen.

Archiv-Updates, die Sie ablehnen können.

Klicken Sie auf das X, das auf der rechten Seite eines Updates auftaucht, um es zu archivieren.

Öffnen Sie Archiv, um abgelehnte Updates zurück in Ihren Posteingang zu verschieben.

Klicken Sie auf den Pfeil, der auf der rechten Seite eines archivierten Updates auftaucht, um es wieder in den Posteingang zu verschieben.

Um keine Aktualisierungen zu Aufgaben oder Projekten zu erhalten, klicken Sie auf nicht folgen.

Letztendlich haben Sie die Kontrolle über Aktualisierungen, die Sie erhalten und solche, über die Sie nicht informiert werden möchten

Wenn Sie soweit sind, können sie Asanas E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren.

Der Austausch mit dem Team kann am einfachsten über Ihren Posteingang verwaltet werden. Denken Sie daran, hier regelmäßig vorbeizuschauen.

Glückwunsch! Jetzt steht einem erfolgreichen Arbeitstag mit Asana nichts mehr im Weg.