Teamgrundlagen

Was ist ein Team?

Teams sind Untergruppierungen von Personen in Ihrem Unternehmen, die gemeinsam an Projekten arbeiten. Jedes Team hat eigene Mitglieder, Projekte, Nachrichten und Kalender.

Nutzer, die einem Unternehmen beitreten, werden nicht automatisch zu den Teams des Unternehmens hinzugefügt. Neue Mitglieder müssen Teams im Unternehmen erstellen oder ihnen beitreten.

Ein Unternehmensmitglied kann mehreren Teams gleichzeitig angehören.

Teams suchen

Als Mitglied eines Unternehmens sehen Sie in der Seitenleiste zwei Listen mit den bestehenden Teams. In der ersten werden alle Teams angeführt, in denen Sie Mitglied sind. Die zweite Liste umfasst Teams, die Sie durchsuchen können; auf Wunsch können Sie Teams beitreten bzw. eine Beitrittsanfrage stellen.

Wenn Sie ein Mitglied mit Zugriffsrechten sind, die nur für ein spezifisches Projekt in einem Unternehmen gelten, enthält Ihre Seitenleiste eine Übersicht aller Teams, auf die Sie zugreifen können. Mitglieder mit Zugriffsrechten für nur ein bestimmtes Projekt sehen keine anderen Teams des Unternehmens.

Teams in der Seitenleiste

In der Seitenleiste können Sie:

  1. Teams sehen, in denen Sie Mitglied sind, und die Seite Ihres Teams öffnen
  2. Ein neues Team erstellen
  3. Andere Teams des Unternehmens suchen und diesen beitreten
  4. Über den „Schnell hinzufügen“-Button ein Team erstellen

Wenn Ihnen in der Seitenleiste keine Teams angezeigt werden, befinden Sie sich vielleicht in einem Arbeitsbereich. Erfahren Sie, wie Sie ein Unternehmen erstellen können.  

Teamseite

Die Teamseite ist die zentrale Anlaufstelle, über die Sie auf die gesamte Arbeit Ihres Teams zugreifen können. Auf der Teamseite stehen Ihnen drei Tabs zur Verfügung: Übersicht, Nachrichten und Kalender.

Übersicht

Übersicht

Über den Tab Übersicht können Sie:

  1. Die Teambeschreibung lesen
  2. Die Mitgliederliste einsehen und die Mitglieder verwalten
  3. Auf die Projekte des Teams zugreifen und ein neues Projekt erstellen
  4. Auf die Vorlagen Ihres Projekts zugreifen und eine neue Vorlage erstellen

Nachrichten

Verwenden Sie Nachrichten, um Ankündigungen mit dem gesamten Team zu teilen, große Erfolge zu feiern oder mehrere Projekte gleichzeitig zu besprechen.

Nachrichten

Über den Tab Nachrichten können Sie:

  1. Eine neue Nachricht an Mitglieder senden
  2. Ältere Nachrichten sehen

Kalender

In Teamkalendern werden die Aufgaben aus allen Projekten Ihres Teams angezeigt. Sie eignen sich hervorragend, um stets zu wissen, woran Ihr Team in den nächsten Tagen und Wochen arbeitet.

Kalender

Unter Kalender können Sie:

  1. Einen anderen Monat oder ein anderes Jahr ansehen, indem Sie auf den Dropdown-Pfeil klicken
  2. Durch einen Klick auf Heute zurück zur aktuellen Woche und zum aktuellen Monat wechseln
  3. Auf das Wochenende-Symbol klicken, um Wochenenden auf dem Kalender ein- oder auszublenden

Teamkalender sind schreibgeschützt und es können dort keine Aufgaben hinzugefügt werden. Fügen sie Aufgaben einem Projekt hinzu, damit sie im Teamkalender angezeigt werden.

Teams erstellen

Erstellen Sie ein neues Team, um mit Ihren Kollegen in einem Unternehmen zusammenzuarbeiten.

Dies ist über Ihre Admin-Konsole, die Seitenleiste oder mithilfe des „Schnell hinzufügen“-Buttons möglich.

Ein Team über die Admin-Konsole erstellen

So erstellen Sie ein Team mithilfe der Admin-Konsole:

  1. Navigieren Sie in Ihrer Admin-Konsole zu Teams in der Seitenleiste.
  2. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche Team erstellen.
  3. Im Popup-Fenster Neues Team erstellen werden Sie aufgefordert, Ihren Teamnamen hinzuzufügen.
  4. Dann können Sie eine Beschreibung Ihres Teams angeben.
  5. Fügen Sie Ihre Teammitglieder hinzu.
  6. Richten Sie die Sichtbarkeitseinstellungen für Ihr Team ein.
  7. Klicken Sie auf Team erstellen.

Laden Sie gleichzeitig mehrere Personen in Ihr Team ein. Dazu kopieren Sie die entsprechenden E-Mail-Adressen aus einer CSV-Datei und fügen Sie in das „Einladen“-Fenster ein.

Teams erstellen

So erstellen Sie ein Team mithilfe des „Schnell hinzufügen“-Buttons:

  1. Klicken Sie auf den „Schnell hinzufügen“-Button
  2. Wählen Sie dann das Team-Symbol aus

Füllen Sie im Pop-up-Fenster alle Felder aus und klicken Sie anschließend auf Team erstellen

Nachdem Sie das Team erstellt haben, können Sie die Teamberechtigungen jederzeit über die Teameinstellungen anpassen.

Teams beitreten

Über die Seitenleiste können Sie nach anderen Teams in Ihrem Unternehmen suchen. Wenn Sie auf die Projekte eines bestimmten Teams zugreifen und mit den anderen Personen im Team zusammenarbeiten möchten, stellen Sie einfach eine Beitrittsanfrage.

Sie können auch per E-Mail oder über einen Einladungslink zu einem Team eingeladen werden und so die Zugriffsrechte auf das betreffende Team erhalten.

Nachdem Sie eine Beitrittsanfrage gestellt haben, muss ein Mitglied des Teams Ihre Anfrage genehmigen. Zu sichtbaren Teams werden Sie automatisch hinzugefügt, eine Genehmigung ist dafür nicht erforderlich.

Standardmäßig erhalten alle aktuellen Teammitglieder eine E-Mail-Benachrichtigung bei Teambeitrittsanfragen und jedes Mitglied kann die Genehmigung erteilen. Allerdings können Sie diese E-Mail-Benachrichtigungen auf bestimmte Mitglieder beschränken.

Mitgliedsanfragen bestätigen

So bestätigen Sie Mitgliedschaftsanfragen:

Klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol neben dem Teamnamen und wählen Sie Ausstehende Mitglieder bestätigen.

Anfrage bestätigen oder ablehnen

Im Fenster Mitgliedsanfragen können Sie zwischen Bestätigen oder Ablehnen neben dem Personennamen wählen.

Unternehmensgäste können nicht nach anderen Teams suchen, in denen sie kein Mitglied sind.

Teameinstellungen

In Ihren Teameinstellungen können Sie den Namen Ihres Teams ändern, die Berechtigungen anpassen, Teammitglieder verwalten, Genehmigungsbenachrichtigungen ändern oder das Team löschen.

Zugriff auf die Teameinstellungen

Zugriff auf die Teameinstellungen:

  1. Fahren Sie mit der Maus über den Namen des Teams und klicken Sie auf das Drei-Punkte-Symbol.
  2. Wählen Sie Teameinstellungen bearbeiten.

Nur Teammitglieder können auf die Einstellungen des Teams zugreifen.

Das Fenster der Teameinstellungen umfasst 3 Tabs:

  • Allgemein
  • Mitglieder
  • Für Experten

Allgemein

Tab der Teameinstellungen

Unter Allgemein können Sie:

  1. Den Namen des Teams ändern
  2. Die Sichtbarkeitseinstellungen des Teams ändern

Mitglieder

Tab „Mitglieder“

Unter Mitglieder können Sie:

  • Eine Liste aller Mitglieder mit Vollzugriff auf das Team und aller Mitglieder mit Zugriffsrechten für ein spezifisches Projekt einsehen
  • Mit dem Mauszeiger über die Namen fahren, um andere Mitglieder oder sich selbst aus dem Team zu entfernen
  • Mitgliedern, die aktuell nur auf bestimmte Projekte im Team Zugriff haben, Vollzugriff auf das Team gewähren
  • Neue Mitglieder zum Team einladen

Als Teammitglied können Sie:

Wenn Mitglieder aus einem Team in einem Unternehmen entfernt werden, haben Sie auch weiterhin noch Zugriff auf die ihnen zugewiesenen Aufgaben. Nur wenn sie aus dem Unternehmen entfernt werden, werden ihre Aufgaben in einem Projekt für den Admin gesammelt.

Erweitert

Tab „Erweitert“

Unter Erweitert können Sie:

  1. Benachrichtigungstexte von Mitgliedschaftsgenehmigungen bearbeiten
  2. Die Harvest-Integration aktivieren
  3. Das Team löschen

Wenn ein Team gelöscht wird, erhalten alle Teammitglieder eine E-Mail-Benachrichtigung über die Löschung. Die Person, die den Löschvorgang ausgelöst hat, erhält zudem sicherheitshalber einen Link, um das Team bei Bedarf wiederherzustellen.

Wenn Sie Asana-Ziele verwenden, stellen Sie bitte sicher, dass alle dem Team zugewiesenen Ziele einem anderen geeigneten Team zugewiesen werden, bevor Sie das Team löschen. Dadurch können Sie die Ziele mit dem neu zugewiesenen Team filtern, was Ihnen die Navigation erleichtert.

Projekte in ein anderes Team verschieben

Sie können Projekte nur in jene Teams verschieben, in denen Sie auch Mitglied sind.

Projekt in ein anderes Team verschieben

So verschieben Sie ein Projekt in ein anderes Team:

  1. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil
  2. Wählen Sie In ein anderes Team verschieben
  3. Wählen Sie das Zielteam aus (das Häkchen zeigt das Team an, in dem sich das Projekt aktuell befindet)

Sie können Projekte zwischen den Teams auch per Drag & Drop in Ihrer Seitenleiste verschieben.

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